Gran empresa: el control horario en organizaciones complejas 

Liderar o trabajar en una gran empresa es siempre un proyecto excitante. No sólo por la reputación laboral que ello aporta, sino por las oportunidades de crecer y perfeccionarse. Sin embargo, las grandes empresas cuentan con particularidades que, en muchas ocasiones, obligan a reenfocar ciertos procesos.  

Este hecho impacta de manera especialmente notable en un departamento de Recursos Humanos. Pues no es lo mismo gestionar una plantilla de menos de 50 personas que las ingentes plantillas de las grandes empresas. Y todo ello descontando que es habitual que una gran empresa cuente con otras empresas, cada una de ellas con sus características. 

En suma, una gran diversidad de circunstancias que convierten la gestión de los Recursos Humanos en algo más complejo. Y, también, masivo.  En este artículo te vamos a mostrar cómo gestionar el control horario de tu gran empresa de manera eficiente, rápida y sencilla.  

• -Registro horario y grandes plantillas: clave para alinearse con la ley
• -La gestión documental en el día a día del control horario de una gran empresa
• –La gestión de vacaciones y ausencias en una gran empresa
• -Equipos externos y control horario
• –Los teletrabajadores y el control horario
• –La gran empresa: a grandes plantillas, grandes departamentos de RR.HH.
• -La importancia de las integraciones de plataformas en la gran empresa
• –Control horario y calendario: elemento vital en una gran empresa
• –Centralización y normas específicas en los grupos de una gran empresa
• –El seguimiento y registro de las horas sindicales en una gran empresa
• –Equipo internacional: la importancia de una asistencia multilingüe
• –Lo que Oitchau puede aportar a una gran empresa

Registro horario y grandes plantillas: clave para alinearse con la ley 

Lo contábamos en nuestro artículo sobre la ley de control horario: desde 2019 que es obligatorio el llevar un registro horario de jornada exhaustivo a los trabajadores. Además, el Real Decreto ley 08/2019 establece directrices muy concretas sobre cómo realizarlo. Son las siguientes: 

• -Obligación de realizar un registro de jornada exhaustivo de cada empleado 
• -Llevar a cabo dicho registro de manera documental 
• -Conservar los registros durante 4 años 
• -Hacerlos accesibles a los empleados, sus representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando sean requeridos 

Estas obligaciones son todo un reto para el departamento de Recursos Humanos de una empresa. Especialmente logístico. Dado que, ¿cómo realizar un registro de jornada verificable y riguroso de una plantilla de muchos trabajadores? En este sentido, un software de control horario puede ser de gran utilidad. No tienes más que establecer el tipo de jornada y horario de cada empleado y el sistema se encargará de recordarle mediante notificaciones cuándo debe fichar. 

Asimismo, podrás establecer ubicaciones de fichaje para contar con la seguridad de que no se producen fichajes fraudulentos. Centralizando el control horario en una misma plataforma siempre puede resultar de ayuda a la hora de gestionar plantillas de muchos trabajadores. 

La gestión documental en el día a día del control horario de una gran empresa 

En el punto anterior también cobra especial relevancia la gestión documental de dicho proceso. Pues, como dice la ley, es obligatorio conservar los registros durante 4 años y ponerlos a disposición de los agentes contemplados por la ley. Ello, en una plantilla numerosa, puede ser no sólo un gasto de papel sino también un auténtico problema de almacenamiento y gestión documental. 

Con una plataforma de control horario, en cambio, tendrás siempre que quieras la información en una plataforma segura. Asimismo, el trabajador siempre podrá acceder a sus registros horarios, tal y como pide la ley. Lo mismo ocurrirá con las Administraciones, que podrán tener acceso siempre que lo requieran. Y tu gran empresa será capaz de cumplir su requerimiento con eficiencia y transparencia: todo queda registrado en la plataforma. 

La gestión de vacaciones y ausencias en una gran empresa 

Un proceso que también en una plantilla numerosa puede convertirse en un auténtico rompecabezas. Y es que a la solicitud de permiso le sucede la valoración y la aprobación, así como su puntual registro. Si enfocamos este proceso desde un punto de vista tradicional, recurriendo a las comunicaciones por email puede convertirse en una tarea farragosa. 

En cambio, con un software de control horario, puedes simplificar el proceso. Y apostar por la transparencia, dado que el trabajador podrá consultar siempre que quiera el proceso de su solicitud. Y en lo que respecta a las aprobaciones, puedes incluir a otro personal autorizado para efectuar aprobaciones masivas. De este modo, la acumulación de solicitudes no supondrá una paralización del día a día en un departamento de Recursos Humanos. 

Equipos externos y control horario 

Es muy habitual que una gran empresa recurra a la contratación de equipos externos. Muy a menudo grupos de ventas o tecnológicos, aunque pueden ser de muchas clases. Normalmente, estos equipos, por ejemplo, los de ventas, no están físicamente en la oficina. Aunque siga siendo igualmente obligatorio registrar su horario. 

Con una plataforma digital de control horario no será necesario que el colaborador se desplace a la oficina a hacer un registro biométrico. Bastará con que tu empresa le asigne una ubicación de fichaje. El sistema se encargará de todo lo demás, por ejemplo, de avisarle con recordatorios de cuándo ha llegado el momento de fichar. 

Los teletrabajadores y el control horario 

Es muy posible que en tu gran empresa el teletrabajo lleve tiempo siendo un hecho. Tanto si se ha extendido por política de empresa como por las circunstancias de la pandemia de Covid-19, el escenario de teletrabajo siempre establece puntos de incertidumbre. 

Esto se produce sobre todo porque la no presencialidad del trabajador en las instalaciones convierte su trabajo en algo no monitorizable. Siempre y cuando no se utilice un software de control horario. Porque con una plataforma de esas características el teletrabajador podrá fichar como cualquier trabajador ordinario. Y todo ello con garantías: las ubicaciones de fichaje asegurarán a tu gran empresa que no se producen fraudes en el registro de jornada. 

Y otra cuestión muy importante que también se aplica a los teletrabajadores: las horas extra. La ley establece que no ha de haber diferencias entre teletrabajadores y trabajadores convencionales. Es por ello que el tope de horas extra también rige para ellos. A pesar de que no estén en la oficina, podrás tener siempre que quieras un control sobre las horas extra que realizan. Y, siempre que estén cerca de rebasarlo, tendrás una notificación del sistema que te avise de ello. 

Esta opción de poder integrar el teletrabajo en un registro de jornada exhaustivo puede ser de gran ayuda en tu gran empresa. Especialmente si tiene presencia en países cuya situación epidemiológica es dispar y pueden verse eventualmente sometidos a restricciones. 

La gran empresa: a grandes plantillas, grandes departamentos de RR.HH. 

Llevamos todo este tiempo haciendo referencia a las plantillas de gran tamaño que caracterizan a las grandes empresas. Y, especialmente, a los retos de gestión que suponen. Sin embargo, deberíamos hablar del personal de Recursos Humanos, cuyo número acostumbra a ser mayor en las grandes empresas. Lo cual, qué duda cabe, es una indudable fortaleza. Es por ello que, para agilizar algunos procesos, por ejemplo, el de las aprobaciones de permisos, sea útil dejarse ayudar. En este sentido, podrás asignar permisos a otros usuarios o compañeros de departamento a los que podrás asignar funciones específicas. 

Asimismo, también podrás incluir a otros supervisores específicos para que puedan estar al corriente de diversas incidencias, como la solicitud de vacaciones o permisos. Si juntos se trabaja mejor, todavía el desempeño es más óptimo si todo puede estar unificado en la misma plataforma de manera digital. 

La importancia de las integraciones de plataformas en la gran empresa 

Es habitual que una gran empresa recurra a plataformas de gestión empresarial. Estas herramientas son muy variadas y abarcan procesos muy específicos del día a día de una empresa. Por ejemplo, los software de gestión de nóminas, muy relacionados con el control horario. 

Es por ello que, si quieres centralizar todavía más la gestión de dos procesos tan relacionados, puedes hacerlo mediante integraciones. Además, si cuentas con un equipo de desarrolladores propio, siempre y cuando se cuente con una API abierta, las integraciones podrán ser realizadas por personal interno siempre de acuerdo con las necesidades exactas de tu empresa. 

Control horario y calendario: elemento vital en una gran empresa 

Cuanto más grande una plantilla, más complejo es el organizarla para que el flujo de trabajo sea siempre óptimo. Aunque ello depende del tipo de actividad de la empresa, que puede estar sujeto a estacionalidad, siempre es una cuestión a la que prestar atención. 

Y es que la casuística es enorme. Estas son las circunstancias que tendrás que tener en cuenta a la hora de llevar un calendario actualizado: 

• -Vacaciones 
• -Bajas médicas 
• -Bolsa de horas 
• -Registro de horas extra 
• -Compensación de horas extras por descanso 

En este punto, el contar con una visión general de cómo está organizado nuestro equipo es fundamental. Con plantillas de gran tamaño este proceso puede suponer una tarea ímproba. Es por ello que la calendarización y el registro de estas incidencias esté perfectamente registrado. De este modo, podrás distribuir el flujo de trabajo de manera homogénea para que no exista una fuerza de trabajo descompensada en momentos específicos del año.  

Centralización y normas específicas en los grupos de una gran empresa 

En ocasiones, debido a la tipología de gran empresa, se puede optar por la centralización o por cierta autonomía de las empresas que lo componen. Sea cual sea la modalidad de funcionamiento, es posible reflejarla en tu control horario. O, dicho de otra manera, puedes tener a todas las empresas de tu grupo presentes en la plataforma y monitorizarlas adecuadamente. Y, al mismo tiempo, puedes establecer tipos de jornadas y horarios adaptados a la naturaleza de cada empresa incluida en el grupo. En este sentido, es muy útil que cuentes con una plataforma que te permita registrar de manera digital tus jornadas y horarios totalmente personalizados. 

Incluso puedes dar cuenta de normas particulares de cada empresa, como los límites de tolerancia. Por ejemplo, el tiempo de cortesía para llegar tarde o para salir un poco antes. El poder conjugar estas dos vertientes: la centralizadora y la específica de cada empresa, puede ser una herramienta muy útil a la hora de gestionar el control horario de tu gran empresa. 

El seguimiento y registro de las horas sindicales en una gran empresa 

Dependiendo del tamaño de una plantilla, la ley establece que la representación sindical puede contar con una bolsa de horas sindicales retribuidas. Esta cantidad de horas es establecida en el Artículo 68 del Estatuto de los Trabajadores de la siguiente manera: 

1.º Hasta cien trabajadores, quince horas.

2.º De ciento uno a doscientos cincuenta trabajadores, veinte horas.

3.º De doscientos cincuenta y uno a quinientos trabajadores, treinta horas.

4.º De quinientos uno a setecientos cincuenta trabajadores, treinta y cinco horas.

5.º De setecientos cincuenta y uno en adelante, cuarenta horas.

Cabe subrayar que este número de horas es mensual. Así que podría darse el caso de que en tu gran empresa, los representantes sindicales puedan desarrollar labores sindicales hasta 40 horas al mes. Una cantidad de horas nada desdeñable que conviene que tengas consignadas en tu sistema de control horario. Especialmente para poder prever eventuales bajadas de fuerza de trabajo disponible.  

Equipo internacional: la importancia de una asistencia multilingüe 

Por otro lado, es importante que, si cuentas con un equipo internacional distribuido en varios países, realices el control horario mediante un servicio multilingüe. Esto facilitará todo el proceso. Incluso si surgiera alguna duda operativa con el software de control horario, es posible recurrir a una asistencia personalizada en varios idiomas. 

Lo que Oitchau puede aportar a una gran empresa 

Como hemos visto, muchas de las necesidades derivadas del tamaño de las plantillas de una gran empresa pueden atajarse con un buen software de control horario. En este sentido, Oitchau te puede ser de gran ayuda. De hecho, pensamos en las grandes empresas y sus necesidades. Todas las herramientas y recursos de las que te hemos hablado puedes disfrutarlas con nuestra plataforma. 

Además, los precios son muy competitivos y personalizables. Para trabajar con nosotros no tienes más que contactarnos y una persona especializada te asesorará. Además, contamos con un plan específico para grandes empresas. Así podrás contar con funcionalidades que cubrirán todas tus necesidades, así como con otras funcionalidades VIP.