Excedencia voluntaria: ¿qué dice la ley y cómo gestionarla?

La excedencia voluntaria es un tipo de permiso con unas condiciones muy concretas tanto para el trabajador como para la empresa. La excedencia voluntaria muy a menudo se asocia con cuestiones personales de muy diversa índole, aunque no siempre es tan bien conocido que existen modalidades de esta figura que suponen una mayor protección para el trabajador. 

En este artículo abordamos en profundidad este concepto. La diferenciaremos del permiso retribuido (figura con la que se suele confundir) y entraremos a fondo en sus diferentes tipos. También abordaremos las condiciones, su extensión y la manera tanto de solicitarla como de gestionarla.  

• 1. ¿Qué es una excedencia voluntaria?
• 2. ¿Qué diferencia hay entre excedencia voluntaria y un permiso no retribuido?
• 3. La excedencia voluntaria en el Estatuto de los Trabajadores 
• 4.¿Cuáles son las condiciones de una excedencia voluntaria?
• 5. Otras modalidades de excedencia voluntaria
• 5.1. La excedencia por cuidado de hijos
• 5.2. Excedencia por cuidado de familiares 
• 6. Condiciones de las excedencias voluntarias por cuidado de hijos o familiares
• 7. Cómo gestionarla desde los Recursos Humanos
• 8. La labor informativa de Recursos Humanos

¿Qué es una excedencia voluntaria? 

La excedencia voluntaria es una suspensión de contrato temporal a iniciativa del empleado. Normalmente tiene lugar por razones personales. Durante el tiempo en el que la excedencia voluntaria tiene validez no hay prestación de servicios de la empresa. Por su lado, la empresa tampoco remunera ni cotiza por el empleado. 

A menudo, se ha confundido esta figura con la del permiso retribuido. Sin embargo, sus diferencias son notables, como veremos más adelante. 

¿Qué diferencia hay entre excedencia voluntaria y un permiso no retribuido? 

La primera diferencia entre excedencia voluntaria y el permiso no retribuido es el marco legal. Mientras que la primera viene regulada directamente por el Estatuto de los Trabajadores, la segunda no es ni mencionada por este texto legal. Por eso suele ser una cuestión que depende muy estrechamente de los convenios colectivos. 

La otra gran diferencia es que la excedencia voluntaria es una suspensión de contrato mientras que el permiso no retribuido no lo es. De hecho, durante un permiso no retribuido la empresa ha de seguir cotizando a la Seguridad Social por el empleado.  

Asimismo, también existe una gran divergencia en cuanto a la duración. Mientras que el permiso no retribuido contempla un lapso corto de tiempo (que puede variar por convenio pero que no suele superar el mes) la excedencia voluntaria puede durar incluso años. 

La excedencia voluntaria en el Estatuto de los Trabajadores 

Como decíamos anteriormente, a diferencia del permiso retribuido, la excedencia voluntaria viene regulada por el Estatuto de los Trabajadores. Es en su artículo 46, dedicado a las excedencias, donde podemos leer lo siguiente:

El trabajador con al menos una antigüedad en la empresa de un año tiene derecho a que se le reconozca la posibilidad de situarse en excedencia voluntaria por un plazo no menor a cuatro meses y no mayor a cinco años. Este derecho solo podrá ser ejercitado otra vez por el mismo trabajador si han transcurrido cuatro años desde el final de la anterior excedencia voluntaria

Por tanto, las indicaciones respecto a las condiciones y duración de la excedencia son claras: 

• -El empleado ha de tener, como mínimo, un año de antigüedad 
• -La duración no puede ser menor a 4 meses pero tampoco superior a 5 años 
• -El trabajador no puede volver a pedir otra excedencia hasta pasados 4 años de la anterior 

¿Cuáles son los efectos de una excedencia voluntaria? 

La ley establece unas condiciones muy claras que convierten la solicitud de una excedencia voluntaria en una decisión importante por parte del trabajador. Son las siguientes: 

• –La empresa no guarda el mismo puesto de trabajo: Esto significa que el trabajador no puede contar con una garantía de incorporación inmediata una vez terminada la excedencia. 
• –El trabajador tiene un derecho preferente de reintegro: Siempre y cuando exista una vacante de iguales o parecidas condiciones a la que se poseía antes de la excedencia. 
• –Es obligatorio que el empleado comunique a la empresa su reintegro: Algo que debe formalizar por escrito con al menos un mes de antelación. 
• –El tiempo de excedencia no computa como antigüedad: Una consecuencia derivada de la condición de suspensión de contrato que inspira la figura de la excedencia voluntaria. 
• –La empresa puede asignar la reincorporación en otro puesto: Si no existen puestos de una categoría similar a la que el empleado tenía antes de la excedencia , la empresa podría ofrecerle una categoría inferior si esta existiese. Algo que llevaría aparejada una posible remuneración inferior. 
• –El trabajador no tendría derecho a paro: Esto ocurriría en el caso de que no fuera posible una reincorporación. 

Son, como decíamos, condiciones con unas consecuencias muy importantes de cara a la vida laboral del empleado. Sin embargo, el Estatuto de los Trabajadores también establece unas modalidades de excedencia voluntaria enfocadas a casos muy particulares. Los abordamos a continuación. 

Otras modalidades de excedencia voluntaria 

Las modalidades de excedencia voluntaria son básicamente dos. Veamos que dice sobre ellas el Estatuto de los Trabajadores. 

La excedencia por cuidado de hijos 

La duración es menor que la excedencia voluntaria genérica. Así lo expresa el Estatuto de los Trabajadores:

Los trabajadores tendrán derecho a un periodo de excedencia de duración no superior a tres años para atender al cuidado de cada hijo, tanto cuando lo sea por naturaleza, como por adopción, o en los supuestos de guarda con fines de adopción o acogimiento permanente, a contar desde la fecha de nacimiento o, en su caso, de la resolución judicial o administrativa.

Excedencia por cuidado de familiares 

También tendrán derecho a un periodo de excedencia, de duración no superior a dos años, salvo que se establezca una duración mayor por negociación colectiva, los trabajadores para atender al cuidado de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, que por razones de edad, accidente, enfermedad o discapacidad no pueda valerse por sí mismo, y no desempeñe actividad retribuida. 

Condiciones de las excedencias voluntarias por cuidado de hijos o familiares 

Como comentábamos anteriormente, estas modalidades de excedencia presentan un grado mayor de protección. El trabajador que se acoja a ellas contará con las siguientes condiciones que no figuran en la excedencia voluntaria genérica: 

• -La excedencia computará como antigüedad  
• -El puesto se le será reservado durante el primer año de excedencia 
• -Estas excedencias pueden disfrutarse de manera fraccionada 

Cómo gestionarla desde los Recursos Humanos 

Como hemos podido ver, la excedencia voluntaria es una figura con una casuística amplia. También con una cantidad de detalles que pueden requerir por parte de Recursos Humanos un cierto esfuerzo de gestión. Para optimizarlo al máximo, estos son los pasos que debemos tener en cuenta: 

• –Gestión de solicitudes: Básicamente dos. La solicitud de concesión de la excedencia voluntaria y la solicitud de reincorporación. 
• –Registrar el tipo de excedencia voluntaria: Es decir, si es una excedencia voluntaria genérica, por cuidado de familiares o de hijos. Sobre este punto es clave señalar que conviene consultar qué dice sobre ello el convenio colectivo. Pues la negociación colectiva podría contemplar una duración mayor. 
• –Incorporar la excedencia a nuestra gestión del tiempo: Deberemos señalar el estatus del trabajador en excedencia en nuestro control del tiempo. Algo que podemos hacer de manera sencilla y rápida con un software de gestión de ausencias. 
• –Mantener una comunicación fluida con el empleado: La duración de la excedencia no puede ser menor a 4 años, pero podría suceder que el empleado quiera reincorporarse antes de lo previsto. Aunque esto es algo que ha de surgir motu proprio, siempre es conveniente mantener un contacto fluido con el para poder prever cualquier escenario y reaccionar eficazmente. 
• –Asistir al empleado una vez ha solicitado la reincorporación: Uno de los puntos más sensibles. Esto es debido a que, una vez solicitada la reincorporación, el empleado puede quedar en un estatus de espera. Básicamente mientras la empresa define si existe un puesto idéntico o similar. Conviene, pues, mostrar en todo momento una actitud receptiva. Sobre todo con respecto a las preguntas que sobre el estatus de su solicitud pueda hacernos el empleado. 

La labor informativa de Recursos Humanos 

Las excedencias voluntarias son uno de esos casos donde la labor informativa de Recursos Humanos es más importante. Especialmente porque puede darse el caso de que el trabajador no esté debidamente al corriente o no contemple en toda su amplitud las consecuencias de esta figura. Lo recordamos: un trabajador puede exponerse a perder su puesto de trabajo, a no cotizar y a no reintegrarse. Y, por tanto, a no tener derecho a cobrar el paro. Circunstancias lo suficientemente relevantes como para que el departamento de Recursos Humanos haga un esfuerzo de comunicación con él. 

En este sentido, es importante que informemos al trabajador de la existencia de modalidades mucho menos gravosas para su vida laboral. Es decir, las excedencias por cuidado de hijos y familiares anteriormente mencionadas. Podría ocurrir que el empleado no conociera a fondo estos tipos de excedencia y quisiera pedir una genérica con los propósitos contemplados de manera específica en las excedencias por cuidados. 

Asimismo, también resulta de gran importancia que, en el caso de las excedencias por cuidados, informemos puntualmente a los trabajadores del transcurso de la suspensión. Nos referimos, por ejemplo, a recordarle antes de la finalización del primer año de excedencia por cuidados, que si rebasa el año podría perder el derecho a que se le reservara el puesto.