Pago de nóminas: cómo ahorrar y optimizar costes

Ahorrar en el pago de nóminas es una cuestión que siempre ocupa (y preocupa) a las empresas. Es habitual pensar que los recursos que las empresas tienen a su disposición para ahorrar en este campo suelen ser poco éticos. Por no decir opuestos a la legislación.  O que se aprovechan limbos legales. Nada más contrario a la realidad. Aunque sí es cierto que puede haber empresas que incurran en malas prácticas en este sentido, la propia ley ofrece claves para poder aprovechar una reducción de costes en el pago de nóminas. 

En el presente artículo te mostramos qué recursos ofrece la legislación para poder contratar teniendo en cuenta la optimización de costes en el pago de nóminas. Desde las bonificaciones por contratación contempladas por el Estado a los pros y los contras de los autónomos y TRADE. ¡Comenzamos! 

• –Bonificaciones en la Seguridad Social y pago de nóminas
• -Personas con discapacidad
• –Parados de larga duración
• -Menores de 25 años (contratos de formación) 
• –Trabajadores procedentes de ETT: una ocasión de reducir costes en el pago de nóminas
• –El efecto de la conversión de contratos a indefinido en el pago de nóminas
• -El caso de las víctimas
• –Trabajadores en riesgo de exclusión social
• –Mantenimiento del empleo
• –La cuestión de los autónomos
• –La figura del autónomo TRADE
• -El pago de nóminas y un buen software de gestión

Bonificaciones en la Seguridad Social y pago de nóminas

El Servicio Público de Empleo Estatal ha publicado una útil guía para poder conocer las bonificaciones contempladas en el pago de nóminas. Todas ellas hacen referencia a colectivos especialmente vulnerables. El objeto de estas bonificaciones es, por tanto, favorecer su empleabilidad e inserción en el mercado laboral. Cada categoría de demandante de empleo tiene sus especifidades aunque se establecen diferentes modalidades que vale la pena tener en cuenta. Han de ser, por tanto, tenidas en cuenta para ahorrar en el pago de nóminas. Son las siguientes: 

• La edad de la persona: el criterio de edad puede ser relevante y variar. Así, para la contratación de personas con discapacidad la edad gozne suele ser 45 años. En cambio, para aquellos que están en riesgo de exclusión social, el eje lo establece la edad de 30 años. 
• Si el demandante de empleo es hombre o mujer 

Personas con discapacidad 

La contratación de personas con discapacidad comporta bonificaciones de 3.500 €, en el caso de que sean hombres con contrato temporal. Puede llegar a los 6.300 € para los hombres y mujeres con discapacidad severa mayores de 45 años con contrato indefinido. Por lo general, se establecen distinciones respecto al grado de discapacidad. Pero también respecto al sexo de la persona y la edad (mayor o menor de 45 años). Las bonificaciones suelen beneficiar la realización de contratos indefinidos que varía dependiendo del sexo y la discapacidad. Únicamente se establecen bonificaciones iguales para aquellos trabajadores (tanto hombres como mujeres) mayores de 45 años con contrato indefinido. En todos los casos, para ser efectivas, el grado de discapacidad, independientemente del sexo, deberá ser del 33% o superior. 

Parados de larga duración 

Una bonificación implantada por ell Real Decreto Ley 8/2019, el mismo que estableció la obligatoriedad del control horario. Esta bonificación podrá ser de 108,33 € al mes y de 125 € al mes si es una mujer. Asimismo, la duración de las mismas podrán ser de 3 años. Para ser beneficiarios de esa bonificación y poder ahorrar en el pago de nóminas es preciso cumplir con estos requerimientos: 

• -El trabajador deberá estar dado de alta como demandante de empleo al menos 12 meses de los 18 anteriores a la contratación. 
• -Será obligatorio que la empresa mantenga al trabajador durante 3 años. 
• -El contrato deberá ser indefinido, ya sea en modalidad de jornada completa o parcial.  

Menores de 25 años (contratos de formación) 

En este caso, la categorización que se establece tiene en cuenta el tamaño de la plantilla. Así, se contemplan diversas bonificaciones que van desde el 75% en el caso de empresas de 250 o más trabajadores al 100% si son empresa de menos de 250 trabajadores. Las bonificaciones durarán 3 años y podrán sumar otros 3 si el contrato pasa a ser de formación a indefinido. Si esto último sucede, las bonificaciones serán de 125 € en el caso de los hombres y de 150 € en el caso de las mujeres. 

Trabajadores procedentes de ETT: una ocasión de reducir costes en el pago de nóminas

En este caso, los criterios que establecen las diferentes cuantías de bonificación son el sexo del trabajador y el tipo de contrato. Respecto al tipo de contrato, podrá ser de formación y aprendizaje y de prácticas (en el caso de empresas de menos de 50 trabajadores). Las bonificaciones y reducciones van desde los 500 € de un varón en contrato de prácticas en una empresa de menos de 50 trabajadores a los 1800 € de una mujer en contrato de formación y aprendizaje. Estas bonificaciones son anuales y tendrán una vigencia de 3 años. 

El efecto de la conversión de contratos a indefinido en el pago de nóminas

La normativa también prevé bonificaciones en aquellos casos en los que se produzca una conversión de contrato a uno indefinido. En este caso, la casuística es muy amplia y abarca especifidades que afectan incluso a un sector concreto, como el agrario. Con todo, las bonificaciones se aplican en función del sexo del empleado y del tipo de contrato. Así, sólo las empresas de menos de 50 trabajadores podrán disfrutar de bonificaciones por transformar un contrato de prácticas, de relevo o de sustitución por jubilación en uno indefinido. Sí, en cambio, podrán recibir bonificaciones todas las empresas que conviertan un contrato para la formación y el aprendizaje en uno indefinido. Esto último indepedientemente del número de trabajadores que tenga. 

El caso de las víctimas

La legislación contempla bonificaciones por la contratación de diversos colectivos de víctimas. Se trata de las víctimas de trata de personas, las víctimas de violencia de género, las víctimas de violencia doméstica y las víctimas del terrorismo. El criterio de asignación de las bonificaciones es si el contrato es indefinido, temporal o se produce una conversión a indefinido. Las cuantías van desde los 600 € a los 1500 € anuales. 

Trabajadores en riesgo de exclusión social 

Serán considerados trabajadores en riesgo de exclusión social todos aquellos que puedan acreditar la pertenencia a los colectivos establecidos en el Artículo 2 de la Ley 44/2007 del 13 de diciembre. A grandes rasgos los siguientes: 

• -Perceptores de Rentas Mínimas de Inserción 
• -Personas de entre 18 y 30 años procedentes de instituciones de Protección de Menores 
• -Drogodependientes u otros trastornos adictivos en proceso de rehabilitación e inserción social 
• -Internos de centros penitenciarios cuya situación penitenciaria le permita el acceder a un empleo 
• -Menores internos cuya situación le permita acceder a un empleo 
• -Personas procedentes de centros de alojamiento autorizados 
• -Todos aquellos que procedan de un servicio de prevención e inserción social autorizados 

Las cuantías de las bonificaciones van desde los 500 € a los 1500 € anuales. Ello dependerá de si la persona procede de una empresa de inserción. O de si ese contrato es efectuado por la propia empresa de inserción. Además se contemplan diversas bonificaciones según el tipo de contrato y su inserción. Se trata de una casuística recogida en detalle en la web del SEPE. 

Mantenimiento del empleo 

En esta modalidad, la ley contempla bonificaciones para cuatro colectivos muy concretos. El objetivo de la legislación es fomentar la prolongación de la vida laboral en personas cuyas circunstancias personales o de salud pueden comprometerla. Estos son los colectivos contemplados: 

• -Mayores de 65 años con 38 años y 6 meses de cotización efectiva con contrato indefinido 
• -Mayores de 67 años con 37 años cotizados 
• -Trabajadores que hayan cesado por una incapacidad permanente total o absoluta que, con el tiempo, hayan recuperado su capacidad laboral o hayan alcanzado una incapacidad parcial 
• -Empleados fijos-discontinuos de los sectores de turismo, hostelería y comercio que presten servicios laborales de febrero a junio 
• -Empleadas que por algún riesgo durante la maternidad o la lactancia, así como con una enfermedad profesional, hayan sido reubicadas en otro puesto o función adecuada a su estado. 

Las reducciones en este caso son del 50% excepto para los mayores de 65 y 67 años, con los que se podría obtener una bonificación del 100%. 

La cuestión de los autónomos 

Cada vez más las empresas recurren a los autónomos. Una modalidad que les permite contar con fuerza de trabajo cualificada aunque sin tener a esa persona en plantilla. Y todo mientras se ahorra en el pago de nóminas. Se trata, como decimos, de un formato hoy en día muy habitual. Sin embargo, es preciso conocer bien los detalles de la ley. Sobre todo porque una mala gestión de esta relación podría derivar en situaciones de falso autónomo. Una infracción que acarrea multas de entre 3.126 € y los 10.000 € euros. Las reglas de esta relación están estipuladas en el Estatuto del Trabajador Autónomo. 

Es preciso insistir en el correcto desarrollo de esta relación. Sobre todo porque la investigación de falsos autónomos ha sido una de las prioridades de Inspección de Trabajo. Para que no se pueda dar una situación de falso autónomo, no deben darse en el autónomo que presta servicios a una empresa las siguientes circunstancias: 

• –Existe relación de dependencia: el trabajador autónomo, a diferencia del trabajador asalariado, no puede estar sujeto a directrices fijadas como horarios, normas de empresa, retribución, etc. 
• –No existe relación de ajenidad: el autónomo mantiene una relación de acreedor con el empresario, quien consigna el c oste del trabajo en el patrimonio de la empresa como ganancia o pérdida. 

 Si alguno de estos conceptos, o ambos no se dan en la relación empresario-autónomo, existe el riesgo de que dicha relación pueda ser considerada como falso autónomo. Conviene, entonces, asegurarse con los servicios jurídicos de la empresa de la pertinencia o no de este formato o en las condiciones bajo las cuales se va a desarrollar esta condición. 

Los autónomos TRADE 

En este sentido, existe incluso la figura del TRADE o trabajador económicamente dependiente. Se trata de un autónomo cuya facturación a un solo cliente comporta al menos el 75% de sus ingresos. Esta modalidad de copodría estar incurriendo en un delito penalntrato permite al autónomo la cotización de horas por incapacidad temporal, por enfermedades profesionales o por accidentes de trabajo. 

Eso sí, la relación entre empresa y TRADE está sujeta a pautas que no difieren en exceso de las del autónomo corriente. Sobre todo en lo referente a la no dependencia y ajenidad. Así, el TRADE no podrá en ningún caso: 

• -Ejercer su trabajo de manera igual que el resto de trabajadores por cuenta del cliente. 
• -Realizar su actividad con recursos de la empresa 
• -Desarrollar su actividad bajo los criterios y directrices del cliente 
• -Tener trabajadores por cuenta ajena o subcontratar a terceros 
• -Presentar un estatus de asociado 

Si se siguen puntillosamente estos criterios, el recurrir a un autónomo o un TRADE puede ser una buena manera de reducir costes. Sobre todo porque no estaremos expuestos a las fuertes multas que se contemplan por una relación de falso autónomo. 

Un coste por la infracción, por cierto, que no tiene por qué quedarse aquí. De hecho, en caso de se produjera, podría reclamarse a la empresa el pago de las cotizaciones en Régimen General. Un pago que podría eventualmente ir acompañado de un recargo de entre el 100% y el 150%. 

El pago de nóminas y un buen software de gestión

Otra buena manera de ahorrar tanto dinero como fuerza de trabajo en la gestión de la nómina de sueldos es un buen software de gestión. El cálculo, elaboración y procesamiento de nóminas puede ser digitalizado con una plataforma de calidad. Así, la fuerza de trabajo puede ser optimizada para mejorar el rendimiento de la compañía.

Y otra cuestión. Una vez que hayas elegido alguno de estos formatos para optimizar tu pago de nóminas, conviene que el control horario dé buena cuenta de ello. Y de manera exhaustiva. Sobre todo porque el cálculo de la nómina depende de las horas efectivamente realizadas. Además, la ley de control horario obliga al registro de jornada, a su constancia documental, a la conservación de los registros durante 4 años. Asimismo, también han de estar disponibles toda vez que sean solicitados por empleados, sus representantes, Inspección de Trabajo o la Seguridad Social. 

Toda la casuística de la empresa ha de quedar reflejada. Especialmente si tienes pensado optar por las modalidades de contratación de la que hemos hablado en este artículo. Lo mejor de todo, es que lejos de convertirse en un quebradero de cabeza para tu departamento de Recursos Humanos, puede ser una ocasión para optimizar y digitalizar tu empresa. Y es que un software de control horario como Oitchau puede integrarse con otras plataformas de gestión de nóminas. Todo quedará alineado para que tu empresa pueda dedicarse e invertir el esfuerzo en seguir creciendo.