Horas extras: la guía definitiva para gestionarlas eficientemente

La gestión de las horas extras de una empresa es una de las muchas funciones de un departamento de Recursos Humanos. Con la particularidad de que es una de las tareas que más trascendencia presenta con respecto a los externos de ese departamento, especialmente por los mismos trabajadores de la empresa. No es de extrañar dado que afecta las horas de desempeño laboral. Una cuestión, por cierto, que suele ser muy sensible. 

Y todo ello obviando la tupida red de normativas y leyes que rodea a esta cuestión. Elementos como la distribución de las horas, los límites a la hora de aplicarlas o su retribución, determinan en buena medida la gestión de horas extras. Además, no hace falta recordar que se trata de un tema muy vigilado por las administraciones; tanto que el rebasar el tope de horas extras puede acarrear fuertes sanciones. 

Para facilitarte la gestión de las horas extras en tu empresa está este artículo. En él respondemos las preguntas más frecuentes. ¡Empezamos! 

• 1. Primer paso: ¿qué tipo de horas extras existen?
• 2. Cuáles son los límites de las horas extras?
• 3. ¿A qué trabajadores no puedes asignar horas extras? 
• 4. ¿Qué ocurre si un trabajador se niega a realizar las horas extras?
• 5. ¿Cuándo la negativa a realizar las horas puede tener consecuencias disciplinarias?
• 6. ¿Cómo compensar las horas extras?
• 7. Los plazos de compensación: muy a tener en cuenta
• 8. Descanso en el trabajo no disfrutado: ¿cuenta como hora extra?
• 9. Recapitulamos: ¿qué tener en cuenta para gestionar las horas extraordinarias de mi equipo?
• 10. Y, por último, no olvides llevar un control horario de todo ello 

Primer paso: ¿qué tipo de horas extras existen? 

En nuestro artículo sobre lo que dice la ley sobre las horas extras, ya te hablábamos de la importancia de la clarificación terminológica. Sobre todo, en lo tocante a lo que se entiende por hora extraordinaria en contraposición a la jornada ordinaria. No volveremos a ello en este artículo, pero sí subrayaremos que existen diferentes categorías de horas extras. Se trata de una distinción conceptual que, sin embargo, tiene sus efectos legales como veremos más adelante. 

Sin más preámbulo, estas son las diferentes categorías de horas extras: 

• –Horas extras comunes: son, básicamente, lo que todo entendemos de manera intuitiva por horas extras. Es decir, trabajo realizado a mayores por la urgencia de cierta tarea o por el surgimiento de imprevistos. 
• –Horas extraordinarias estructurales: se trata de aquellas horas extras que se deben a picos de actividad. Se fundamentan en la propia actividad de la empresa y sus particularidades. Han de estar, eso sí, contempladas en el convenio colectivo y en el contrato laboral. 
• –Horas extras para prevención y reparación de siniestros y daños extraordinarios y urgentes: como su nombre indica, alude a el tiempo extra de trabajo dedicado a subsanar incidentes de especial gravedad.

Conviene recordar esta distinción porque nos dará algunas claves sobre cómo distribuir las horas extras y cómo reaccionar ante ciertas situaciones. Por ejemplo, la negativa del trabajador a realizarlas.  

¿Cuáles son los límites de las horas extras? 

Como avanzábamos anteriormente, los convenios colectivos pueden establecer directivas al respecto. Sin embargo, el Artículo 35 del Estatuto de Trabajadores fija un límite de horas extraordinarias que no puede ser rebasado. Citamos:

2. El número de horas extraordinarias no podrá ser superior a ochenta al año, salvo lo previsto en el apartado 3. Para los trabajadores que por la modalidad o duración de su contrato realizasen una jornada en cómputo anual inferior a la jornada general en la empresa, el número máximo anual de horas extraordinarias se reducirá en la misma proporción que exista entre tales jornadas.

Es decir, los trabajadores que estén a jornada completa no podrán realizar más de 80 horas extraordinarias anuales. Salvo una excepción aludida en el texto citado como “apartado 3”. En este punto, el ET se refiere a las horas extras para prevención y reparación de siniestros y daños extraordinarios y urgentes que mencionamos anteriormente. En el caso de esta categoría de horas extras, no hay límite, dado que se entiende que ocurren por causas de fuerza mayor. 

Otro punto a destacar, y que conviene tener en cuenta a la hora de gestionar las horas extras, es la jornada del trabajador. Como apunta el apartado 2 del Artículo 35 del ET, los trabajadores que no estén a jornada completa podrán realizar la cantidad de horas extras proporcionales. Por ejemplo, un empleado que trabaja a media jornada, tendrá como tope 40 horas extras anuales. 

Por tanto, es muy importante que monitoricemos las horas extrordinarias que se van realizando en nuestro equipo. Como sabes, el rebasar el tope de horas extras trae aparejado sanciones. Te contamos todo en nuestro artículo sobre las multas por control horario. 

¿A qué trabajadores no puedo asignar horas extras? 

Otra cuestión de vital importancia a la hora de gestionar las horas extraordinarias: la situación del trabajador. Y es que la ley establece que existen determinadas situaciones en los que no pueden trabajar horas extras. Un punto muy a tener en cuenta cuando realices tu planificación. Son los siguientes: 

• –Los menores de 18 años: no podrán realizar horas extras en ningún caso. 
• –Los trabajadores nocturnos: tampoco pueden realizarlas. Sin embargo, hay excepciones. Sí podrán realizarlas cuando se trate de horas extras por prevención o reparación de siniestros o daños extraordinarios y urgentes. También se contempla la realización de horas extras cuando exista alguna irregularidad en el relevo que no pueda ser achacable a la empresa. 
• –Bajas de maternidad a tiempo parcial: no podrán realizarlas salvo que se traten de horas extras para la prevención o reparación de siniestros y daños extraordinarios y urgentes. 
• –Minusválidos que trabajen en centros especiales de empleo: de nuevo, excepto si se trata de horas extraordinarias por prevención y reparación de siniestros o daños extraordinarios y urgentes. 

Subrayamos este hecho porque el asignar horas extras a empleados que no pueden, por ley, trabajarlas está sujeto a fuertes sanciones. 

¿Qué ocurre si un trabajador se niega a realizar las horas extras? 

Otra cuestión importante desde el punto de vista de la gestión de personas. Y es que la ley establece que la realización de horas extraordinarias ha de ser totalmente voluntaria. Es decir, el trabajador puede negarse a trabajarlas. Sin embargo, hay dos excepciones. Y ambas se relacionan con el tipo de horas extras en el que quisimos incidir al principio de este artículo. Así, el trabajador podrá negarse a trabajar horas extraordinarias siempre y cuando estas no sean horas extras estructurales. Cabe destacar, sin embargo, que las horas extras estructurales han de ser tratadas en el convenio colectivo y el en contrato laboral. 

La voluntariedad de las horas extras queda también suspendida en el caso de que se traten de horas extraordinarias por prevención y reparación de siniestros y daños extraordinarios y urgentes. De nuevo, el concebir esta categoría como horas extras de máxima necesidad no sólo afecta a la inexistencia de tope. También a la situación disciplinaria del trabajador que se negara a trabajarlas. 

¿Cuándo la negativa a realizar las horas puede tener consecuencias disciplinarias? 

Como consecuencia de todo lo dicho anteriormente, existen casos en los que la negativa puede aparejar consecuencias disciplinarias. Por supuesto, esto no ocurre con las horas extras comunes, sino con las otras dos categorías. 

Y es que, en el caso de las horas estructurales, estas vienen especificadas en el convenio y el contrato de trabajo. Por tanto, negarse a realizarlas puede significar un incumplimiento de contrato y del convenio. Algo similar ocurre con las horas extras de prevención y reparación de siniestros y daños extraordinarios y urgentes. 

¿Cómo compensar las horas extras? 

Las horas extraordinarias se pueden compensar de dos maneras: abonándolas económicamente o en días libres. Respecto a la compensación económica, conviene tener en cuenta lo dispuesto por el Real Decreto 2001/1983, concretamente al artículo 40:  

Cada hora de trabajo efectivo que se realice sobre la duración máxima de la semana ordinaria de trabajo establecida legal o convencionalmente, se abonará con el incremento que se fije en convenio colectivo o contrato individual. El incremento no será inferior al 75 por 100 sobre el salario que correspondería a cada hora ordinaria salvo lo previsto en la regulación del trabajo en el mar.

Así, la hora extra debe estar mejor remunerada que la hora ordinaria. Existen convenios colectivos que incluso suben ese margen de encarecimiento. Pero el mínimo establecido por la ley es del 75%. Para saber más al respecto, te aconsejamos consultar nuestro artículo sobre cómo calcular las horas extraordinarias. 

Los plazos de compensación: muy a tener en cuenta  

Si se opta por la compensación por días libres, hay que tener en cuenta los plazos para poder planificar el flujo de trabajo de nuestro equipo convenientemente. 

La compensación por días libres ha de producirse en los 4 meses siguientes a la realización efectiva de esas horas extraordinarias. Si el trabajador no ha podido disfrutarlas en esos 4 meses podrá reclamar la compensación económica siempre y cuando pueda demostrar por escrito que las horas fueron efectivamente trabajadas. 

En el caso de que el trabajador disfrute sus horas extraordinarias como tiempo libre en los 4 meses siguientes, las horas se considerarán compensadas. Por esa razón, no serán computadas en la nómina ni figurarán como horas cotizadas. 

Descanso en el trabajo no disfrutado: ¿se abona como hora extra?

Una pregunta recurrente que no ha estado exenta de controversia en los tribunales. De hecho, sobre este asunto se ha pronunciado tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal Supremo. Lo importante que hay que tener en cuenta es que el descanso en el trabajo no disfrutado será considerado, a efectos de compensación, como jornada ordinaria. No como horas extra. Ahora bien, vuelve a entrar en liza la cuestión de si el convenio lo considera como tiempo efectivo de trabajo o no. Para que pueda ser retribuido tendrá que ser considerado tiempo efectivo de trabajo. De hecho, la Sentencia del Tribunal Supremo de 12 de noviembre de 2015 dice así:

El denominado tiempo de pausa diaria para «bocadillo» es tiempo de trabajo efectivo, y como tal ya es retribuido. Si no es posible disfrutarlo, convencionalmente se compensa con retribución que ha de ser la prevista en las tablas salariales, por tratarse de exceso de jornada inferior a la legalmente pactada y estar ya remunerada con el salario propio de la hora ordinaria.

Recapitulamos: ¿qué tener en cuenta para gestionar las horas extraordinarias de mi equipo? 

Llegados a este punto, llega el momento de resumir todo lo expuesto y exponerlo por puntos para que puedas tener una visión general. Así, sabrás todo lo que tener en cuenta a la hora de gestionar las horas extra de tu empresa: 

• -Conocer el tope de horas extras anual fijado en 80 horas anuales para trabajadores en jornada completa. 
• -Monitorizar que ese tope no se rebase 
• -Tener en cuenta los casos de trabajadores que no pueden, por ley, realizar horas extraordinarias. 
• -Acordar con el empleado la modalidad de compensación: abono económico o días libres. 
• -Planificar teniendo en cuenta los plazos de 4 meses en los que el trabajador puede ser compensado por días libres 
• -Cuadrar esas compensaciones por día libre teniendo en cuenta los picos de actividad de la empresa y la fuerza de trabajo realmente existente para un periodo del año dado. 
• -Llevar un meticuloso registro horario de todo ello para cumplir con la ley de control horario 

Sobre esta última cuestión, el control horario, es preciso ahondar un poco más. ¡Vamos a ello! 

Y, por último, no olvides llevar un control horario de todo ello 

Como ya sabes, la ley de control horario establece que las jornadas de los empleados, con todos sus detalles, han de quedar perfectamente registradas. Y no sólo eso, han de estar documentalmente registradas. Así como conservadas durante 4 años y a disposición de los empleados, Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. Por tanto, es preciso que toda la casuística derivada de la gestión de horas extras también quede reflejada. 

El punto positivo de todo esto es que puedes recurrir a un software de control horario como Day.io que te ayudará a gestionarlo de manera fácil y sencilla. Asimismo, este tipo de software presenta funcionalidades que también te ayudaran a gestionar las horas extraordinarias. Así, por ejemplo, con Day.io podrás: 

• -Planificar los horarios y realizar las modificaciones necesarias 
• -Tener de un vistazo la foto fija de lo que está ocurriendo en tu equipo 
• -Comprobar fácilmente los periodos del año donde hay picos de actividad o en los que hay mayor o menor fuerza de trabajo efectiva 
• -Realizar el cálculo de horas extraordinarias
• -Ser informado o informada cuando un trabajador esté cerca de rebasar el tope de horas extra 
• -Llevar puntualmente el control horario exigido por ley 

Como ves, una amplia gama de funcionalidades que te permite gestionar todo desde una misma plataforma. Y, sobre todo, ahorrando tiempo y papel. La idea es que puedas simplificar los procesos más farragosos de tu día a día para que puedas enfocarte en lo que realmente te interesa: optimizar el funcionamiento de tu empresa.