Control de horas trabajadas: cuál es el mejor sistema para fichar

El control de horas trabajadas es obligatorio para todas las empresas en España desde 2019. El texto legal que consagra esta obligatoriedad es el Real Decreto-ley 6/2019. Desde entonces todas las empresas de nuestro país han tenido que adaptarse a esta ley.

Sin embargo, la cuestión del sistema que podemos emplear sigue despertando algunas dudas. Sobre todo a raíz de la pandemia. La extensión del teletrabajo y el menoscabo de la cultura presencialista en las empresas ha suscitado cierta problemática en torno al control horario. Una problemática que se centra en cuál es el sistema más óptimo.

En este artículo te mostramos cuáles son los principales sistemas de control de horas trabajadas. Vemos sus pros y sus contras. Asimismo, también abordamos cuáles de ellos son más óptimos para encarar la nueva situación de no presencialidad que están viviendo tantas empresas.

Primera cuestión: ¿a qué obliga la ley de registro horario?

El mencionado Real Decreto-ley 6/2019 manifiesta su intención clara de establecer directrices que protejan al trabajador. De hecho, el nombre entero alude a las “medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”. El propio texto explicita cuál es el objeto de la ley. Dice así:

[…]regular el registro de jornada, a los efectos de garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Con ello, se facilita la resolución de discrepancias en cuanto a la jornada y, en consecuencia, sobre el salario, y se sientan las bases para acabar con un elemento de precariedad de las relaciones laborales, reconociendo el papel de la negociación colectiva.

Para concretarlo, la ley obliga explícitamente a las siguientes acciones:

-La obligación de llevar un registro de jornada a cada trabajador
-Llevar el registro de manera documentada
-Conservar los registros durante 4 años
-Ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes, Inspección de Trabajo y la Seguridad Social cuando sean requeridos.

Por tanto, la elección del mejor sistema de control de horas trabajadas es aquel que pueda cumplir con estas cuatro directrices de la manera más óptima. Aunque, ¿establece la ley alguna recomendación al respecto? Vamos a ello en el siguiente punto.

Adelantando la hora de un reloj

¿Recomienda la ley algún tipo de sistema de control de horas trabajadas?

Se trata de una pregunta que la Guía de Registro de Jornada, elaborada por el Ministerio de Trabajo, se encarga de responder. En ella se nos dice que puede escogerse el sistema que la empresa desee. Ya sea electrónico o en papel. De hecho, otorga a la empresa cierta discrecionalidad a la hora de hacerlo. Aunque, eso sí, siempre con la debida información y acuerdo de los trabajadores y sus representantes. Este es un punto que conviene cumplir dado que la Inspección de Trabajo del control horario puede llegar a requerir las actas de las reuniones para verificar que ha existido acuerdo.

Pero, ¿cuáles son los requisitos que hemos de cumplir en el registro?

Inspección de Trabajo cuenta con un Criterio Técnico específico para el control horario. Se trata del Criterio Técnico 101/2019. En él, apoyándose en lo declarado por el Tribunal de Justicia Europeo, se establecen 3 criterios que hay que cumplir. Son los siguientes:

–Objetividad: Es decir, que el sistema utilizado no sea manipulable o pueda existir alguna relación equívoca entre el registro de jornada y el empleado.
–Fiabilidad: O, lo que es lo mismo, que la información registrada sea veraz y que el sistema utilizado no tenga puntos muertos que den lugar al fraude.
–Accesibilidad: Alude a la necesidad de que los registros resultantes sean fácilmente consultables tanto por los trabajadores como por las administraciones.

Estos tres criterios nos van a ayudar a determinar la conveniencia de ciertos sistemas de control de horas trabajadas. Una cuestión que abordamos a continuación.

Hombre señalando la balanza, símbolo de la ley

¿Qué sistemas de control horario existen?

Existen dos grandes grupos de sistemas de control de horas trabajadores, los físicos y los digitales. Pasamos a repasarlos todos.

Plantillas de Excel físicas

Consisten en hojas de papel sobre las cuales los empleados dejan por escrito su hora de entrada y su hora de salida. A menudo están expuestas en las instalaciones de la oficina y, con posterioridad, son almacenadas. Su estructuración puede variar aunque habitualmente introduce varios campos. Cada trabajador cuenta con diferentes celdas de hora de entrada y de salida por cada día de la semana. También incluye celdas para introducir el cálculo de las horas totales trabajadas y de las horas extras.

Plantillas de Excel digitales

Son un modelo muy parecido a las plantillas físicas aunque suelen guardarse de manera digital, habitualmente en la nube. Así cada empleado puede introducir los registros desde su ordenador o dispositivo. Todos estos datos quedan almacenados de manera digital.

Máquinas de fichar con tarjeta

Se trata de dispositivos con lector de tarjetas RFID. Cada empleado tiene la suya y basta con situarla cerca del lector para dejar constancia de la hora de entrada y la hora de salida. Es, sin duda, un sistema dinámico que favorece la rapidez del proceso.

Sistemas biométricos

Existen varias modalidades. Por ejemplo, el más habitual, el lector de la huella dactilar. Aunque también existen los que efectúan el reconocimiento ocular y el reconocimiento facial. Son especialmente útiles en empresas que, dadas sus circunstancias, sea necesario mantener un estricto control higiénico.

Sistemas de control horario digital

Son aquellos en los que el registro se efectúa desde diversos dispositivos digitales. Ya sea ordenador, móvil o tablet. También incluyen en la misma plataforma de software sistemas de almacenamiento de la información, la cual es accesible de manera casi inmediata.

Control horario de las empresas

¿Cuáles son sus puntos fuertes y débiles según los criterios establecidos por Inspección de Trabajo?

Una vez repasados los sistemas de control de horas trabajadas más habituales, vamos a evaluarlos. Y lo haremos según los criterios establecidos por Inspección de Trabajo sobre qué requisitos han de cumplir: objetividad, fiabilidad y accesibilidad.

–Plantillas de Excel físicas: Ha sido durante años el sistema más usado. Sin embargo, plantea ángulos ciegos de posibles riesgos de fraude. Asimismo, el almacenamiento físico siempre plantea riesgos de pérdidas o extravíos. Y no siempre pueden ser fácilmente accesibles.
–Plantillas de Excel digitales: El almacenamiento, al no ser físico, reduce los riesgos de extravío. Sin embargo, también presenta ciertos riesgos de fraude en el fichaje. Eso sí, presentan una mayor accesibilidad.
–Máquinas de fichar: Son objetivos en tanto que la asociación entre empleado y tarjeta es inequívoca. Ahora bien, presenta también un alto riesgo de fraude. Por ejemplo, que un tercero esté en posesión de esa tarjeta y pueda fichar por otro empleado de manera fraudulenta.
–Sistemas biométricos: Son objetivos en tanto que los elementos de fichaje (huella dactilar, ojos o cara) son únicos. También son fiables dado que es muy difícil el fichaje por terceros. Sin embargo, requieren de la presencia física del empleado en la oficina. Algo que abordaremos en el siguiente punto.
–Sistema de control horario digital: Son objetivos en tanto que cada usuario está identificado mediante su dispositivo. Además, pueden establecerse ubicaciones de fichaje, por lo que es útil también para los trabajadores que no estén en la oficina. Asimismo, todos los datos quedan almacenados de manera segura y son totalmente accesibles.

Ordenador, reloj y libros

¿Cuál es el mejor sistema de control de horas trabajadas en contexto de no presencialidad?

Se trata de un punto cuya consideración se ha vuelto imprescindible. No sólo por la extensión del teletrabajo y formatos de conciliación laboral que contemplan el trabajo en remoto. También porque cada vez más empleados valoran que la empresa brinde estas opciones de teletrabajo. Algo que impacta en la captación de talento. Pero también en su retención.

Por tanto, si queremos plantear el teletrabajo y la flexibilidad horaria que contemple trabajo en remoto como parte de nuestro employer branding, hemos de plantearnos el sistema de control horario de manera muy focalizada.

Como hemos visto anteriormente, la práctica totalidad de los sistemas de control de horas trabajadas requieren que el empleado esté físicamente presente en las instalaciones. Ya sea para las hojas de Excel o para sistemas biométricos, mucho más fiables.

Por tanto, en este sentido, lo más recomendable es usar un software de control horario. Con ellos podremos estar seguros de que los empleados que no están físicamente en la oficina puedan fichar. Además, estos sistemas de control de horas trabajadas plantean la customización de ubicaciones de fichaje. Por tanto, podremos estar seguros de que el teletrabajador ficha desde el lugar convenido.

Todas las cuestiones relacionadas con la gestión del control de horas trabajadas con teletrabajadores las respondíamos en este artículo. Te invitamos a leerlo para consultar los beneficios de usar este tipo de sistemas digitales.