Espacio de trabajo: así mejora el rendimiento y la captación de talento 

Un espacio de trabajo es mucho más que una mera distribución de mesas en una oficina. Es un modo de organizar los lugares de trabajo. Si se hace óptimamente, puede mejorar aspectos clave en una empresa como el rendimiento, la satisfacción laboral e incluso la captación de talento. 

Además, el espacio laboral es también una herramienta de employer branding. Proyecta una imagen de nuestra empresa. Incluso puede estar en consonancia con la cultura de empresa y remarcar sus valores. De hecho, el espacio laboral cada vez recibe más atención dado su potencial para aumentar la motivación y el bienestar de los empleados. 

En este artículo te ofrecemos varias claves para optimizar el espacio de trabajo de la empresa. Consejos orientados a incrementar tanto la salud, como la productividad. Incluso a apostar por una imagen de empresa que complemente a la perfección tu estrategia de employer branding. 

• 1. La redefinición del espacio de trabajo tras la pandemia
• 2. Espacio de trabajo como herramienta para mejorar el rendimiento y la satisfacción laboral
• 2.1 En lo referente al bienestar físico
• 2.2.  Según el bienestar psicológico y salud mental
• 2.3  Desde el punto de vista del teambuiding
• 3. El espacio laboral como recurso para mejorar la comunicación interna
• 4. El espacio de trabajo como expresión de la cultura de empresa 
• 5. ¿Cómo impacta en los procesos de reclutamiento?

La redefinición del espacio de trabajo tras la pandemia 

Pocas cosas en el mundo de las empresas han quedado intactas tras la crisis del Covid-19. Ni las relaciones entre empresa y empleado ni ciertas culturas empresariales. En este sentido, el espacio de trabajo tampoco es una excepción. Y es que la pandemia ha puesto de relieve algunas necesidades básicas. Elementos que valdrá tener en cuenta a la hora de repensar cuál es el espacio de trabajo que queremos. En líneas generales, el impacto del Covid-19 ha redundado en las siguientes áreas de un espacio de trabajo: 

• –Priorización de la salud: Anteriormente a la pandemia ya existía en las empresas una orientación con respecto a los espacios de trabajo muy centrada en la salud. Sin embargo, ésta solía ir enfocada a asegurar el bienestar físico. Especialmente a través de mobiliario ergonómico. Sin embargo, a raíz del Covid-19 y la importancia de la salud mental, se está avanzando en enfoques que contribuyan a mejorar el bienestar psicológico. Cuestiones que aluden a diferentes elementos de un espacio de trabajo como la iluminación y el ruido. 
• –El auge del teletrabajo: La extensión del teletrabajo ha tenido impacto en los espacios de trabajo. De hecho, algunas empresas, a raíz de la utilización del trabajo no presencial han redefinido sus oficinas. Bien buscando otras opciones que no prioricen tanto la superficie sino la comodidad. El contar con instalaciones que puedan albergar una gran cantidad de personal ha retrocedido en favor de los espacios amigables. 
• –La comunicación interna: Lo comentábamos en nuestro artículo sobre la comunicación interna. La pandemia ha puesto de relieve la importancia de las interacciones personales y de la cohesión de grupo. Elementos que mejoran la resiliencia y la respuesta ante crisis sobrevenidas e imprevistas. 

Espacio de trabajo como herramienta para mejorar el rendimiento y la satisfacción laboral 

La satisfacción laboral es un asunto clave en las empresas. Básicamente porque refuerza la productividad y reduce el abstencionismo y la alta rotación. Elementos estos dos últimos que impactan gravemente en los costes de una empresa. A continuación, veremos cómo un espacio de trabajo puede mejorar estos aspectos. 

En lo referente al bienestar físico 

En este apartado no abordaremos el bienestar físico desde las perspectivas previas a la pandemia. Las que priorizaban el mobiliario ergonómico o la diversidad de espacios donde los empleados pudieran cambiar de postura. Y es que a raíz de la crisis del Covid-19 han aparecido otras necesidades que queremos consignar: 

• –La ventilación: Los espacios diáfanos y bien ventilados son una prioridad por sus efectos beneficiosos a la hora de reducir la transmisibilidad de virus. 
• –Distanciamiento físico: Algo que puede conseguirse mediante el diseño de espacios que permitan una menor densidad de ocupantes. O también redefiniendo los clásicos escritorios contiguos. Una opción de mesas-isla es, en este sentido, muy óptima. 
• –Los espacios de circulación: Evitar las aglomeraciones en los espacios de tránsito es fundamental. Puede optimizarse mediante una mayor anchura de los pasillos o una redefinición de los sentidos de circulación de personal. En este sentido, también las nuevas tecnologías están repensando los espacios. Por ejemplo, con un software de registro horario ya no son necesarias las frecuentes concentraciones de trabajadores para fichar en un reloj de fichar o en un sistema de registro de jornada biométrico. 

Según el bienestar psicológico y la salud mental 

La salud mental es uno de los temas candentes en los Recursos Humanos. Una cuestión, además, cuya protección es casi un consenso entre los especialistas del área. Y es que la pandemia de Covid-19, con el impacto emocional suscitado por la propia crisis y los confinamientos, ha puesto de relevancia que el bienestar mental es tan importante como el físico. Veamos cómo puede trabajarse: 

• –Iluminación: Una buena iluminación tiene un impacto inmediato en el estado de ánimo del trabajador. Una predisposición anímica positiva que se ve subrayada por no tener que forzar la vista ni sentirse en un espacio con iluminación artificial (por lo general más opresivos). 
• –Estética del espacio de trabajo: Contar con un espacio de trabajo de estética atractiva también ayuda a mejorar el estado de ánimo. Incluso, en ocasiones, se emplean colores cuyo efecto psicológico es beneficioso. Asimismo, en la estética que usemos también pueden incluirse elementos que definan la identidad corporativa de la empresa. 
• –Disminución del ruido: El ruido puede funcionar como un grave distractor. Y, por tanto, reducir la concentración y la productividad. Una solución obvia es la de separación de espacios, aunque, como veremos más adelante, esta opción está retrocediendo en favor de espacios abiertos. Por tanto, el uso de moquetas que absorban el ruido, así como otros materiales absorbentes, puede ser una gran solución. 
• –Una ubicación atractiva y con vistas: Sin duda que trabajar en una oficina con hermosas vistas puede ser, además de psicológicamente agradable, reforzar el sentimiento de pertenencia del trabajador. Además, no lo olvidemos, puede ser una gran estrategia de captación de talento.  

Desde el punto de vista del teambuilding 

El fomento del teambuilding es uno de los aspectos que más atención recibe hoy en día en el campo del employer branding. Por tanto, conviene que tengamos en cuenta que nuestro espacio de trabajo pueda tener lugares específicamente pensados para realizar ese teambuilding. Puede conseguirse a través de varios opciones: 

• –Una cocina amplia: Un lugar en el que, forzosamente, los trabajadores circulan y establecen interacciones. Es aconsejable que sea un espacio agradable que invite a la relajación y la conversación. Asimismo, también debe ser un lugar amplio e iluminado. 
• –Áreas de descanso: Contar con varias áreas de descanso es una gran opción para fomentar la interacción de los empleados. Esto puede concretarse de varias maneras. Por ejemplo, con espacios con sofás o incluso terrazas exteriores. 
• –Áreas de recreo: Muy habitual en startups tecnológicas y empresas con un alto porcentaje de jóvenes en sus plantillas. En este sentido, no es necesario contar con una pista de baloncesto como hace Google. Basta con una sala de recreo con un futbolín o juego de dardos. 
• –Un gran espacio común: Perfecto para celebrar reuniones de toda la plantilla. Puede usarse como lugar de comunicación, así como de charlas y talleres. Y también de espacio para la celebración de eventos informales o meriendas. 

El espacio laboral como recurso para mejorar la comunicación interna 

La comunicación interna, lo apuntábamos anteriormente, es fundamental en las empresas. Sobre todo en un escenario post-pandemia. Es por ello que la organización de nuestro espacio ha de favorecer las interacciones. Lo más habitual hoy en día es optar por oficinas “open space” en las que no existen barreras visuales con los demás compañeros de trabajo. Algo que, sin duda, subraya cierta orientación democrática y comunicativa de la empresa. 

Sin embargo, los lugares para conversaciones privadas siguen siendo igualmente importantes. En este sentido, conviene contar con varias salas de reuniones de distinto tamaño. Es también óptimo que estén diseñadas según dos funciones: las reuniones formales y largas y reuniones más informales y cortas. Las primeras pueden albergar meetings centrados en la discusión estratégica, la toma de decisiones y el reporting. La segunda puede ser empleada para abordar procesos operativos o para conversaciones entre empleados o mánager-empleado enfocadas a dar feedback. 

Otra cuestión interesante se encuentra en los detalles. Se ha comprobado que una oficina donde cada puesto de trabajo cuenta con objetos del trabajador (fotos, recuerdos u otro material) contribuye a humanizar la oficina. Hay empresas que poseen una normativa de conducta que limita esta práctica. Sin embargo, que cada empleado pueda personalizar su escritorio, enfatiza la personalidad de cada uno y convierte al espacio de trabajo en algo humanamente más cálido. 

El espacio de trabajo como expresión de la cultura de empresa 

Aunque no siempre sea conscientemente, cada espacio de trabajo transmite una sensación. La manera de organizarse las mesas, la distribución de espacio y otros muchos elementos transmiten una cultura de empresa. O, al menos, cómo concibe la empresa las relaciones laborales e incluso la jerarquía interna.  

Por ejemplo, una distribución de espacios articulado mediante un gran espacio común y despachos establece una fuerte idea de separación y jerarquía. En cambio, un espacio donde los managers no cuentan con despacho transmiten una concepción más horizontal de las relaciones empresariales. 

La cultura de empresa puede ser transmitida incluso a través de los materiales empleados. Así, despachos con cerramientos de cristal transmiten mayor transparencia que los cerrados con materiales opacos.  

Es, por tanto, aconsejable que los espacios de trabajo funcionen como la expresión de la cultura de empresa. Se trata de una expresión que se percibe a menudo de manera inconsciente pero que redunda en la satisfacción laboral y en el sentimiento de pertenencia del empleado. Asimismo, si un espacio de trabajo es incongruente con nuestra cultura de empresa podría afectar a la credibilidad de nuestra corporación. 

En este sentido, la Guía sobre el espacio de trabajo post-Covid elaborado por Steelcase, enfatiza la idea de lugares flexibles y fluidos. Es decir, espacios abiertos que, sin embargo, puedan permitir la creación de espacios efímeros mediante partes movibles. De esta manera el lugar de trabajo se convierte en algo polivalente y flexible de acuerdo con las necesidades del momento. 

Cómo usarlo para incrementar la captación de talento 

En términos de imagen de empresa, un espacio de trabajo es para un trabajador (y un candidato) como una fachada fastuosa y acristalada para cualquier viandante. Nuestra empresa transmite información con la organización del espacio de trabajo. Por tanto, si nuestra oficina cuenta con una estética atractiva, así como espacios de descanso óptimos siempre es un punto a favor en un proceso de reclutación. 

En nuestro artículo sobre las tendencias en el mercado de trabajo actual ya hablábamos sobre la transformación del perfil de profesional. Y es que actualmente, los trabajadores tienen en cuenta más cosas además de la remuneración. Cuestiones como el bienestar en la oficina y el buen ambiente laboral son claves a la hora de valorar la conveniencia o no de trabajar en una empresa. 

Por otro lado, una oficina con una ubicación y vistas privilegiadas puede ser un gran elemento de employer branding. Sin duda que presentar el espacio de trabajo como algo atractivo repercute en la percepción del candidato sobre nuestra empresa. Y puede contribuir a la aceptación de la oferta. 

Conviene entonces que potenciemos este aspecto. Por ejemplo, se puede hacer mención en la oferta de trabajo de los espacios de los que cuenta la oficina. E incluso, llegado el momento de la entrevista, puede ser aconsejable que el candidato pueda transitar y observar las instalaciones de la empresa.