Control de horarios en las empresas: ¿cuándo he de empezar a hacerlo?

El control de horarios en las empresas es una de las tareas de Recursos Humanos más complejas. No sólo por la inmensa casuística sino también por la dificultad que toda eficiente gestión de personas entraña. Además, si a esto le unimos los requerimientos de la ley, la cuestión del registro horario bien vale un análisis detenido. Y también sobre qué tipo de registro horario es más conveniente. O si una app de control horario podría facilitarnos todo este proceso. ¡Deja de buscar, te ofrecemos toda la información en este artículo!

• -¿Desde cuándo es obligatorio realizar el control horario en las empresas?
• -¿Cuáles son las sanciones que contempla la ley?
• -¿Qué sistema de control de horarios en las empresas he de usar?
• -Oitchau: el mejor sistema de control de horarios en las empresas del mercado

¿Desde cuando es obligatorio realizar el control de horarios en las empresas?

Desde marzo de 2019 que las empresas han de realizar un control horario bajo condiciones muy concretas. El texto que fijó la obligatoriedad del control horario es el Real Decreto ley 8/2019 del 8 de marzo. En este Decreto ley se abordan cuestiones muy diversas referidas, según sus propias palabras, a la protección social y a la lucha contra la precariedad. Para encontrar la referencia al control horario hemos de ir al Artículo 10 del Capítulo 10.

De hecho, lo que hace el artículo de la ley de control horario es disponer la adición de un apartado 9 en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Dice así:

«9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Por tanto, para cumplir con la ley, en pocas palabras, es preciso hacer lo siguiente:

• -Realizar un registro de jornada exhaustivo de tus trabajadores
• –Documentar ese registro de manera adecuada
• –Conservar dichos registros durante 4 años
• –Ponerlos a disposición de los trabajadores, Inspección de Trabajo o Seguridad Social siempre que lo pidan

¿Cuáles son las sanciones que contempla la ley?

No hay ley sin pena. Es por ello que, como no podía ser de otra manera, se contemplan sanciones para las empresas que incumplan la ley o lleven a cabo de manera incorrecta algunas de sus prerrogativas. Así, se establecen tres tramos de sanciones correspondiendo con su gravedad. Encontramos los siguientes

• –Infracciones leves: corresponde a una multa de entre los 60 y los 625 euros. Se produce si se detecta que la empresa no es transparente y no informe sobre las condiciones laborales o no pone a disposición los registros horarios cuando le es requerido.
• –Infracciones graves: la cuantía de la multa entre los 625 a los 6.250 euros. Ocurre si se observan irregularidades en el control horario o la empresa no paga las horas extra.
• –Infracciones muy graves: castigadas con multas de entre 6.250 y 187.515 euros. Penalizan los impagos o los retrasos reiterados de pagos, así como la existencia de horas extras trabajadas por menores.

¿La pandemia de Covid-19 ha cambiado en algo esta situación?

En absoluto, el control de los horarios de las empresas sigue siendo obligatorio. De hecho, el Real Decreto ley 28/2020, también conocido como ley de teletrabajo, consolida esta obligación incluso en escenario de trabajo en remoto. Para despejar las dudas que genera la excepcionalidad originada por el Covid-19, hay que destacar que este texto legal fue promulgado ya inmersos en un contexto de pandemia.

Este hecho ha obligado a muchas empresas a tener que adaptarse a las circunstancias que, en lo relativo al control horario, impone un escenario de teletrabajo. Es por ello que, cada vez más, el software de control horario se está consolidando entre las empresas. Especialmente por las facilidades que procura a la hora de realizar un fichaje en teletrabajo.

¿Qué sistema de registro de control horario he de usar?

Una cuestión cuya respuesta podemos encontrar en la Guía sobre Registro de Jornada. En ella se brinda a la empresa cierta libertad a la hora de escoger su sistema de control horario, que puede ser electrónico o en papel. La compañía cuenta, en este sentido, con mucho margen de acción para la elección del sistema de registro de jornada, aunque ésta ha de producirse con el conocimiento y consenso de los trabajadores y los representantes de los trabajadores. Y, por supuesto, mantenerse en los márgenes de los acuerdos de empresa o la negociación colectiva.

En este sentido, el elemento que han de priorizar las empresas es la eficiencia del registro horario. Si tu compañía tiene previsto, o ya aplica, el teletrabajo es obvio que un registro en papel, aunque permitido por la ley, no sería viable. ¡Y recordemos que el incorrecto registro horario acarrea sanciones! Es por ello que cada vez más empresas recurren a apps de control horario para cumplir meticulosamente con la ley y ahorrarse quebraderos de cabeza.

Oitchau: el mejor sistema de control de horarios en las empresas del mercado

Si estás buscando un buen software para llevar a cabo el control horario, Oitchau te brinda útiles funcionalidades. Sólo algunas de ellas:

• -Con Oitchau puedes personalizar las jornadas y horarios
• -Los empleados recibirán notificaciones cuando tengan que fichar: ¡se acabaron los olvidos!
• -Cada empleado está perfectamente identificado: evitarás así los fichajes fraudulentos
• -Podrás personalizar las ubicaciones de fichaje: si tienes teletrabajadores o trabajadores que comienzan la jornada fuera de las instalaciones de la empresa, ¡la perfecta supervisión está asegurada!

Suena bien, ¿verdad? Pues no sólo es eso. Descubre aquí por qué Oitchau es el mejor sistema de control horario disponible. ¿Probamos?