Permiso no retribuido: características, cómo gestionarlo y otras dudas frecuentes 

El permiso no retribuido es uno de los mecanismos que poseen los trabajadores para afrontar contingencias que les impidan asistir a su puesto de trabajo. A pesar de que es una figura de una larga tradición, la enorme casuística alrededor de ella puede suscitar dudas. A esto, sin duda, contribuye que sea una cuestión regulada casi en su totalidad por los convenios colectivos. En este artículo abordamos todos los flecos de los permisos no retribuidos, sus tipos, su marco legal y otras cuestiones relacionadas con las pagas extra y las vacaciones. 

• 1. ¿Qué es un permiso no retribuido?
• 2. El permiso no retribuido y el marco legal
• 3. Fraccionamiento de los permisos no retribuidos
• 4. ¿Hay un mínimo de días en un permiso no retribuido?
• 5. ¿Cuándo puede denegar una empresa la solicitud de un permiso no retribuido?
• 6. Preguntas frecuentes
• 6.1. ¿Afecta este tipo de permiso al cómputo de las pagas extra?
• 6.2. ¿Y a las vacaciones?
• 6.3. ¿Sigue la empresa cotizando por el empleado en permiso no retribuido?
• 7. Gestionar un permiso no retribuido desde Recursos Humanos 

¿Qué es un permiso no retribuido? 

La definición de este tipo de permisos es más compleja que, por ejemplo, la del permiso retribuido. Primeramente, porque este último tipo de permiso viene regulado por el Estatuto de los Trabajadores. No sucede lo mismo con un permiso no retribuido, el cual ha de estar especificado por el convenio colectivo o bien por un pacto de empresa.  

Sin embargo, lo que sí define claramente un permiso retribuido es que no se remunera. Y también que suelen tener una duración mucho más reducida que los permisos retribuidos. De hecho, no suelen rebasar el mes, cuando no, directamente, duran unos cuantos días.

El permiso no retribuido y el marco legal 

El Estatuto de los Trabajadores no hace mención a los permisos no retribuidos. Esa es una cuestión exclusiva de los convenios colectivos y de los pactos de empresa. Por tanto, hay tantos permisos no retribuidos como convenios colectivos. Incluso puede darse un convenio colectivo que no contemple los permisos sin sueldo. En este sentido, lo más aconsejable para conocer exactamente que dispone la normativa, es acudir a esos convenios. Sin embargo, una gran cantidad de ellos suelen establecer las condiciones según las siguientes circunstancias: 

• –La antigüedad del trabajador: Generalmente, se necesita contar con mínimo 1 año o 2 para solicitar este tipo de permisos. 
• –La duración: A menudo el máximo es 1 mes. Suele darse el caso de los permisos fraccionados. Los cuales que permiten al empleado dividir ese mes en dos solicitudes de 15 días. 
• –El tiempo transcurrido desde la última solicitud: Existen convenios que no permiten solicitar un nuevo permiso no retribuido hasta pasados 6 meses del disfrute del último permiso. Otros convenios incluso lo elevan a 12 meses. Como siempre, depende del sector. 
• –La obligación de un preaviso: El empleado deberá presentar una solicitud con una antelación determinada. Normalmente es de 15 días, aunque esto, como todo lo demás (por ejemplo, el formato de solicitud) queda regulado en cada convenio colectivo. 

Fraccionamiento de los permisos no retribuidos 

Algunos convenios permiten un fraccionamiento del permiso no retribuido. Nos podemos encontrar, por ejemplo, convenios que lo permiten cada semestre. Pero he aquí el equívoco. Lo que a menudo se entiende es que existe el derecho de disfrutar, por ejemplo, 15 días de permiso en abril (primer semestre) y otros 15 en octubre (segundo semestre). 

Sin embargo, lo que quiere decir la ley es que han de pasar 6 meses entre una solicitud y otra. Así, si por ejemplo pedimos un permiso no retribuido fraccionado en abril, deberemos esperar hasta septiembre para pedir el segundo. En caso contrario esa solicitud no sería atendida. 

¿Hay un mínimo de días en un permiso no retribuido? 

Respuesta: depende del convenio. No resulta sorprendente, ¿verdad? Sin embargo, como mencionábamos antes, existen convenios que permiten permisos fraccionados. En este sentido, conviene tener en cuenta cierta letra pequeña. Dado que un permiso puede fraccionarse en 15 días, si finalmente sólo se disfrutan 5, esa solicitud fraccionada no guardará los restantes días. Eso significa que el trabajador podrá pedir con posterioridad otra solicitud como contempla la ley, pero sólo 15 días. Esa es la razón principal por la que, de facto, la duración mínima de un permiso suele ser de 15 días. 

¿Cuándo puede denegar una empresa la solicitud de un permiso no retribuido? 

Una empresa puede denegar un permiso no retribuido si la motivación no está contemplada por el convenio colectivo o por los pactos de empresa. Sin embargo, existen convenios colectivos que establecen una motivación de denegación adicional.  Alude a la cantidad de trabajadores disfrutando un permiso  no retribuido en las mismas fechas. Incluso señala cuántos empleados como máximo pueden estar disfrutando de este permiso. Como decimos, todo varía dependiendo del convenio, aunque podemos encontrarnos categorías dependiendo del tamaño de la empresa: 

• -Empresas de 1 a 20 trabajadores 
• -Empresas de 21 a 50 trabajadores 
• -Compañías de 51 a 100 trabajadores 
• -Empresas de más de 100 trabajadores 

Asimismo, tienen prioridad los trabajadores con vacaciones. Así que una empresa podría denegar un permiso no retribuido para unas fechas dadas. Pero sí autorizarlo para que el empleado que lo solicite pueda disfrutarlo una vez hayan terminado las vacaciones de los empleados. 

También es necesario destacar que una empresa no podrá autorizar un permiso no retribuido cuya motivación esté contemplada por el Estatuto de los Trabajadores en su sección sobre permisos retribuidos. Es decir matrimonio, mudanza y todos los supuestos de los que te hablábamos en nuestro artículo sobre los permisos retribuidos. 

Asimismo, tampoco una empresa podrá obligar a un trabajador a acogerse a la fórmula del permiso no retribuido cuando la motivación de dicha ausencia esté contemplada como permiso retribuido. 

Preguntas frecuentes 

A continuación abordamos algunos puntos que pueden generar dudas. Sobre todo en lo referido al impacto que un permiso no retribuido puede tener en cuestiones como las pagas extra y las vacaciones, así como en las cotizaciones. 

¿Afecta este tipo de permiso al cómputo de las pagas extra? 

Sí. De hecho, los días que se disfruten bajo este tipo de permiso no computarán en el cálculo de las pagas extra. 

¿Y a las vacaciones? 

También. No se generarán días de vacaciones de los periodos de tiempo que se disfruten bajo la figura de un permiso no retribuido. 

¿Sigue la empresa cotizando por el empleado durante un permiso no retribuido? 

Sí. El empleado en permiso no retribuido sigue dado de alta en la Seguridad Social. Y cotizando por la base mínima correspondiente. La ley lo deja muy claro en el Real Decreto 2064/1995 de Reglamento General de Cotización y Liquidación de la Seguridad Social:   

1. En los supuestos en que se halle establecido que el trabajador por cuenta ajena deba permanecer en alta en el Régimen de la Seguridad Social en el que esté encuadrado aunque no perciba de su empresa remuneraciones computables en la base de cotización, se mantendrá la obligación de cotizar. 

Dicha obligación de cotizar existirá respecto de los trabajadores que se encuentren cumpliendo deberes de carácter público o desempeñando cargos de representación sindical siempre que ello no dé lugar a la excedencia en el trabajo. 

Igualmente subsistirá obligación de cotizar durante los períodos de permisos y licencias que no den lugar a excedencias en el trabajo. 

Esta es, básicamente una de las diferencias entre el permiso retribuido y la excedencia voluntaria. En la excedencia no se cotiza a la Seguridad Social. 

Gestionar un permiso no retribuido desde Recursos Humanos 

De nuevo, la pelota cae en el departamento de Recursos Humanos. Se trata de un proceso aparentemente sencillo. Sin embargo, conviene tener en cuenta sus pasos para gestionarlo más eficazmente. 

• –Gestionar el preaviso: Habitualmente el empleado ha de avisar mediante una solicitud. El formato y el tipo de documento, así como la antelación, está regulada por convenio. 
• –Consultar el convenio colectivo o el pacto de empresa: Deberemos comprobar que el motivo del permiso no retribuido está contemplado en nuestro convenio o pacto. Un paso indispensable para decidir sobre su concesión o denegación. 
• –Comprobar las vacaciones: Como quedó apuntado anteriormente, una empresa puede denegar un permiso no retribuido dado que los empleados con vacaciones tienen prioridad. Para comprobar de manera rápida si hay trabajadores de vacaciones durante el periodo de tiempo solicitado para el permiso no retribuido, siempre es útil un software de gestión de ausencias. 
• –Comunicar al empleado la concesión o la denegación: Una comunicación que ha de estar debidamente justificada, formalmente y por escrito. 
• –Reflejar el permiso en nuestro sistema de gestión del tiempo: Tanto si el permiso va a disfrutarse continuamente o de manera fraccionada, conviene llevar el registro. Así también podremos estar al tanto de los plazos que entre fraccionamiento y fraccionamiento han de transcurrir para poder aceptar la solicitud. 

Como vemos, con la previsión y tecnología adecuadas, podemos gestionar ágilmente este proceso sin que suponga un excesivo coste a nivel de tiempo y recursos.