Onboarding: tipos, técnicas y cómo implementarlo con éxito 

El onboarding es un anglicismo que, hoy en día, es uno de los procesos clave en un departamento de Recursos Humanos. Y no sólo porque permite una inmersión del nuevo trabajador en la cultura, valores y misión de la empresa. También porque un onboarding, correctamente planteado y ejecutado, puede redundar en la mejora de la productividad y la retención del talento. Dos aspectos en los que una empresa se juega mucho, especialmente en lo referente a los costes. 

Los procesos de onboarding llevan años recibiendo una gran atención y son muchos los departamentos de Recursos Humanos que cuentan con planes específicos para llevarlo a término. Como en todo, el onboarding cuenta con diversos enfoques, técnicas y maneras de concretarse. Si estás buscando información detallada sobre cómo enfocarlo, en este artículo te desvelamos todo lo que has de saber. 

• 1. ¿Qué es el onboarding?
• 2. El onboarding y la retención de talento
• 3. ¿Qué elementos conviene trabajar?
• 4. Tipos de onboarding
• 5. ¿Qué técnicas de onboarding tengo a mi disposición?
• 6. ¿De qué etapas consta?
• -6.1. Preonboarding
• -6.2. Onboarding
• -6.3. Onboarding continuo
• 7. ¿Cómo evaluar el éxito de un onboarding?

¿Qué es el onboarding? 

El onboarding es, en lo esencial, el proceso de acogida de un nuevo empleado en una empresa. Eso no significa, sin embargo, que consista sencillamente en la planificación de un primer día de trabajo. Algo, esto último, que muy a menudo se piensa. De hecho, algunas nuevas tendencias en onboarding aseguran que antes del primer día, la estrategia de acogida ya debe haber comenzado. Entre los beneficios que aporta se encuentran los siguientes: 

• –Educa al nuevo trabajador sobre el modo de negocio 
• –Refuerza la identificación del empleado con la empresa 
• –Permite al empleado sentirse bienvenido y bien acogido 
• –Ayuda al empleado a entender el funcionamiento y organización de su equipo 

Por tanto, vemos que este proceso adquiere dos focos clave: el educativo y el emocional. Dos dimensiones que es preciso trabajar para asegurarse de que el trabajador se integra rápida y eficientemente en su puesto. A este respecto, cabe destacar que con un buen onboarding agiliza la curva de aprendizaje y refuerza la confianza del trabajador. 

También vale la pena subrayar que un onboarding correctamente realizado evita la rotación alta de las empresas. Un fenómeno que, finalmente, impacta de manera negativa en el ahorro de costes de una empresa. Y es que la retención de talento es una de las cuestiones clave en un onboarding bien hecho. Abordamos este aspecto a continuación. 

El onboarding y la retención de talento 

Según un estudio publicado por el Harvard Business Review, la fuga de talento es un hecho en las empresas. Y un hecho, a menudo, caro. Así, este estudio expone los siguientes datos: 

• -Aproximadamente un 33% de los nuevos empleados buscan un empleo en sus 6 primeros meses de trabajo en una nueva empresa. Algo, además, muy habitual en el colectivo millennial. 
• -El 23% de los trabajadores abandona la empresa después de un año en la empresa. 
• -Los costes organizacionales derivados de un abandono se sitúan entre un 100% y 300% del salario del empleado sustituido. 
• -Son 8 los meses que, habitualmente, necesita un nuevo empleado para alcanzar su cénit de productividad. 

El onboarding, por tanto, está encaminado a retener el talento y evitar estos porcentajes. Magnitudes que son ciertamente importantes. Además, según la misma publicación, aproximadamente el 17% de los nuevos empleados abandona su trabajo en el primer trimestre. 

Como te avanzábamos anteriormente, existen muchas maneras de enfocar un onboarding eficiente. Para establecer el mejor para nuestra empresa, es necesario conocer que aspectos clave han de articular nuestra estrategia. Vamos a ello. 

¿Qué elementos conviene trabajar? 

La Guía de Onboarding publicada por la SHRM, la relevante asociación de Recursos Humanos, aborda esta cuestión con el planteamiento de las 4 C. Son las siguientes: 

• –Cumplimiento: Hacer saber al empleado las normas y políticas fundamentales de la empresa. 
• –Claridad: Transmitir al empleado en detalle y sin incertidumbres las responsabilidades y funciones que desarrollarán en la empresa. 
• –Cultura: Comunicar al nuevo trabajador las normas de la empresa, tanto las formales como las no escritas. 
• –Conexión: Se basa en hace partícipe al nuevo trabajador en el equipo, construyendo las relaciones con sus compañeros y desarrollando un sentimiento de pertenencia. 

Tipos de onboarding

Una vez determinados los puntos de apoyo de nuestra estrategia de onboarding, llega el momento de elegir qué tipología queremos. Ello dependerá del tipo de empresa, de su cultura, aunque también del enfoque y planteamiento del propio departamento de Recursos Humanos. Se trata de una tipología establecido en torno a la modalidad que se elige para suministrar al empleado toda la información que requiere. 

• –Onboarding online: Cada vez más usado y muy recomendado por aquellos enfoques de onboarding que consideran que éste ha de arrancar antes del primer día. En este sentido, el nuevo empleado puede comenzar a recibir información vía online. 
• –Modalidad online y presencial: Una fórmula mixta entre el onboarding anteriormente descrito y el que requiere de la presencialidad del trabajador en la oficina. 
• –Sistema presencial: El tipo de onboarding más clásico. Puede articularse mediante una modalidad tradicional de primer día de introducción a la cultura de la empresa y presentación de los compañeros o con una modalidad de “Embajador”. 

También puede establecerse la taxonomía no tanto por la plataforma tecnológica que usa (o no usa) sino por cómo trabaja las 4 C. Así, encontramos estas tipologías: 

• –El onboarding pasivo: El orientado a suministrar la información relativa al cumplimiento y, de manera puntual, la claridad. Pero no la cultura ni la conexión. 
• –Onboarding de alto potencial: Ocurre cuando el onboarding trabaja el cumplimiento y la claridad y ofrece algunas indicaciones en cuanto a cultura y conexión. 
• –El onboarding proactivo: Todo aquel onboarding que formalmente cumple el cumplimiento, la claridad, la cultura y la conexión. 

Como vemos, son dos categorizaciones que toman como eje dos cuestiones diferentes: la plataforma y el trabajo de aptitudes. Sin embargo, ambas pueden conjugarse de la manera más apropiada para la empresa. Sin embargo, el onboarding más completo y efectivo es el onboarding proactivo. 

¿Qué técnicas de onboarding tengo a mi disposición? 

Una vez hemos definido el tipo de onboarding que queremos desarrollar, tenemos varias técnicas para implementar. 

• –Sistema de embajadores: Consiste en un tipo de onboarding muy dirigido a reforzar la confianza y la conexión del nuevo empleado. Y también el employer branding. Consiste en asignar un “mentor” o “embajador” que sea el encargado de introducir al nuevo trabajador en el entorno de trabajo. También a solucionar sus dudas. 
• –Enfoque “From Yes to Desk”: Una metodología popularizada por la empresa Twitter. Alude al tiempo que media entre la aceptación del puesto hasta el momento en que el empleado efectivamente se sienta a trabajar. Esta metodología pone el acento en adelantar el papeleo y los procesos administrativos para que el primer día el trabajador pueda ser recibido. Este recibimiento incluye la participación de compañeros y managers. 
• –Onboarding programado: Es el que desarrollan, por ejemplo, empresas como Lever. Consiste en dedicar los primeros días a charlas de introducción impartidas por compañeros, responsables de departamentos e incluso recibimiento por el CEO. En esta programación se incluyen nuevos empleados, por lo que la red de interacciones se refuerza. 
• –Onboarding intensivo: Desarrollado por empresas como Mailchimp. En el caso concreto de esta empresa, la primera semana el empleado no trabaja. Durante los primeros días le es asignado un empleado senior que le introduce en la empresa de un modo informal y muy centrado en las cuestiones del día a día. Los últimos días de la semana se reservan para una formación más basada en el funcionamiento, objetivos y misión de la empresa. 

Como vemos, los métodos de onboarding más actuales optan por varios elementos clave. Uno, la reducción del papeleo y las cuestiones administrativas durante el primer día. Y dos, el desarrollo del componente emocional mediante una introducción informal y humana a la empresa.  

¿De qué etapas consta?

Como hemos comentado anteriormente, hoy en día se tiende a considerar que el onboarding va más allá de la planificación de un “primer día”. En este sentido, cada vez son más empresas que trabajan el onboarding mucho antes del primer día. A este respecto, incluso algunos enfoques recomiendan que el onboarding se puede trabajar en el mismo proceso de selección. Sea como fuere, estas son las etapas de un onboarding completo. 

Preonboarding 

Una fase que, cada vez más, se considera como clave. Estas son las acciones que puedes llevar a cabo: 

• –Adelantar burocracia: En esta fase es muy aconsejable resolver todas las cuestiones burocráticas y administrativas. En este sentido, puedes valerte de herramientas como la firma digital, que no requieran de la presencialidad del trabajador. Te aconsejamos que leas nuestro artículo sobre la firma digital para saber más sobre este recurso tecnológico. 
• –Comunicar al trabajador lugar, hora y persona de contacto para el primer día. 
• –Comentar al nuevo empleado la programación del primer día 
• –Presentar vía email o por videoconferencia al mentor o host, en el caso de que optes por esa modalidad. 

Onboarding 

Como hemos comentado varias veces, el onboarding no se reduce al primer día. Aunque es vital que el primer día esté perfectamente diseñado. 

• -Establece un roadmap realista: Conviene que la información esté bien dosificada 
• -Involucra a sus compañeros: Una técnica que puede ir más allá de la presentación y descripción de sus funciones. Algunas empresas organizan un café con todo el equipo. 
• -Asegura un feedback del manager: Es aconsejable que el manager dedique algunos minutos cada semana a un one to one. 
• -Si es posible, contempla una presentación al CEO: Aunque no siempre es posible, resulta muy recomendable. Esta estrategia acentúa la confianza del trabajador y democratiza las interacciones en el espacio laboral. 
• -Ten un detalle con el empleado: Algo cada vez más habitual en las empresas. Puedes recibir al empleado con un obsequio de merchandising o de cualquier otro tipo. 

Onboarding continuo 

Conviene que el onboarding reciba un seguimiento puntual por parte de Recursos Humanos. Para ello, lo óptimo es considerar las siguientes alternativas: 

• –Establecer hitos de seguimiento o evaluación: De 15 días, 1 mes, 2 o 3 meses. 
• –Organiza contacto con otros departamentos: Un paso interesante para que el empleado pueda hacerse una composición interdepartamental del trabajo. 
• –Subraya en esta etapa la formación en cuanto a procesos: Siempre ofrece buenos resultados que el empleado pueda solucionar sus dudas operativas en cuanto vayan apareciendo. 
• –Informa e involucra al empleado en los eventos de teambuilding: Existen muchas empresas que realizan eventos de teambulding con periodicidad. Por ejemplo, comidas; o, en el ambiente startup, desayunos conjuntos cada semana. Mantén informado al empleado de todos estos eventos para aumentar su conexión e interacción con el personal de la empresa. 

¿Cómo evaluar el éxito de un onboarding? 

En este punto, como en los anteriores existen varias maneras de aproximación. Los métodos para evaluarlo pueden ser cuantitativos o cualitativos. Para ello, conviene definir los indicadores de desempeño o KPI’s. Las más habituales en el onboarding son los siguientes: 

• -El grado de satisfacción del empleado con el onboarding 
• -La tasa de abandono de los empleados 
• -El aprovisionamiento, es decir, si el empleado recomendaría la empresa a un amigo 

Para recabar los datos que te permitirán realizar una evaluación de las KPI’s que has determinado, tienes a tu disposición varios métodos. Con, como te mencionábamos antes, cuantitativos o cualitativos: 

• –Métodos cuantitativos: Pueden efectuarse mediante encuestas o reuniones de retroalimentación. En ellas los empleados pueden valorar el proceso de onboarding en base a una escala del 0 al 10. En este sentido, la tasa de abandono de los empleados también puede ofrecernos una métrica cuantitativa relevante. 
• –Métodos cualitativos: Por ejemplo, entrevistas individuales o grupales. En ellas los empleados pueden expresar su opinión en base a diferentes parámetros. Por ejemplo, reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados. En este grupo también se incluirían los estudios sobre el aprovisionamiento. Asimismo, las entrevistas de salida, aquellas efectuadas cuando un trabajador abandona la empresa, también puede aportarnos clave. 

Como ves el onboarding es un proceso complejo. Conviene, por tanto, diseñarlo bien. Y siempre considerando las características de nuestra empresa. La satisfacción de un empleado no sólo redunda en su permanencia y motivación de la empresa. O en la reducción de costes derivada de la disminución de la tasa de abandono. Y es que un empleado satisfecho es siempre el mejor embajador de una empresa. En este sentido el onboarding es la puerta de entrada a la compañía. Es por ello vital implementarlo de manera adecuada.