App de control horario: comparativa con otros sistemas de fichaje 

Una app de control horario es uno más de los métodos de registro de jornada disponibles. Y es que hay de todos los formatos y para todos los gustos. Plantillas de Excel en papel y digitales, máquinas de fichar con tarjeta, sistemas biométricos y los softwares digitales. 

Cada uno de ellos presenta sus pros y sus contras, sus ventajas e inconvenientes. Tanto sus puntos fuertes como débiles dependen de su plataforma tecnológica. La misma plataforma que los puede convertir en mejores opciones para evitar fichajes fraudulentos o asegurar la objetividad de los registros. Sin embargo, la opción de una app de control horario se está perfilando como la mejor opción en la era de no presencialidad y flexibilidad horaria que parece haberse consolidado a raíz de la pandemia. 

En el presente artículo abordamos qué nos ofrece una app de control horario. Valoramos los servicios que puede prestarnos y cómo puede facilitarnos el control horario en un contexto de no presencialidad en las instalaciones de la oficina. 

• 1. ¿En qué consiste una app de control horario?
• 2. ¿La ley recomienda el uso de este tipo de software de control horario?
• 3. ¿Qué aporta una app de control horario con respecto a otros sistemas de fichaje a la hora de cumplir con la ley?
• 4. ¿Presenta ventajas en un contexto de teletrabajo y no presencialidad?
• 5. ¿Nos puede ayudar a mejorar nuestro employer branding? 

¿En qué consiste una app de control horario? 

El concepto es muy sencillo. Se trata de un software digital que puede instalarse en diversos dispositivos como PC, tablet o móvil. De este modo, la app puede verificar la identidad del usuario, evitando así fichajes fraudulentos.  

El profesional de Recursos Humanos puede así personalizar el horario del trabajador en virtud a sus particularidades tanto de contrato como de jornada. Así, una vez fijadas y personalizadas las condiciones que van a determinar el control horario, el empleado no tiene más que fichar su entrada y salida de manera rápida y cómoda. 

Una app de control horario ofrece sobre todo eso: facilidad en el fichaje. Además, como Day.io, aporta otro tipo de servicios que pueden ser muy útiles. Por ejemplo, el establecer ubicaciones de fichaje. Un recurso muy interesante sobre todo para teletrabajadores o empleados que no estén físicamente en las instalaciones de la empresa. De este modo, a diferencia de otros sistemas de fichaje fiables como la máquina de fichar por tarjeta o los sistemas biométricos, una app de control horario se erige como un modo muy útil para gestionar el registro de jornada en un contexto de no presencialidad. 

Asimismo, la información referente a los registros queda en seguida registrada en la plataforma. Una buena manera de asegurar su correcta conservación y su accesibilidad. Dos criterios que, como veremos, son indispensables para cumplir con lo dispuesto por la ley de control horario. 

¿La ley recomienda el uso de este tipo de software de control horario? 

El Real Decreto-ley 8/2019 no entra a fondo en esta cuestión. Se limita a establecer cuáles son las obligaciones de las empresas a la hora de realizar el control horario. Lo podemos resumir en los siguientes puntos: 

• • • -La obligatoriedad de efectuar el registro de jornada de cada empleado 
    • -Realizar estos registros de manera documentada 
    • -Conservarlos durante 4 años 
    • -Hacerlos accesibles a trabajadores, sus representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando sean requeridos 

De manera complementaria, el Ministerio de Trabajo ha elaborado una Guía de Registro de Jornada en la que se aborda la casuística del control horario que puede generar dudas. A este respecto, también se trata la cuestión de qué sistema de registro es el más adecuado. En este sentido, la ley no fuerza a adquirir ningún sistema específico. De hecho, manifiesta de manera clara que puede ser tanto electrónico como físico.  

Ahora bien, ¿qué pide la ley sobre la manera de presentar la información? Te hablábamos de ello en nuestro artículo sobre los criterios de Inspección de Trabajo a la hora de evaluar el control horario. Sin embargo, realizamos un recordatorio sobre los criterios que establece como fundamentales en lo que respecta a la información que se les ha de brindar. Son los siguientes: 

• • • -Los registros han de ser objetivos 
    • -Han de ser fiables 
    • -También han de ser accesibles 

Objetividad, fiabilidad y accesibilidad son, por tanto, los criterios fundamentales. Esto puede orientarnos a la hora de escoger nuestro sistema. Sin embargo, existen detalles que pueden decantar nuestra elección hacia un sistema u otro. Vamos a ello. 

¿Qué aporta una app de control horario con respecto a otros sistemas de fichaje a la hora de cumplir con la ley? 

Empleando los criterios establecidos por Inspección de Trabajo (objetividad, fiabilidad y accesibilidad), repasamos los principales sistemas de control horario. Veremos así cómo puede cada uno cumplir con las 3 directrices. De este modo, podremos determinar qué nos aporta una app de control horario en este sentido. 

• –Plantillas de Excel físicas: Es el sistema más consolidado por su antigüedad pero también el que menos asegura tanto la objetividad como la fiabilidad. Ello se debe a su propio soporte, el cual necesita de una verificación in situ de que es, efectivamente, cada empleado el que efectúa el registro horario correspondiente. Asimismo, su almacenamiento puede generar problemas a la hora de asegurar su correcta conservación. Y la facilidad y rapidez en cuanto a la accesibilidad. 
• –Plantillas de Excel digitales: No presentan los problemas de almacenamiento y accesibilidad de las físicas, aunque tampoco cuentan con un sistema rápido de verificación de la fiabilidad de los registros. 
• –Máquinas de fichar: Sin duda que su amplio uso se debió a la objetividad del fichaje, dado que la asociación entre la identidad del empleado y la tarjeta a él asignada es inequívoca. Sin embargo, presenta puntos ciegos en cuanto a la fiabilidad. Y es que con la tarjeta un tercero puede realizar el fichaje, haciendo de dicho registro algo fraudulento. 
• –Sistemas biométricos: Sin duda muy efectivos para asegurar la objetividad y la fiabilidad del registro de jornada. Sin embargo, para efectuarlo es indispensable contar con el empleado físicamente en las instalaciones de la empresa. 

Una app de control horario conjuga la objetividad, fiabilidad y accesibilidad de los sistemas de fichaje más tecnológicamente avanzados. Sin embargo, añade algo que ninguno de los otros puede ofrecer o, al menos no puede brindar de manera conjunta con los anteriores criterios: el poder ser empleado sin estar físicamente en la oficina. 

¿Presenta ventajas en un contexto de teletrabajo y no presencialidad? 

Sin duda. Al permitirnos el fichaje remoto, podremos realizar el control horario con nuestros teletrabajadores. O también con los empleados que, por alguna u otra razón, tengan que iniciar la jornada fuera de las instalaciones de la empresa.  

Además, una app de control horario también nos brinda servicios que reducen (casi eliminan) los riesgos de fraude. Y es que, en un contexto de no presencialidad, es importante asegurarse de que el trabajador está efectivamente en su lugar de trabajo cuando ficha la entrada o la salida. Para evitar comportamientos deshonestos, una app de control horario permite el establecimiento de ubicaciones de fichaje. Así podremos comprobar que el control horario se realiza de manera efectiva. 

Asimismo, este tipo de apps también incluyen notificaciones en tiempo real a los empleados. Mediante estos recordatorios, cada trabajador sabrá cuándo ha de fichar, tanto a la entrada como a la salida. Una prestación cuyo funcionamiento es sencillo pero que asegura fuertemente que el registro horario sea lo más veraz posible. 

¿Nos puede ayudar a mejorar nuestro employer branding? 

Sí. De hecho, el desarrollo de la marca empleadora es una de las tendencias de los Recursos Humanos actualmente. Sobre todo a raíz de la pandemia, cuando el teletrabajo fue una realidad sobrevenida para muchas empresas. Esta familiaridad con métodos de prestación de servicios en remoto ha provocado el auge de la flexibilidad horaria y la no presencialidad. 

Asimismo, como te comentábamos en nuestro artículo sobre las tendencias del mercado laboral, los empleados cada vez reclaman más estas opciones de flexibilidad y no presencialidad. Sobre todo por los beneficios que aporta a la conciliación laboral. De hecho, también la ley contempla el trabajo no presencial como un método de conciliación disponible y deseable. Algo que queda muy de manifiesto en el Real Decreto-ley 6/2019. 

De este modo, si implementamos estrategias de conciliación, flexibilidad y no presencialidad mejoraremos nuestro employer branding. Contar con una marca empleadora potente nos ayudará a mejorar la reputación de nuestra empresa y también a ahorrar costes en selección y reclutamiento de personal. Sobre todo porque retendremos más talento, por lo que se reducirá la rotación. Y también porque, al contar con una buena imagen como empleadores, la captación de talento será más sencilla.