Firma electrónica: cómo puede ayudarte con la hoja de horas

La firma electrónica es un recurso tecnológico cada vez más empleado por las empresas. Esto es así dada la gran fiabilidad de la firma digital. Y también la gran cantidad de documentos que pueden firmarse con ella: desde contratos mercantiles a documentos financieros, entre muchos otros. 

Como te comentábamos en nuestro artículo sobre cómo gestionar la firma digital, se trata de un recurso muy útil para los Recursos Humanos. Hablamos de un departamento donde la necesidad de mostrar conformidad y aprobaciones es constante. Sólo que, en muchas ocasiones, el proceso de firma convencional puede llegar a ser engorroso. La carga burocrática y operativa de la firma de documentos no pocas veces distrae tiempo que podría ser utilizado en labores más productivas. 

Hoy en día, muchos documentos característicos de los Recursos Humanos pueden firmarse electrónicamente. Contratos, nóminas, cláusulas de confidencialidad y un largo etcétera. De entre ellos destaca por su relevancia la hoja de horas. En este artículo te mostramos cómo utilizar la firma electrónica en el proceso de firmado de este importante documento. ¡Vamos de lleno a ello! 

• –La documentación del registro de horas: una de las claves de la ley de registro horario
• -La firma electrónica y la hoja de horas: qué dice la ley
• –¿Cuándo se puede usar la firma electrónica en la hoja de horas?
• -Entonces, ¿dice algo la ley respecto al sistema de registro de jornada?
• – ¿Qué ventajas tiene la firma electrónica de la hoja de horas?
• –La firma de la hoja de horas: un proceso, en ocasiones, engorroso
• -¿Cuáles son las ventajas operativas de la firma electrónica de la hoja de horas?
• -¿Y qué ocurre con la firma electrónica en la hoja de horas de los teletrabajadores?
• –¿Por qué es conveniente un software de control horario como Oitchau?

 La documentación del registro de horas: una de las claves de la ley de registro horario 

En nuestro artículo sobre la ley de control horario abordábamos en profundidad cuáles son los requerimientos de la legislación en cuanto al control de jornada. Haremos un breve recordatorio de cuáles eran: 

• -La obligación de realizar el registro de jornada de cada empleado 
• -El documentar este mismo registro 
• -Guardar los registros durante 4 años 
• -Ponerlos a disposición de los empleados, sus representantes, Inspección de Trabajo o Seguridad Social cada vez que sean requeridos. 

En el presente artículo queremos detenernos en el segundo: la obligatoriedad de documentar el registro de jornada. Es aquí donde aparece la utilidad de la hoja de horas. El documento donde se hace constar el registro horario de la jornada de un empleado. 

La firma electrónica y la hoja de horas: qué dice la ley 

¿Dice algo la ley sobre la firma en la hoja de horas? Vayamos al Criterio Técnico 101/2019 sobre la actuación de inspección de trabajo y seguridad social en materia de registro de jornada. En él se nos dice lo siguiente: 

El registro ha de ser documentado, por lo que en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable.

Si el registro se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada el artículo 13.4 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Es, por tanto, obligatorio firmar la hoja de horas si contamos con un sistema de control horario digital? Abordamos esta cuestión en el siguiente punto. 

¿Cuándo se puede usar la firma electrónica en la hoja de horas? 

Atendiendo a lo dispuesto por la normativa, no se hace mención expresa de que sea necesario de firma en el registro horario si este se produce por otros medios que no sean el papel. Respecto a esta última modalidad, como hemos visto, sí se menciona expresamente la firma del trabajador.  

Sin embargo, y esta es una cuestión importante, es necesario que el trabajador esté informado en todo momento del registro horario que se le efectúa. De hecho, como ha quedado dicho, es una de las obligaciones de la ley. Que los trabajadores, así como sus representantes y otras instancias administrativas, tengan accesibilidad a los registros horarios en todo momento. 

Es por ello que, para evitar posibles incidencias o problemas, siempre es útil que el trabajador sea informado de su registro horario en todo momento. En este sentido, el requerir el firmar las horas es una buena manera de contar por escrito con su consentimiento. Incluso si el control horario se efectúa de manera digital. La aceptación del registro de jornada por parte del trabajador será siempre una manera de cumplir con la ley y no exponerse a problemas si se produce una inspección. 

Entonces, ¿dice algo la ley respecto al sistema de registro de jornada? 

Una pregunta natural a tenor de lo que hemos visto con anterioridad. En la Guía de Registro de Jornada publicado por el Ministerio de Trabajo se dan indicaciones al respecto. La normativa da libertad a la empresa para elegir el sistema de registro horario. En este sentido, no es obligatorio optar por un sistema tradicional con registros en papel o un sistema de control horario. Sobre la cuestión de la elección del modo de efectuar el registro horario, la ley también es flexible. De hecho, otorga a la empresa cierta discrecionalidad al elegirlo. Pero siempre, y esto sí queda puntualizado por la ley, ha de contar con el acuerdo de los trabajadores o sus representantes. 

¿Qué ventajas tiene la firma electrónica de la hoja de horas? 

Aunque cada empresa puede optar por un sistema tradicional o por uno digital, conviene saber cuáles son los pros de este último. Podríamos comenzar enumerando las ventajas que ofrece la firma electrónica en cuanto a las garantías del proceso de firmado en sí. Son las siguientes: 

• –Identificación inequívoca del firmante 
• -Garantía de la integridad del documento (es decir, de su no alteración) 
• -Reduce sustancialmente los imprevistos derivados del repudio (si el firmante, con posterioridad, asegura que la firma no es la suya o él no firmó ese documento) 
• -Disminuye el riesgo de extravío o daños del documento (especialmente si estos se remiten de manera postal). 

Las tres primeras cuestiones son clave en el proceso de validez de cualquier documento que requiera de firma. Lo positivo de la firma electrónica es que, mediante su tecnología de encriptado, reduce los imprevistos o la incertidumbre derivada de una posible alteración, de una suplantación o incluso de un posterior repudio. 

La firma de la hoja de horas: un proceso, en ocasiones, engorroso 

¿Pero cómo afecta una firma digital al día a día en los Recursos Humanos? Muy probablemente ya tengas experiencia con la manera tradicional de hacerlo. La necesidad de imprimir el documento, de solicitar la firma al trabajador y la devolución del documento firmado. Varios pasos que consumen tiempo. Y recursos, sobre todo derivados del gasto innecesario de papel. Además, no siempre es operativo, ni para el trabajador ni para el profesional de Recursos Humanos, el realizar todos estos pasos. Al final siempre distraen tiempo que puede dedicarse a las tareas cotidianas que sí son productivas para la empresa. 

¿Cuáles son las ventajas operativas de la firma electrónica de la hoja de horas? 

Pues bien, ¿cómo simplifica la firma electrónica este proceso? Entre los beneficios de la firma digital, podemos destacar los siguientes: 

• –Ahorro de tiempo: Ya no será necesario invertir el tiempo necesario para imprimir, localizar al trabajador y esperar por la firma. Con la firma electrónica todo será mucho más inmediato. 
• –Apuesta por la sostenibilidad: El no gastar innecesariamente papel ayuda a emplearlo en cuestiones más necesarias. De este modo, se consumirá el papel estrictamente necesario. 
• –Transparencia: Un sistema de control horario digital registra automáticamente el horario cuando el empleado ficha. Por lo tanto, no será necesario llevar la cuenta: todo quedará registrado y listo para firmar cuando se necesite. 
• –Menos errores: La hoja de horas es una cuestión sensible. Cualquier error no intencionado puede causar desde insatisfacción al empleado hasta un eventual malentendido con la Administración. 
• –Mejora la seguridad: La firma electrónica, al vehicularse por un sistema digital, reduce los riesgos de pérdida o deterioro. 
• –Garantiza la fiabilidad: Usando la firma electrónica se reducirán imprevistos derivados de un eventual repudio de la firma. 
• –Descongestión del trabajo: Derivado de todo lo anterior, podrás dedicar tu tiempo a tareas más importantes en lugar de invertirlo en procesos operativos engorrosos. 
• –Promueve la digitalización empresarial: Un proceso clave en el que la práctica totalidad de las empresas están involucradas a día de hoy 

No son pocas las ventajas. Y es que la firma digital ha irrumpido con fuerza en los Recursos Humanos. Y no sólo para firmar estos documentos. También para firmar nóminas, contratos de confidencialidad, facturas… ¡Las posibilidades de la firma electrónica son, a día de hoy, más que amplias! 

¿Y qué ocurre con la firma electrónica en la hoja de horas de los teletrabajadores? 

El teletrabajo es, en cierta manera, todavía un territorio inexplorado. Eso se debe, en parte, a la inercia del trabajo presencial. Y a lo brusco de la irrupción de este nuevo tipo de trabajo remoto, muy vinculada a la situación desencadenada por el Covid-19. Es natural, por tanto, que aparezcan preguntas continuamente. Estas pueden resultar especialmente acuciantes en lo referente a la hoja de horas. ¿Cómo puede hacerse? ¿Qué validez se le puede dar? 

Veamos lo que dice la Guía de Registro de Jornada elaborada por el Ministerio de Trabajo: 

Más concretamente, en el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares. En todo caso, si existe autorregulación convencional al respecto, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa, o si el empresario da por buena la firma por el trabajador de hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador o trabajador a distancia, tales serán instrumentos válidos para dar cumplimiento a la obligación legal. Todo ello sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección del empresario para asegurar la veracidad de la declaración unilateral del trabajador.

Por tanto, vemos que la Administración no considera que existan grandes barreras para realizar el control horario a los teletrabajadores. Ahora bien, sí que es cierto que de lo anteriormente expuesto infiere que existe una zona gris en la que el empresario, si no se usan sistemas telemáticos, tenga que dar por buena la firma del teletrabajador. Es decir, nos ubicamos en un terreno determinado por la confianza. 

¿Por qué es conveniente un software de control horario como Oitchau? 

Es por todo ello que el uso de un sistema de control horario facilita muchísimo las cosas. No será necesario encomendarse a la confianza. Todo será objetivo, verificable y accesible. El registro horario no sólo registrará puntualmente cada vez que el teletrabajador ficha. También podrá efectuar el procesamiento de la firma electrónica de la hoja de horas. 

Y todo de manera inmediata y automatizada. Además, tendrás la garantía de que el trabajador no se olvidará de fichar y tendrás una cumplida hoja de horas. Eso se consigue mediante el envío de recordatorios cada vez que el empleado tenga que fichar. Por cierto, el tipo de jornada y los horarios son personalizables por Recursos Humanos. 

Y una cuestión muy relevante si cuentas con teletrabajadores en su equipo. O con empleados que no comiencen su jornada en las instalaciones de la empresa. Con Oitchau podrás establecer ubicaciones de fichaje. Por tanto, podréis estar seguros de que no se producen fraudes. 

Y, por último, podrás integrar Oitchau con otros softwares de control empresarial. En el tema que nos ocupa, la hoja de horas, es particularmente interesante que podrás integrarlo con plataformas de gestión de nóminas. En suma, contarás con una hoja de horas objetiva y totalmente optimizada.