Gestor de vacaciones: guía para optimizar su uso al máximo 

Un gestor de vacaciones es un software de gestión empresarial que ya es habitual en las empresas. Aunque todavía conviven los formatos más “a la antigua usanza”, esta modalidad digital de gestionar las vacaciones se va imponiendo progresivamente. Sobre todo en tiempos como los actuales, cuando la transformación digital de las empresas es uno de los puntos más importantes de la agenda política, económica y social. 

Un software de gestión de vacaciones suele ser una herramienta fácil de utilizar. Sin embargo, nos puede ser incluso más útil si enfocamos nuestra gestión de vacaciones conforme a un plan general. Una estrategia que tenga en cuenta, aunque sea a grandes rasgos, la casuística que rodea a las vacaciones de los empleados. De este modo, podremos planificarlo todo en antelación y poder reaccionar a tiempo en caso de improviso. En este artículo te mostramos todo lo que hay que saber. ¡Comenzamos! 

• 1. El marco legal a tener en cuenta para un gestor de vacaciones
• 2. Gestor de vacaciones: ¿cómo realizar una buena planificación?
• 2.1. Consultar los convenios y pactos de empresa
• 2.2. Tener en cuenta el tipo de empleado y su contrato
• 2.3. Priorizar las vacaciones de los empleados
• 3. Realizar el calendario de vacaciones
• 4. Gestor de vacaciones: ¿las vacaciones han de planificarse para su disfrute en el año natural?
• 5. ¿Y qué ocurre con los trabajadores en ERTE?
• 6. Comunicación interna y un gestor de vacaciones: el tándem perfecto 
• 7. ¿En qué casos las vacaciones pueden ser sustituidas por retribución?

El marco legal a tener en cuenta para un gestor de vacaciones 

Las vacaciones responden a una política de empresa concreta, aunque ésta se ha de ajustar siempre a la negociación colectiva, los pactos de empresa y, en último término, en el Estatuto de los Trabajadores. Sobre todo en lo dispuesto en su artículo 38, el cual dice así:

1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.

2. El periodo o periodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.

Asimismo, este artículo también dispone que las empresas han de contar con una planificación de vacaciones. Además, el trabajador tiene derecho a conocerlas con, al menos, dos meses de antelación. Es por ello que la cuestión de un buen calendario de vacaciones se hace indispensable. Abordamos este punto a continuación. Aunque si quieres saber más sobre el marco legal de las vacaciones te aconsejamos nuestro artículo sobre el derecho a vacaciones. 

Gestor de vacaciones: ¿cómo realizar una buena planificación? 

A la hora de la planificación, un gestor de vacaciones puede brindarnos una plataforma en la que visualizar de manera inmediata tanto las ausencias previstas como el flujo de trabajo disponible con el que contaremos en determinadas épocas del año. Así, a la hora de planificarlas hemos de tener en cuenta lo siguiente: 

Consultar los convenios y pactos de empresa

Con respecto a las vacaciones, como hemos visto, el Estatuto de los Trabajadores fija el mínimo. Otras cuestiones, como la época en las que puedan disfrutarse (por ejemplo, en empresas de fuerte estacionalidad de la actividad) dependerá del convenio o de la política de empresa. En este sentido, es preciso tener claro a cuántas vacaciones tienen derecho los trabajadores. 

Tener en cuenta el tipo de empleado y su contrato 

A la hora de introducir las vacaciones en un gestor, primero hemos de determinar las condiciones concretas de cada empleado. Estas circunstancias suelen aludir al tipo de contrato. Por ejemplo, los trabajadores que prestan sus servicios con un contrato temporal inferior a un año, tendrán derecho a las vacaciones según el tiempo de actividad previsto. Por ejemplo, si su contrato es de 4 meses, tendrá derecho a 10 días de vacaciones. 

Esta regla también, sin embargo, no se aplica a los trabajadores a media jornada. Que estén a media jornada no significa que tengan derecho a la mitad de vacaciones. De hecho, tienen el mismo derecho a los 30 días naturales como mínimo que establece el Estatuto de los Trabajadores. 

Priorizar las vacaciones de los empleados 

Una cuestión algo sensible que, sin embargo, puede ser considerada a efectos de employer branding. Sobre todo si queremos apostar por la conciliación laboral. Y es que podemos establecer prioridad de disfrute de vacaciones según las circunstancias de los empleados. Así, tenemos las siguientes opciones de priorizacion: 

• –Empleados con hijos: En aras de la conciliación laboral, tan demandada actualmente, la empresa puede priorizar a estos trabajadores para que puedan coger sus vacaciones haciéndolas coincidir con periodos no lectivos en el colegio. 
• –Trabajadores con más antigüedad: Es un criterio que puede ayudar a priorizar las vacaciones. Sin embargo, conviene tener en cuenta esta opción dado que puede generar brechas en la plantilla. Además, en las nuevas tendencias de cultura empresarial, la antigüedad está perdiendo fuerza a favor de un enfoque más igualitario de todos los trabajadores. 
• –Turnos rotativos: Una opción posible si queremos evitar circunstancias como la anterior. Es el enfoque más igualitario de todos. 

Como puedes ver, depende del enfoque de la empresa. En este sentido, siempre es recomendable contar con una política de vacaciones alineada con los valores y cultura de empresa. 

Realizar el calendario de vacaciones 

Es el punto donde un software gestor de vacaciones nos puede prestar su ayuda. Y es que con su plataforma intuitiva podremos introducir las vacaciones de los empleados sin ningún coste de papel. Y, por tanto, de manera más eficiente y segura. Esto es lo que hemos de tener en cuenta: 

• –Las vacaciones no pueden comenzar en un día inhábil o no laborable: Un requisito que es fruto de la división entre días naturales, días inhábiles y días no laborables. Las vacaciones, como queda dicho en el Estatuto de los Trabajadores, establece el día natural como eje. Por tanto, hemos detener en cuenta esta circunstancia a la hora de calendarizar las vacaciones. 
• –Tener en cuenta las posibles especifidades de la empresa: Existen empresas que, bien por su actividad o por su política, establecen ciertas limitaciones a la hora de conceder una cantidad determinada de días de vacaciones. Algo, por cierto, que también puede ir determinado por convenio. Así, hay que tener en cuenta restricciones como, por ejemplo, la posibilidad de coger vacaciones en verano (para empresas turísticas y de hostelería). Y también si se pueden coger seguidas todas las vacaciones a las que se tiene derecho. 
• –Realizar la distribución teniendo en cuenta la fuerza de trabajo disponible: Conviene que a la hora de planificar las vacaciones mantengamos un flujo consistente de trabajo. Es decir, que no haya pocos empleados en la plantilla durante un periodo específico de tiempo. Esto se puede visualizar perfectamente mediante un gestor de vacaciones digital. 

Gestor de vacaciones: ¿las vacaciones han de planificarse para su disfrute en el año natural? 

Una cuestión que hemos de tener en cuenta a la hora de realizar la calendarización. Generalmente, la ley indica que las vacaciones han de disfrutarse durante el año natural a la que corresponden. Es decir, entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. En caso contrario, el empleado corre el riesgo de perder el derecho a disfrutarlas. Sin embargo, existen excepciones mediante las cuales el trabajador sí podría disfrutarlas fuera del año natural. Por ejemplo, si el trabajador sufre una baja laboral, podrá disfrutar los días que le queden fuera del año natural. Eso sí, siempre y cuando no hayan transcurrido 18 meses. 

¿Y qué ocurre con los trabajadores en ERTE? 

Una pregunta recurrente y que todavía será importante, dado que los ERTE van a ser ampliados, de momento, hasta 2022. A la hora de planificar las vacaciones hemos de tener en cuenta esta circunstancia, dado que impactará a los días de vacaciones a los que se tenga derecho. Así, hemos de valorar dos circunstancias que se corresponden con los dos tipos de ERTE: 

• –ERTE de suspensión: Como su propio nombre indica, corresponde a cuando el trabajador se encuentra en ERTE total. El periodo de tiempo que dure este ERTE no generará vacaciones. Por tanto, la cantidad de días a los que se tiene derecho disminuirá. 
• –ERTE parcial: En este formato de ERTE, el trabajador ve reducida su número de horas de trabajo. En este sentido, como ocurre con los trabajadores a media jornada, ello no afecta el número de días a los que tiene derecho. Pero sí a la retribución. 

Para obtener más información sobre cómo calcular las vacaciones en ERTE parcial y su retribución, así como otras cuestiones prácticas, te aconsejamos consultar nuestro artículo sobre las vacaciones en Expediente Temporal de Regulación de Empleo. 

Comunicación interna y un gestor de vacaciones: el tándem perfecto 

Como ya sabes, en el proceso de planificar vacaciones entra en juego un fuerte componente de comunicación interna. Un proceso que, si no se automatiza, puede llegar a ser farragoso. Notificaciones, comunicaciones en el mail, extravíos, olvidos… La casuística es enorme. Es por esa razón que utilizando un buen software gestor de vacaciones puedes ahorrarte este pesado proceso. Puedes articularlo de la siguiente manera: 

• –Gestión y aprobación de solicitudes: Con un software gestor de vacaciones podrás recibir la solicitud de vacaciones de tu empleado. A menudo, también puede contar con la validación de su supervisor. Por tanto el proceso de aprobación será mucho más sencillo. 
• -Transparencia: Con este tipo de plataformas, el empleado podrá consultar en cualquier momento el estado de su solicitud de vacaciones. Un ejercicio de comunicación interna que el empleado percibirá como positivo, dado lo sensible que es el asunto de las vacaciones para la satisfacción laboral. Al mismo tiempo, será también muy eficiente desde el punto de vista del departamento de Recursos Humanos. Básicamente porque de este modo, evitarás comunicaciones frecuentes para preguntar sobre el estado de la solicitud. 
• –Gestión de imprevistos que impactan las vacaciones: Con un software como Day.io, que también permite la gestión de otros tipos de ausencias, como por ejemplo las bajas, podrás prever los imprevistos que afecten a los días de vacaciones. Por ejemplo, las bajas laborales que permiten al trabajador disfrutar de los días de vacaciones pendientes fuera del año natural. De este modo, la calendarización será mucho más veraz y óptima. 

Como vemos, una correcta planificación de las vacaciones no sólo redundará en más tiempo para dedicarte a otras tareas más importantes. También aumentará la satisfacción laboral de tus trabajadores. 

¿En qué casos las vacaciones pueden ser sustituidas por retribución?

Como es sabido, las vacaciones no pueden ser sustituidas por compensación económica. La ley las concibe como un derecho del trabajador, por lo que su disfrute es obligado. Sin embargo existen dos casos en los que las vacaciones sí pueden ser sustituidas por retribución económica. Son las vacaciones no retribuidas en caso de jubilación y en caso de extinción de contrato. Eso sí, en el caso de los empleados a las puertas de la jubilación, esta retribución sólo puede producirse si el empleado ha atravesado una incapacidad.

El caso de la compensación económica por vacaciones por extinción de contrato es más conocido. Se establece el cálculo de las vacaciones no disfrutadas y se procede a su abono en el finiquito. Para realizar este proceso es clave el llevar una correcta gestión de las vacaciones. Y también efectuar los cálculos adecuadamente.

Para calcular el pago de vacaciones no disfrutadas, tenemos que proceder de la siguiente manera:

• –Saber los días de vacaciones no disfrutadas: Puede obtenerse si multiplicamos los días trabajados por 30 (número de días de vacaciones anuales) y dividimos el resultado obtenido entre 365.
• –Obtener el salario diario: Dividimos en salario mensual entre 30 (los días del mes) y dividimos el resultado obtenido entre 365.
• –Calcular la cantidad a percibir: Es decir, multiplicar los días de vacaciones no disfrutadas (resultado del primer punto) por el salario diario (resultado del segundo punto).

Unas operaciones simples que, sin embargo, serán mucho más fáciles de realizar si tenemos actualizado nuestra gestión de las vacaciones de los empleados. Por esta razón, es clave contar con un buen sistema para realizarlo.