Absentismo laboral: ¿cómo gestionar las ausencias en tiempo real?

El absentismo laboral es uno de los fenómenos laborales que más impactan en las empresas. En cualquiera de sus variantes, tanto las ausencias justificadas como las no justificadas, el impacto del absentismo laboral en la producción y los costes de las compañías es relevante. Es por ello que es una de las tareas del área de Recursos Humanos más delicadas. Sin embargo, también puede ser una de las más farragosas. Y no lo decimos sólo por lo pautado de los procesos, sino por la dificultad de monitorizar en tiempo real qué está ocurriendo en nuestro equipo.

En este artículo te mostraremos cómo gestionar las ausencias de los trabajadores en tiempo real.Y es que hay varias opciones, tantas como sistemas de software de gestión de ausencias. Como veremos a continuación, muchos de ellos, como Oitchau, ofrecen herramientas que abarcan todas las fases del proceso. Algo que te facilitará el día a día en esta cuestión.

Antes de nada: ¿qué se considera absentismo?

Como te comentábamos en nuestro artículo sobre las ausencias justificadas al trabajo, no toda falta al trabajo puede ser considerada absentismo. Se trata de una precisión terminológica que conviene remarcar, dado que es la que utiliza la legislación para establecer los supuestos. En este sentido, existen faltas de asistencia que no son ausencias para la ley. El Estatuto de los Trabajadores lo fija con claridad. Por tanto, tanto las vacaciones como otros deberes, por ejemplo, el ejercicio a la huelga o el ejercer labores sindicales, no pueden ser consideradas ausencias.

Así, podemos separar tres categorías: las faltas al trabajo que no son ausencias, las ausencias justificadas y las ausencias injustificadas. Efectuamos esta distinción porque son tres tipos de falta de trabajo que acarrean gestiones diferentes (y coberturas totalmente diversas por parte de la ley). Asimismo, los protocolos de actuación desde el punto de vista de los Recursos Humanos varían dependiendo del tipo de absentismo frente al que estemos.

Hecha esta precisión, ¡continuamos!

¿Cómo gestionar los diferentes tipos de absentismo laboral en tiempo real?

Dados los diferentes tipos de absentismo y sus diferentes gestiones, es preciso poderlos monitorizar de manera individualizada. Con un software de control de ausencias, puedes establecer formularios totalmente personalizados que den cuenta de esta diversidad. Así, por ejemplo, puedes definir qué formulario han de rellenar los empleados que soliciten una falta al trabajo, por ejemplo, las vacaciones.

Si necesitas una gestión eficiente de las faltas justificadas, en su gran mayoría referidas a bajas por enfermedad o cualquier otro asunto relacionado con la salud, también puedes hacerlo. Una plataforma online de gestión de ausencias te permite también elaborar tu formulario con los campos específicos que prefieras.

Y con respecto a las faltas injustificadas, una plataforma online en tiempo real te permite monitorizar en cualquier momento qué está ocurriendo. Por tanto, independientemente del tamaño de tu plantilla, podrás ver de un vistazo si hay ausencias no previstas y a quién corresponden.

Asimismo, aunque, como dijimos anteriormente, las faltas al trabajo contempladas por el Estatuto de los Trabajadores no pueden ser consideradas conceptualmente como absentismo, también pueden ser monitorizadas. Así, estarás al tanto de los trabajadores que están de vacaciones y hasta cuándo, así como qué trabajadores tienen días sindicales.

Ausencias injustificadas

Definir y personalizar los diferentes tipos de ausencias

En suma, lo que podrás gestionar con una plataforma adecuada son los diferentes puntos:

-Crear fácilmente categorías personalizadas de permisos
-Definir campos personalizados para cada tipo de formulario
-Fijar cálculos únicos en función del tipo de permiso
-Permitir ficheros adjuntos

Como ves, de esta manera, se evitan las situaciones del pasado. Procesos caracterizados por el uso y abuso de papel, así como de las siempre inevitables pérdidas de información puntuales.

La gestión de las faltas justificadas: bajas por enfermedad

Un tema con su amplia casuística, como ya te avanzábamos en nuestro artículo sobre lo que dice la ley sobre las faltas justificadas. Sin embargo, es posible, con la herramienta adecuada, hacer que la casuística se transforme en una gestión sencilla y eficaz. Y en todas las fases del proceso.

Por ejemplo, abordemos las bajas por enfermedad, una de las faltas justificadas más frecuentes. Cuando un empleado quiera solicitarla, no tendrá más que rellenar el formulario que previamente la empresa haya definido. El supervisor o responsable será notificado en el acto mediante la plataforma en PC o en móvil de dicha solicitud.

El proceso, además, goza de transparencia en todo momento. La empresa podrá saber en tiempo real las solicitudes de bajas que tiene. Y, por su lado, el empleado podrá saber el estado del proceso de su solicitud. Asimismo, algunas plataformas, como Oitchau, permiten que en el mismo sistema se adjunten los documentos necesarios para justificar la ausencia. En el campo que ahora tratamos, el de bajas laborales, hablamos fundamentalmente de certificados médicos o partes de baja.

De esta manera, se reduce el papeleo innecesario y la posibilidad de inconvenientes como un documento traspapelado o un mail sepultado en la bandeja de entrada. La gestión en tiempo real es precisamente eso: conocerlo todo desde un mismo punto.

Absentismo laboral justificado: ¿cómo realizar la aportación de documentos justificativos?

Un paso imprescindible en el proceso de gestión de las faltas justificadas es, precisamente, la aportación de los documentos que la justifiquen. Un paso que, en el pasado, podía llegara a ser farragoso. Manejarse entre multitud de papeles, incluso extraviar alguno… Con una buena app de gestión de ausencias todo quedará simplificado y, sobre todo, almacenado en el mismo sitio. Así, el empleado podrá adjuntar, dentro del proceso de ausencias particular, el documento acreditativo que sea oportuno. Los formatos pueden ser muy variados y dependen de cada plataforma. En Oitchau podrás hacerlo con formatos como PDF, JPG y PNG, entre otros.

Baja por Covid

La gestión del absentismo laboral justificado

Lo decíamos en este artículo sobre la ley y las faltas injustificadas: esta modalidad de absentismo laboral es el más peliagudo de todos. No sólo porque es el que ofrece mayor impredecibilidad. También porque, a menudo, ocasionan situaciones desagradables. Seguramente uno de los casos más ingratos de gestionar para el área de Recursos Humanos.

Sin embargo, también en este punto podemos precisar. No toda falta injustificada puede ser absentismo laboral voluntario o, mejor dicho, de mala fe. Y, por supuesto, no todas las faltas injustificadas se resuelven de manera terminante para el empleado. De hecho, muchas de las faltas injustificadas suelen terminar con un compromiso entre empresa y trabajador fruto de la flexibilidad de la primera y la buena fe del segundo.

Y es que, en definitiva, una falta injustificada puede ser un imprevisto, como un atasco o alguna inclemencia meteorológica, que impida al empleado trasladarse a su lugar de trabajo. Con el debido aviso, explicación y propuesta de recuperación de horas, el asunto queda zanjado.

En apariencia fácil, pero, como en todo, en el área de Recursos Humanos, no es tan sencillo como parece. Pues, ¿cómo queda reflejada esta recuperación? ¿Cómo efectuar el control horario en este caso? En estos casos, una vez se apruebe la propuesta de recuperación del empleado, este cambio puntual puede ser incluido y registrado en la plataforma. Así, la empresa no sólo sabrá en todo momento que esa recuperación se produjo a determinada hora, sino también quedará almacenado como información.

Absentismo laboral injustificado: ¿cómo gestionar las recuperación de horas con teletrabajo?

Relacionado con el anterior punto, puede ocurrir que el teletrabajo pueda ser útil para solventar el absentismo laboral injustificado por dos circunstancias:

-Porque, a pesar de la ausencia, el empleado puede estar operativo desde casa
-El empleado propone una recuperación de horas que pueda ser efectuada mediante teletrabajo

Como siempre, la viabilidad de cada uno de los dos escenarios depende de la empresa. Aunque, si desde el punto de vista de la compañía, alguno de estos dos formatos (o los dos) son admisibles, un software de control horario puede ser muy útil. A menudo, y este es el caso de Oitchau, las plataformas que permiten la gestión de ausencias también permiten el control horario. Así que, como suele decirse, es un dos por uno. Todo monitorizado y fijado desde el mismo lugar. Algo que significa mayor optimización del tiempo.

Así, si la empresa quiere asegurarse de la recuperación efectiva de las horas, no tendrá más que adaptar el control horario para ese caso concreto. Las plataformas permiten la personalización total de jornada y turno, por lo que es algo más que viable.

Ahora surge la cuestión del control horario, ¿cómo asegurarse de que el trabajador, efectivamente, recupera las horas desde su casa? La solución es fácil. La tecnología nos permite llevar ese control estableciendo ubicaciones de fichaje personalizadas. Por lo tanto, los fraudes, en este sentido, están descartados. También los olvidos. Y es que la misma plataforma se encargará de recordar al empleado cuándo ha de fichar.

Control horario de las empresas

¿Y qué ocurre con el abstencionismo laboral el régimen de teletrabajo?

La pregunta que muchos, en alguna ocasión se han hecho. Sobre todo a raíz de la pandemia de Covid-19, que popularizó la práctica del homeoffice. Sin embargo, una de las principales críticas a esta modalidad de trabajo es la dificultad de monitorizar el trabajo efectivo de los trabajadores y, por ende, su productividad. ¿Es posible realizar, además, un control horario? Recordemos que es obligatorio por ley. Conforme a la ley de control horario, una empresa tiene las siguientes obligaciones:

-Registrar la jornada laboral de los trabajadores
-Llevar a cabo ese registro de manera documentada
-Guardar los registros durante 4 años
-Ponerlos a disposición de los trabajadores, Seguridad Social o Inspección de Trabajo cuando sean requeridos

Lo más importante, en este sentido, es que estas directrices son igualmente vigentes en teletrabajo. La ley no hace ninguna distinción a este respecto. Pero, ¿cómo asegurarnos de que no hay absentismo en teletrabajo? Vamos a ello.

¿Cómo controlar el absentismo laboral en teletrabajo?

El teletrabajo ha cambiado muchas de nuestras concepciones, por lo que es necesario en este punto, hacer un inciso. Y es que, ¿cómo es el formato de absentismo laboral en teletrabajo? Este es uno de los casos en los que la realidad va por delante. De hecho, por todos es sabido que se puede estar en régimen de teletrabajo y, a pesar de no ausentarse del domicilio, las horas pactadas no sean las reales en lo respectivo al tiempo de prestación de servicios efectivo.

¿Cómo lidiar con ello? Pues con el mismo método de control horario que te mencionábamos en el anterior punto. Asegúrate de que la plataforma que uses te permita establecer ubicaciones de fichaje personalizadas. Así, evitarás los fraudes de fichajes en teletrabajo. Cada vez que el teletrabajador fiche, sabrás si lo está haciendo desde la ubicación que la empresa previamente le ha asignado.

Además, con un sistema de , podrás asegurarte en todo momento que los fichajes se están produciendo según el protocolo habitual.

La gestión de ausencias con Oitchau

Todo, absolutamente todo, de lo que te hemos hablado hasta ahora es posible con Oitchau. No en vano, somos el software de Recursos Humanos más óptimo del mercado. Con nuestra plataforma podrás realizar, punto por punto, todos los procesos enmarcados en la gestión de ausencias. Te los recordamos:

-Personalizar tus formularios de ausencias
-Introducir los campos que tú elijas en ellos
-Permitir que se adjunten documentos justificativos
-Monitorizar en tiempo real lo que está sucediendo en tu equipo: quién está ausente y quién está trabajando.
-Establecer ubicaciones de fichaje para teletrabajo: especialmente útil para empleados que quieran recuperar las horas de una falta injustificada.
-Notificaciones en tiempo real que informen del estado de un proceso de solicitud

Si te gusta como suena, no tienes más que probarnos gratis. Tú eliges el plan que mejor se acomode a tu empresa y las necesidades de la misma. Un plan Básico, Premium o Enterprise. ¡Tú decides! Y, cuando ya te hayas decidido a seguir con nosotros, no tendrás que hacer absolutamente nada. Todos los datos estarán ya en la plataforma, por lo que, sencillamente no tendrás más que centrarte en cómo seguir impulsando a tu empresa.

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