Control de fichar: ¿cómo puede ayudar en la gestión del talento? 

El control de fichar se ha convertido en un requerimiento legal para las empresas desde la entrada en vigor de la ley de control horario de 2019. A pesar de que, en un primer momento, hubo voces que pensaron que ello iba a limitar la flexibilidad horaria, lo cierto es que con un buen software de control horario, puede convertirse en un activo para la gestión del talento. 

En este artículo te mostramos cómo, en lo referente al control de fichar, es posible ajustarse a la ley mientras que tu empresa apuesta por la flexibilidad. También, cómo puede cumplir con otras disposiciones legales en lo referente a la desconexión digital. Y, por último, cómo todo ello puede contribuir a mantener para tu empresa un employer branding óptimo que ayude a ahorrar costes a tu empresa y a aumentar la satisfacción laboral del empleado.  

En este sentido, haremos hincapié también en la plataforma desde la cual se realiza el control de fichar. Y es que las herramientas digitales, como Day.io, también permiten la gestión de permisos y vacaciones, así como la comunicación interna. Aspectos que impactan en la satisfacción laboral y en la gestión del talento. 

• 1. Primer paso: ¿a qué obliga la ley de control horario?
• 2. Software de control horario y gestión del talento: ¿qué establece la ley?
• 2.1. ¿Cómo realizar el control horario en caso de ETT y subcontratas?
• 3. Transparencia y autonomía
• 4. Flexibilidad: clave para un buen employer branding
• 5. Conciliación: más viable con un software de control de fichar
• 6. Comunicación interna
• 7. Eficiencia operativa y productividad
• 8. Satisfacción laboral: cumplir con el derecho a desconexión digital
• 9. Conocimiento: control de fichar y monitorización en tiempo real
• 10. Aptitudes digitales: control de fichaje digital como un paso adelante

Primer paso: ¿a qué obliga la ley de control horario? 

El famoso Real Decreto ley 8/2019 introduce algunas disposiciones en lo referente a los derechos laborales; aunque, sin duda, la más conocida es la obligatoriedad del control de fichar. Razón por la cual es más conocida como “ley de control horario”. Pero, ¿a qué obliga exactamente esta ley? Resumiéndolo mucho, a lo siguiente: 

• -Obligación de llevar un registro de jornada de los empleados 
• -Que este registro se efectúe de manera documentada 
• -El guardar estos registros durante 4 años 
• -El hacerlos accesibles a los empleados, sus representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

Como vemos, son varias obligaciones que pueden comportar un gran coste operativo. Por no hablar de los costes materiales que, en forma de papel, pueden complicar a cualquier departamento de Recursos Humanos. Y el más difícil todavía: ¿qué ocurre con los empleados que teletrabajan? ¿Cómo llevar un registro horario de su jornada con fichajes veraces y verificables? Es en este punto donde entra el papel del software de control de fichar. Como te avanzábamos anteriormente, la manera más fácil de llevar un registro horario y optimizar la gestión del talento. Sin embargo, antes de continuar, conviene responder a esta pregunta, ¿dispone algo la ley sobre este tipo de recursos electrónicos? ¿Establece algún tipo de limitación? Vamos a verlo. 

Software de control horario y gestión del talento: ¿qué establece la ley? 

Una pregunta necesaria, dada la controversia existente alrededor de ciertas tecnologías digitales. Tecnologías sobre las cuales ya existe legislación en cuanto a la desconexión digital. En lo respectivo al control de fichaje, la ley no establece ni da por válido un sistema sobre otro. Es más, deja libertad a las empresas para optar entre uno digital u otro tradicional. Así, en la Guía sobre Registro de Jornada publicada por el Ministerio de Trabajo se especifica lo siguiente: 

Así, será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada. 

Por tanto, la ley autoriza sin problema a la utilización de una app de control de fichar. Vamos, pues, a repasar cómo esta tecnología puede ser una buena aliada para efectuar una óptima gestión del talento. 

¿Cómo cumplir con el registro en caso de ETT y subcontratas?

Recurrir a empresas de trabajo temporal o externalizar servicios en otras organizaciones es un recurso habitual hoy en día. Sin embargo, puede ser un aspecto sobre el que pueden aparecer dudas en lo referente al control horario. Y es que, ¿quién es el responsable de llevar el registro de jornada? ¿La ETT o la empresa usuaria? O, en el caso de subcontratas, ¿la empresa contratista o la subcontratista?

La Guía de Registro de Jornada que hemos mencionado aborda esta cuestión. Si tu empresa recurre a las ETT, será tu departamento de Recursos Humanos el encargado de realizar los registros horarios. También deberá consevar los registros durante 4 años tal y como marca la ley.

Sin embargo, si recurres a los servicios de una empresa externa, será esta organización (la contratista), la encargada de realizar el control horario. La ley establece que ambas empresas (la contratista y la subcontratista) pueden convenir que el registro horario se efectúe a través de la plataforma de la subcontratista. Sin embargo, las obligaciones de registro de jornada, así como de conservación de registros corresponderá a la empresa contratista.

Transparencia y autonomía 

La transparencia en las relaciones con el empleado ayudan a mantener su motivación, su compromiso y su sentimiento de pertenencia a la empresa. Un elemento este último vital hoy en día desde el punto de vista del employer branding. Lo mismo ocurre con la autonomía. Otro factor que ha adquirido gran relevancia a raíz de la pandemia y el consiguiente teletrabajo.  

Si utilizamos tecnología para el control de fichaje, el empleado podrá recibir notificaciones en tiempo real siempre que tenga que fichar. Tanto para entrar como para salir. Asimismo, también tendrá acceso en todo momento a sus solicitudes de permiso. Por tanto, no tendrá que depender, como era habitual antes, de la contestación de emails o de conversaciones de pasillo. Esta mayor autonomía para recibir información sobre cuestiones sensibles redunda en su motivación y en su satisfacción laboral. 

Flexibilidad: clave para un buen employer branding 

Como ya apuntábamos en nuestro artículo sobre las tendencias para 2021 en gestión del talento, la flexibilidad es y será un elemento clave. Sobre todo en la captación y retención del talento. Y es que la experiencia del teletrabajo resultante de los confinamientos y restricciones ha colocado a la flexibilidad como un valor empresarial. De hecho son cada vez más las empresas que ofrecen flexibilidad laboral como uno de los principales beneficios en sus ofertas de trabajo. Y cada vez más candidatos que la perciben como una de los elementos más atractivos de dichas ofertas. 

Un software de control de fichar, en este sentido, juega un gran papel. Principalmente porque permite, además de ajustarse a la ley, el poder brindar al empleado formatos de trabajo a distancia que favorecen la flexibilidad. Este tipo de tecnología permite definir ubicaciones de fichaje, por lo que, aunque el empleado no se encuentre presencialmente en la oficina, se podrá obtener un registro horario fiable y libre de fraudes. Y, por tanto, un control de fichar veraz. 

Conciliación: más viable con un software de control de fichar

La conciliación es otro de los elementos que están cobrando más fuerza como rasgo de un employer branding atractivo. Es, sin duda, un concepto estrechamente relacionado con la flexibilidad horaria. Por tanto, de nuevo, el establecer herramientas tecnológicas puede servirnos para efectuar el necesario control de fichar mientras que permitimos al empleado una mayor flexibilidad. 

 Además, estos sistemas permiten el monitorizar el tiempo efectivo de trabajo y la realización de horas extras. Un control, sobre todo en este último punto, que siempre es más complejo si el empleado no se encuentra presente en la oficina. Sin embargo, con este tipo de herramientas podemos recibir notificaciones en tiempo real siempre que un empleado se encuentre cerca de rebasar el tope legal de horas extraordinarias. 

Comunicación interna 

La comunicación interna es otro de los elementos que ha recibido más atención por parte de las empresas tras la pandemia. Especialmente porque muchas de ellas pudieron comprobar cómo una buena comunicación interna les proporcionó mayor adaptabilidad a situaciones críticas. Algo que, además, reforzó la cohesión. De hecho, según el estudio de Communications Benchmarks Report de Ragan, a raíz de la pandemia,un 42% de los encuestados había forjado relaciones más fuertes. Y un 20% aseguraba haber tenido mejor acceso al CEO.  

Por tanto, conviene que la comunicación interna sea fluida, incluso en los procesos más cotidianos. Por ejemplo, el de solicitud de vacaciones y permisos por parte de los trabajadores. Se trata de una cuestión en la que es necesario ser meticulosos, dado que una gestión incorrecta puede impactar en la satisfacción del empleado. Al fin y al cabo, su periodo de descanso u otras cuestiones relacionadas con su vida privada son siempre sensibles para el empleado. 

Con un software de control de fichar, además, también podemos gestionar la solicitud de vacaciones y permisos. No hay más que definir la información que queremos obtener del empleado. Él podrá realizarla y notificarla de inmediato a través de la plataforma. Además, también podrá chequear en tiempo real el estado de su solicitud. 

Eficiencia operativa y productividad 

Cualquier empleado en una empresa lo sabe. Ciertos procesos operativos comportan una dedicación de recursos tanto humanos como materiales que puede impactar la productividad. Sobre todo porque distraen de los procesos más estratégicos e importantes, los que realmente aportan valor a la compañía.  

En el mundo de los Recursos Humanos, procesos como el de solicitud y aprobación de vacaciones o la gestión de permisos pueden ser un buen símbolo de lo que estamos hablando. Pero no sólo al departamento de Recursos Humanos. También al propio empleado, sea del departamento que sea. 

Por tanto, la digitalización de estos procesos es la manera más sencilla y útil de llevarlos a cabo. Así, por ejemplo, en cuestiones como la solicitud de vacaciones, no serán importantes las cadenas de emails o las conversaciones en el pasillo. Tampoco lo serán procesos como el aportar certificados médicos para la gestión de una baja laboral. Todo ello puede ser realizado de manera rápida desde una plataforma de control horario.  

Satisfacción laboral: cumplir con el derecho a desconexión digital 

Lo comentábamos en nuestro artículo sobre el derecho a la desconexión digital: el respetar esta cuestión es clave en la satisfacción laboral. Aunque también desde el punto de vista legal dado que no respetar el derecho a la desconexión digital puede llevar a vulnerar derechos importantes. Básicamente: el derecho al límite de jornada, el derecho a la salud laboral y el derecho a la privacidad y la intimidad. 

De este modo, con un software de control de fichar, podremos verificar qué empleado está trabajando y cuál está de vacaciones. También de permiso o fuera de su jornada laboral. Estaremos al tanto de su estatus y, por tanto, sabremos perfectamente cuándo se le puede contactar y cuándo no. 

Conocimiento: control de fichar y monitorización en tiempo real 

El conocimiento es uno de los valores más en alza del contexto empresarial de nuestros días. No sólo porque los procesos, e incluso las nuevas actividades empresariales, se basan en la correcta gestión de la información. También porque la decisión basada en datos es cada vez más importante. Algo similar ocurre con la gestión del talento. Estar al tanto de la situación laboral de un empleado nos puede ayudar a prever y gestionar más adecuadamente las incidencias que vayan surgiendo. 

Además, podremos tener una foto amplia de cuál es la fuerza de trabajo disponible en nuestra empresa. Algo muy útil si queremos planificar una distribución efectiva que dé cuenta de los picos de actividad. Y también con cuánta fuerza de trabajo podemos contar teniendo en cuenta casuísticas como vacaciones, recuperaciones de horas extras y bajas laborales. Lo mismo ocurre con la planificación: conociendo todas las variables podemos distribuir de manera más eficiente la fuerza de trabajo. Y, por tanto, hacerla más equilibrada para que no impacte en la productividad de la empresa. 

Aptitudes digitales: control de fichar digital como un paso adelante 

La transformación digital es un hecho. Especialmente tras lo más duro de la pandemia de Covid-19. Tanto es así, que dicha transformación es uno de los leitmotiv de la política actual. Sin ir más lejos, será una de las reformas centrales que condicionarán el reparto de los fondos de reconstrucción de la Unión Europea. 

Urge, por tanto, que paralelamente a la transformación digital de las empresas, exista una transformación cultural del trabajador. A menudo empleados no tan familiarizados con las nuevas tecnologías. El digitalizar procesos que forman parte del día a día del trabajador, como el control de fichar, puede ser una buena acción. Además, las diferentes firmas que ofrecen su software suele contar con ayuda en línea vía chat e incluso atención personalizada. Por lo tanto, es posible asegurarse de que la transición digital se puede realizar sin sobresaltos ni excesivas rupturas.