Plan de acogida: cómo gestionar la incorporación de empleados

Un buen plan de acogida es siempre un recurso oportuno y práctico para mejorar la comunicación interna. En anteriores artículos, como el dedicado al employer branding y al onboarding, dábamos cuenta de la importancia de los procesos de interacción entre empresas y empleados. Procesos que facilitan la confianza, la motivación y el conocimiento del trabajador. Pero también reduce costes a la empresa, dado que, bien implementadas, evita la alta rotación. Es por ello que cada vez más empresas trabajan por implementar acciones que incrementen la retención de talento. 

Y es que un buen plan de acogida es mucho más que un mero recibimiento del empleado. Es la introducción del mismo en la cultura de la empresa. Así como en la misión y valores de la compañía. Por tanto, conviene contar con un plan de acogida óptimo. Como todo en el área de Recursos Humanos, existen varios enfoques y técnicas que pueden ser usados dependiendo de los objetivos y naturaleza de la empresa. Los repasamos. 

• 1. ¿Qué es un plan de acogida?
• 2. ¿Cuáles son sus objetivos?
• 3. ¿Qué información ha de incluir un plan de acogida?
• 4. Formato de un plan de acogida
• 5. Otra información útil
• 6. La importancia de la retención de talento
• 7. Plan de acogida y control horario
• 8.¿Cómo medir el éxito de un plan de acogida? 

¿Qué es un plan de acogida? 

Un plan de acogida es el protocolo que sigue una empresa para recibir a un nuevo empleado. Habitualmente, la acogida se produce durante el primer día, aunque la tendencia es que vaya mucho más allá. En este sentido, cabe diferenciar el plan de acogida del onboarding. Este último concepto, es algo más amplio. En este sentido, la Guía de Onboarding publicada por la SHRM, la relevante asociación de Recursos Humanos, establece que el onboarding se articula mediante las 4C: 

• –Cumplimiento: Brindar al empleado la información necesaria sobre la política de la empresa y sus normas. 
• –Claridad: Transmitir sin dudas, malentendidos y equívocos.  
• –Cultura: Transmitir los valores de la empresa, tanto los escritos como los no escritos. 
• –Conexión: Enfocado a desarrollar el sentimiento de pertenencia del empleado con la empresa. También a fortalecer sus lazos con el equipo. 

Como vemos, un plan de acogida se ceñiría especialmente al cumplimiento. Sin perjuicio, eso sí, de que la flexibilidad de este concepto pueda abarcar cuestiones como la claridad y la cultura. Sin embargo, conviene tener presente este punto: el plan de acogida está muy enfocado a transmitir información de la empresa que ayude al empleado a situarse. De hecho, muy a menudo se identifica el plan de acogida como el último paso del proceso de selección. Un proceso en este último donde se recomienda que ya se vaya informando al candidato poco a poco de algunas de las características de la empresa. 

¿Cuáles son sus objetivos? 

Un plan de acogida se asienta en dos pilares: el employer branding y la comunicación interna. Dos ramas de los Recursos Humanos muy relacionadas. Por un lado, el empleado es informado del funcionamiento y valores de la empresa, mientras se trabaja su confianza en la misma. Asimismo, también se profundiza en el employer branding dado que un buen plan de acogida puede mejorar la imagen externa de la empresa.  

Resumidamente, lo que busca un buen plan de acogida es lo siguiente: 

• -Trabajar el sentimiento de pertenencia desde el primer momento.
• -Que el trabajador identifique desde el minuto uno los valores y objetivos de la empresa. 
• -Fomentar el bienestar del trabajador y su buena predisposición.
• -Mejorar la imagen de la empresa.

Los cuatro objetivos son muy importantes, tanto para el trabajador como para la compañía. Recordemos que no hay mejor embajador, o prescriptor, de una empresa que un trabajador satisfecho. 

¿Qué información ha de incluir un plan de acogida? 

Un plan de acogida ha de ser un conjunto de información útil, estratégica y dirigida a cumplir los objetivos mencionados anteriormente. Para ello, conviene que la información sea global y específica. Que abarque tanto las cuestiones intangibles (los valores y misión de la empresa) hasta los aspectos más pragmáticos (como los objetivos y funciones del puesto). Lo aconsejable es que se organice con una estructura descendente. Desde lo más general a lo más concreto: 

• –Características generales de la empresa: Datos sobre la actividad, forma jurídica, modelo de negocio, sede central y sucursales. 
• –La historia de la empresa: Información que haga saber al nuevo empleado los orígenes de la empresa, la historia de su fundación y algunos datos sobre los fundadores. 
• –Proyecto corporativo: Misión, valores y acciones de RSC, si las hubiera, de la compañía. 
• –Organigrama de la empresa: De este modo, el nuevo empleado conocerá la estructuración departamental y jerárquica de la empresa. 
• –Gestión del talento: Conviene que el empleado sea informado de cuestiones como las posibilidades de promoción, formación y evaluación del desempeño. 
• –Información sobre el puesto de trabajo: Funciones, tareas semanales y objetivos del puesto que ha de desarrollar el nuevo empleado. 
• –Normas de la empresa: Información en lo respectivo a los horarios, los límites de tolerancia, código de conducta y de vestimenta.
• –Cuestiones prácticas: Informar sobre el día de pago de nóminas, las pagas extra y vacaciones. 
• –Protocolos de comunicación interna: Canales de comunicación disponibles, reglas y normativa sobre el uso de redes sociales vinculadas con la empresa. 
• –Eventos y fechas especiales: Por ejemplo, eventos y fechas especiales. 

Esta información puede ser suministrada de varias maneras, ya sea en soporte papel o digital. Sin embargo, es aconsejable que le sea presentada de manera personal. Veamos a continuación cómo podemos hacerlo. 

Formato de un plan de acogida 

La manera de suministrar toda la información puede adquirir diversos formatos. Ello depende básicamente de quién acompaña al nuevo empleado en este proceso. Teniendo este punto como recurso, podemos establecer las siguientes metodologías: 

• –Presentación por parte de RR.HH: Esta información puede ser explicada por un profesional del departamento de Recursos Humanos. 
• –Presentación interdepartamental: Algunas cuestiones, como, por ejemplo, las funciones del puesto y las tareas semanales pueden ser explicadas por el manager y el equipo. De este modo, el nuevo empleado también experimenta una toma de contacto con su equipo. 
• –Formato embajador: Se puede encomendar a un compañero del equipo que explique personalmente parte de la información. Es aconsejable que sea la más referida al día a día en el departamento. Y la información más asociada a su puesto. En este sentido, el embajador también puede acompañar al nuevo empleado y presentarle el equipo. 
• –Formato presentación y entrevista: Como complemento a la información suministrada por Recursos Humanos, una entrevista personal con el manager puede ser una buena toma de contacto del empleado con el día a día que va a tener. El manager puede brindarle, en este sentido, información sobre las tareas semanales, la cultura de departamento y evaluación del desempeño. 

Como vemos, hay varios formatos disponibles. Si se opta por distribuir el suministro de información entre Recursos Humanos y el departamento o un embajador, conviene tener presente un aspecto. Lo más óptimo es que Recursos Humanos controle la información más asociada a la historia de la empresa, los valores y la misión. De este modo, Recursos Humanos podrá tener control e implementar adecuadamente las acciones de employer branding y comunicación interna. 

Otra información útil  

Además de la información a la que hemos hecho alusión, puede existir, además de la presentación, otros documentos. De hecho, es aconsejable que el empleado pueda contar con la documentación básica desde su primer día. A continuación, te mostramos alguna documentación complementaria que puede formar parte de un plan de acogida: 

• -Carta de bienvenida 
• -Normas de convivencia en la oficina 
• -Información en lo relativo al funcionamiento de software general; por ejemplo, software de gestión de equipos o de control horario. 
• -Calendario de eventos o acciones de teambuilding. 

La importancia de la retención de talento 

Como apuntábamos al inicio de este artículo, un buen plan de acogida puede reforzar el employer branding y la comunicación interna de una empresa. Dos elementos que no sólo son importantes por el bienestar en sí del trabajador. Y es que, en definitiva, la satisfacción laboral cumple un importantísimo papel en el compromiso y desempeño del empleado. Con una baja satisfacción laboral, el absentismo y la rotación alta se incrementan. Algo que puede resultar para una empresa más costoso que implementar un buen employer branding. 

De hecho, según un estudio publicado por el Harvard Business Review, la fuga de talento es un hecho bastante habitual. Y, como muestra, unos datos: 

• -Aproximadamente un 33% de los nuevos empleados buscan un empleo en sus 6 primeros meses de trabajo. Un fenómeno que se dispara entre los empleados más jóvenes. 
• -El 23% de los trabajadores abandona la empresa en el primer año. 
• -Los costes derivados de un abandono se cifran entre un 100% y 300% del salario del empleado sustituido.  
• -Un empleado necesita 8 meses de media para alcanzar su punto álgido de productividad. 

Se trata de datos elocuentes que dan fe de que el abandono laboral es una realidad más habitual de lo que parece. Por tanto, contar con protocolos de actuación en la bienvenida siempre puede reforzar la satisfacción laboral y reducir la posibilidad de abandono. Además, la retención de talento está fuertemente comprometida en todo ello. Sobre todo si, por la actividad de nuestra empresa, requerimos de personal altamente cualificado. Perfiles que, muy a menudo, cuentan con amplias posibilidades de movilidad laboral. Asimismo, la cultura laboral de nuestros días no se basa sólo en el salario. Trabajar, por tanto, el bienestar de los profesionales es un gran recurso para mejorar su permanencia.

Plan de acogida y control horario 

Con la entrada en vigor de la ley de control horario, el registro de jornada es obligatorio por parte de todas las empresas. Es por ello, muy recomendable que, para asegurarse un registro de jornada óptimo, el trabajador sea informado sobre ello desde el primer minuto. 

De este modo, lo aconsejable es que el empleado conozca perfectamente tanto los horarios como los límites de tolerancia (o su ausencia). También la política de la empresa en lo referente a vacaciones, permisos y, si la hubiera, la bolsa de horas. 

Y, dado que cada vez es más habitual el uso de un software de control horario en las empresas, siempre es útil que el empleado pueda conocer su funcionamiento desde el primer día. De este modo nos aseguraremos de que el registro de jornada se efectúa debidamente y la empresa se ajusta perfectamente a la ley.  

Sobre este último punto, muchas empresas de software de control horario pueden contar con centrales de ayuda, ya sea de manera digital dentro de la plataforma o a través de manuales. Incluso, algunas de ellas, como es el caso de Oitchau, puede brindar atención personalizada que solucione las dudas sobre el uso de la plataforma. 

¿Cómo medir el éxito de un plan de acogida? 

Al igual que otras acciones de Recursos Humanos, como el onboarding, conviene que el plan de acogida sea medido. De esta manera, sabremos qué está funcionando y qué no. Y, sobre todo, tendremos margen para efectuar los cambios necesarios. Existen dos metodologías de medición. Cada una de ellas con sus acciones y recursos específicos: 

• –Medición cuantitativa: Se basa en la extracción de una cifra o un porcentaje que dé cuenta de los empleados satisfechos o insatisfechos. Se puede concretar mediante la realización de formularios o cuestionarios. 
• –Medición cualitativa: No se trata tanto de extraer una cuantificación como de conocer la valoración personal de los empleados con respecto al plan de acogida. Ello puede realizarse mediante entrevistas personales o grupales. 

Ambas mediciones son muy útiles, aunque para que se produzcan de manera óptima es necesaria la implicación y veracidad del empleado. Elementos que se consiguen trabajando la satisfacción laboral. Como vemos, de nuevo, la fluidez de la comunicación interna es esencial para los Recursos Humanos. No sólo por los beneficios hacia la empresa sino por el papel cada vez más importante que juega en esta área específica.