Bolsa de horas: lo que dice la ley y cómo gestionarla

La bolsa de horas es una práctica que viene aplicándose hace años. De hecho, ya queda reflejada en la última reforma laboral de 2012. Una modalidad de la gestión y la distribución de la jornada que demostró sus beneficios en plena pandemia de Covid-19. Sobre todo para aquellos casos de trabajadores y empresas cuya actividad quedó afectada por las restricciones y el confinamiento. Pero, además, cada vez hay más partidarios de esta modalidad de distribución de jornada. Sobre todo porque para muchos empleados supone una ayuda a la hora de conciliar. 

Sin embargo, como en todo lo relacionado con la legislación, conviene saber los detalles. Y es que, a pesar de que los efectos de este sistema sean prácticos, la gestión del mismo ha de ser eficiente. Y, sobre todo, ajustarse a la ley. Pues la legislación no permite cualquier gestión de la bolsa de horas. Esta ha de mantenerse fiel a lo dispuesto por los legisladores. Ese es el objetivo de este artículo. Si quieres saberlo todo sobre la bolsa de horas, ¡simplemente sigue leyendo! 

• –¿Qué es exactamente la bolsa de horas?
• –¿Qué leyes abordan la bolsa de horas?
• -El Estatuto de los Trabajadores: ¿qué nos dice al respecto?
• –¿Cómo se gestiona la distribución de horas?
• –¿Cómo realizar la compensación?
• -Distribución de horas: la necesidad de los preavisos al empleado
• –¿Cuáles son los límites de la bolsa de horas?
• –Bolsa de horas sindicales
• –La bolsa de horas en el día a día de los Recursos Humanos
• –La utilidad de un software de control horario

 ¿Qué es exactamente la bolsa de horas? 

La bolsa de horas es, simplemente, la capacidad de una empresa de distribuir las horas de la jornada de manera irregular. Obviamente, por irregular no nos referimos a que la empresa lo haga de manera opaca. Todo lo contrario: nos referimos a la flexibilidad. Que pueda distribuir las horas de manera variable dependiendo del día o la época. 

Esta es, sin duda, una gran herramienta.  Especialmente para aquellas empresas que, por la naturaleza de su actividad, se enfrentan a contextos de estacionalidad. O a picos previstos de trabajo que requieren de una fuerza de trabajo significativa. 

Por tanto, y conviene remarcar este punto, la bolsa de horas no afecta al tipo de jornada sino a la distribución de las horas. De este modo, una empresa puede modular la fuerza de trabajo que requiere en virtud a sus necesidades. Evitando, en algunos casos, el verse obligada a recurrir a formatos de Expedientes de Regulación Temporal de Empleo. Sí, los famosos ERTES. Sobre la última ampliación de los ERTEs, por cierto, te hablábamos en este artículo. 

¿Qué leyes abordan la bolsa de horas? 

El texto básico a la hora de definir a qué atenernos sobre la bolsa de horas es el Estatuto de los Trabajadores. Dicho documento incorpora esta modalidad desde el Real Decreto-ley 3/2012. Más conocido por ser la reforma laboral del Gobierno de Mariano Rajoy.  El Estatuto de los Trabajadores contempla la posibilidad de la distribución de horas. Eso sí, pide que tanto el tipo de jornada, como la cantidad de horas y su distribución queden recogidas en el contrato. Y, no olvidemos, siempre observando los dispuesto por el convenio colectivo que aplique en cada caso

El Estatuto de los Trabajadores: ¿qué nos dice al respecto?

Vayamos directamente al documento legal. Así, podemos leer en el punto 4 a) del Artículo 34 lo siguiente:

2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella. 

La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan. 

En suma, vemos que la legislación establece únicamente un marco en cuanto a los derechos laborales mínimos que han de contemplarse. Cuestiones como el descanso entre jornadas y la retribución de las diferencias por exceso o defecto. En la mayoría de cuestiones restantes rige, por tanto, el convenio colectivo. 

¿Cómo se gestiona la distribución de horas? 

Volvamos al Estatuto de los Trabajadores. Si no se especifica nada al respecto de la bolsa de horas en los convenios colectivos o en los pactos de empresa, la compañía tiene derecho a distribuir a lo largo del año el 10% de las horas. Es decir, a menos que el convenio estipule una mayor cantidad o se alcance un acuerdo favorable con los sindicatos en este sentido, la empresa sólo podrá distribuir el mencionado porcentaje de horas. 

Ahora bien, cabe remarcar, que la distribución de horas flexible debe tener su justificación productiva. No puede ser arbitraria. En caso de que se no estuviera plenamente justificada, podría verse sometida a control judicial. 

Además, conviene tener en cuenta que la distribución de horas puede hacerse en un periodo de 12 meses. Y lo más importante: este periodo no tiene por qué coincidir con el año natural. Eso sí, en el cómputo de 12 meses, no se podrá rebasar el límite de horas establecido por el convenio. 

Y otro punto: la distribución de horas no puede alterar la distribución del calendario laboral en lo referente a días laborables y no laborables. El querer cambiar este aspecto es, según la ley, una modificación sustancial de las condiciones de trabajo. Por tanto, serían computadas como horas extra. Una modalidad que, como te avanzábamos en nuestro artículo sobre las horas extraordinarias, está sujeta a diversas especifidades y límites. 

¿Cómo realizar la compensación? 

En caso de que que se den diferencias, tanto por exceso como por defecto, entre la jornada realizada efectivamente y el máximo legal, se podrá proceder a la compensación. Las condiciones de la compensación deberán seguir lo dispuesto por el convenio o, en su defecto, por los pactos entre la empresa y los representantes de los trabajadores. Lo que sí conviene recordar es que la compensación tendrá que producirse en los 12 meses siguientes. 

Distribución de horas: la necesidad de los preavisos al empleado 

Es forzoso que la empresa notifique al trabajador con cinco días naturales de antelación a la prestación del trabajo. Asimismo, para cualquier cambio o cancelación en la bolsa de horas, también se deberá notificar al empleado estos hechos. A este respecto, resulta relevante también destacar que el preaviso podrá establecerse por convenio. Sólo habrá que tener una cosa en cuenta. La modificación de este plazo de preaviso sólo podrá ser cambiado vía convenio para mejorarlo y nunca para empeorarlo. Es lo que disponía esta sentencia del Tribunal Supremo de 11 de diciembre de 2019. 

¿Cuáles son los límites de la bolsa de horas? 

Llegados a este punto, tal vez sea necesario un repaso sobre la casuística ofrecida por la bolsa de horas. Son muchas las disposiciones, así como las situaciones que pueden darse. Es por ello que, a continuación, enumeramos todo lo que tendrás que tener en cuenta antes de gestionar la bolsa de horas: 

• -Sólo pueden distribuirse un 10% de las horas por la empresa. Eso sí, siempre que no haya una cantidad diferente previamente dispuesta en el convenio o en un pacto de empresa. 
• -El reparto irregular de horas no puede ser arbitrario, sino plenamente justificado por razones productivas. 
• -La distribución de horas no puede rebasar las 9 horas de jornada diaria. 
• -Tampoco puede afectar el periodo de descanso diario y semanal 
• -De igual manera, la bolsa de horas tampoco puede afectar a la separación entre días laborables y los no laborables. 
• -La distribución horaria no puede afectar a los trabajadores con reducción de jornada, por guarda de un menor de 12 años o por cuidado de un familiar. 

Si tienes en cuenta todo esto, podrás implementar en tu empresa una distribución de horas de jornada cumpliendo a rajatabla con la ley. 

Las horas sindicales 

Abordamos ahora otra modalidad de bolsa de horas. Es la que alude a los miembros de empresa, a los representantes legales y a los delegados de personal. La bolsa de horas sindicales va encaminada a facilitar a estas personas sus labores de representación. La ley establece un cupo de horas mensuales retribuidas que varían dependiendo del tamaño de la empresa. Así es como lo dispone el Estatuto de los Trabajadores en su Artículo 68: 

1.º Hasta cien trabajadores, quince horas. 

2.º De ciento uno a doscientos cincuenta trabajadores, veinte horas. 

3.º De doscientos cincuenta y uno a quinientos trabajadores, treinta horas. 

4.º De quinientos uno a setecientos cincuenta trabajadores, treinta y cinco horas. 

5.º De setecientos cincuenta y uno en adelante, cuarenta horas. 

Asimismo, el Estatuto de los Trabajadores también contempla que exista una acumulación de horas de los diferentes miembros en uno o varios de sus componentes. Ahora bien, no se podrá rebasar el máximo total y esos miembros podrían ser relevados del trabajo sin que su remuneración se viese afectada. 

La distribución de horas en el día a día de los Recursos Humanos 

Como hemos podido ver a lo largo de este artículo, estas son las acciones que una gestión de bolsa de horas requiere:

• -Diseñar la distribución de horas teniendo en cuenta el 10% de la jornada anual a la que una empresa tiene derecho. Repetimos que esto es sólo en el caso de que no exista nada previamente acordado en los convenios o en los pactos de empresa. 
• -Que esta distribución tenga en cuenta el calendario de vacaciones y los eventuales picos de producción. 
• -Tener en cuenta que esta distribución no puede causar que una jornada laboral supere las 9 horas. 
• -Poderlo planificar teniendo en consideración que pueden distribuirse a lo largo de 12 meses sin necesidad de que coincidan con un año natural. 
• -El diseñar la distribución de horas sin olvidar los descansos semanales y el mínimo de 12 horas que ha de haber entre jornada y jornada. 
• -Efectuar la bolsa de horas teniendo en cuenta a qué tipo de empleados no se le puede aplicar. Es decir, a los que se encuentran en reducción de jornada, cuidando a un menor de 12 años o a un familiar. 
• -Monitorizar si se va a producir un saldo positivo o negativo al terminar el año. 
• -Preavisar con cinco días naturales de antelación al trabajador de una redistribución de horas. Asimismo, también si va a haber una modificación o cancelación. Todo ello mientras que el convenio colectivo no establezca otro periodo (por lo general, más amplio). 

Como puedes ver, lo que en apariencia parece algo sin mayores dificultades puede convertirse en un auténtico cubo de Rubik para un departamento de Recursos Humanos. Sobre todo, en las empresas con plantillas considerables. ¿Qué podemos hacer para optimizar este proceso? Te lo descubrimos a continuación. 

La utilidad de un software de control horario 

El disponer de una plataforma donde tengamos toda la planificación y todos los datos que necesitamos puede ser un salvavidas ante tal quebradero de cabeza. Por ejemplo, con este tipo de tecnología podrás disponer de un vistazo lo siguiente: 

• -El flujo de trabajo de todo tu equipo: vacaciones, días libres, etc. 
• -El tipo de jornada de cada empleado 

Algo muy útil, sin duda, para saber cómo aplicar la bolsa de horas. Asimismo, también podrás ver de un vistazo la concentración o no de fuerza de trabajo en un periodo del año. Perfecto para determinar mejor cuándo distribuir horas. Y lo que tampoco está nada mal: podrás realizar preavisos desde esa misma plataforma tal y como pide la ley. Son sólo algunas de las funcionalidades de un buen software de control horario. Una opción, sin duda, a valorar para optimizar la gestión del día a día en un departamento de Recursos Humanos.