Banco de horas: guía para una gestión y distribución óptimas

El banco de horas es una modalidad de distribución de reforma laboral de 2012 jornada que viene aplicándose en España desde hace algunos años. Especifidades que quedan recogidas en el Artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores. 

Se trata, en resumen, de una opción que puede resultar de gran utilidad para las empresas. Sobre todo porque les permite una gran flexibilidad que permita sortear los picos de producción. Si quieres saber más sobre esta modalidad te contábamos todo en nuestro artículo sobre lo que dice la ley sobre el banco de horas. 

En el artículo de hoy aterrizamos toda la información legal en el día a día. Es decir, ¿qué deberás hacer para implementar una distribución irregular de jornada? Te lo explicamos paso a paso de manera que agotamos todo el proceso de gestión. Sin más preámbulo, ¡empezamos! 

• –¿Qué es un banco de horas?
• -Cuántas horas puedo distribuir irregularmente?
• –Asegúrate de que la distribución de horas quede recogida en el contrato
• -¿Qué elementos hay que tener en cuenta en la distribución del banco de horas?
• –¿Qué limites es preciso considerar para distribuir el banco de horas?
• –¿A qué empleados no se le puede aplicar una bolsa de horas?
• -¿Cuál es el periodo para distribuir un banco de horas?
• –¿Cómo gestionar la distribución de horas de manera eficiente y global?
• –Una vez decidido, ¿cómo llevar a cabo los preavisos obligatorios por ley?
• –¿Cómo prever si va a haber un saldo positivo o negativo?
• –¿Y cómo gestionar el banco de horas en caso de extinción de contrato?
• –Lleva un meticuloso registro horario sobre todo lo anterior
• -¿Cómo puede echarte una mano Oitchau?

 ¿Qué es un banco de horas? 

La bolsa de horas es, en lo esencial, la posibilidad que tiene la empresa de modular las jornadas de los trabajadores con cierta flexibilidad. Ello se hace mediante la distribución de un número determinado de horas que puede hacerse de manera desigual dependiendo del día o periodo del año. Esta distribución no puede ser arbitraria sino sujeta a lo dispuesto bien por el convenio colectivo, por los acuerdos de empresa o por el Estatuto de los Trabajadores.  

Esta modalidad cuenta con varios límites que veremos más adelante. Pero avanzamos que la distribución de horas no puede ser arbitraria sino estar justificada por la propia actividad de la empresa. Dicho esto, pasamos a los pormenores de la gestión de esta modalidad de distribución de jornada. 

¿Cuántas horas puedo distribuir irregularmente? 

Esta cuestión ha de quedar resuelta en los convenios colectivos o los pactos de empresa. En el caso de que no exista mención en convenio o pacto específico, la empresa tiene libertad para distribuir el 10% de las horas de manera irregular. Así lo dispone el Estatuto de los Trabajadores en su Artículo 34.2:

2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella. La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan

 El ET lo expone de manera muy clara en este sentido. Eso sí, la distribución de horas no puede realizarse de manera arbitraria. Existen limitaciones en cuanto a la distribución e incluso en cuanto a los trabajadores en los que esta bolsa de horas puede ser aplicada. Lo tratamos en extenso más adelante. 

Asegúrate de que la distribución de horas quede recogida en el contrato 

Una cuestión preliminar a la hora de gestionar un banco de horas, es que este ha de quedar recogido en el contrato. El trabajador ha de ser consciente en todo momento de la existencia y posibilidad del banco de horas. En lo respectivo a sus derechos en este sentido, también tendrá derecho a recibir preavisos de cuando este banco de horas haya sido distribuido. Sin embargo, esta cuestión está sujeta a otras obligaciones que merecen un punto aparte, como veremos en breve. 

¿Qué elementos hay que tener en cuenta en la distribución del banco de horas? 

Una vez ya conocemos el tope de horas que podemos distribuir es preciso en qué periodo podemos hacerlo. En este sentido, es importante saber que la distribución de horas no puede alterar la división entre días laborables y no laborables. De requerir horas de trabajo por parte del trabajador en días no laborables, esas horas computarán como horas extra. Una modalidad que, con algunas excepciones, requiere de la voluntariedad del trabajador a realizarlas. Para saber más sobre esta cuestión, te remitimos a nuestro artículo sobre la gestión de las horas extras. 

¿Qué limites es preciso considerar para distribuir el banco de horas? 

Una vez que el último punto ha sido tomado en consideración, también es necesario tener en cuenta otro tipo de límites. Son los siguientes: 

• -La distribución de horas no podrá rebasar el tope de 9 horas de trabajo estipulado por ley 
• -El banco de horas deberá respetar los descansos y el mínimo de 12 horas que han de mediar entre jornada y jornada 

Asimismo, también existen otros límites en cuanto a los trabajadores a los que se puede aplicar el banco de horas. Te lo explicamos a continuación. 

¿A qué empleados no se le puede aplicar una bolsa de horas? 

No se podrá aplicar un banco de horas a empleados que cuenten con una reducción de jornada por las siguientes cuestiones: 

• -Debido a la guarda de un menor de 12 años 
• -En el caso de que el motivo de la reducción sea el cuidado de un familiar 
• -Cualquier otra reducción que derive de un plan de conciliación 

Asimismo, conviene tener en cuenta que los trabajadores con jornada intensiva no pueden realizar más de 36 horas semanales. Se podrá añadir como máximo una hora más por jornada. Aunque esas horas deberán ser compensadas ese mismo mes o, como máximo, en el mes siguiente. 

¿Cuál es el periodo para distribuir un banco de horas? 

El periodo para distribuir el 10% de horas (o lo que estipule el convenio o pacto de empresa) es de 365 días. Es decir, un año, aunque el periodo no tiene por qué coincidir con un año natural. Eso sí, en ningún caso podrán distribuirse más horas del máximo anual (habitualmente entre 1700 y 1800 horas anuales). Si tu convenio no especifica nada al respecto, la jurisprudencia ha establecido que el máximo de la jornada laboral es de 1826 horas y 27 minutos. 

¿Cómo gestionar la distribución de horas de manera eficiente y global? 

Además de las directrices establecidas por la ley, en la distribución de horas también juegan un papel importante las necesidades de la empresa. Por tanto, el profesional de Recursos Humanos ha de distribuirlas adecuadamente. Teniendo en cuenta, como es natural, las circunstancias concretas de la compañía. 

Así, conviene que se efectúe la distribución de horas teniendo en cuenta los picos de actividad. También poder visualizar el flujo de trabajo previsto en un año. Eso nos permitirá poder llevar un control exhaustivo y poder evitar periodos del año con poca fuerza de trabajo disponible. 

Este proceso puede llegar a ser francamente engorroso. Mucho papel y muchos emails. Y, por tanto, el siempre presente riesgo de pérdida de información. Progresivamente, las empresas van implementando softwares de control horario que permiten la gestión fácil y sencilla de este proceso. Con este tipo de tecnología es posible no sólo ver de un vistazo la foto fija de nuestro equipo durante un periodo de tiempo seleccionado. También el monitorizar en tiempo real qué está ocurriendo en nuestro equipo. 

La monitorización, insistimos, es muy importante, dado que nos permitirá estar totalmente informados y poder prever (y reaccionar) ante situaciones como un saldo de horas desfavorable para la empresa. Y estar al tanto de la distribución de horas de un empleado ante el escenario de una extinción de contrato. 

Una vez decidido, ¿cómo llevar a cabo los preavisos obligatorios por ley? 

No todo termina realizando la distribución del banco de horas. Llega entonces un paso importante: efectuar los preavisos. Es obligatorio que la empresa notifique al empleado la distribución de horas con al menos 5 días naturales de antelación a la prestación de esas horas.  

Lo mismo ocurre con las modificaciones o cambios que puedan surgir. A este respecto, cabe destacar que el preaviso establecido de 5 días de anticipación puede variar dependiendo del convenio. Eso sí, si se modifican esos plazos de preaviso sólo puede ser para mejorarlo y no empeorarlo. A este respecto tenemos un ejemplo elocuente en la sentencia del Tribunal Supremo de 11 de diciembre de 2019. 

¿Cómo prever si va a haber un saldo positivo o negativo? 

Monitorizar el flujo de trabajo en nuestra empresa es importante especialmente para prever situaciones como esta. Y es que, si el saldo de banco de horas es favorable al trabajador, estas horas deberán ser compensadas en los 12 meses siguientes. Por tanto, como puedes ver, también es preciso estar al tanto de este hecho. Sobre todo, porque la compensación podría descuadrar tu planificación.

¿Y cómo gestionar el banco de horas en caso de extinción de contrato? 

Si se va a producir una extinción de contrato, es importante tener en cuenta la cuestión del banco de horas. Especialmente porque, dependiendo del saldo, esas horas deberán ser compensadas en el finiquito. La valoración de las horas realizadas a mayores por el empleado depende de cada convenio. Sin embargo, en ausencia de una mención a ello, la jurisprudencia ha establecido que estas horas sean compensadas como horas ordinarias. Por tanto, deberán ser abonadas en el finiquito. 

Si el saldo es favorable a la empresa, también habrá que proceder atendiendo a lo dispuesto en los convenios o en los pactos de empresa. Si el convenio no dijera nada y tampoco existiera un pacto de empresa, regirá el Estatuto de los Trabajadores. En su Artículo 30 estipula que si la no realización de las horas puede ser imputable a la empresa, el trabajador tendrá derecho a no recibir ninguna reducción. 

Lleva un meticuloso registro horario sobre todo lo anterior 

Como te comentábamos en este artículo sobre la ley de control horario, es obligatorio que las empresas lleven un meticuloso registro de jornada. Cuestiones como el banco de horas también han de quedar puntualmente reflejadas. Y siempre cumpliendo los parámetros establecidos por la ley, es decir: 

• -Registrar los pormenores de las jornadas de los empleados 
• -Efectuar este registro de manera documental 
• -Conservar los registros durante 4 años 
• -Tenerlos a disposición de los empleados, sus representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando los requieran. 

Por todo ello, llevar un control horario te ayudará no sólo a facilitarte tu labor sino a ajustarte al máximo con lo dispuesto por la ley. 

¿Cómo puede echarte una mano Oitchau? 

Anteriormente te comentábamos las ventajas de contar con un software de control horario para gestionar todas estas cuestiones. Oitchau te ayuda, además de a gestionar la bolsa de horas, a llevar el control horario. Estas son algunas de nuestras funcionalidades que simplificarán tu día a día: 

• -Personalizar al 100% el tipo de jornada de tus empleados 
• -Un sistema de fichaje eficiente y anti-fraude 
• -Una plataforma segura en la que almacenar toda la información 
• -Una manera fácil de visualizar en una sóla vez el flujo de trabajo planificado 
• -Un sistema de notificaciones y comunicaciones con el empleado 
• -Transparencia: el empleado también podrá consultar la distribución de sus horas de manera fácil y sencilla 

Como ves, son muchas las cosas que podemos hacer por ti. Además, puedes probarnos de manera gratuita y descubrir cómo tu día a día puede simplificarse gracias a la mejor tecnología.