Outsourcing: realizar el control horario en la externalización de servicios

El outsourcing o externalización es una técnica de gestión de recursos corporativos que no cesa de crecer. Entre las razones de este hecho se cuenta la flexibilidad de costes que aporta a una empresa. También permite a la corporación de contar con los servicios de personal especializado cuyo desempeño se adapta a las necesidades específicas de la empresa. 

Sin duda, como decimos, el Business Process Outourcing (BPO) ofrece muchas ventajas a las empresas. Sin embargo, en ocasiones pueden surgir dudas en lo referente al control horario de este tipo de empleados. ¿Es obligatorio realizarlo? ¿De eso se encarga la empresa externa? Cuestiones que son todavía más acuciantes desde que la ley de control horario estableció desde 2019 la obligación del registro de jornada. En este artículo solucionamos todas tus dudas. 

• –¿Qué tipos de outsourcing existen?
• -¿Es posible realizar el control horario en un estatus de outsourcing?
• –Autónomos: ¿es obligatorio realizar el control horario?
• -Outsourcing: la contratación de profesionales externos y el control horario
• –Ley Rider: el control horario en los repartidores 
• –¿Cómo realizar el control horario en empleados externos?
• -Outsourcing y gestión del tiempo: qué otros elementos tener en cuenta
• –Cómo Oitchau te ayuda en el control horario en modalidad de outsourcing

¿Qué tipos de outsourcing existen? 

Antes de comenzar, resulta conveniente establecer los dos tipos de outsourcing o BPO que podemos encontrar. Son los siguientes: 

• –Outsourcing interno: Alude a la externalización de aquellos procesos que pueden considerarse como estructurales en el funcionamiento de una empresa. Son, por ejemplo, tareas de contabilidad, de recursos humanos, de IT, de calidad o de pagos. 
• –Outsourcing externo: En este caso se trata de procesos dirigidos a establecer o mejorar los vínculos de la empresa con públicos externos. Los más habituales son los servicios de ventas, marketing, atención al cliente y soporte. 

En este sentido, dependiendo del tipo de outsourcing, cada empresa necesitará o bien externalizar una segunda empresa o bien en profesionales en remoto. De hecho, existen multitud de empresas dedicadas a brindar todo este tipo de servicios, tanto internos como externos. Sin embargo, puede darse el caso de que el outsourcing se confíe a profesionales cualificados. Esta distinción será de gran importancia para abordar la cuestión del control horario. 

¿Es posible realizar el control horario en un estatus de outsourcing? 

Lo cierto es que se trata de una buena pregunta, sobre todo si realizamos el outsourcing en otra empresa. Habitualmente es cada empresa la que ha de llevar el registro de jornada de cada uno de sus empleados. Y ello es muy conveniente, dado que la normativa sobre los horarios y su registro pueden estar eventualmente fijados por el convenio o los acuerdos de empresa de cada compañía. 

Eso no significa, ni mucho menos, que la empresa contratante no tenga recursos para monitorizar el tiempo de trabajo que los empleados externos le dedican. Sin embargo, este control se produce mediante modalidades específicas que no comportan un control de fichaje. Por ejemplo, es popular el denominado paquete de horas. La empresa contratante abona el precio correspondiente a un paquete de horas determinado que se va consumiendo a medida que requiere de los servicios externos.  

También la empresa contratante puede requerir de la prestadora de servicios disponibilidad para la consecución de un proyecto con un deadline. En este sentido, aunque no existe una monitorización del tiempo de trabajo se cuenta con el compromiso de que los procesos establecidos se van a llevar a término en las condiciones y plazos pactados. 

Sin embargo, la cosa cambia si lo que decidimos es contratar a un profesional o profesionales externos que no pertenecen en sí a una empresa de externalización de servicios. En ese caso, sí procedería un registro horario de dicho empleado. Y todo ello, a pesar de que el trabajador cuente con sus propios recursos y trabaje en remoto. Y es que el autónomo no necesita de ajustarse a las normativas específicas que rigen a los trabajadores ordinarios. 

Autónomos: ¿es obligatorio realizar el control horario? 

Una de las preguntas más habituales. Si tu empresa requiere de los servicios de un profesional externo y la relación laboral va a ser de prestación de servicios en formato autónomo, no será necesario realizar un control horario. El Ministerio de Trabajo en su Guía de Registro de Jornada, establece que los profesionales autónomos o freelancers no están sometidos al control horario. 

Esto es así debido al concepto de profesional autónomo. Se considera que el autónomo desarrolla su actividad en función del trabajo realizado y no del tiempo dedicado. Es por ello que no procede, en este caso, la obligatoriedad del registro de jornada. La monitorización del trabajo, en este caso, seguirá los cauces de la verificación del trabajo efectivamente realizado. En este sentido, cabe recordar que, debido a su estatus, el autónomo no está sometido a la normativa específica de la empresa que sí rige en los trabajadores internos. 

Outsourcing: la contratación de profesionales externos y el control horario 

Una cuestión que se puede entender mejor a la luz de lo expuesto en el anterior punto. Puede darse el caso de que una empresa necesite de los servicios puntuales de un profesional externo y no a una empresa de externalización de servicios. Son muchos los puestos que pueden ser cubiertos por profesionales individuales. Por ejemplo, puestos ejecutivos o la figura, cada vez más habitual en las empresas, del coach.  

En este caso, el control horario será obligatorio dependiendo del estatus que adquiera ese profesional en la empresa. Es decir, si van a ser trabajadores contratados de manera puntual o seguirán un formato autónomo. La decisión de este formato depende de la empresa y también del propio profesional, que puede preferir un formato autónomo. Sin embargo, en este sentido, es necesario destacar que, dependiendo de la actividad que vaya a desarrollar, puede ser más óptimo que la empresa decida contratarle. Este tipo de contratos suele ser de carácter temporal, aunque ya establece una relación de empresa-empleado. En este caso, el registro horario es aconsejable y pertinente. 

En este punto surge una pregunta. ¿No contraviene este hecho a los beneficios del outsourcing, esto es, la flexibilidad de costes? Pues como todo, depende del punto de vista. Es posible que, con la contratación de un profesional externo, se estén asumiendo costes que pueden ser eludidos con la externalización en otra empresa o un autónomo. Sin embargo, en ocasiones, puede ser más operativo para una empresa contratar servicios de un profesional externo que confiarlos a un trabajador en plantilla. En este sentido, la cuestión de la especialización profesional cobra una importancia especial. Y también de la duración estimada de la colaboración. La cual no prevé un posible ingreso en plantilla estable o definitivo. 

Ley Rider: el control horario en los repartidores 

Al tratar la cuestión del control horario con profesionales con un estatus especial en una empresa, no podemos dejar pasar la Ley Rider. Ley cuyo nombre técnico es Real Decreto ley 09/2021. Su entrada vigor a todos los efectos está prevista para agosto de 2021. Especialmente pensada para regular el estatus de los repartidores de plataformas digitales, establece nuevas obligaciones para empresas de estas características. En lo esencial, esta ley establece que la relación entre los riders y las plataformas digitales deberá ser de profesional asalariado. Por tanto, deberán cotizar a la Seguridad Social y contar con todos los derechos y obligaciones de un trabajador asalariado.  

Como punto interesante, está la introducción del concepto de “presunción de laboralidad” en la disposición vigésimotercera que el Real Decreto ley introduce en el Estatuto de los Trabajadores: 

«Disposición adicional vigesimotercera. Presunción de laboralidad en el ámbito de las plataformas digitales de reparto. 

Por aplicación de lo establecido en el artículo 8.1, se presume incluida en el ámbito de esta ley la actividad de las personas que presten servicios retribuidos consistentes en el reparto o distribución de cualquier producto de consumo o mercancía, por parte de empleadoras que ejercen las facultades empresariales de organización, dirección y control de forma directa, indirecta o implícita, mediante la gestión algorítmica del servicio o de las condiciones de trabajo, a través de una plataforma digital. 

De este modo, con los efectos de este Real Decreto ley, que comenzarán a estar vigentes en agosto de 2021, el control horario en estos profesionales será obligatorio. Y por una simple razón: han de pasar a ser trabajadores asalariados. 

 ¿Cómo realizar el control horario en empleados externos? 

Ahora procedemos a mencionarte cómo puede realizar tu empresa el control horario. Volvemos a subrayar que el control horario es obligatorio en los empleados de tu empresa. Razón por la que quedan excluidos del control horario tanto los profesionales de empresas de externalización como autónomos. 

Repasemos en primer lugar a lo que obliga la ley de control horario: 

• -La obligación de efectuar un registro de jornada exhaustivo de cada empleado 
• -Llevar a cabo dicho registro de manera documental 
• -Conservar los registros durante 4 años 
• –Ponerlos a disposición de los empleados y sus representantes, de Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social cuando sean requeridos 

Por tanto, para efectuar correctamente el control horario es clave el fichaje. Puede ocurrir que algunos de los profesionales externos no requieran de una permanencia constante en la oficina. Una situación que hace más complicado un fichaje adecuado. En este sentido, es muy útil un software de control horario. Con él podrás determinar ubicaciones de fichajes personalizadas para cada empleado. De este modo, podrás llevar un correcto registro horario sin necesidad de la presencia del empleado en las instalaciones. Asimismo, también evitarás posibles fraudes en el fichaje. 

Por otro lado, este tipo de plataformas digitales brindan un sistema de notificaciones en tiempo real que informarán al profesional externo cuándo fichar. Así, se evitarán olvidos que puedan afectar a un correcto control horario. 

Outsourcing y gestión del tiempo: qué otros elementos tener en cuenta 

Conviene también tener en cuenta las siguientes cuestiones para llevar una gestión del tiempo adecuada: 

• –Horas extra: Considera que, al estar contratado, la gestión de las horas extra ha de recibir una especial atención. Para saber los detalles de este proceso, te aconsejamos nuestro artículo sobre cómo gestionar las horas extras. 
• –Compensaciones: Relacionado con el anterior punto, si existen horas extra que puedan ser compensadas mediante descanso, deberás llevar el pertinente registro. 
• –Distribución de horas: Si tu empresa contempla una modalidad de distribución de horas, esta deberá hacerse conforme a lo dispuesto en el convenio o por la ley. Para más información, puedes consultar nuestro artículo sobre cómo gestionar la bolsa de horas. 
• –Bajas médicas: De nuevo, al mediar un contrato laboral, deberás atender a estas eventualidades con el fin de controlar el flujo de trabajo en tu equipo. 

Además, recuerda que la información derivada de estos procesos deberá estar debidamente consignada de manera documental. Y que, para cumplir con la ley, dicha documentación ha de conservarse 4 años. Y también ser accesible por los trabajadores y sus representantes, así como por las administraciones competentes. 

Cómo Oitchau te ayuda en el control horario en modalidad de outsourcing 

Anteriormente te hemos mencionado la conveniencia de un buen software de control horario. A este respecto, Oitchau te brinda las mejores herramientas para llevarlo a cabo de manera exitosa. Y, sobre todo, fácil y sencilla. Estas son algunas de nuestras funcionalidades que te permitirán realizar un buen control horario en escenario de outsourcing. 

• –Personaliza las jornadas y los horarios: Con Oitchau podrás determinar qué tipo de jornada y horario corresponde a cada trabajador. 
• –Sistema de fichajes con personalización de ubicaciones: Si tu empleado no va a estar presente en la oficina todo el tiempo, puedes establecer ubicaciones de fichaje. 
• –Sistema de notificaciones de horas extra: Si el profesional externo está a punto de rebasar las horas extras permitidas, recibirás una notificación. 
• –Comunicaciones ágiles en caso de incidencias: Si el profesional sufre una baja médica o se produce una falta injustificada, podrá comunicarlo de manera directa a través de la plataforma. De esta manera, ahorrarás tiempo y papel en la gestión de estas incidencias. 
• –Monitorización del flujo de trabajo en tiempo real: Determinando el horario del empleado, así como sus horas extra y los periodos de compensación de las mismas, podrás tener una adecuada foto del estado de tu equipo en todo momento. De este modo podrás planificar las vacaciones y ausencias de manera eficiente para la empresa. Asimismo, también podrás determinar la distribución homogénea de la fuerza de trabajo disponible para evitar desequilibrios. 

Como ves, son muchas las maneras en que Oitchau puede facilitarte la cuestión clave del control horario. Ahorra tiempo y costes al mismo tiempo que te alineas con la ley.