Gestión de vacaciones y ausencias: guía definitiva

La gestión de vacaciones y ausencias es una de las tareas cotidianas de un departamento de Recursos Humanos. Se trata de un proceso que implica un fuerte componente de gestión, pero es mucho más que un acto puramente “administrativo”. De hecho, la correcta gestión de las vacaciones y las ausencias repercute positivamente en áreas directamente relacionadas con Recursos Humanos. Por ejemplo, la retención de talento, la satisfacción laboral, el buen ambiente laboral y el employer branding. 

Para asegurarnos de que dicha gestión es la más óptima debemos establecer numerosas pautas a la hora de realizarla. Y también rodearnos de las mejores herramientas, como un software de gestión de vacaciones y ausencias. En este artículo te mostramos cómo realizar el proceso de manera más eficiente. ¡Vamos con ella! 

• 1. Beneficios de una correcta gestión de vacaciones y ausencias
• 2. Gestión de vacaciones: cómo hacerlo
• 2.1. Articulando el calendario de vacaciones
• 2.2. Gestionando las solicitudes de vacaciones
• 3. Gestión de ausencias
• 3.1. Ausencias justificadas
• 3.2. Ausencias injustificadas 
• 4. Gestión de vacaciones y ausencias y comunicación interna 

Beneficios de una correcta gestión de vacaciones y ausencias 

Comenzamos haciendo un repaso a los aspectos positivos que entraña una buena gestión de vacaciones y ausencias. Como deciamos en la introducción, mucho más que un proceso administrativo o de mero registro. Estos son los aspectos que podemos potenciar: 

• –El flujo de productividad: Con una buena gestión, podemos garantizar el derecho al descanso de nuestras trabajadores mientras velamos por que la productividad de nuestra empresa no se vea afectada. 
• –Mejorar la retención de talento: Las vacaciones y las ausencias son puntos muy sensibles para el empleado. Por tanto, llevar a cabo su gestión de manera eficiente puede ahorrarnos problemas con los empleados y, por tanto, retenerlos en la empresa. 
• –Incrementar la satisfacción laboral: Un hecho muy relacionado con el anterior punto. Si el trabajador percibe que la empresa gestiona de manera eficiente y transparente sus vacaciones y ausencias desarrollará un mayor apego a nuestra corporación. 
• –Mejorar el procesamiento de nóminas: Si llevamos un cumplido recuento de las vacaciones y ausencias, será más fácil abordar el procesamiento de nóminas. 
• –Ahorrar costes: Como comentábamos en nuestro artículo sobre las vacaciones retribuidas y no disfrutadas, en caso de extinción de contrato es preciso pagar al empleado los días de vacaciones que no haya pedido. Por tanto, el gestionarlas correctamente puede ayudarnos a asegurarnos de que los empleados disfrutan de sus vacaciones en el periodo que les corresponde. Y así la empresa ahorra costes en los finiquitos. 
• –Potencia el employer branding: Si optamos por una gestión de vacaciones flexible, estaremos potenciando el employer branding. También denominado como marca empleadora. Hacerlo es más sencillo si contamos con una gestión meticulosa y detallada. 

Gestión de vacaciones: cómo hacerlo 

A la hora de realizar la gestión de vacaciones, deberemos dividir este proceso en varias fases. Por un lado, debemos conocer exactamente cuál es el periodo de vacaciones normativo. El Estatuto de los Trabajadores fija el número de días de vacaciones anuales en 30 días naturales. Sin embargo, esta cifra puede ser incrementada (nunca reducida) por el convenio colectivo. Por tanto, hay que asegurarse de ese punto antes de proceder con los siguientes pasos. 

Una vez sabemos los días de vacaciones anuales, es preciso conocer el tipo de contrato de los empleados. Y es que, dependiendo del contrato, las vacaciones tendrán una especifidad u otra. Esto es especialmente visible en el caso de los empleados con contrato temporal menor a un año. En el caso de estos trabajadores, las vacaciones se derivan de los meses de contrato. Por ejemplo, si tiene un contrato de 6 meses, le corresponderán 15 días de vacaciones. 

En este sentido, dada su actualidad, conviene también tener en cuenta a nuestros trabajadores en ERTE. Si lo tienen de suspensión, entonces deberemos recordar que tendrán menos días de vacaciones. Esto es debido a que mientras dura la suspensión de contrato no se generan vacaciones. Todos los detalles sobre la gestión de vacaciones en ERTE la encontrarás en este artículo. 

Una vez contamos con esta información, podemos pasar a la elaboración de un calendario de vacaciones. 

Articulando el calendario de vacaciones 

Es posible realizar el calendario de vacaciones priorizando algunos tipos de trabajadores. Se trata de una opción no exenta de polémica, dado que puede ser percibida como una falta de igualdad con respecto al resto de la plantilla. Razón por la cual algunas empresas optan por turnos rotativos a la hora de determinar el orden de disfrute de vacaciones. 

El criterio tradicional de priorizar a los trabajadores con antigüedad también está cayendo en desuso. Especialmente en nuestros días, en los que está calando una cultura empresarial más horizontal que no tiene en cuenta criterios de jerarquía como el que establece la antigüedad. 

Sin embargo, hay un criterio que puede ser útil si queremos potenciar nuestro employer branding. Se trata de priorizar a los trabajadores con hijos, de tal modo que puedan disfrutar de sus vacaciones haciéndolas coincidir con los periodos no lectivos del colegio. En este sentido, siempre es recomendable consultar el convenio colectivo, dado que puede especificar criterios en cuanto a la asignación y priorización de vacaciones. 

Gestionando las solicitudes de vacaciones 

Una vez priorizados los trabajadores, toca introducir las vacaciones, según nos las vayan solicitando. A la hora de controlar el flujo de aprobación de dichas solicitudes conviene tener en cuenta los siguientes puntos: 

• -Las vacaciones no pueden comenzar en un día inhábil o no laborable 
• -Es preciso tener en cuenta si la empresa cuenta con picos de productividad en determinados periodos del año 
• -Conviene aprobar las solicitudes teniendo en cuenta el flujo de trabajo disponible 

El comprobar que mantenemos siempre un flujo de fuerza de trabajo consistente para dar respuesta a las necesidades es muy fácil con un software de gestión de vacaciones y ausencias. Podremos visualizarlo en todo momento en tiempo real. Para información más detallada sobre este proceso, te recomendamos nuestro artículo sobre cómo sacar todo el partido a un gestor de vacaciones. 

Gestión de ausencias 

Ha llegado el turno de gestionar las ausencias. Lo primero que hay que tener en cuenta es la división principal entre las ausencias. Hay de dos tipos: ausencias justificadas y ausencias injustificadas. Veamos que particularidades de gestión presenta cada una. 

Ausencias justificadas 

Las ausencias justificadas son, básicamente las siguientes. Las enumeramos con el tiempo de ausencia al que se tiene derecho. 

• -Matrimonio: 15 días naturales 
• -Fallecimiento, accidente o enfermedad grave de familiar: 4 días 
• -Mudanza: 1 día 
• -Deber público: el tiempo indispensable
• -Exámenes prenatales o preparación al parto: el tiempo indispensable 
• -Nacimiento, adopción o guarda de adopción o acogimiento. 1 hora de ausencia 
• -Nacimiento prematuro de bebé con necesidades de hospitalización: 1 hora 

En estos casos, será el trabajador el que se ponga en contacto con nosotros para dar aviso de su necesidad de ausentarse. Por tanto, deberemos introducir reflejar en nuestra plataforma las incidencias. Algo muy útil dado que todos estos permisos son retribuidos y nos facilitará la preparación de nóminas. Con todo, existen otro tipo de ausencias que pueden categorizarse más como permisos. Nos referimos al permiso de paternidad, al permiso de maternidad y al permiso de lactancia. Asimismo, una baja laboral también es, a efectos prácticos, una ausencia justificada. Todo ello conviene que quede reflejado en nuestra plataforma. 

Ausencias injustificadas 

¿Cuáles son las ausencias justificadas? Lo cierto es que el Estatuto de los Trabajadores no las especifica, por lo que hay que definirlas por oposición. Es decir, serán ausencias injustificadas todas aquellas que no respondan a los supuestos contemplados por el Estatuto de los Trabajadores o convenios. 

Registrarlas es algo importante, dado que las ausencias injustificadas no gozan de retribución. Por tanto, el llevar un cumplido registro de ellas nos ayudará a procesar nóminas. Asimismo, algunas de estas ausencias pueden comportar sanciones disciplinarias (incluso el despido). Por tanto, contar con registros que den fe de ello es siempre conveniente. 

Sin embargo, no todas las ausencias injustificadas proceden de la mala fe del trabajador. En ocasiones, pueden deberse a circunstancias externas. Por ejemplo, atascos de tráfico. En este caso, es importante que el trabajador contacte con la empresa motivando su ausencia y brindando una propuesta para recuperarlas. 

Si la empresa acepta la propuesta, conviene registrar, a efectos de control horario, dicha recuperación de horas. 

Gestión de vacaciones y ausencias y comunicación interna 

Como hemos podido comprobar a lo largo del artículo, la comunicación interna es fundamental en este proceso. Sobre todo porque la gestión de las vacaciones y ausencias es una cuestión de gran importancia para el trabajador. Una falla en la gestión podría repercutir en su satisfacción laboral. Estas son las dimensiones del proceso en las que deberemos potenciar la comunicación interna: 

• –Gestión de solicitudes: Cuando un empleado nos hace una solicitud de vacaciones o de ausencia debemos abordarla con la mayor prontitud posible. Sobre todo si se trata de ausencias. El ser ágil procesándola y aprobándola (o denegándola) es clave. 
• –Gestión documental: Sobre todo en las ausencias derivadas de una baja laboral, la gestión documental se hace imprescindible. Sobre todo el procesamiento de partes de baja y certificados médicos. En este sentido, un software de gestión de ausencias y vacaciones convierte esta gestión en algo cómodo en el que el riesgo de extravío y pérdida es imposible. 
• –Seguimiento continuo: También importante en ausencias justificadas que, como bajas laborales o permisos de maternidad o paternidad. Básicamente porque el empleado podrá informarnos sobre cómo evoluciona su baja o su permiso. En el caso de los permisos, existen tramos de obligado disfrute y otros que pueden disfrutarse de manera interrumpida. Por ello, el contar con una comunicación constante nos ayudará a prever con antelación el flujo de trabajo e incorporarlo de manera óptima a nuestro calendario. 

La comunicación fluida no sólo nos ayudará a gestionar este proceso de manera más óptima ahorrándonos sobrecostes en tiempo innecesarios. También proyectará una imagen de la empresa positiva de cara a los empleados. Algo que, sin duda, tiene su correlato en el aumento de la satisfacción laboral. Y, por tanto, en la productividad, la retención del talento y la disminución de la rotación.