Control horario de trabajadores: los textos legales esenciales 

El control horario de trabajadores es imperativo por ley desde 2019, año de la promulgación del Real Decreto-ley 8/2019. En dicho texto legal se establecen las obligaciones concretas que las empresas deberán cumplir. Sin embargo, tras la publicación de dicho real decreto, han surgido otros textos complementarios. Cada uno de ellos aborda esta cuestión desde diversos ángulos. 

El conocerlos nos servirá para efectuar el control horario de trabajadores de manera lo más ajustada a la ley posible. Algo muy conveniente dado que Inspección de Trabajo ha dedicado (y dedica) muchos esfuerzos a fiscalizar esta cuestión. Algo de lo que nos hacíamos eco en este artículo, donde te comentábamos que, hasta septiembre de 2021, el Estado ha impuesto más de 1.500 millones de euros por infracciones en el control horario. 

Conviene, pues, estar al tanto de todos los vericuetos de la ley. Para ello elaboramos este artículo. En él repasamos todos los textos que deberás tener en cuenta a la hora de efectuar el control horario de trabajadores de modo eficiente y, sobre todo, alineado con la ley. 

• 1. El marco legal: el Estatuto de los Trabajadores
• 2. La importancia de los convenios en el control horario de trabajadores
• 3. Guía de Registro de Jornada: abordando la casuística del control horario
• 4. Los criterios técnicos de Inspección de Trabajo sobre el control horario de trabajadores 
• 5. Régimen sancionador: Real Decreto Legislativo 5/2000

El marco legal: el Estatuto de los Trabajadores 

El texto con el que empezamos es el fundamental: el Estatuto de los Trabajadores. Y es que el Real Decreto-ley 8/2019 se articula mediante la introducción de un apartado 9 en el Artículo 34. En él se nos informa de la obligatoriedad del control horario de trabajadores y a las acciones que debemos realizar. Dice así:

9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Es, como suele ser habitual en el Estatuto de los Trabajadores, un marco legal. Posteriormente estas disposiciones pueden enriquecerse con lo expuesto por los textos que abordaremos más adelante. Con todo, podemos resumir este apartado en 4 obligaciones básicas. Son las siguientes: 

• -La obligación de llevar un cumplido control horario de trabajadores 
• -El llevar dicho registro de manera documental 
• -El conservar dichos registros durante 4 años 
• -Ponerlos a disposición de trabajadores, representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando nos sean requeridos 

Como todo marco legal, existen flecos que no son resueltos de manera explícita. Y es que la ley contempla que, sobre esta cuestión, la negociación colectiva también tiene mucho que decir. Vamos a ello. 

La importancia de los convenios en el control horario de trabajadores 

Como decíamos, los convenios colectivos poseen cierto margen de maniobra ante el control horario. Naturalmente, han de atenerse puntillosamente a la ley, pero pueden establecer normas con respecto a algunos puntos. Son los siguientes: 

• -La elección del sistema de control horario de trabajadores 
• -Establecer la duración de los descansos 
• -Fijar qué descansos se consideran tiempo efectivo de trabajo o no 

Sobre el primer punto, el convenio colectivo puede establecer el sistema de registro de jornada de acuerdo con lo que se considere apropiado. Eso sí, siempre con la consulta y acuerdo de los representantes de los trabajadores. Es un punto de cierta relevancia dado que Inspección de Trabajo podría requerirnos las actas de las reuniones para asegurarse de ese punto. 

Sobre la duración de los descansos, como es sabido, el Estatuto de los Trabajadores establece un marco de mínimos. Unos mínimos que pueden ser ampliados por la negociación colectiva. Por ejemplo, por ley los trabajadores pueden descansar 15 minutos en jornadas superiores a las 6 horas continuas. Los convenios pueden modificar este tiempo pero siempre para ampliarlo. Un elemento que impacta de manera clara en el correcto control horario. 

Y, respecto al último punto, lo tratábamos en nuestro artículo sobre el control horario de trabajadores y los descansos en el trabajo. Los convenios, efectivamente, pueden establecer si la pausa obligatoria es considerada tiempo efectivo de trabajo o no. Algo que tiene su reflejo en el control horario, dado que, como veremos más adelante, la ley recomienda que se registren las pausas para que no exista presunción de que el tiempo transcurrido entre la entrada y la salida del trabajo es tiempo efectivo de trabajo. 

Guía de Registro de Jornada: abordando la casuística del control horario 

Con la aparición de la obligatoriedad del control horario a trabajadores surgieron muchas dudas. Y es que la casuística es, en este sentido, enorme. Para resolver las posibles dudas, el Ministerio de Trabajo publicó una muy útil Guía de Registro de Jornada. En ella se abordan, como decimos, las preguntas más frecuentes. Exactamente este documento clarifica los siguientes puntos: 

• –A qué trabajadores podemos realizar el control horario 
• –La discrecionalidad a la hora de elegir el sistema de control horario de trabajadores 
• –Quién ha de realizar el control horario con ETT o empresas subcontratadas 

Como vemos, son aspectos muy aterrizados al día a día de la gestión de empleados en las empresas. De ahí su enorme utilidad. Y la conveniencia de tenerla siempre a mano cuando queramos resolver alguna duda. Así, en dicho texto se nos expone que la empresa puede escoger el sistema de control horario electrónico o en papel que prefiera. Eso sí, siempre con el indispensable diálogo con el representante de los trabajadores. 

Respecto a los trabajadores a los que realizar el control horario se especifica cómo realizarlo en aquellos que gozan de un formato de relación laboral especial bajo el amparo total o parcial de leyes específicas. Y también a quiénes no podemos realizar el control horario. Es decir, los autónomos, los socios trabajadores de cooperativas y cargos de alta dirección que únicamente desempeñen las obligaciones inherentes a su cargo. 

Con respecto al control horario de trabajadores en estatus de subcontrata o de empleados provistos por una ETT, se trata de una cuestión abordada en toda su amplitud. Así, las empresas usuarias de una ETT deberán realizar el control horario de los trabajadores. En cambio, en caso de subcontratas, será la empresa contratista (es decir, la subcontratada) la que haya de realizarlo.  

Los criterios técnicos de Inspección de Trabajo sobre el control horario de trabajadores 

Otro documento útil para estar prevenidos ante cualquier duda es el Criterio Técnico 101/2019 de Inspección de Trabajo. En él se especifican los requerimientos de Inspección de Trabajo en lo referente al control horario. Podríamos resumir su contenido en los siguientes puntos: 

• -Obligaciones en lo respectivo al buen control horario de trabajadores 
• -Metodología de registro y presentación de los registros 
• -Cómputo de horas extras 
• -Descripción de lo que Inspección puede requerir a las empresas 
• -Soporte legal de todos sus requerimientos 
• -Régimen sancionador 

De lo expuesto en este documento destacaríamos la especificación de lo que hay que aportar en los registros. Es decir, la hora de inicio y fin de la jornada, así como el cómputo de horas trabajadas y de horas extra. Asimismo, el Criterio Técnico hace mucho hincapié en la debida conservación de los registros (4 años) y la obligación de que sean accesibles.  

Como dato de relevancia que puede ayudarnos a elegir nuestro sistema de control horario de trabajadores mencionaremos los criterios que, según Inspección, son clave en la información que se les ha de brindar. Son los siguientes: 

• –Objetividad: Que los registros muestren de manera inequívoca y veraz el control horario de cada empleado. 
• –Fiabilidad: Los registros han de evitar el fraude en el fichaje y no ser manipulados. 
• –Accesibilidad: Han de ser accesibles en todo momento tanto para los empleados como para la propia Inspección de Trabajo 

Respecto al régimen sancionador, el Criterio Técnico se remite directamente al Real Decreto Legislativo 5/2000 que abordamos a continuación. 

Régimen sancionador: Real Decreto Legislativo 5/2000 

La ley de control horario introdujo también una modificación en el Real Decreto Legislativo 5/2000. Concretamente en su punto 5 del Artículo 7. En él se introduce el registro horario como motivo de infracción grave si se incumplen las directrices marcadas por la ley. Dice así:

5. La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores

Cabe recordar que el Artículo 7 en el que se inscribe aborda las infracciones graves. Por tanto, es inequívoco: las irregularidades en el control horario de trabajadores serán consideradas infracciones graves.  

Sin embargo existen otras irregularidades en el control horario que podrían significar una infracción leve. Por ejemplo, no poner a disposición los registros a los empleados. Asimismo, ciertas prácticas derivadas de un control horario ineficiente. Por ejemplo, un exceso de horas extras trabajadas sería considerado una falta muy grave. 

Resumiendo, si tienes a mano todos estos documentos legales y te ajustas al detalle con ellos, podrás estar seguro o segura de que realizarás un control horario eficiente y alineado con la ley.