Gestión del tiempo en el trabajo: estrategias para optimizarla

La gestión del tiempo en el trabajo es una de las variables laborales que más afecta a la productividad y a la eficiencia. Una gestión inadecuada no implica necesariamente que el trabajador no sea competente. Pueden jugar en ello muchas circunstancias, como, por ejemplo, una mala comunicación interna o un uso inadecuado de las herramientas.  

Asimismo, conviene destacar que no es sólo la productividad el único campo que puede verse afectado por una gestión del tiempo ineficiente. Cuestiones como la salud laboral o el derecho a la desconexión digital se vinculan también a ella y pueden traer problemas a las empresas. Por ejemplo, una alta tasa de bajas por estrés o incluso problemas legales si no se respeta la desconexión digital. 

En muchas ocasiones una mala gestión del tiempo en el trabajo puede deberse a disfuncionalidades internas, de organización del equipo e incluso de cultura empresarial. En este artículo abordamos todas estas cuestiones para ofrecerte los consejos necesarios para que el balance entre tiempo y productividad sea el más óptimo posible. 

• 1. ¿Qué es la gestión del tiempo en el trabajo?
• 2. ¿Cuáles son las principales causas de una mala gestión del tiempo en el trabajo?
• 3. Tips para mejorarla
• 4. Autogestión del empleado: el paradigma para tiempos de flexibilidad horaria
• 5. Flexiblidad horaria, teletrabajo y gestión del tiempo
• 6. La gestión del tiempo como competencia laboral
• 7. Más allá de la productividad: gestión del tiempo, salud laboral y desconexión digital 

¿Qué es la gestión del tiempo en el trabajo? 

La gestión del tiempo laboral no es más que el proceso mediante el cual un trabajador o equipo planifica sus tareas en base al tiempo disponible. Se trata de una gestión imprescindible para mantener o mejorar la productividad. Sin embargo, se trata de un proceso muy sujeto a influencias de todo tipo. Desde el temperamento del empleado y su manera de entender la gestión del tiempo a otras razones de tipo organizativo y cultural de la empresa. 

¿Cuáles son las principales causas de una mala gestión del tiempo en el trabajo? 

Alcanzar una óptima gestión del tiempo de trabajo no es, por tanto, una tarea fácil. Las principales razones que obstaculizan una buena gestión del tiempo son las siguientes: 

• –Falta de planificación: O, lo que es lo mismo, la inadecuada organización entre tiempo y volumen de tareas. También la falta de objetivos definidos puede redundar en la falta de un marco orientativo a la hora de establecer una jerarquía y priorización de tareas. 
• –Mala comunicación interna: La comunicación interna es, a día de hoy, uno de los elementos que más están captando la atención de los profesionales de Recursos Humanos. Y lo es por razones obvias, algunas bien conocidas y otras aparecidas con motivo de la pandemia de Covid-19. Sin una buena comunicación, pueden existir malentendidos o, simplemente, una falta de información que impida una gestión del tiempo eficiente. 
• –Mal uso o desconocimiento de herramientas: Existen multitud de herramientas que pueden facilitarnos el día a día. En ocasiones ocurre que los empleados o los equipos no las utilizan adecuadamente o las desconocen. Por ejemplo, con un buen uso de un software de gestión de ausencias, podremos agilizar procesos (como vacaciones o bajas) que, realizados de manera tradicional serían un mayor gasto de tiempo y material. 
• –Cultura empresarial: No siempre mencionada pero que cada vez más atrae más las reflexiones sobre la productividad. Por ejemplo, una cultura empresarial excesivamente presencialista puede dar lugar a gestiones del tiempo muy ineficaces dado que en ella son frecuentes actitudes como la procastinación o la acumulación de tareas. 

Tips para mejorarla 

Como vemos, la gestión del tiempo ineficaz puede darse por la confluencia de muchas circunstancias. A veces, el mejorarla puede obligarnos a abordar cuestiones de hondo calado, como la cultura empresarial. Sin embargo, existen algunos consejos para poderla mejorar en el día a día de los trabajadores. Los consejos más adecuados son los siguientes: 

• –Planificar las tareas: El contar con un plan de tareas nos permitirá tener una visión general del trabajo por hacer conforme a un eje temporal. Algo que puede ayudarnos mucho a organizar el trabajo. 
• –Priorizar tareas: Uno de los aspectos que más obstaculiza una gestión del tiempo de trabajo eficiente. No todas las tareas son igual de importantes, aunque la profesionalidad esté en juego en todas ellas. En este sentido, es necesario asignar prioridades A, B, C o D. Y recuerda: si todo es prioritario, entonces nada lo es. 
• –Jugar con plazos realistas: En ocasiones una mala elección de los plazos repercute en la gestión del tiempo. El dedicar mucho tiempo a una tarea con un plazo poco realista obliga al trabajador a dejar de lado otras. Las cuales pueden generar mucho más valor para la empresa. 
• –Flexibilidad en cuanto al desempeño: El perfeccionismo es algo muy humano y, hasta cierto punto, deseable en la ética laboral de un trabajador. Sin embargo, es necesario saber qué tareas necesitan más de un trabajo meticuloso y cuáles pueden ser realizadas de manera eficiente sin dedicarles un tiempo excesivo. 
• –Automatizar procesos: Hoy en día contamos con multitud de software de gestión empresarial que nos puede ayudar a optimizar y mejorar procesos. Eso sí, requieren de un buen conocimiento y uso para que sean más operativos. De hecho, una incorrecta utilización puede redundar en una mala gestión del trabajo. 

Autogestión del empleado: el paradigma para tiempos de flexibilidad horaria 

Lo hemos explorado ya en artículos como el que dedicamos en su día a las tendencias en la gestión del talento. Y también a los nuevos paradigmas de organizaciones como las organizaciones Teal. Cada vez más, la tendencia es otorgar al trabajador un mayor margen de autonomía. O, por decirlo de otro modo, brindarle más autogestión. 

Y esto no es sólo porque la satisfacción laboral aumenta cuando el empleado se siente empoderado para gestionar el tiempo. También lo es por la reciente realidad del teletrabajo y la flexibilidad horaria. Como también comentábamos en nuestro artículo sobre employer branding, tanto el teletrabajo como la flexibilidad horaria son, a día de hoy, dos elementos imprescindibles a la hora de articular una marca empleadora potente. 

Es por ello que, si queremos fomentarlo, debemos antes tener en cuenta que ello requerirá de ciertas transformaciones en la cultura empresarial. Sin ir más lejos, a tipos de liderazgo tendentes a favorecer esta autogestión del empleado. Pero también a los procesos relacionados con el trabajo a distancia. Vamos a ello en el siguiente punto. 

Flexibilidad horaria, homeoffice y gestión del tiempo en el trabajo 

El teletrabajo es, como comentábamos, una realidad que ha llegado para quedarse. Se trata de una modalidad que favorece tanto la flexibilidad horaria como la conciliación laboral. Sin embargo, presenta unas particularidades que pueden impactar la gestión del tiempo. Por ejemplo: 

• -Es trabajo no presencial 
• -La comunicación es virtual 
• -El trabajo puede realizarse de manera asíncrona entre compañeros y supervisores 

Elementos que, si no se gestionan bien, pueden impactar en una correcta gestión del tiempo. Para optimizarla, además de brindar la autogestión anteriormente mencionada, hemos de mejorar los procesos. Por ejemplo, optimizar las reuniones. En estatus de teletrabajo es muy fácil ceder ante las facilidades que nos brinda la tecnología y, por ejemplo, terminar realizando reuniones o videollamadas improductivas o superfluas. 

La gestión del tiempo como competencia laboral 

En este contexto, cada vez es más habitual que las empresas se centren en fomentar algunas competencias específicas que ayudan a una mejor gestión del tiempo. Las competencias que mejor redundan en la optimización de esta gestión son las llamadas soft skills. 

Se trata de competencias que no son fruto de un aprendizaje reglado. Y que no se basan en el dominio del conocimiento. Son, más bien, aptitudes que se desarrollan mediante la experiencia. Y muy a menudo se relacionan con el temperamento del trabajador. Algunos ejemplos: las habilidades de comunicación, la empatía o la resolución de problemas. 

El potenciarlas puede mejorar, sin duda, una correcta gestión del tiempo. Lo más conveniente, en este punto, es trabajar la formación interna para que la plantilla adquiera los conocimientos necesarios para aplicarlas en su trabajo. 

Más allá de la productividad: gestión del tiempo, salud laboral y desconexión digital 

En este artículo hemos hecho especial énfasis en la gestión del tiempo de trabajo como potenciadora de la productividad. Un aspecto que es incuestionablemente prioritario. Sin embargo, una correcta gestión del tiempo también nos puede ayudar a cumplir con la ley. Especialmente con lo dispuesto por la Administración en lo referente a la salud laboral y la desconexión digital. 

De hecho, estos dos elementos son los que, a menudo, nos dan la señal de alarma de que nuestra gestión del tiempo no está siendo la correcta. Si contamos con muchos empleados con estrés laboral o es habitual que no se respete la desconexión laboral algo no se está haciendo bien.  

A este respecto, es importante remarcar que Inspección de Trabajo hace especial hincapié en la salud mental en su reciente Criterio Técnico 104/2021 sobre los riesgos psicosociales. Es decir, ante casos de estrés laboral y de trabajadores quemados.

En este sentido, fomentar que la gestión del tiempo es la adecuada es clave para evitar el síndrome de burnout en nuestra plantilla. Como ya sabes, una afección que está detrás de muchas bajas laborales. Y también nos ayuda a respetar el derecho a la desconexión digital. Un derecho que ya figura en la legislación y cuya vulneración puede comportar multas elevadísimas. Esto es así dado que quebrantar este derecho puede implicar la vulneración de varios derechos. Básicamente, el de integridad de jornada, la prevención de riesgos laborales y el derecho a la intimidad y la privacidad.