Inspección de Trabajo: criterios para evaluar el control horario 

Inspección de Trabajo ha incorporado las disposiciones legales con respecto al control horario que fueron promulgadas en 2019. Desde entonces, Inspección de Trabajo ha reportado hasta 9.000 infracciones de las cuales se han derivado hasta 16 millones de euros en multas. 

El control horario y la adaptación por parte de las empresas es un hecho en España. Sin embargo, no siempre están claras cuáles son las directrices usadas por Inspección de Trabajo a la hora de evaluarlo. ¿Qué documentación se nos va a pedir? ¿Cuáles son los focos que van a atraer la acción inspectora? En este artículo despejamos todas las dudas al respecto. 

• 1. El marco legal empleado por Inspección de Trabajo
• 2. ¿Cuáles son los criterios básicos que sigue Inspección de Trabajo? 
• 3. Inspección de Trabajo y Criterio Técnico 101/2019 de inspección del registro de jornada
• 3.1. Garantía del registro horario 
• 3.2. Contenido del registro de jornada
• 3.3. Conservación de los registros
• 3.4. Disponibilidad de los registros horarios
• 3.5. Organización y documentación del Registro
• 4. ¿Cómo puede ayudarte un software de control horario a cumplir con los criterios de Inspección de Trabajo?

El marco legal empleado por Inspección de Trabajo 

Como es natural, Inspección de Trabajo evalúa los aspectos que han sido determinados por la ley como indispensables. A este respecto, la ley de control horario es fundamental. Pero no sólo. De hecho, los tres textos legales que hemos de manejar a la hora de determinar cuál será el enfoque inspector con respecto al control horario son los siguientes: 

• –Real Decreto-ley 8/2019: Más conocida como “ley de control horario”, aunque en dicho Real Decreto también se abordan otras cuestiones laborales. Es el texto base en el que se establecen los requerimientos legales en los que entraremos más adelante. 
• –Real Decreto-ley 28/2020: Más conocido como “ley de trabajo a distancia”. En lo que refiere al control horario, el aporte fundamental es que éste será igualmente obligatorio para los trabajadores en remoto. 
• –Criterio Técnico 101/2019: Documento que establece los criterios que Inspección de Trabajo ha de seguir a la hora de realizar inspecciones en lo referente al control horario. 
• –Guía de Registro de Jornada: Aunque no es un texto legal, es de especial importancia para dilucidar cuestiones más asociadas con la casuística generada por el marco de la ley. Por ejemplo, cuestiones referentes al método de registro horario, entre otras. 

Conociendo y manejando estos documentos nos será muy útil. Básicamente porque las actuaciones inspectoras se basan en lo expresado por dichos documentos. Lo abordamos más en detalle a continuación. 

¿Cuáles son los criterios básicos que sigue Inspección de Trabajo? 

El Real Decreto-ley 8/2019 introduce elementos nuevos en el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Éstos están especificados en el Artículo 10 de dicho Real Decreto. Aunque es un texto breve, resume las líneas básicas a seguir por inspección de trabajo. El mencionado Artículo 10 reza lo siguiente: 

9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. 

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. 

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Por tanto, podemos resumir los pilares básicos de la ley (y, por tanto, de la inspección) en los siguientes 4: 

• -Obligatoriedad del registro de jornada 
• -Obligatoriedad de que dicho registro se realice de manera documental 
• -Necesidad de conservar los registros durante 4 años 
• -Poder ponerlos a disposición de los trabajadores, representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

Una vez determinados los aspectos clave, vamos a abordar más pormenorizadamente otras cuestiones involucradas en inspección del registro de jornada. Para ello nos valdremos del anteriormente mencionado Criterio Técnico 101/2019. 

Inspección de Trabajo y Criterio Técnico 101/2019 de inspección del registro de jornada 

Como hemos mencionado anteriormente, el objeto de este documento es fijar los criterios de realización de inspecciones de trabajo en lo respectivo al control horario. Los podemos resumir en los siguientes apartados. 

Garantía del registro horario 

El Criterio Técnico 101/2019 pone especial énfasis en que los diferentes documentos legales que han abordado la cuestión remarcan el carácter obligatorio del registro horario. Por tanto, las empresas estarán obligadas a llevarlo a cabo. Su realización o no será objeto de una eventual inspección de trabajo. 

Contenido del registro de jornada 

Una de las grandes preguntas. ¿Qué ha de incluir exactamente el registro de jornada para considerar que está alineado con la ley? Lo primero que nos dice el criterio técnico es que el registro ha de ser diario. No valdrán, en este sentido, cuadrantes u horarios realizados “ex-ante”. El registro ha de ser, en este sentido, y parafraseando el criterio técnico, “objetivo y fiable”. 

Este registro de jornada deberá incluir la hora de inicio y de fin de jornada de cada trabajador. Respecto a la cuestión de los descansos en el trabajo y el control horario, dicho criterio técnico menciona el carácter de marco de mínimos de la ley. Es decir, la empresa, mediante pactos o mediante negociación colectiva, podrá fijar periodos de descanso y cuáles se considerarán tiempo efectivo de trabajo o no. 

En este sentido, Inspección de Trabajo recomienda que las pausas sean registradas básicamente para que no exista presunción de que las horas transcurridas desde el inicio al fin de la jornada son tiempo efectivo de trabajo. También recomienda que estas especifidades en lo referente al tiempo efectivo de trabajo queden claramente fijadas y visibles. 

Asimismo también se establece que el control horario deberá efectuarse a los trabajadores con jornada parcial. También la obligación de llevar un recuento de las horas trabajadas con el objeto de realizar un correcto cálculo de horas extra. En estos dos casos, la empresa deberá entregar mensualmente al trabajador una copia de la totalización de horas. 

Conservación de los registros 

Como dijimos, es obligatorio por ley el conservarlos durante 4 años. Una cuestión que ha suscitado la siguiente pregunta: ¿qué método de control horario emplear? En este punto, el criterio técnico apela a una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Dicha sentencia estableció los criterios que ha de tener el sistema de control horario empleado. Este ha de ser objetivo, fiable y accesible. 

Dado que la ley no establece mandatos explícitos sobre el tipo de registro (en papel o digital), este punto queda en manos de la empresa. Eso sí, con el debido acuerdo o aprobación de los empleados y sus representantes. Sea cual sea, el criterio técnico fija que han de estar físicamente presentes en la oficina. O ser accesibles inmediatamente. Abordamos este punto a continuación. 

Disponibilidad de los registros horarios 

Un punto clave de la ley de control horario. Todos los registros horarios han de ser accesibles por los trabajadores. Un hecho que exime a las empresas de la obligación de presentar una copia del registro de jornada a los empleados. A menos, eso sí, que el convenio colectivo disponga otra norma al respecto. Lo que sí es importante tener en cuenta es que la empresa deberá velar por la accesibilidad en todo momento de estos registros por parte de los trabajadores. 

Organización y documentación del Registro 

De nuevo el criterio técnico deja esta cuestión al arbitrio de la negociación colectiva, los pactos de empresa o a lo que decida el empresario previa consulta a los representantes de los trabajadores. Se vuelve a incidir en las tres condiciones que ha de tener el registro: ha de ser objetivo, fiable y accesible. 

En este sentido, Inspección de Trabajo podrá requerir la impresión de los registros o bien su descarga en soporte electrónico. En el caso, claro está, de que el sistema de registro de jornada sea digital. Si se opta por un sistema en papel, Inspección podrá requerir copias o incluso el poder realizar fotografías. 

Sobre este punto, algo importante. El criterio técnico de Inspección de Trabajo también convierte en objeto de inspección la manera en que el proceso de registro y documentación de jornada ha sido establecido. Prestará importancia a si el sistema empleado ha sido elegido teniendo en cuenta una negociación con los trabajadores. Una circunstancia que podría ser verificada por parte de Inspección requiriendo las actas de las reuniones de dicha negociación. 

¿Cómo puede ayudarte un software de control horario a cumplir con los criterios de Inspección de Trabajo? 

Aunque, como ha quedado dicho, la ley no establece una indicación con respecto al método de registro, el más óptimo es un software de control horario. A continuación vemos cómo un software de estas características puede ayudarte. Y lo haremos centrándonos en los tres criterios que Inspección de Trabajo subraya continuamente. 

• –Objetividad: Con un software de control horario podrás evitar fichajes fraudulentos. Incluso es posible fijar ubicaciones de fichaje para empleados que trabajen fuera de las instalaciones de la empresa. 
• –Fiabilidad: Un software de registro de jornada es totalmente fiable dado que efectúa el registro desde diferentes dispositivos. Y, como hemos dicho anteriormente, dispone de recursos para evitar el fraude en el fichaje o el fichaje por terceros. 
• –Accesibilidad: Todos los registros quedan almacenados en una plataforma segura y, sobre todo, disponible de inmediato. De este modo, podrán ser verificados por Inspección de Trabajo si así nos lo requiere. Incluso los trabajadores, en virtud a su derecho de acceder a los mismos, podrán hacerlo sin dificultades. 

Pero no sólo son ventajas para cumplir con la ley. Con este tipo de tecnología tu departamento ahorrará tiempo en la gestión de estos procesos. De este modo, podréis centraros en desarrollar las tareas que ayuden a crecer a vuestra empresa.