Gestión del tiempo: 5 nuevas tendencias en las empresas 

La gestión del tiempo es uno de los pilares de la eficiencia y la productividad en una empresa. Sin embargo, no siempre es fácil articularla adecuadamente. Y es que son muchas cosas las que entran en juego. Las normas de la empresa, la gestión de equipos, el volumen de trabajo, el liderazgo… 

Además, con las transformaciones experimentadas a raíz de la pandemia de Covid-19, la gestión del tiempo se está redefiniendo. Por ejemplo, ¿cómo articularlo en un estatus de teletrabajo? ¿Y de flexibilidad horaria? Y todo ello sin contar el énfasis actual en la conciliación laboral, que se vehicula en formatos también muy dependientes de la flexibilidad horaria. 

Asimismo, tampoco podemos olvidar el cumplimiento de las leyes. El cual, en el contexto de la gestión del tiempo, significa velar por el derecho a la desconexión digital. Aunque la gestión del tiempo también tiene una ramificación que se está convirtiendo en uno de los focos de la atención de los legisladores: la salud mental. Y todo ello sin olvidar el registro de jornada. 

En este artículo nos adentramos en las diferentes tendencias en la gestión del tiempo que han surgido como consecuencia de este nuevo escenario. 

• 1. ¿Qué es exactamente la gestión del tiempo?
• 2. Elementos que impactan negativamente en la gestión del tiempo
• 3. Nuevas tendencias en la gestión del tiempo
• 3.1. Gestionar el tiempo en estatus de teletrabajo
• 3.2. Autogestión del empleado como respuesta a la flexibilidad horaria y la conciliación
• 3.3. Trabajo por objetivos
• 3.4. Impulso activo de la desconexión digital
• 3.5. Gestión del tiempo como competencia laboral
• 3.6. Liderazgos flexibles

¿Qué es exactamente la gestión del tiempo? 

En un contexto empresarial, la gestión del tiempo alude a cómo se articula el flujo de tareas por realizar con el tiempo disponible para llevarlas a cabo. En consecuencia, es uno de los puntales de la productividad de una corporación. De hecho, una mala gestión del tiempo puede redundar en un descenso de la productividad. Y en un descenso de la satisfacción laboral, dado que se genera estrés en el trabajador. Incluso el famoso síndrome de burnout. Circunstancias que reducen aún más la productividad y pueden terminar incluso en una baja laboral. Incluso en una evaluación desfavorable por Inspección de Trabajo. 

Es sin duda, un círculo vicioso en el que conviene no caer. Para ello, es importante tener en cuenta cuáles son las razones que impiden una gestión del tiempo adecuada. Pasamos a ello en el siguiente punto. 

Elementos que impactan negativamente en la gestión del tiempo 

Como suele ser habitual en el área de los Recursos Humanos, los fenómenos son multicausales. Y transversales. En el caso de la gestión del tiempo pueden abarcar desde la gestión de equipos diaria, al liderazgo. Incluso puede apuntar a una cultura empresarial implantada que no favorezca una gestión del tiempo fluida. Son, en lo esencial, los siguientes factores: 

• –Falta de planificación: Un factor que alude directamente a cómo se organiza el volumen de tareas con respecto al tiempo con el que se cuenta.

• –Ausencia de objetivos claros: Algo que es muy conveniente tener, dado que contar con objetivos claros ayuda a la priorización de tareas.

• –Excesivo peso de algunos procesos operativos: O, lo que es lo mismo, la proliferación de tareas que no son un fin en sí mismo, sino medios. Por ejemplo, el abuso en la creación de documentos, planes, informes o presentaciones. Son, qué duda cabe, fundamentales en un desarrollo del trabajo efectivo. Eso sí, siempre y cuando no se pierda el foco de que son herramientas para la consecución de una tarea, y no la tarea misma.

• –Una gestión de equipos inadecuada: Un equipo mal gestionado o ineficiente impacta, sin duda, en la gestión del tiempo. No sólo en el sentido operativo. Y es que un equipo que no funciona bien supone un foco de insatisfacción laboral que puede dar lugar a actitudes como la desmotivación o la procastinación.
   
• –Un liderazgo poco óptimo: Muy relacionado con el punto anterior. Un management confuso o excesivamente supervisor puede convertirse en un auténtico cuello de botella. Algo que, no hace falta remarcarlo, es perjudicial para la gestión del tiempo.

• –Una cultura empresarial excesivamente normativa y presencialista: Una excesiva normatividad o cultura presencialista que impide la autonomía del empleado impacta gravemente en su satisfacción laboral. 

Nuevas tendencias en la gestión del tiempo 

Los elementos que hemos mencionado en el anterior punto son los principales obstáculos para una gestión del tiempo eficiente. Pero, ¿qué ocurre si a eso le sumamos modos de trabajo no presencial como el teletrabajo? ¿Y la flexibilidad horaria? Es por ello que se están perfilando alternativas que pueden consolidarse como tendencias en la gestión del tiempo. Te explicamos cuáles. 

Gestionar el tiempo en estatus de teletrabajo 

El teletrabajo instituye dos variables que impactan en la gestión de equipos y la gestión del tiempo. Estas son la no presencialidad y una eventual asincronía entre el trabajo de miembros del mismo equipo. Además, en este estatus de trabajo, el líder o manager no cuenta con los recursos para efectuar una supervisión fehaciente. Por ello, es conveniente que los teletrabajadores cuenten con un protocolo claro de gestión del tiempo. En él podemos incluir consejos para un correcto desempeño. Por ejemplo, el seguimiento de objetivos y la correcta distribución de los descansos en el trabajo. 

Asimismo, es fundamental que el teletrabajador fiche el inicio y final de la jornada para cumplir con la ley de control horario. Para ello, nada más conveniente que un software de control horario. Con él, se puede fichar fuera de las instalaciones de la empresa mediante la fijación de localizaciones de fichaje verificadas. Además, el propio sistema, como ocurre con Oitchau, manda recordatorios de fichaje. De este modo, estaremos totalmente seguros de cumplir con la ley. 

Autogestión del empleado como respuesta a la flexibilidad horaria y la conciliación 

Una consecuencia directa de la flexibilidad horaria es que los mecanismos de supervisión tradicionales se ven limitados. Es por ello que conviene otorgar al trabajador una mayor autonomía. Ello, además de empoderarle, mejorará su autopercepción. Por lo tanto, muy previsiblemente su satisfacción laboral aumentará. Sin embargo, para establecer un control a su actividad que no implique de supervisión, siempre se puede establecer una metodología OKR en el equipo o la empresa. Es decir, el trabajo por objetivos medibles. De este modo, el empleado podrá autoevaluarse continuamente y gestionar el tiempo de manera adecuada para la consecución de los objetivos fijados. 

Trabajo por objetivos 

Como apuntábamos anteriormente, uno de los apoyos en una gestión del tiempo que contemple no presencialidad y flexibilidad horaria. El sistema de trabajo por objetivos u OKR se basa en los siguientes elementos: 

• -Primacía de los objetivos sobre las tareas 
• -Establecimiento de horizontes temporales cortos para la consecución de los objetivos 
• -Establecimiento de claves objetivas y medibles de evaluación 
• -Autoevaluación del empleado 
• -Comunicación interna continua y fluida 

Este modo de trabajar se está consolidando cada vez más en las empresas. Como en todo, las características y actividad de cada corporación definirán el alcance de dicha metodología. Sin embargo, conviene que la adaptemos a nuestras circunstancias concretas en la medida de lo posible. 

Impulso activo de la desconexión digital 

Si hay algo que indica que la gestión del tiempo en nuestro equipo o empresa es ineficiente es la vulneración de la desconexión digital. El recibir mensajes fuera del horario laboral es, sin duda, uno de los efectos más directos de una mala planificación. O de una distribución de la carga de trabajo ineficiente. 

Sin embargo, impulsar la desconexión digital no sólo alude a la productividad o a la gestión del tiempo. Se trata de un derecho, tal y como consagra la Ley Orgánica 3/2018. De hecho, el no respetarla puede hacer incurrir a una empresa en la eventual vulneración de tres derechos. Estos son: 

• -El derecho a la integridad de jornada 
• -Lo dispuesto por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales 
• -Vulneración del derecho a la intimidad y privacidad 

Asimismo, tampoco podemos ignorar lo que supone una sistemática vulneración del derecho a la desconexión digital a nivel personal: un menoscabo de la salud mental. El estrés y el síndrome del trabajador quemado son posibles consecuencias de un mal uso de las tecnologías y una gestión del tiempo inadecuada. Algo que impacta en la satisfacción laboral, en la motivación del empleado y puede fomentar el absentismo y la alta rotación. 

Gestión del tiempo como competencia laboral 

Con todo, siempre es aconsejable trabajar la gestión del tiempo como una competencia o habilidad en los empleados. Para ello podemos establecer programas de formación orientados a este particular en nuestro plan de formación de empresa. Incluso orientar nuestros procesos de reclutamiento para captar trabajadores con esta competencia. 

Liderazgos flexibles 

Una consecuencia previsible a la luz de lo expuesto anteriormente. La flexibilidad horaria y la no presencialidad han instituido una redefinición del liderazgo. Algo que, como hemos visto en los puntos anteriores, se infiere inmediatamente. Y es que, ¿cómo mantener un concepto de líder supervisor si no tenemos al empleado delante? ¿Es razonable mantener el enfoque de líder como supervisor y corrector en un contexto de  autonomía del empleado y trabajo por OKR? 

En este sentido, actualmente la figura del líder de está redefiniendo. Por ejemplo, mediante conceptos como el de líder mentor. Un enfoque del que te hablábamos en nuestro artículo sobre los tipos de liderazgo en tiempos de teletrabajo. Ya no se trata de una relación vertical con el empleado, sino más horizontal. La fijación de objetivos ha de ser consensuada. Asimismo, el líder ha de ser propositivo pero también dialogante. Ofrecer posibles soluciones en lugar de establecer mandatos. 

En este contexto, también la evaluación del desempeño ha de adaptarse. Una valoración objetiva, en virtud a los propósitos fijados, asegura un liderazgo democrático y no arbitrario.