Controlador de horarios digital: cómo migrar a este sistema de fichaje

Cada vez más empresas confían en algún sistema de controlador de horarios digital. Algo nada extraño, dado que presenta múltiples funcionalidades. Y, todas ellas, invariablemente redundan en un mayor sencillez y rapidez a la hora de gestionar una plantilla. 

Además, con la situación derivada de la pandemia de Covid-19 esta tendencia se ha reforzado. La adecuación del control de horarios digital a esta situación lo ha confirmado como una de las opciones más eficientes del mercado. Situaciones derivadas de fichar en teletrabajo se vuelven mucho más sencillas y menos aparatosas con un sistema de controlador de horarios digital. De hecho, en este artículo ya te comentábamos cómo puedes sacarle todo el rendimiento a un control horario en teletrabajo. 

En este artículo te solucionamos todas las dudas que puedan surgir en el proceso de cambio a un sistema de control horario digital. Tanto en el ajuste a la ley como a la elección del mejor plan. ¡Y también en su proceso de implementación!

• • -¿La ley regula la selección o cambio a un sistema de controlador de horarios digital?
  • -¿La ley permite cambiar escoger a las empresas su sistema de control horario de manera unilateral?
  • -Primer paso: define tu plan de control horario digital conforme a las características de tu empresa
  • -¿Qué plan he de tener en cuenta cuando quiera cambiar a un sistema de controlador de horarios digital?
  • -¿Cómo implementarlo si cuento con equipos externos?
  • -¿Puedo integrar un sistema de controlador de horarios digital con mis otras plataformas de gestión empresarial?
  • -Controladores de horarios digital: la importancia de un buen soporte técnico
  • -La mejor manera de resolver dudas: la prueba gratuita
  • -¿Cómo puede ayudarte Oitchau?

¿La ley regula en algo la selección o cambio a un sistema de controlador de horarios digital? 

Una pregunta necesaria antes de abordar la transición. Y es que se trata de una cuestión muy recurrente y en absoluto gratuita. La ley de control horario cuenta con varias disposiciones. Sin embargo, ninguna de ellas establece algún imperativo en lo respectivo al sistema de control horario a utilizar. Eso sí, es preciso saber que las autoridades han publicado una Guía de Registro de Jornada, en la que se abordan diferentes cuestiones que aquí nos interesan. Primera, si hay un tipo de control horario preferido por la ley. Segundo, si la empresa puede escoger discrecionalmente, incluso unilateralmente, este sistema de control horario. 

Resumiendo, lo que se explicita es que, el sistema de control horario puede ser tanto electrónico como en papel. Lo que realmente atañe al cumplimiento de la ley es que este sistema horario nos permita cumplir con sus 4 prerrogativas principales, es decir: 

• • • -Obligación de llevar un registro horario 
    • -La necesidad de que este registro esté debidamente documentado 
    • -El requerimiento de que estos registros se conserven durante 4 años 
    • -La obligación de ponerlos a disposición de los trabajadores, Inspección de Trabajo o Seguridad Social cuando nos lo requieren 

Obviamente, aunque la ley nos permite optar por un sistema en papel tradicional, la situación actual nos empuja a ciertos matices. Por ejemplo, la cuestión del teletrabajo. ¿Cómo cumplir con los requerimientos de la ley de manera veraz y efectiva sin contar con parte de nuestra plantilla en las instalaciones de la empresa? Un sistema de control horario digital se revela como el método más simple.

¿La ley permite a las empresas escoger su sistema de control horario de manera unilateral?

Sobre esta cuestión, la ley otorga a la empresa cierta unilateralidad en la elección del sistema de controlador de horarios digital. Eso sí, con matices: la elección deberá contar con el acuerdo de los trabajadores, así como ajustarse a los acuerdos de empresa o a la negociación colectiva. Transcribimos: 

Así, será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada

 De este modo, si albergabas alguna reserva con respecto a la cuestión legal, ya no tienes nada de lo que preocuparte. Usar un sistema de control horario no sólo te asegura ajustarte a la ley: te facilita hacerlo al máximo. Podrás ahorrarte todos los inconvenientes derivados, por ejemplo, de la no presencialidad de tus trabajadores, de los olvidos, e incluso de los fichajes fraudulentos. ¡Lo mires por donde lo mires es una gran opción!

Primer paso: define tu plan de controlador de horarios digital conforme a las características de tu empresa 

Un sistema de controlador de horarios digital brinda diferentes funcionalidades. Cuantas más quieran disfrutarse, más completo será el plan que hayas de implementar. Obviamente, las necesidades de una empresa de menos de 50 empleados no son las mismas que las de una gran empresa de 5.000.  

Los proveedores de sistemas de control horario lo saben bien, por lo que, primero de todo, deberás definir qué funcionalidades concretas necesita tu empresa. Por ejemplo, en Oitchau tenemos tres tipos de planes diferentes: el Básico, el Premium y el Enterprise.  

¿Qué plan he de tener en cuenta cuando quiera migrar a un controlador de horarios digital?

Unas líneas más arriba, te hablábamos de la existencia de varios planes, dependiendo de la empresa. Pues bien, ¿cuál es el que se adapta mejor a ti? El primer paso sería preguntarse, si las razones por las que necesitas un sistema de controlador de horarios digital se encuentra en la siguiente lista: 

• • • -Llevar un registro horario eficiente 
    • -Contar con una gestión rápida y sencilla de ausencias y vacaciones 
    • –Sistema antifraude en los fichajes  
    • -Monitorear en tiempo real lo que sucede en tu equipo 

Si has identificado una, varias o todas podrás funcionar a la perfección con un plan Básico. Tendrás todo lo que necesita un departamento de Recursos Humanos para llevar el control horario siguiendo de manera puntillosa la ley. Y, sobre todo, ahorrando tiempo en procesos de gestión de plantillas que pueden ser optimizados mediante la tecnología y no acaparando fuerza de trabajo que podría ser empleada en otras acciones. 

Si tu empresa necesita otras cuestiones extra, como integraciones con equipos externos o un soporte más completo y avanzado, existen otros planes a tu disposición. Por ejemplo, el Premium y el Enterprise en el caso de que tu caso sea el de una gran empresa. 

¿Cómo implementarlo si cuento con equipos externos? 

Podrás integrar a tus equipos externos en el flujo de trabajo sin problema. Con un sistema de controlador de horarios digital no tendrás más que dejar constancia de tus colaboradores y fijar las condiciones de su colaboración. 

El hecho de que sean externos no afecta en absoluto a la sencillez de implementación de un sistema de control horario en tu empresa. Eso sí, es una funcionalidad avanzada que, por ejemplo, no está disponible en un plan Básico. Para ello tendrías que hacerte con un plan Premium o, si eres una gran empresa, con un Plan Enterprise. 

¿Puede integrarse un controlador de horarios digital en otras plataformas digitales de gestión empresarial? 

La digitalización de las empresas es a día de hoy, uno de los temas candentes de la política y la economía. La dinámica general, tanto desde la del lado de las empresas como desde el de las instituciones, tiende a su desarrollo y favorecimiento. En Oitchau somos perfectamente conscientes de ello, por lo que implementar nuestro sistema de control horario no supondrá un menoscabo de la digitalización de tu empresa. 

Así, con un sistema de control horario digital como el de Oitchau podrás contar con integraciones con otras plataformas de gestión como las de nóminas o contabilidad. Además, al contar con una API abierta, tus desarrolladores podrán utilizarla de acuerdo con las necesidades concretas y exactas de tu empresa. 

Controladores de horarios digital: la importancia de un buen soporte técnico 

Aunque poner en marcha un sistema de control horario digital es tan fácil como registrarse de manera online. Y es que, como en todo, puede ocurrir que surjan imprevistos. O cuestiones que tanto el supervisor como el trabajador no puedan resolver por sí mismos o, simplemente, requieran de soporte experto. 

Las plataformas de control horario muy a menudo ofrecen un soporte técnico bastante completo. Es el caso de Oitchau. De este modo, cada vez que necesites de asesoramiento o resolución de alguna incidencia relacionada con la implementación o la marcha de tu sistema de control horario, podrás ser atendido vía email y chat. 

Incluso podrás contar con un soporte personalizado, así como sesiones de entrenamiento online. De esta manera, estaréis al tanto de todos los entresijos. Y, por tanto, podáis seguir trabajando en vuestro negocio sin derivar esfuerzos al uso de la plataforma de control horario. 

La mejor manera de resolver dudas: la prueba gratuita 

La gran oportunidad para testar si una plataforma de gestión horario digital está hecha para ti y tu empresa es, simplemente, probarla gratuitamente. Con Oitchau, por ejemplo, es posible. Así que la mejor manera de despejar dudas es animarse a probar. Si no te convence, ¡no hay compromiso! 

La prueba gratuita es, en nuestro caso, de 3 días. Si te convence, la implementación será tan fácil como, ¡seguir trabajando con nosotros! Los datos de tus trabajadores, así como los registros y especifidades de jornada y horarios se mantendrán.  

¿Cómo te puede ayudar Oitchau? 

A lo largo del artículo ya hemos ido apuntando qué podemos ofrecerte. Y es que Oitchau puede hacer mucho por ti. Por ejemplo, desde el punto de vista del registro horario podrás:

• -Ubicar puntos de fichaje: perfecto para teletrabajadores
• -Evitar olvidos de fichaje: los empleados recibirán notificaciones cada vez que tengan que fichar
• -Disfrutar de una plataforma segura para almacenar tu información
• -Personalizar las jornadas y horarios por empleado o grupo de empleados
• -Serás notificado cada vez que se supere el tope máximo de horas extra

Desde el punto de la gestión de plantillas, esto es lo que Oitchau te brinda:

• -Un sistema de permisos de vacaciones y ausencias fácil y cómodo
• -La posibilidad de que el empleado adjunte certificaciones en diferentes formatos
• -Establecer los plazos y flujo del proceso que más te interese

Y todo ello contando con el sistema más práctico de integraciones con otras herramientas y plataformas. Además, con Oitchau podrás escoger el plan que mejor te interese. Básico, Premium o Enterprise. De recurrencia mensual o anual. Anímate a nuestra prueba gratuita. O, si eres una gran empresa, a contactar con alguno de nuestros agentes. ¡Más de 300.000 usuarios ya usan nuestra plataforma!