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Leyes

Calcular horas extra: cómo se pagan, compensan y gestionan

Cassio Sagawa
septiembre 23, 2021
12 minutos para leer

Calcular horas extra es una tarea que, tarde o temprano, se convierte en tarea ineludible de un departamento de Recursos Humanos. Especialmente en los tiempos actuales, en los que el volumen de horas extra se ha incrementado. Aunque, como te comentábamos en nuestro artículo sobre todo lo que hay que saber sobre las horas extraordinarias, este tipo de horas de trabajo no siempre son imprevistas. En muchas ocasiones, existen horas extra previstas. Dependen en su mayor parte de los picos de producción previstos por cada empresa. O también las conocidas como horas extra de prevención y reparación de daños graves y urgentes. 

Es decir, lidiar con el cálculo de las horas extra es un proceso frecuente en las empresas. Aunque no siempre tiene por qué ser una tarea fácil. ¡Pero para eso está este artículo! En él te brindamos las claves y todo lo que necesitas para hacer el cálculo de horas extra de tu empresa de manera fácil, sencilla y sin dudas. ¡Síguenos! 

¿A cuánto se pagan las horas extras? 

La pregunta obligada. Lo cierto es que el coste de las horas extras puede establecerse mediante los convenios colectivos. Allí es donde se especifica por cuánto o por qué modalidad pueden ser compensadas. Remarcamos esta última cuestión de la modalidad porque, como sabes, las horas extras pueden ser compensadas por tiempo de descanso. 

Sin embargo, como comentamos, si lo que quieres es calcular el coste que supondría las horas extras en su correspondiente abono económico, el convenio colectivo te dará la clave. Ahora bien, como suele pasar en buena parte de los aspectos relacionados con el derecho laboral, la ley enmarca lo que luego se desarrolla pormenorizadamente en los convenios colectivos. 

¿Y qué dice la ley exactamente sobre el precio de las horas extra? Como suele ser habitual, la ley no fija una cantidad específica sino que establece un límite mínimo. Para conocerlo, no hay más que ir al Real Decreto 2001/1983, concretamente al artículo 40: 

Cada hora de trabajo efectivo que se realice sobre la duración máxima de la semana ordinaria de trabajo establecida legal o convencionalmente, se abonará con el incremento que se fije en convenio colectivo o contrato individual. El incremento no será inferior al 75 por 100 sobre el salario que correspondería a cada hora ordinaria salvo lo previsto en la regulación del trabajo en el mar. 

¡Ya tenemos lo básico para calcular horas extra! Así, la hora de extra, como mínimo deberá ser pagada con un recargo del 75% más con respecto al coste de la hora ordinaria. Repetimos que esto es algo que varía según los convenios. Hay sectores, como el de la hostelería en algunas regiones, donde la hora extra se pueden pagar incluso al doble que la hora ordinaria. 

¿Cómo calcular horas extra? 

Una vez que ya hemos determinado a cuánto se cobra la hora extra, llega el momento de aplicarlo al caso concreto del trabajador. Y es que no todos los trabajadores, como es bien sabido, cobran lo mismo. Esta diferencia, como es obvio, se refleja también al calcular horas extra. ¿Qué información extra necesitamos para hacerlo? Muy fácil, es la siguiente: 

  • -El salario mensual del trabajador 
  • -Las horas diarias de jornada 

Así, no tendrás más que determinar el precio de la hora extra dividiendo el salario mensual entre 30. De este modo obtendremos lo que percibe el empleado por día trabajado. Si esa cantidad la dividimos entre las horas de su jornada diaria, obtendremos su coste hora. Por tanto, calcular el coste de la hora extra dependerá de una sencilla operación. Bastará con multiplicar ese coste por 1,75%. Atención, esta última magnitud es la adecuada siempre y cuando paguemos la hora extra según el mínimo fijado por la ley. Si el convenio colectivo de tu sector establece otra cantidad, que sólo suele ser mayor, tendrás que multiplicarlo por la magnitud que éste establezca. 

Ejemplo práctico de cómo calcular horas extra 

Veamos cómo calcular horas extra mediante un caso hipotético. Imaginemos que has de calcular las horas extra de un empleado de tu empresa. Pongamos que cobra 1.800 € mensuales con una jornada diaria de 8 horas. Y que la hora extra en tu empresa se paga según el mínimo dispuesto por la ley (un 75% más que la hora ordinaria). Así, se ha de proceder de la siguiente manera: 

  • -Dividir 2.000 (salario mensual) entre 30 (días del mes): 2.000/30=60 
  • -A continuación, dividimos 60 (el coste de la jornada diaria) entre las horas de jornada (en este caso, como hemos dicho, 8): 60/8=7,5 
  • -Como ya tenemos el coste hora (7,5), no nos quedará más que multiplicarla por 1,75%: 7,5×1,75= 13,125. 

Entonces, la hora extra de tu trabajador debe pagarse a 13,125 €. Es, como ves, un proceso relativamente sencillo. Sólo necesitarás tres datos: el coste de la hora extra, el salario mensual de tu trabajador y la duración de su jornada diaria. 

Calcular horas extra

Otros modos de compensar las horas extra 

Conviene saber que las horas extra pueden ser compensadas con días de descanso. Eso sí, la recuperación de esas horas extra por días de descanso debe producirse en los 4 meses siguientes a la realización efectiva de dichas horas. En caso de que el trabajador no pueda recuperarlas por tiempo libre en esos 4 meses, deberán ser abonadas económicamente. Ahora bien, el trabajador deberá aportar pruebas por escrito de que esas horas, efectivamente, se realizaron. 

Asimismo, si el empleado las puede disfrutar por días de descanso durante ese periodo, las horas extras se considerarán compensadas. Por tanto, no figurarán en la nómina ni serán cotizadas. 

En este contexto, la labor del profesional de Recursos Humanos no se tratará tanto en calcular el coste de las horas sino más bien organizar adecuadamente el calendario. Tener en cuenta los plazos y las horas de descanso que corresponden al trabajador. 

Calcular horas extra: puntos a tener en cuenta 

Otra cuestión que vale la pena subrayar es la proporcionalidad de las horas extras a las que un trabajador tiene derecho por ley. Para conocer este límite es preciso ir al apartado 2 del Artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores:

2. El número de horas extraordinarias no podrá ser superior a ochenta al año, salvo lo previsto en el apartado 3. Para los trabajadores que por la modalidad o duración de su contrato realizasen una jornada en cómputo anual inferior a la jornada general en la empresa, el número máximo anual de horas extraordinarias se reducirá en la misma proporción que exista entre tales jornadas.

Queda bien claro: el tope de horas extra es de 80 anuales siempre y cuando esas horas extras no sean destinadas a la prevención o reparación de siniestros u otros daños extraordinarios y urgentes. Esta circunstancia, que es la fijada por el aludido apartado 3, habilita para no fijar un tope en este sentido. Se entiende que, dado su carácter excepcional, no puede existir un límite. 

Y un apunte. Este límite de ochenta horas se reduce siempre que el contrato laboral sea inferior a un año. Esta reducción se efectuará de manera proporcional. Así, si un trabajador está contratado por seis meses, el tope de horas extra que puede realizar se reducirá a 40 horas. 

¿Cómo afecta el superar el tope exigido por ley en el cálculo? 

Un aspecto bastante relacionado con el apartado anterior. Y es que, si se produce una superación del tope de horas extra, esas horas deberán ser igualmente retribuidas. Ahora bien, la empresa se expone a una multa por Inspección de Trabajo. Dicha sanción puede oscilar entre 625 € y 6.250 €.  En este sentido, vale la pena apostar por un buen software de control horario para evitar este tipo de situaciones. Si quieres saber más, te aconsejamos echar un vistazo a nuestro artículo sobre las multas por control horario. 

Control horario digital

Cuestión de bolsa de horas: no se calculan como horas extra 

Incluimos este epígrafe porque a menudo es un asunto que genera cierta confusión. Y es que la cuestión de la bolsa de horas, puede ser útil e incluso suponer una alternativa a las horas extra. Desde la última reforma laboral, la aprobada en 2012, se ha instituido en nuestra legislación la opción de la bolsa de horas. Una manera de distribuir irregular y flexiblemente las horas dependiendo de las necesidades productivas de la empresa. 

Esta opción puede ser utilizada por las empresas en un 10% de la jornada. Este límite podría ampliarse siempre que así lo disponga el convenio o los pactos de empresa. Puede ser una buena manera de distribuir la fuerza de trabajo ante picos de trabajo previstos y justificables por la actividad de la empresa. 

Sin embargo, hay un detalle clave que hay que tener en cuenta para calcular horas extra de manera correcta. Una vez hayas realizado la distribución de horas, las cuales no podrán rebasar las 9 horas diarias, el resto de las horas sí serán, a todos los efectos, horas extraordinarias. Por tanto, deberán ser contabilizadas y calculadas o compensadas según proceda. 

¿Con qué tipo de empleados no está permitido calcular horas extra? 

Existen algunas categorías de empleados con los que no podrás calcular horas extra porque está prohibido que las trabajen. Son los siguientes: 

  • -Menores de 18 años 
  • -Trabajadores nocturnos, con algunas excepciones estipuladas en Capítulo II del Real Decreto 1561/1995 del 21 de septiembre 
  • -Empleadas de baja por maternidad a tiempo parcial 
  • -Aquellos minusválidos que trabajen en centros especiales de empleo 

Sólo hay una excepción a esta prohibición. En los dos últimos colectivos, podrán trabajar horas extra siempre y cuando éstas puedan ser justificadas como horas de prevención y reparación de siniestros y daños extraordinarios y urgentes. En todo caso, conviene conocer a fondo este punto dado que las sanciones asociadas a estas infracciones son muy altas. 

¿Cómo calcular horas extras de teletrabajo? 

Es muy posible que tu empresa se encuentre en situación de teletrabajo. Un escenario que presenta múltiples beneficios pero también no pocos retos para el profesional de Recursos Humanos. También en lo respectivo a las horas extra. 

Y es que, como dispone la ley de teletrabajo, el empleado en remoto es, a todos los efectos un empleado ordinario. Por tanto, tendrá derecho a realizar horas extras y también percibir la retribución o compensación que corresponda.  

El cálculo de horas extra para teletrabajadores no difiere en nada del que ya te hemos explicado. Las dificultades en este escenario vienen dadas más bien por el control horario. Un control que es igualmente obligatorio por ley. Y es que no siempre es fácil monitorizar, controlar o verificar que el teletrabajador está efectivamente realizando las horas. Esto se debe sobre todo a su no presencialidad en las instalaciones de la oficina. Sin embargo, podrás calcular correctamente las horas extra de tu teletrabajador con un software de control horario eficiente. 

Control horario teletrabajo

¿Cuáles son las multas por no cumplir la normativa de horas extra?

Una vez repasados los puntos más importantes que definen las horas extras, entramos en las multas asociadas al no cumplimiento de la normativa. Estas son muy amplias y oscilan entre los 60 a los 187.515 €. Como suele ser habitual, las multas se asocian con la gravedad de la infracción. Existen tres categorías: infracciones leves, graves y muy graves. Todas están apuntadas en la Ley de Infracciones y Sanciones de Orden Social. Son las siguientes:

Infracciones leves

Estan sancionadas con multas de entre 60 y 625 € y se aplican cuando la empresa comete errores en el registro de jornada.

Graves

Oscilan entre los 625 € y 6.250 €. Se aplican cuando concurren una o varias de las siguientes circunstancias:

  • -La empresa no realiza el registro de jornada
  • -Cuando el tope de horas extras permitidas se rebasa
  • -Si las horas extras no se han abonado o compensado
  • -Si no se comunican a los representantes legales las horas extras

Muy graves

Estas multas abarcan el rango ubicado entre los 6.251 € y los 187.515 €. Se aplican si la empresa comete las siguientes infracciones:

  • -Las horas extras no son pagadas o existen retrasos reiterados
  • -Si se pagan horas extra en nóminas como otros conceptos salariales
  • -La realización de horas extras por parte de menores de edad

Mazo de juez

¿Cómo puede ayudarme un software de control horario? 

Por todo lo que hemos visto, un software de control horario puede serte de gran ayuda a la hora de calcular horas extra y gestionarlas. Y no sólo para los trabajadores en situación de teletrabajo. Como hemos podido comprobar en este artículo, son muchas cosas a tener en cuenta. Por ejemplo, podrás personalizar las etapas de compensación estableciendo los pasos que consideres necesarios. E incluso poder visualizar el saldo de horas extra. Funciones, en suma, que sin duda facilitan este proceso y convierten la gestión de esta cuestión en algo sencillo y rápido. 

Asimismo, también podrás tener informes sobre el estado de las horas extras en tu equipo en tiempo real. Y lo que es muy importante a efectos de cumplir escrupulosamente con la ley: recibirás una notificación cada vez que un empleado esté cerca de rebasar el tope de horas extras.