Firma digital: guía sobre todo lo que conviene saber

La firma digital es un recurso tecnológico más que consolidado. Algo nada de extrañar dadas las ventajas que ofrece. Y es que, ¿recuerdas cómo era el procedimiento de firma de documentos hace tiempo? Recibir un documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta. Demasiados pasos y demasiado tiempo para una empresa que, según el tamaño, puede recibir cada día varios documentos para ser firmados. 

En este hecho se basa la consolidación de la firma electrónica. Sin embargo, como en todo, siempre surgen dudas y cuestiones que convienen tener cuenta. Porque como es habitual en la tecnología, el saber sacarle el mejor rendimiento pasa por saber cómo usarla. En este artículo te ofrecemos una guía completa para resolver tus dudas y usar la firma electrónica de manera óptima. 

• –¿Qué es la firma digital? 
• -Tipos de documentos pueden firmarse con firma digital
• –¿Qué documentos de Recursos Humanos pueden firmarse digitalmente? 
• -¿Cómo mejora la firma digital el proceso de firmado de un documento?
• – ¿Cuáles son las ventajas para una empresa de la firma digital?
• –¿Cómo funciona la firma digital?
• -¿Por qué conviene usar la firma digital en el control horario?
• -Firma electrónica y teletrabajo
• –Un software de control horario y la firma digital

 ¿Qué es la firma digital? 

Comencemos por el principio, ¿en qué consiste la firma electrónica? Con la firma electrónica se verifica la identidad y la autenticidad de un documento, así como la identidad del emisor y receptor de dicho documento. Para su realización se llevan a cabo procesos de encriptación electrónica que garantizan la seguridad y fiabilidad tanto de las personas que participan en la firma como del documento y los datos que en él se manifiestan. 

En el Artículo 3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica se establecen diferentes tipos:

1. La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

2. La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.

3. Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. 

Cabe destacar a este respecto, que la ley otorga a la firma digital, si esta se desarrolla conforme a lo previamente validado y reconocido, la misma validez que la firma manuscrita tradicional. Así lo expresa la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica en la sección tercera de su Exposición de Motivos: 

A la firma electrónica reconocida le otorga la ley la equivalencia funcional con la firma manuscrita respecto de los datos consignados en forma electrónica

 Tipos de documentos pueden firmarse con firma digital

La firma digital está muy consolidada por lo que ya es habitual firmar una gran variedad de documentos. Los tipos de documentos que pueden firmarse digitalmente son: 

• -Acuerdos comerciales 
• -Documentos financieros 
• -Documentos logísticos 
• -Otros documentos relacionados con el sector sanitario 

Como podemos ver, la firma electrónica se ha extendido a la firma de documentos de gran importancia para el funcionamiento de una empresa. Pero también de otros sectores clave como la Sanidad. No en vano, se trata de una tecnología cuyos orígenes se remontan a los años 70 del siglo pasado. Es, por tanto, una tecnología asentada y fiable. Y, como hemos visto anteriormente, totalmente avalada por la ley. 

¿Qué documentos de Recursos Humanos pueden firmarse digitalmente? 

Como hemos visto anteriormente, desde el punto de vista empresarial, pueden firmarse electrónicamente una gran variedad de documentos clave. Lo mismo ocurre con el departamento de Recursos Humanos. Un área en la que es frecuente la necesidad de manifestar conformidad, aprobación y transparencia. Estos son los principales documentos relativos a esta área empresarial que pueden firmarse con firma electrónica: 

• -Facturas 
• -Contratos 
• -Acuerdos de confidencialidad 
• -Nóminas 
• -Hojas de horas 
• -Comunicaciones de despido 
• -Otros documentos 

Esta circunstancia es muy beneficiosa para los departamentos de Recursos Humanos. Sobre todo por el gran volumen de documentos que necesitan ser firmados que suelen manejar estos departamentos. Además, dado que muchos de los procesos están sujetos a la fiscalización legal, es importante que la firma esté totalmente acreditada. Y, sobre todo que sea segura y no susceptible de ser modificada. Y mucho menos de que algún documento importante pueda traspapelarse o quedar dañado. 

¿Cómo mejora la firma digital el proceso de firmado de un documento? 

Además de las facilidades que a nivel operativo ofrece la firma digital, también aporta ventajas en cuanto a un proceso de firma convencional. Así, asegura de manera inequívoca la identidad del firmante. Todo ello es por el proceso de verificación del que más adelante hablaremos. También garantiza la integridad del documento, dado que es francamente difícil falsificar la firma o realizar modificaciones sobre su contenido una vez firmado. Y también disminuye sustancialmente el repudio del documento. El firmante no podrá argumentar que la firma no es la suya o que él no firmó el documento. 

¿Cuáles son las ventajas para una empresa de la firma digital? 

Una vez que hemos repasado qué es una firma digital, así como sus diferentes tipos y la variedad de documentos que con ella pueden firmarse, toca hablar de sus ventajas. Algunas de ellas son evidentes, aunque no todas son tan obvias. Vamos a repasarlas: 

• –Ahorro de tiempo: Como te decíamos al inicio de este artículo, ya no será necesario dividir el proceso de firma en varios pasos. Es decir, recepción, impresión, firma, escaneo y envío. Con la firma electrónica todos estos pasos pueden reducirse a 2. Es decir, la firma propiamente dicha y el envío. 
• –Reducción de costes: Una circunstancia muy ligada al anterior punto. Y es que, si reducimos los pasos de un proceso, también se reducen sus costes. En el caso concreto de la firma digital, ahorraremos papel, tinta e incluso gastos de envío. 
• –Compromiso medioambiental: Sin duda, también muy vinculado al anterior punto. Ahorrar papel no es sólo una ventaja a nivel económico. Lo es también a nivel de la sostenibilidad, dado que no se requerirán de tantos recursos para llevar a cabo esta tarea. 
• –Se reducen imprevistos e incidencias: Si se simplifica este proceso, los riesgos asociados al mismo se reducen. Así, no tendrás que preocuparte por un documento traspapelado. 
• –Incrementa la seguridad: Con el proceso de firma digital, se reducen las instancias intermedias. No es necesario el envío postal de documentación. Por tanto, los imprevistos, que pudieran comprometer la seguridad o confidencialidad del documento, desaparecen. 
• –Mejora la imagen de la empresa: Si se optimizan procesos como estos, que involucran a terceros (ya sean proveedores o clientes), se refuerza la confianza en la empresa. 
• –Contribuye a la transformación digital: Con la firma digital, la empresa avanza en la necesaria transformación digital en la que, en nuestros días, se hayan inmersas tantas compañías. 

¿Cómo funciona la firma digital? 

El funcionamiento técnico de la firma digital es complejo. Pero puede reducirse en tres pasos. En un primer momento, se aplica un algoritmo matemático al documento para crear una huella digital (también llamada hash). Esta huella digital identifica el documento que se envía al firmante. 

El receptor necesita contar con un programa que permita firmas digitales. Esto es así, porque el programa usará una llave pública para desencriptar el hash y luego crea un nuevo hash para el documento. La llave pública es una manera de validar que la firma pertenece al nombre de la persona que lo ha firmado. Al mismo tiempo, la creación de un nuevo hash, junto con el hash previamente encriptado, asegura la verificación de que el documento no ha sido modificado. 

Esto es, por supuesto, una descripción del proceso básico y estructural. Existen muchos tipos de firma digital, por ejemplo, las biométricas, que convierten a este proceso técnico en aún más complejo. 

¿Por qué conviene usar la firma digital en el control horario? 

Como ya sabes, desde hace unos años, en España es obligatorio llevar un registro horario puntilloso de la jornada de los trabajadores. Una legislación de la que te hablábamos en este artículo sobre la ley de control horario. Las obligaciones básicas son las siguientes: 

• -Llevar un minucioso registro horario de la jornada de los trabajadores 
• -Realizar dicho registro de manera documental 
• -Guardar los registros durante 4 años 
• -Ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes, Inspección de Trabajo o la Seguridad Social cuando se requieran. 

El no observar alguno de estos puntos pueden acarrear fuertes multas. Es por ello que, hoy más que nunca, es preciso llevar este proceso de la manera más meticulosa posible. A este respecto, aparece la cuestión de la hoja de horas. Un documento que da fe y manifiesta la conformidad del trabajador con respecto a las horas registradas y trabajadas. La firma digital, en este sentido, ofrece las ventajas de la que ya hemos hablado. La identificación inequívoca del firmante, la integridad del documento y la posibilidad de argumentar posteriormente un repudio que no se ha dado. 

Firma electrónica y teletrabajo 

La importancia del teletrabajo no ha dejado de crecer en los últimos años. Sobre todo a raíz de la pandemia de Covid-19. Cada vez más empresas se apuntan a la flexibilidad de esta modalidad de trabajo. De hecho, ya existe un marco legal al respecto, como ya te comentábamos en nuestro artículo sobre la ley de teletrabajo. 

Lo dispuesto por la ley es muy diverso, aunque conviene retener que no establece diferencia de derechos entre los teletrabajadores y los trabajadores ordinarios. Esto se extiende al control horario. La obligación de realizar el registro de jornada es igualmente obligatorio para los teletrabajadores. Y este registro, como no puede ser de otra manera, ha de ser igualmente exhaustivo. 

El no contar con los trabajadores físicamente en las instalaciones de la empresa, puede convertir en farragoso el proceso de firma. Sobre todo si se sigue un proceso convencional. Sin embargo, implementando un sistema de firma electrónica, no existirá diferencia alguna entre el proceso de firma de un teletrabajador del de un empleado que está cada día en la oficina. 

De este modo, dónde esté el empleado ha dejado de ser relevante. Así como otros problemas derivados de un proceso de firma convencional. Por ejemplo, que el empleado no disponga en su casa de impresora o escáner. 

Un software de control horario como Oitchau y la firma digital 

Estas obligaciones legales suponen para el profesional de Recursos Humanos una carga administrativa extra. Y no, pocas veces, tediosa. Es por ello que un software de control horario como Oitchau puede facilitarte mucho las cosas. Además de simplificar al máximo el proceso de registro de jornada, brinda a las empresas la posibilidad de realizar la firma digital de la hoja de horas. 

Y todo ello con las ventajas que ya de por sí aporta la firma electrónica. Es decir, garantizar la identidad inequívoca del firmante, la integridad del documento y el no repudio. Además, ahorrarás en papel y en gastos de envío, así como en tiempo para realizar todas las etapas operativas de este proceso. Y, por supuesto, todo quedará almacenado de manera segura automáticamente. Se terminaron, por lo tanto, las pérdidas o extravíos inoportunos. 

Sin duda que la firma digital ha llegado a los Recursos Humanos para quedarse.