Payroll: guía para saber cómo gestionar nóminas con eficacia

El payroll es la actividad de las empresas que alude a la elaboración de las nóminas. Sin duda uno de los documentos más importantes de una empresa. Especialmente porque refleja detalladamente los costes laborales de una compañía. Aunque, probablemente, la cuestión más importante es que su correcta gestión es una manera de demostrar tanto interna como externamente que las cosas se están haciendo bien. Internamente, una correcta gestión redundará en una mayor satisfacción y bienestar del empleado. Externamente, el cumplir la ley y no sufrir imprevistos con la administración. 

Sin embargo, como suele ocurrir definir algo es rápido y sencillo, pero implementarlo implica una gran complejidad. El payroll no es una excepción en este sentido. Es por ello que en este artículo te mostramos una guía muy completa para que sepas todos los conceptos necesarios. Asimismo, también repasaremos paso a paso cada etapa del proceso. Y, por supuesto, lo que está a nuestro alcance para mejorarlo. ¡Vamos a ello! 

• –¿Qué es el payroll?
• -Tipos de payroll según los empleados
• –Tipos de payroll según el pago
• -¿Qué es el Split Payroll?
• –Payroll: cálculo de nóminas
• –Payroll: ¿qué tener en cuenta a la hora de calcular las nóminas?
• -¿Cómo calcular las nóminas si se producen bajas por enfermedad?
• –Seguros sociales
• –Payroll: los ficheros SEPA
• –Los conceptos retributivos abonados (CRA)
• –El payroll y el control horario

¿Qué es el payroll? 

Aunque hace algunos años, el concepto de payroll se prestaba a algunos equívocos, hoy en día está muy asentado y cada vez se emplea más. En el español de España también se le denomina nómina. Un hecho que puede contribuir a la confusión, dado que el mismo vocablo alude no sólo al documento donde se especifican los pagos al empleado y las retenciones sino incluso al concepto de salario. 

Sin embargo, el payroll puede tener una acepción mucho más amplia. De hecho, puede hacer referencia específicamente a la gestión y procesamiento de las nóminas de los empleados. Un proceso que, como apuntábamos anteriormente, no es coser y cantar. Por ello, muchas empresas externalizan este servicio o, directamente, recurren a un software de gestión. Sobre esto último, naturalmente, pesa el tamaño de la empresa. Cuanto más grande es la compañía mayor es la tendencia a gestionarlas internamente. 

Tipos de payroll según los empleados 

A la hora de abordar la cuestión de los tipos de payroll o nóminas, cabe diferenciar dos categorías: la nómina según el tipo de empleado y la nómina según la recurrencia del pago. Veamos qué tipos hay para la primera categoría: 

• –Nómina de dirección o ejecutivos: Como su propio nombre indica son las nóminas de los cargos directivos.  
• –Nómina de empleados: La más habitual. Hace referencia a la nómina de los empleados de una empresa. 
• –Nómina de comisiones: Habitual en aquellos puestos cuya retribución no se efectúa acorde a un salario base sino según una comisión por ventas. 

Tipos de payroll según el pago 

El criterio de esta categoría es, como dice su nombre, a la recurrencia de su pago. Los tipos de nóminas son los siguientes: 

• -Semanales 
• -Quincenales 
• -Mensuales 

Sin duda, la más habitual es la última. La modalidad en la que el trabajador percibe su salario al finalizar el mes o en los primeros días del mes siguiente.  

¿Qué es el Split Payroll? 

Se trata de una modalidad que ocurre cuando un empleado que trabaja en una empresa desarrolla su actividad en dos o más países de manera simultánea o alternada. Es un caso habitual en grandes empresas que tienen sedes en varios países o diferentes empresas pertenecientes a un grupo. 

En este caso el Split Payroll permite un pago de nómina que evite al trabajador soportar las fluctuaciones del tipo de cambio de las diversas divisas. Entonces, surge la cuestión de en qué país se realizan las cotizaciones del empleado. Para ello existe un andamiaje legal que conviene conocer. 

Sobre esta cuestión, hemos de recurrir al Reglamento de la Unión Europea 987/2009 sobre coordinación de los sistemas de Seguridad Social. 

Así, con este Reglamento europeo se establece que un trabajador podrá cotizar en su país de residencia si se dan estos dos supuestos: 

• -El trabajador realiza la mayor parte del trabajo en el país de residencia 
• -La empresa tiene su domicilio en diferentes estados miembros. 

Este reglamento aplica en los siguientes países: Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, República Checa, Chipre, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Letonia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malta, Noruega,  Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, Rumanía, Suecia y Suiza.

Payroll: cálculo de nóminas 

Una vez realizada la aclaración terminológica, vamos de lleno con el proceso de payroll. Lo primero es llevar al día el cálculo de las nóminas. Algo que, a simple vista, parece de perogrullo pero que conviene tener en cuenta. Actualmente, las empresas cuentan con plantillas cuyos trabajadores viven circunstancias diferentes. Reducciones de jornada, contratos parciales, contratos de formación, horas extra, jornadas nocturnas… La casuística es muy amplia. Por no hablar de los aumentos salariales, las vacaciones y las bajas por enfermedad. 

El Excel es siempre un gran aliado, es cierto. Sin embargo, el realizar este proceso con una hoja de cáculo, especialmente si nuestra plantilla no es pequeña, puede llegar a ser un auténtico calvario. Sobre todo, porque estos asuntos operacionales a menudo distraen la fuerza de trabajo de actividades más productivas. 

Y un punto nada desdeñable. Los errores en el cálculo de nóminas son siempre terreno muy sensible. Si un trabajador detecta que se le ha pagado menos de lo que corresponde, a pesar de que sea un error, expresará su malestar. Asimismo, si el error es detectado por la Tesorería de la Seguridad Social, la cosa se complica: podríamos exponernos a sanciones. 

Payroll: ¿qué tener en cuenta a la hora de calcular las nóminas? 

Varias son las cuestiones que has de tener en cuenta a la hora de calcular la nómina. Son los siguientes: 

• -El convenio colectivo: importante a la hora de calcular los complementos salariales, dietas y horas extraordinarias. 
• -Las leyes laborales: no siempre los convenios especifican todo lo referente a, por ejemplo, coste de hora extra. En este sentido, las leyes laborales y la jurisprudencia nos darán la clave. 
• -Tipo de contrato del empleado: las cotizaciones sociales se vinculan con el tipo de contrato, así como el IRPF. 
• -Grupo de cotización y categoría profesional: información importante a efectos de calcular las bases de cotización de la Seguridad Social. 
• -Bajas justificadas 
• -Situación del empleado: según el estatus del trabajador, podrá recibir bonificaciones en la Seguridad Social. Además, su estado civil también afecta al cálculo del IRPF. 

¿Cómo calcular las nóminas si se producen bajas por enfermedad? 

Para gestionar esta cuestión, lo primero es determinar la categoría de la baja: por enfermedad común o accidente laboral. Si se produce el primer caso, esto es lo que cobrará el trabajador: 

• –Del primer al tercer día: el empleado no percibirá nada 
• –Desde el 4º día de baja al 20º: el trabajador cobrará el 60% de la base reguladora 
• –Del día 21º hasta el año de la incapacidad temporal: percibirá el 75% de la base reguladora 

Cabe resaltar que hasta el 15º día, el coste repercute en la empresa. Algo que, a la práctica supone 12 días, dado que los tres primeros no se contempla que el empleado perciba nada. El cálculo es fácil: únicamente hay que extraer cuánto cobra el empleado por día. Algo que es tan simple como dividir el salario base mensual entre 30. A partir de ahora, obtener la cifra total depende únicamente de multiplicar este coste día por los días efectivos de la baja laboral. Si quieres saber más, te aconsejamos nuestro artículo sobre las ausencias justificadas en el trabajo. 

Si se trata de un accidente laboral, las condiciones prevén pagos más elevados que, sin embargo, son asumidos por la Seguridad Social: 

• -La empresa paga el salario íntegro del día en que se produce el accidente 
• -Desde el día siguiente hasta la finalización de la incapacidad temporal, la Seguridad Social asume el pago del 75% de la base reguladora. 

Seguros sociales 

Un punto esencial y no simple de procesar. Sobre todo porque su cálculo puede sufrir variaciones de manera recurrente. Lo que conviene tener claro es que los seguros sociales son abonados tanto por la empresa como por el empleado. Eso sí, con porcentajes diferentes. Básicamente porque se basan en tres parámetros: el salario del empleado, los conceptos por los que se cotiza (bases de cotización) y los porcentajes aplicados. 

Los mínimos y máximos de cotización son fijados por el Gobierno. Es por ello que, en este asunto, conviene estar permanentemente atento. Aquí puedes consultar en todo momento el estado de las bases y cotizaciones de la Seguridad Social. 

Además, existen tipos de contrato, así como categorías de personas que pueden recibir bonificaciones de la Seguridad Social. Unas bonificaciones de la Seguridad Social en la que hacíamos referencia en este artículo. 

En suma, esta enorme cantidad de circunstancias exige de un cálculo meticuloso. Es posible hacerlo como siempre, con una buen Excel y una calculadora. Sin embargo, existe software específico que simplificará este proceso. 

Payroll: los ficheros SEPA 

Ya hemos calculado las nóminas, ahora la siguiente fase del payroll es el pago. En este punto toma especial relevancia los ficheros SEPA. Ficheros sujetos a la normativa SEPA (Single Euro Payment Area). Esta normativa establece cómo han de estructurarse las remesas bancarias. Así, cuando tengas que hacer una remesa bancaria deberás rellenar un documento con la siguiente información: 

• -Número de factura 
• -Ordenante 
• -NIF 
• -Datos del trabajador 
• -IBAN 
• -Concepto  
• -Fecha de emisión y vencimiento 
• -El importe 
• -Nombre de la remesa 
• -Orden de domiciliación 
• -Identificación del acreedor 

Existen varios ficheros SEPA. El más común es el llamado CORE. Ha de presentarse a la entidad bancaria 7 días antes del cobro si la es una operación o 4 días antes si el cobre es recurrente. Si los pagos van a realizarse de manera recurrente, sólo será necesario rellenarlo una vez. 

Los conceptos retributivos abonados (CRA) 

El Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre establece la obligación a las empresas de presentar a la Tesorería de la Seguridad Social en cada periodo liquidativo los conceptos retributivos abonados. De ahí el acrónimo CRA. La empresa puede tramitar el documento CRA a través del Sistema Red. De este modo, la Seguridad Social efectuará la facturación de las cotizaciones sociales. Los empleados que no están sujetos a este procedimiento son las personas inscritas en el Régimen Especial para Empleados del Hogar del Régimen General, trabajadores inscritos en el Régimen Taurino y los autónomos. 

Para ello se deberá rellenar el CRA con los datos de la empresa, del trabajador y los conceptos retribuidos. La inclusión de esta información ha de ser mediante una clave. Puedes consultar los conceptos retribuidos contemplados y sus claves en esta Tabla de Conceptos Retribuidos Abonados puesta a disposición por la Seguridad Social. 

El payroll y el control horario 

Sin duda que el control horario juega un papel muy importante en esta cuestión. Y es que la nómina se calcula, en buena parte, en función de las horas trabajadas. Algo difícil de calcular si no contamos con un seguimiento preciso de las horas efectivamente trabajadas. En este sentido, un software de control horario como Oitchau se convierte en una pieza fundamental. No sólo porque cumplirás con la ley que obliga al registro de jornada. También porque tendrás una plataforma lista para llevarlo a cabo sin malgastar tiempo ni esfuerzos que puedes dedicar a otros aspectos. 

Además, si estás usando ya un software de payroll, es posible realizar integraciones con el software de control horario. De esta manera, la optimización será máxima. Deja atrás procesos farragosos y déjate ayudar por la mejor tecnología.