Bolsa de horas de trabajo: lo que conviene saber para calcularlas bien 

La bolsa de horas de trabajo es una modalidad que puede resultar de gran utilidad para las empresas. Sobre todo para aquellas que cuentan con picos de productividad previstos por la naturaleza de su actividad. En este sentido, puede ser una gran solución para distribuir el tiempo más eficientemente sin recurrir a una modalidad de horas extra. 

Ahora bien, esta cuestión cuenta con una gran casuística que es preciso tener en cuenta. Por todo ello, para el profesional de Recursos Humanos, la bolsa de horas de trabajo puede llegar a ser un auténtico sudoku. Y es que en la planificación conviene tener presentes todos los detalles para que la planificación sea óptima. Y, sobre todo, cumpla con la ley. Algo a lo que puede ayudarte de manera sencilla y rápida un buen software de control horario. A continuación, solucionamos todas tus dudas. 

• –Primer paso: ¿cuál es el marco legal de la bolsa de horas de trabajo?
• ¿Cuál es el porcentaje de banco de horas a distribuir?
• –¿Qué limitaciones existen a la hora de distribuir las horas irregularmente?
• -Calcular y distribuir: mucha atención a los días no laborables
• –¿Qué ocurre con las horas realizadas fuera de los días laborables?
• –Calcula las horas a 12 meses vista
• -¿Qué ocurre con las horas realizadas fuera de días laborables?
• –Las vacaciones y las bajas laborales: a tener en cuenta a la hora de calcular la bolsa de horas de trabajo
• –Calcular la bolsa de horas de trabajo en contexto de extinción de contrato
• –Recapitulamos: ¿qué necesitas tener en cuenta para calcular la bolsa de horas de trabajo?
• –¿Cómo calcular horas extra de teletrabajo?
• –¿Cómo puede ayudarme un software de control horario como Oitchau?

Primer paso: ¿cuál es el marco legal de la bolsa de horas de trabajo? 

Aunque te lo comentábamos más en extenso en nuestro artículo sobre la legislación sobre la bolsa de horas, comenzamos por este punto. Y es que reviste de gran importancia. Sin tenerlo en cuenta no podremos  distribuir las horas convenientemente. Así, ¿existe algún tope estipulado por ley en la bolsa de horas? Lo cierto es que esta cuestión, como es habitual en la legislación laboral, se articula en tres instancias:

• -El convenio colectivo 
• -Los acuerdos de empresa 
• -El Estatuto de los Trabajadores

Los convenios y los acuerdos de empresa pueden establecer sus parámetros en torno a la cantidad de horas. También sobre otros aspectos como la compensación de las mismas. Ahora bien, si tu empresa no cuenta con un convenio que haga mención de ello (ni con un pacto de empresa), el marco lo establece el Estatuto de los Trabajadores.

¿Cuál es el porcentaje de banco de horas de trabajo a distribuir?

Para saberlo, hay que irse al artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores. De este modo, nos encontramos lo siguiente:

2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella. La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan

En caso de que los dos primeros no dispongan nada respecto a la bolsa de horas, la empresa tendrá derecho a aplicar la distribución irregular de horas según lo dispuesto por el Estatuto de los Trabajadores. Es decir, el 10% de las horas a lo largo de un año. 

Ese será el volumen de horas por trabajador que tendrás que tener en cuenta. 

¿Qué limitaciones existen a la hora de distribuir las horas irregularmente? 

La empresa tiene total libertad para distribuir las horas irregularmente (repetimos, el 10% de las mismas) siempre que se den las siguientes circunstancias: 

• -La distribución no sea arbitraria: la opción de bolsa de horas por parte de la empresa debe estar justificada desde el punto de vista productivo. 
• -Se han de respetar en la distribución los topes estipulados por ley: la jornada no podrá rebasar las 9 horas máximas que estipula el Estatuto de los Trabajadores. 
• -Es obligatorio respetar el descanso entre jornadas: establecido por el Estatuto de los Trabajadores en un mínimo de 12 horas entre jornada y jornada. 

Así, cuando realices tu planificación, no has de olvidar estas circunstancias. El tenerlas presentes en todo momento te ayudará a realizar la distribución de la manera más óptima. Y lo que es más importante, respetando puntillosamente la ley. 

Y una cuestión importante. Las horas trabajadas de más con respecto a lo estipulado de la jornada diaria no serán consideradas horas extra. Ahora bien, conviene recordar que no lo serán siempre y cuando en el cómputo anual la cantidad de horas distribuidas no superen lo estipulado por el Estatuto de los Trabajadores o, en su defecto, por el convenio o la negociación colectiva. 

Calcular y distribuir: mucha atención a los días no laborables 

Otra cosa que conviene tener en cuenta a la hora de planificar la distribución de horas de tu plantilla es la división entre días laborables y no laborables. La ley estipula que la distribución de horas no puede realizarse en ningún caso en días no laborables.  

¿Qué ocurre con las horas realizadas fuera de los días laborables? 

Relacionado con la anterior cuestión, si la empresa requiere de los servicios del trabajador en días no laborables, estas horas no podrán extraerse de la bolsa de horas. Serán a todos los efectos, horas extra. Eso sí, recuerda que, en este caso, el trabajador está amparado por la ley para rechazar el realizarlas. Los únicos casos en los que esta negativa puede comportar sanciones disciplinarias es cuando se trata de horas extras por prevención y reparación de siniestros de daños extraordinarios y urgentes. Si necesitas más información sobre este punto, te aconsejamos que consultes nuestro artículo sobre la legislación sobre las horas extra. 

Calcula las horas a 12 meses vista 

Otro dato que puede serte de gran utilidad a la hora de distribuir y calcular la bolsa de horas es que puedes distribuirla en 12 meses. No es necesario que correspondan a un año natural. Eso sí, podrás hacerlo siempre que no superes el tope de horas establecido en el 10% por el Estatuto de los Trabajadores. O bien por el convenio o los pactos de empresa. 

¿A qué tipos de jornada no puedo aplicar una bolsa de horas de trabajo? 

Es importante saber que existen tipos de jornada a los que no se le puede aplicar una bolsa de horas de trabajo. Así, los trabajadores que cuenten con una reducción de jornada no podrán entrar en el sistema de distribución de horas. La reducción de jornada ha de estar motivada por las siguientes cuestiones: 

• -Por guarda de un menor de 12 años 
• -Estar al cuidado de un familiar 
• -Disfrutar de un plan de conciliación 

Asimismo, recuerda que con las jornadas intensivas el tope de horas semanales es de 36. Sí se podrá añadir como máximo 1 hora por día. Ahora bien, será obligatorio compensar las horas de más en el mismo mes en el que se produce la ampliación o, como máximo, en un mes natural siguiente a la distribución de jornada. 

Las vacaciones y las bajas laborales: a tener en cuenta a la hora de calcular la bolsa de horas de trabajo 

Muy importante a la hora de calcular la bolsa de horas de trabajo. En todo momento deberás calcular cuántas horas y qué días teniendo en cuenta los periodos vacacionales y las bajas laborales. Pues la distribución de horas no puede aplicarse sobre ellas. 

Los saldos de bolsas de horas: un elemento clave 

Cuando el saldo de la bolsa de horas es favorable al trabajador, esas horas deberán ser compensadas. La compensación se establecerá según dispuesto por el convenio, aunque de no existir mención a esta cuestión, el Estatuto de los Trabajadores establece que la compensación deberá producirse en los 12 meses siguientes a la realización de la distribución horaria. 

Calcular la bolsa de horas de trabajo en contexto de extinción de contrato 

¿Qué ocurre cuando el trabajador o la empresa decide poner fin al contrato laboral? Pues pueden pasar dos cosas: que queden horas trabajadas de más o de menos. Recordemos, siempre dentro de los topes que marca la ley y los convenios. Entonces, es preciso liquidar esta cuestión a la hora de calcular el finiquito. 

Toda esta cuestión viene muy definida por lo dispuesto por el convenio correspondiente. En principio, si el trabajador ha realizado horas de más, éstas deberán ser abonadas. Aunque el cómo depende, de nuevo, del convenio colectivo. Así, dependiendo del convenio, las horas realizadas a mayores suelen considerarse extras u ordinarias con un suplemento. Si el convenio no menciona nada al respecto, entonces es el momento de la jurisprudencia. La cual ha fijado que las horas de más sean consideradas como horas ordinarias y abonadas en consecuencia. 

En el caso de que sea el trabajador el que “debe” horas a la empresa, vuelve a ser imprescindible consultar el convenio. Si el convenio no dijera nada al respecto, habría que atender al Artículo nº30 del Estatuto de los Trabajadores. Dice así: 

Si el trabajador no pudiera prestar sus servicios una vez vigente el contrato porque el empresario se retrasare en darle trabajo por impedimentos imputables al mismo y no al trabajador, este conservará el derecho a su salario, sin que pueda hacérsele compensar el que perdió con otro trabajo realizado en otro tiempo. 

En otras palabras, si la no realización de las horas correspondientes es imputable a la empresa y a la organización del flujo de trabajo, el empleado tendrá derecho a que no le sean descontadas del finiquito. 

Recapitulamos: ¿qué necesitas tener en cuenta para calcular la bolsa de horas de trabajo? 

Sabemos que son muchas cosas y que no siempre es fácil retenerlas todas. A continuación te mostramos, como profesional de los Recursos Humanos, todo lo que necesitas tener en cuenta: 

• -La distribución de horas que marca tu convenio o pacto de empresa 
• -De no existir, distribuir el 10% de la jornada que permite el Estatuto de los Trabajadores 
• -Distribuir esas horas en 12 meses, sin necesidad que coincidan con el año natural 
• -Considerar que la distribución no puede ser aplicada a empleados en situación de reducción de jornada por conciliación 
• -Tener en cuenta que la distribución horaria ha de respetar la división entre días laborables y no laborables. 
• -Llevar a cabo la distribución de manera que respete el descanso diario de mínimo 12 horas y el descanso semanal 
• -Tener presente los periodos vacacionales 
• -En vistas a la compensación, tener en cuenta los periodos del año en los que no es necesario un gran volumen de fuerza de trabajo 
• -Recordar que el periodo de compensación es de los 12 meses siguientes a la realización de la distribución de jornada 

Como puedes ver, no exagerábamos nada al principio de este artículo. Gestionar y calcular la bolsa de horas de trabajo puede llegar a ser un auténtico sudoku. Afortunadamente, existe tecnología que hará este proceso más sencillo. 

Cómo te puede ayudar un software de control horario como Oitchau

Oitchau puede ayudarte en dos vertientes. La primera, la legal, dado que la ley de control horario obliga a llevar un registro exhaustivo de la jornada de los empleados. Algo que también afecta a la distribución de horas. 

Segundo, porque puede brindarte una plataforma en la que la gestión sea más eficiente. Y es que este proceso, realizado de manera manual, puede llegar a ser una auténtica complicación. Ahorra esfuerzo y papel. Sigue en tiempo real lo que está sucediendo en tu equipo. Visualiza de una sola vez los periodos vacacionales y realiza tu distribución de horas de manera acorde. Asimismo, también podrás consultar de manera fácil cuál es el tipo de jornada de un empleado y si para él es aplicable la bolsa de horas de trabajo. 

¡Deja que Oitchau te ayude y dedica tus esfuerzos a hacer crecer tu empresa!