Offboarding: qué es y cómo implementar un programa de salida 

El offboarding es una manera de aproximarse al cese de actividad de un empleado en su empresa. Un proceso que, hasta hoy, venía realizándose en las empresas de una manera más o menos cordial, más o menos bien articulada, pero sin desarrollar su potencial de employer branding. Algo que ya ocurre con un proceso que suele ser considerado más importante, aunque posee igual de importancia: el onboarding. 

Y es que la despedida de un empleado es mucho más que un proceso burocrático de formalización de un cese de actividad. Es una estrategia cada vez más utilizada para cuidar la marca empleadora. De hecho, en muchas ocasiones este proceso está alineando, tanto en inspiración como con objetivos, con los embajadores de marca. 

Es por ello que cada vez más empresas apuestan por este proceso. Un interesante informe de la consultora Hays manifestaba que 1 de cada 4 empresas se han propuesto contar con un procedimiento pautado de offboarding en los próximos años. Si estás valorando hacer lo mismo, en este artículo solucionamos tus dudas. 

• 1. ¿Qué es el offboarding?
• 2. ¿Cómo llevar a cabo un offboarding? 
• 2.1. Offboarding: cuándo el empleado abandona la empresa
• 2.2. Cómo hacer el offboarding cuando la empresa es la que prescinde del trabajador
• 3. La entrevista de offboarding: un elemento clave 
• 3.1.Las preguntas de una entrevista de offboarding
• 4.El seguimiento del offboarding
• 5.Offboarding en remoto
• 5.1.Pasos para articular un onboarding en remoto

¿Qué es el offboarding? 

El offboarding consiste en todas aquellas acciones orientadas a hacer del cese de actividad de un empleado un proceso satisfactorio. Como mencionábamos en la introducción, este proceso a menudo suele perder importancia frente al onboarding. Esto puede ser debido a que habitualmente concedemos más importancia a las primeras impresiones que a las últimas. 

Sin embargo, el employer branding ha demostrado la importancia que un empleado puede cobrar en la reputación e imagen de nuestra empresa. En este sentido, que un trabajador salga de nuestra empresa en las mejores condiciones y cordialidad es clave para trabajar este employer branding. De hecho, una despedida poco óptima de una empresa es el caldo de cultivo perfecto para un menoscabo de la reputación de la empresa. 

Con todo, un proceso de offboarding bien definido también puede ser óptimo para facilitar otros procesos involucrados en el mismo. Actividades, por lo común, que aluden al papeleo e incluso a la transición entre el empleado que se marcha y el que viene. A continuación te mostramos cómo hacerlo. 

¿Cómo llevar a cabo un offboarding? 

Lo primero de todo, cabe diferenciar que existen dos circunstancias básicas que motivan un offboarding. La primera, y por lo general más amable, que un empleado abandone la empresa por voluntad propia. La segunda, obviamente más peliagudo, cuando es la empresa la que decide despedirse del trabajador. Vamos a abordar cada uno de ellos. 

Offboarding: cuándo el empleado abandona la empresa 

Estos son los pasos clave a realizar: 

• –Obtener la carta de renuncia: Cuando seamos informados de que un trabajador abandona nuestra empresa, debemos obtener su carta de renuncia. En ella es importante que figure claramente la fecha prevista de terminación de la actividad.  
• –La burocracia: Una vez iniciado el proceso de offboarding, es necesario recopilar todos los documentos relacionados con la actividad del trabajador. Ello nos dará información útil a la hora de realizar las posibles compensaciones y la liquidación. También será el momento de contabilizar las vacaciones y las horas extras por pagar (si procediera). 
• –Comunicación al equipo: Antes que la rumorología comience a hacer su trabajo, conviene que seamos nosotros, en aras de la transparencia, quienes comuniquemos al equipo el abandono del empleado. Conviene que esta acción se ponga en conocimiento del empleado, por pura cortesía. Respecto al momento en el que hacerlo, no hay una regla escrita. Lo mejor en estos casos es el término medio. Ni precipitarnos en la comunicación ni dejarlo para los últimos días de trabajo del empleado. 
• –Poner las bases para la transición: Este es el mejor momento para pedir al empleado que facilite la centralización de la información relacionada con su puesto. Especialmente aquella información que comunica las tareas en curso, las terminadas y las que están en proceso. Asimismo, también las contraseñas de las diferentes herramientas o redes sociales (si procediera). 
• –Gestionar la devolución de material: Si el trabajador cuenta con material de la empresa, como portátil o teléfono de empresa, es el momento de solicitarle su devolución. 
• –Comenzar a organizar la despedida: Dependiendo de la relación y las condiciones de su marcha, siempre se puede realizar un evento de despedida. El preparar un detalle o una carta de despedida u organizar una merienda de despedida son los recursos más socorridos. 

Cómo hacer el offboarding cuando la empresa es la que prescinde del trabajador 

El segundo escenario posible y, dicho sea de paso, el menos amable. No es extraño que no contemos con la mejor predisposición del trabajador para facilitar el proceso, incluso para darnos información que nos permita mejorar. También es el escenario de potencial riesgo para impactar nuestro employer branding. 

Es por ello que, además del proceso anteriormente detallado (que también es válido para este segundo escenario) hemos de complementarlo con un paso previo. Es decir, la comunicación al trabajador de que la empresa ha decidido prescindir de sus servicios. Te damos los siguientes consejos para hacerlo de la manera más óptima: 

• -Escoge un lugar con privacidad y discreción 
• -Sé conciso sin prolongar innecesariamente la reunión 
• -Comunica sinceramente los motivos del despido, aunque destacando también los puntos positivos demostrados por el trabajador 
• -No seas prolijo en la exposición de motivos pero sé también específico 
• -Cuida el lenguaje no verbal 
• -Adjunta la carta de despido con los motivos y la fecha del mismo. 
• -Consensua con el trabajador el modo y timing de la comunicación del despido al resto del equipo. 
• -Queda a su disposición para asegurarte su plena colaboración en la transición 

La entrevista de offboarding: un elemento clave 

Tanto si es el empleado el que decide poner término a la relación laboral como si es la empresa, conviene realizar una entrevista de salida. Se trata de un recurso muy útil dado que nos brindará información de gran importancia sobre cómo es el ambiente laboral de la empresa. Y también cómo está funcionando el employer branding. Así, podemos desde detectar potenciales problemas a evaluar el éxito de la implementación de nuestro plan de marca empleadora. Y también a mejorar nuestra estrategia de retención de talento. Como en la mayoría de procesos de evaluación en Recursos Humanos, tenemos las siguientes opciones: 

• –Métodos cuantitativos: Más fácil de medir dado que se basa en preguntas cuyas respuestas nos pueden brindar una cifra, un índice o un porcentaje. 
• –Métodos cualitativos: Básicamente, la entrevista personal. Nos ofrecerá información importante, dado que obtendremos las opiniones y razonamientos del empleado. También su perspectiva y sus percepciones. 

Aunque ambos son sistemas válidos, lo más recomendable es realizar una entrevista personal. Aporta mayor humanidad y personalización al proceso de offboarding. Como hemos dicho ya, un proceso delicado que necesita ser llevado a cabo con cuidado. De todos modos, también se pueden combinar ambos. El rellenar un cuestionario y complementarlo con una entrevista personal que otorgue de mayor calidez al proceso. 

Las preguntas de una entrevista de offboarding 

Cada salida tiene su propia intrahistoria. Es por ello que no existe un modelo fijado para este tipo de entrevistas. Sin embargo, hay cuestiones que nos pueden ayudar a orientar la entrevista a y a detectar claves que nos ayuden en la retención del talento. 

• –¿Cuáles son los motivos por los que el empleado abandona la empresa? 
• –¿Cuánto tiempo lleva meditando el empleado el abandonar la empresa? 
• –¿Cuál es la razón principal de la renuncia?  
• –¿Qué mejoras haría en la empresa? 
• –¿Cómo ha sido su relación con los compañeros y los superiores? 
• –¿Se ha dado alguna circunstancia en el ambiente laboral de la empresa que haya motivado la renuncia o el cambio de empresa? 
• –¿Qué ofrece la nueva empresa que ha decidido su renuncia? 
• –¿Qué podría cambiarse para mejorar el ambiente laboral? 

Como puedes ver, algunas de estas preguntas sólo son oportunas en el contexto de una entrevista en la que es el empleado el que decide marcharse. Sin embargo también puedes encontrar preguntas muy adecuadas para el empleado del que la empresa ha decidido prescindir. Nos dará claves para detectar posibles problemas en el ambiente laboral y en la cultura empresarial. 

El seguimiento del offboarding 

Aunque pueda parecer un poco chocante, nunca está de más establecer canales de comunicación con el ex-empleado. En este sentido, puede mantenerse el contacto por Linkedin, e incluso enviándole un email a las semanas de haber terminado la relación laboral. Para reforzar la cordialidad en la despedida siempre se ha de agradecer al empleado sus servicios. Y ponerse a su disposición por si necesitara en un futuro algún tipo de recomendación. 

Es, en este sentido, muy importante que las últimas sensaciones sean buenas. Sobre todo para que el empleado no se lleve una imagen negativa de la empresa que pueda impactar en nuestra reputación. Es, como venimos diciendo en este artículo, uno de los objetivos del offboarding. 

A menudo se ha relacionado que un offboarding también ha de mantener cierto enfoque de embajador de marca. O, al menos, sentar las bases para que, en un futuro, la experiencia del ex-empleado no pueda perjudicarnos en la reputación de la empresa. Esa es la razón, entre muchas otras, que está impulsando a las empresas a acoger este tipo de programas.

Offboarding en remoto

La consolidación de fórmulas de trabajo a distancia es un hecho conocido. Ya son varios los procesos que las empresas realizan de manera remota. Sin ir más lejos, el onboarding. Pero también el offboarding. Una acción que, si es realizada a distancia, conviene que se lleve a cabo de manera efectiva y con mucha atención a los detalles. Es importante saber decir adiós y todavía más si recurrimos a formatos donde la interacción personal está ausente. Aconsejamos realizarlo en los siguientes pasos:

Pasos para articular un offboarding en remoto

• –Organizar una videollamada: El paso natural es comunicar al empleado que vamos a prescindir de sus servicios. Para ello conviene que organicemos una videollamada con antelación. El comunicar al trabajador el despido mediante una reunión no programada puede resultar poco considerado. Es por ello que lo aconsejable es transmitir la idea de que en el offboarding existen pautas y protocolos.
• –Apoyarse en el supervisor: Dado que las videollamadas permiten la participación de varias personas, no es una mala idea dejar que participe en la misma el supervisor del empleado. En muchas ocasiones es él el encargado de comunicar al empleado la extinción de su prestación de servicios. Una comunicación que puede ir seguida de una breve conversación en la que se atiendan los comentarios del empleado. Una vez realizada, el ex-empleado puede despachar a solas con el profesional de Recursos Humanos los asuntos relacionados con la parte más burocrática.
• –Recurrir a la firma digital: Como en todo proceso burocrático, necesitaremos del consentimiento del empleado vía firma. Algo que podemos concretar mediante un sistema de firma digital. Como te comentábamos en nuestro artículo dedicado a la firma digital, se trata de un sistema seguro.
• –Consensuar una cita para la devolución de material: Es muy posible que el empleado disponga de material de la empresa que tenga que devolver. Para ello deberemos concertar una cita con él para que devuelva el material. Este proceso puede hacerse por mensajería (y debemos contemplar esta opción), aunque siempre es más positivo que el empleado se desplace a las instalaciones y, de paso, pueda despedirse de sus compañeros. Una circunstancia que dependerá siempre de la voluntad, como es natural, del empleado.

De nuevo, insistimos en la importancia de que todo este proceso se desarrolle con empatía.