Control de presencia: cómo hacerlo en contexto de no presencialidad 

El control de presencia es obligatorio por ley en España desde 2019. Así lo dispone el Real Decreto-ley 28/2020. El objeto de la ley es asegurar la integridad de jornada, así como evitar el fraude en las horas extra. Sin embargo, con la irrupción de la pandemia y la extensión del teletrabajo, esta cuestión ha suscitado ciertas problemáticas. 

Dichas problemáticas proceden de cierta quiebra de la cultura presencialista de las empresas a raíz de la pandemia. No sólo por parte de las corporaciones, que ya han conocido los beneficios del trabajo a distancia. También por parte de los trabajadores, que cada vez aprecian más este formato de trabajo por las oportunidades de flexibilidad horaria y de conciliación laboral que ofrece. 

En este sentido, ya son muchas las empresas que han incorporado el teletrabajo en su metodología de trabajo. De hecho, en muchas ocasiones este hecho tiene una razón de ser: el potenciar la marca empleadora de la empresa. Algo que, sin duda, consolidad su retención de talento y potencia la captación del mismo. 

En este artículo te mostramos cómo, lejos de dificultar una cultura de la no presencialidad, el control de presencia puede consolidarlo. Especialmente a través de la herramienta que usemos. Vamos a ello. 

• • 1. Refrescando la ley de control horario, ¿a qué obliga el control de presencia?
  • 2. ¿Existe algún sistema de control de presencia recomendado por ley?
  • 3. ¿Podemos escoger el sistema de control de presencia unilateralmente?
  • 4. ¿Cómo realizar el control horario a los teletrabajadores?
  • 4.1. ¿Desde qué dispositivo ha de fichar el teletrabajador?
  • 4.2. ¿Ha de fichar también en sus descansos?
  • 4.3. ¿Cómo podemos asegurarnos de que, efectivamente, está trabajando? 
  • 4.4. ¿Cómo evitar el fraude en los fichajes?

Refrescando la ley de control horario, ¿a qué obliga el control de presencia? 

Lo primero que hemos de hacer antes de abordar el tema es recordar a lo que obliga el Real Decreto-ley 28/2020. Ello nos ayudará a determinar cómo realizar el control de presencia en un contexto de no presencialidad y flexibilidad horaria. 

En lo esencial, la ley de control horario nos obliga a realizar 4 cosas: 

• -Llevar a cabo el registro de jornada de cada empleado 
• -Realizar dicho registro de manera documentada 
• -Conservar los registros durante 4 años 
• -Ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes, Inspección de Trabajo y la Seguridad Social siempre que nos sean requeridos. 

Por tanto, a la hora de realizar el registro horario deberemos proveernos de un sistema que nos asegure, tanto la recurrencia del control de jornada, como una buena plataforma de almacenamiento de la información. Asimismo, la accesibilidad de la misma ha de ser, también, fundamental. Abordamos esta cuestión en el siguiente punto. 

¿Existe algún sistema de control de presencia recomendado por ley? 

El Ministerio de Trabajo publicó una Guía de Registro de Jornada donde se abordaba la amplia casuística derivada de la ley de control horario. Entre esta casuística se encontraba el sistema de registro horario. Realmente, la ley no obliga a optar por ningún sistema en concreto. De hecho manifiesta explícitamente que éste puede ser en papel o electrónico. 

Sin embargo, es obvio que un sistema en papel, o biométrico, no es eficaz en estatus de no presencialidad. Básicamente porque ambos sistemas requieren, de alguna manera, de la presencia física del trabajador en las instalaciones de la empresa. 

En este contexto, lo más recomendable es emplear un software de control horario. Los teletrabajadores pueden fichar mediante estos sistemas a distancia y desde varios tipos de dispositivos. Además, el fichaje digital presenta funcionalidades que nos pueden ayudar a evitar el fraude en los fichajes. Lo veremos a continuación. 

Pero antes, un último apunte. Es importante conocer qué requiere Inspección de Trabajo con respecto a la información del registro horario. Esto puede ayudarnos a escoger nuestro sistema de control horario. Según el Criterio Técnico 101/2019 de Inspección de Trabajo en lo relativo al control horario, los registros deberán presentar las siguientes dimensiones: 

• -Objetividad 
• -Fiabilidad 
• -Accesibilidad 

Tres variables que quedan más que aseguradas si usamos un sistema digital de control de presencia. Especialmente porque el fichaje se realiza mediante perfiles verificados (objetividad), presenta mecanismos antifraude (fiabilidad) y es una plataforma de acceso instantáneo y desde diversos dispositivos (accesibilidad). 

¿Podemos escoger el sistema de control de presencia unilateralmente? 

Lo cierto es que la ley otorga a las empresas cierta discrecionalidad a la hora de elegir el sistema de control horario. Eso sí, deberá informar a los trabajadores y sus representantes del sistema escogido. Y contar con su aprobación. De hecho, según el criterio de Inspección de Trabajo para evaluar el control horario, que haya contado con el consenso de la plantilla es relevante. En este sentido, Inspección de Trabajo podría llegar a requerir las actas de las reuniones para verificar que la adopción del sistema de control de presencia fue realizado desde un acuerdo general. 

¿Cómo realizar el control horario a los teletrabajadores? 

Lo primero que hay que destaca es que los teletrabajadores tienen los mismos derechos y obligaciones que los trabajadores presenciales. Así lo consagra la ley de teletrabajo promulgada en 2020. El control horario no es, en este sentido, una excepción. 

¿Pero cómo realizar el control horario a un trabajador que no está en la oficina? En este punto es esencial el sistema de control horario que usemos. Por ello le hemos dedicado tanto espacio. Sin duda, el más óptimo es un software de control horario. 

Con este tipo de plataformas no tenemos más que registrar el trabajador y el horario correspondiente. El teletrabajador deberá fichar desde su casa. Algo sencillo que, sin embargo, también presenta dudas. Las abordamos a continuación. 

¿Desde qué dispositivo ha de fichar el teletrabajador? 

Lo recomendable es que el sistema de fichaje esté instalado en los dispositivos de empresa. De hecho, la ley de teletrabajo expresa que los dispositivos de trabajo han de ser provistos por la propia empresa. Además, si queremos curarnos en salud en lo referente al derecho a la privacidad y la intimidad, lo mejor es que todos los sistemas de control y supervisión estén en los dispositivos de la empresa. En ningún caso podemos obligar al trabajador a fichar desde sus propios dispositivos. 

¿Ha de fichar también en sus descansos? 

Una cuestión bastante resbaladiza. El Estatuto de los Trabajadores, como es habitual, propone un marco en este sentido. Si el empleado trabaja más de 6 horas tendrá derecho a un descanso de 15 minutos. Eso sí, depende del convenio que este descanso sea considerado tiempo efectivo de trabajo o no. 

Sí es considerado tiempo efectivo de trabajo no será relevante efectuar el fichaje, al menos de cara a la Administración. Nuestra empresa puede recurrir al fichaje en estos casos para verificar que el empleado no se excede en su tiempo de descanso. Eso sí, si el convenio establece que los descansos no son tiempo efectivo de trabajo, lo conveniente es registrar las pausas. Básicamente para que no exista la presunción de que todo lo que ocurre entre el inicio y el fin de jornada es tiempo efectivo de trabajo. Una estrategia que también es válida en el caso de registro de las pausas para el café, el bocadillo o el cigarrillo. Para más detalles te aconsejamos nuestro artículo sobre los descansos en el trabajo. 

¿Cómo podemos asegurarnos de que, efectivamente, está trabajando? 

Una pregunta peliaguda. Sobre todo en el caso de los teletrabajadores, cuyo estatus de no presencialidad hace más complicado los sistemas de vigilancia y supervisión. Como es obvio, el controlar lo que hace un teletrabajador en todo momento es una quimera. Aunque existen sistemas que permiten verificar el tiempo que un teletrabajador está frente a la pantalla, hemos de tener cuidado. Sobre todo en lo que respecta al derecho a la intimidad que aborda la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos. 

Desde el punto de vista de la ley, la empresa tiene derecho a asegurarse de que la prestación de servicios se está desarrollando de acuerdo con lo pactado. Es por ello que permite sistemas de vigilancia y verificación. Eso sí, con limitaciones que pueden resultar algo indefinidas. Esto es, la de respetar los estándares mínimos de protección de acuerdo con los “usos sociales” y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. 

Sin embargo, si buscamos potenciar nuestro employer branding brindando oportunidades de teletrabajo, ¿es coherente que lo acompañemos con sistemas de vigilancia estrictos? Lo recomendable en estos casos complementar la no presencialidad con nuevos métodos de trabajo. Por ejemplo, una metodología OKR o por objetivos. En este sentido, se le puede exigir al teletrabajador la resolución de unas tareas o la presentación de trabajos u objetivos. Todo ello sin exigir, o monitorizar, que efectivamente los ha realizado sin despegarse de la silla. 

¿Cómo evitar el fraude en los fichajes? 

O cómo asegurarnos de que el teletrabajador está fichando en el momento de comenzar a trabajar y no en cualquier otro contexto. Un software de control horario como Day.io permite el establecimiento de ubicaciones de fichaje, por lo que podremos estar seguros de que se está fichando desde el lugar indicado de prestación de servicios. 

Asimismo, aunque no exista fraude deliberado, si el trabajador se olvida de fichar, el propio sistema le recordará cuándo tiene que hacerlo. ¿Fácil, verdad? Y es que el registro de presencia, lejos de suponer un obstáculo a la no presencialidad, puede consolidarla. Sólo se trata de escoger el mejor sistema para hacerlo.