Control de horarios en las startups: cómo realizar el registro de jornada

El control de horarios en España, instituido por la ley de control horario, técnicamente denominada Real Decreto ley 08/2019 es un hecho desde hace unos años. La obligación de efectuar un registro de jornada es extensivo a todos los tipos de empresas. Entre ellas, el objeto de nuestro artículo, las startups. 

En un principio algunas empresas sector de las startups vio esta ley de control horario con cierta reticencia. Sobre todo porque parecía que la ley venía a reforzar una vieja cultura laboral. La de la importancia del horario o, dicho más llanamente, la cultura de “calentar la silla”. Algo contra lo que siempre han reaccionado las startups y su cultura de empresa. Una cultura que se caracteriza más por el fomento de la flexibilidad y del desempeño más que de las horas de trabajo. 

Sin embargo, el control horario, si se efectúa con un buen software de registro de jornada, puede adaptarse a la particular cultura empresarial de las startups. Es cierto que este tipo de empresas cuenta con particularidades que pueden afectar al proceso de control horario. Sin embargo, como veremos, existen soluciones para cumplir los requerimientos de la ley mientras se apuesta por la flexibilidad. A ello vamos con este artículo 

• –El primer paso: qué dice la ley
• -¿Cómo puede adaptarse un software de control de horarios a una cultura startup?
• –La flexibilidad horaria y cultura empresarial: cómo llevarlo a cabo con la ley de control de horarios
• -La distribución de horas como opción de flexibilidad horaria contemplada por la ley 
• –El control de horarios con autónomos y freelancers
• -Las consecuencias de la Ley Rider en el control de horarios de las startups
• –Startups y teletrabajo
• -Oitchau: un recurso útil para el control de horarios en las startups

El primer paso: qué dice la ley

Primer paso: saber qué nos pide la ley. Te explicábamos todos los detalles en nuestro artículo sobre la ley de control horario; sin embargo, hagamos un breve recordatorio. Las principales obligaciones que impone la ley a las empresas en cuanto al control horario son las siguientes: 

• -La obligación de llevar un registro detallado de la jornada de los trabajadores 
• -Efectuar dicho registro de manera documental 
• -Conservar los registros durante 4 años 
• -Que estos registros sean accesibles: han de ser puestos a disposición de los empleados, sus representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social siempre que sean requeridos. 

¿Cómo puede adaptarse un software de control de horarios a una cultura startup? 

Lo mencionábamos al principio de este artículo. Con la entrada en vigor de la ley de control horario algunas startups manifestaron cierto desacuerdo. Sobre todo en lo que esta ley podía significar como menoscabo de la cultura empresarial que tan bien define a las startups. Como decíamos, una cultura definida por la flexiblidad y no vigilancia del desempeño en función de las horas. 

Sin embargo, la ley de control horario, si se conjuga con un buen software de registro de jornada puede llegar a ser muy operativo para las startups.  

• –La consolidación de una cultura digital y online: Las startups son el paradigma de empresa innovadora y digitalizada. El realizar un control horario mediante un software específico redunda y potencia esa identidad. 
• –La simplificación de procesos: Las startups suelen caracterizarse por plantillas pequeñas. Por tanto, el recurrir a herramientas que faciliten los procesos más farragosos es siempre una gran solución. 
• –La consolidación de la cultura de datos: Las startups cuentan con una cultura empresarial donde los datos están muy presentes tanto en la toma de decisiones como en el día a día. Un software de control de horarios permite la extracción de informes en tiempo real que ayuda al profesional de Recursos Humanos a contar en todo momento con información detallada. 
• –La optimización de procesos de flexibilidad horaria permitida por la ley: La legislación contempla escenarios de distribución de horas que permiten flexibilidad horaria dentro de unos límites. En este sentido, realizarlo con un software de control horario puede agilizar este proceso. 

La flexibilidad horaria y cultura empresarial: cómo llevarlo a cabo con la ley de control de horarios 

Como mencionábamos anteriormente, la entrada en vigor de la ley de control horario no contentó a todos en el mundo de las startups. En su día se dijo, de hecho, que esta ley suponía un retroceso en lo referente a la cultura empresarial que tan bien define a este sector de empresas. En este sentido, volvemos a la consabida expresión de “calentar la silla”. 

Sin embargo, es preciso subrayar que la ley de control horario, debidamente gestionada, no tiene por qué suponer un menoscabo grave de la flexibilidad. Sí, en cambio, obliga a llevar un registro pormenorizado de las jornadas. La flexibilidad está permitida siempre y cuando se produzca con el acuerdo del trabajador y sus condiciones no contravengan la normativa explicitada en los convenios o el Estatuto de los Trabajadores. Por ejemplo, las cuestiones referidas al tope máximo de horas de jornada diaria, el respeto de los descansos semanales y entre jornadas. 

Incluso, en el caso de los contratos de teletrabajo, la ley manifiesta de manera explícita que deberán facilitar la flexibilidad horaria. 

La distribución de horas como opción de flexibilidad horaria contemplada por la ley 

Con todo, la ley ofrece recursos para mejorar la flexibilidad horaria de una empresa. Por ejemplo, la famosa bolsa de horas. Un recurso que permite a la empresa la distribución irregular de las horas. Eso sí, la distribución de horas ha de cumplir los siguientes puntos: 

• -Sólo pueden distribuirse el 10% de las horas (a menos que el convenio o pacto de empresa diga algo diferente) 
• -Debe estar justificado por razones productivas 
• -No debe rebasar las 9 horas de jornada diaria 
• -No puede afectar el periodo de descanso semanal y diario 
• -La diferencia entre días laborales y no laborables no puede ser alterada 
• -La distribución horaria no puede afectar a los trabajadores con reducción de jornada por el cuidado de un menor de 12 años o un familiar 

Ahora bien, es cierto que, pese a la flexibilidad, una bolsa de horas ha de ser planificada. No puede efectuarse, como suele decirse, “de un día para otro”. Esto quiere decir, que deberás contar con la distribución de horas realizada al menos 5 días antes de que el empleado comience a trabajar conforme a ella. Es a lo que obliga la ley en cuanto a los preavisos a los trabajadores. 

El control de horarios con autónomos y freelancers 

Es un fenómeno habitual que las empresas startups se sirvan del trabajo de autónomos o freelancers. En este sentido, la deslocalización laboral es uno de los puntos más innovadores que las startups han introducido. Por tanto, ¿es obligatorio que realicen el control horario de sus trabajadores autónomos? 

La respuesta es no. Como puede comprobarse en la Guía de Registro de Jornada elaborada por el Ministerio de Trabajo, los autónomos quedan exentos del control horario. La explicación es sencilla. En el mismo concepto de trabajador autónomo se encuentra el hecho de que su estatus especial les confiere libertad con respecto a los horarios de una empresa. Eso es así porque el profesional autónomo estructura su prestación de servicios a través de la realización y entrega de un trabajo. No de cumplir unas horas determinadas. 

Es por ello que la ley les exime de ser susceptibles de un control de horarios. Por tanto, si tu startup cuenta con trabajadores autónomos, no será necesario llevar un registro horario de su jornada. De hecho, cualquier tipo de control horario sobre ellos podría ser perjudicial para la propia empresa. Especialmente dado que contravendría la relación flexible autónomo-empresa; algo que es delicado dado que podría extender la sospecha de una relación de falso autónomo. Una situación que la empresa ha de evitar en todo momento, dado que las situaciones de falso autónomo están gravemente penalizadas por la Administración. Y son fuente de inspecciones a menudo. 

Las consecuencias de la Ley Rider en el control de horarios de las startups 

Relacionado con el anterior punto, puede resultar de interés traer a colación la Ley Rider. Sobre todo porque establece unas indicaciones muy concretas en lo que hasta ahora se consideraba el estatus del autónomo. Estas indicaciones, además, tienen mucho que ver con el tipo de empresa para que la que trabajan. Compañías que son, o nacieron, como startups. 

Esta ley, técnicamente llamada Real Decreto ley 09/2021 regula el estatus de los repartidores de determinadas plataformas digitales. Su entrada en vigor está prevista para agosto de 2021. La cuestión clave de la legislación es que los repartidores deberán ser considerados por las plataformas digitales como empleados asalariados. Ello se articula mediante el concepto de “presunción de laboralidad”, que la ley introduce en el Estatuto de los Trabajadores. Dice así: 

«Disposición adicional vigesimotercera. Presunción de laboralidad en el ámbito de las plataformas digitales de reparto.

Por aplicación de lo establecido en el artículo 8.1, se presume incluida en el ámbito de esta ley la actividad de las personas que presten servicios retribuidos consistentes en el reparto o distribución de cualquier producto de consumo o mercancía, por parte de empleadoras que ejercen las facultades empresariales de organización, dirección y control de forma directa, indirecta o implícita, mediante la gestión algorítmica del servicio o de las condiciones de trabajo, a través de una plataforma digital.

Por tanto, su desempeño laboral adoptará a todos los efectos la misma idiosincrasia que el trabajo asalariado. En este sentido, el control horario también será obligatorio.  

Startups y teletrabajo 

El teletrabajo ya era una realidad asentada en el entorno startup mucho antes de la irrupción de la pandemia. La circunstancia clave que ha hecho que la extensión de esta modalidad de trabajo, así como su popularidad y atención, haya crecido exponencialmente. Algo que, sin duda, ha causado un interés de las Administraciones en regular su uso.

En este sentido, cabe destacar la ley de teletrabajo, técnicamente denominada Real Decreto-ley 28/2020 de trabajo a distancia. A menudo, sobre esta cuestión planea la pregunta si para el teletrabajo es necesario efectuar un registro de jornada o si se permite cierta flexibilidad. En este sentido, la ley aludida es terminante. Así, en su Artículo 14 se nos dice lo siguiente: 

El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada. 

Es decir, la ley contempla el teletrabajo como modalidad de empleo sujeto al control horario. Exactamente de la misma manera que en una modalidad de prestación de servicios convencional. Por tanto, las startups deberán realizar el registro de jornada a sus teletrabajadores.  

Sólo habrá que tener en cuenta que, en algunos casos, la ley establece límites en cuanto a la posibilidad de asignar a ciertos trabajadores la modalidad de teletrabajo. Por ejemplo, los trabajadores en contratos de prácticas no podrán tener más del 50% de su jornada en formato teletrabajo. 

Oitchau: un recurso útil para el control de horarios en las startups 

Oitchau te brinda su tecnología para que las startups puedan realizar el control de horarios de la manera más óptima. Algo muy oportuno en empresas de estas características, dado que su reducido tamaño de plantillas establece la gestión adecuada del talento como uno de sus puntales. Con Oitchau podrás: 

• -Personalizar tus tipos de jornadas y horarios 
• -Establecer los diferentes tipos de permisos 
• -Verificar los fichajes para evitar fraudes 
• -Asegurarte de que tus empleados fichan correctamente gracias a nuestro sistema de notificaciones 
• -Establecer tus propias ubicaciones de fichajes 
• -Monitorizar en tiempo real qué está ocurriendo en tu equipo 
• -Obtener informes en tiempo real del flujo de trabajo de tu empresa 
• -Estar al tanto de si un empleado se encuentra próximo a agotar el tope de horas extra 

Y, sobre todo, como mencionábamos con anterioridad, el consolidar el enfoque digital y online de tu empresa. Algo, por cierto, a lo que Oitchau contribuye de manera consciente gracias a la posibilidad de integraciones con otro software de gestión empresarial. Y a su API abierta. ¡Sólo pruébanos y te acabaremos de convencer!