Plan de formación de empresa: técnicas e ideas para implementarlo

Un buen plan de formación de empresa es una necesidad cada día más acuciante. Ello se debe a varias razones. Y no pocas de ellas se relacionan con el escenario traído por la pandemia. En este sentido, cada vez se valora más en las empresas el desarrollo de competencias más que un conocimiento exacto de una tarea concreta. Esta nueva valoración de las habilidades se relaciona estrechamente con la flexibilidad, otro de los conceptos clave que nos ha dejado la crisis del Covid-19. 

En este sentido, la flexibilidad en las habilidades laborales se concreta en la necesidad de que el trabajador pueda adaptarse y reciclarse. A veces con competencias propias de otros puestos. Todo ello ha puesto de relieve la importancia de la formación dentro de las empresas. Un recurso que, además de trabajar el employer branding, permite a las corporaciones la adaptación ante situaciones o crisis sobrevenidas e imprevistas. En este artículo te informamos a fondo de las razones y beneficios de contar con un plan de formación de empresa bien articulado. 

• 1. Cultura laboral y formación en la empresa: los retos actuales
• 1.1. Desde el punto de vista de las aptitudes y el desempeño laboral
• 1.2. Desde el punto de vista de las plantillas y la satisfacción laboral
• 2. Plan de formación en la empresa: ¿qué beneficios aporta?
• 3. ¿Cuáles son las tendencias en formación en el ámbito empresarial?
• 4. ¿Cómo definir e implementar un plan de formación de empresa?
• 4.1. Detectar las necesidades formativas de la plantilla 
• 4.2. Priorizar las necesidades específicas de cada área
• 4.3. Definir las acciones de formación
• 4.4. Elegir a los formadores
• 4.5. Tener en cuenta la modalidad (presencial u online) 
• 4.6. Comunicar el plan de formación de empresa
• 4.7. Establecer criterios de medición del éxito del plan de formación

Cultura laboral y formación en la empresa: los retos actuales 

La mejor manera de abordar esta cuestión es introduciendo unas breves referencias a lo que está definiendo la cultura de las empresas hoy en día. O lo que se piensa, a raíz de las nuevas tendencias en la gestión del talento, que es el horizonte de la transformación cultural de las empresas en lo relativo al desempeño laboral. Podríamos resumirlo brevemente en dos categorías. 

Desde el punto de vista de las aptitudes y el desempeño laboral 

• –Flexibilidad: El concepto clave. Conviene destacar que no sólo hace referencia a la flexibilidad horaria sino a cualquier tipo de flexibilidad. En este sentido, también la laboral. Y es que, tras la pandemia, las empresas han podido comprobar cómo la flexibilidad es un valor que ayuda a las corporaciones a afrontar crisis. Algo clave en la tan deseada adaptabilidad.
• –Preeminencia de las soft skills: Lo que son y en qué consisten estas habilidades te lo explicábamos en profundidad en nuestro artículo sobre las soft skills. Pero aquí podemos definirlas a grandes rasgos. Se trata de aquellas habilidades que no se relacionan tanto con la ejecución concreta de una tarea sino con las habilidades sociales y la resolución de problemas. Son, por tanto, habilidades que han de fomentarse y desarrollarse. 
• –Nueva concepción de la evaluación del desempeño: Tradicionalmente, y de manera muy particular en España, existía en las empresas una fuerte orientación presencialista. Dicha orientación era recurrente a la hora de evaluar el desempeño laboral. Es decir, se consideraba que un buen trabajador era aquel que, por decirlo coloquialmente, “calentaba la silla”. Hoy en día este enfoque está cambiando. Y cediendo el testigo a concepciones de la evaluación del desempeño más relacionada con obtención de resultados. 

Desde el punto de vista de las plantillas y la satisfacción laboral 

• –Horizonte de plantillas multigeneracionales: Lo comentábamos en extenso en nuestro artículo sobre el talento sénior. El aumento de la esperanza de vida, el retraso de la edad de jubilación y el envejecimiento poblacional acentuará un fenómeno que ya se da en las empresas. Es decir: la convivencia en las plantillas de hasta 4 generaciones diferentes. 
• –Importancia del employer branding: La cultura del empleado también ha cambiado en nuestros días. La remuneración ya no es el único criterio de satisfacción laboral, por lo que los empleados valoran que la empresa les ofrezca recursos para mejorar y perfeccionarse. Algo en lo que abundábamos en el artículo sobre el employer branding.  

Todas estas tendencias, que ya son un hecho, pueden gestionarse adecuadamente si, entre otras acciones, recurrimos a un plan de formación en empresa óptimo. A continuación ahondamos en ello. 

Plan de formación en la empresa: ¿qué beneficios aporta? 

A la luz de lo tratado anteriormente, la formación se revela como un recurso muy útil para actualizar nuestra empresa a las nuevas tendencias. Y, por tanto, prever su adecuación a los nuevos retos. En este sentido, un buen plan de formación en la empresa puede aportarnos los siguientes beneficios: 

• –Fomentar la motivación y capacitación de los empleados: Con planes de formación debidamente implementados, los trabajadores percibirán que la empresa apuesta por ellos y su promoción. Lo cual redunda en su satisfacción laboral y en su buen desempeño. Dos aspectos clave para aumentar la productividad. 
• –Reducir la brecha digital: Especialmente importante en plantillas intergeneracionales con fuerte presencia de baby boomers, según todos los análisis, la generación actualmente en vida laboral que más tardíamente se ha familiarizado con las nuevas tecnologías digitales. 
• –Reducir la brecha generacional: El multigenerational workforce necesita de una integración efectiva de las diferentes generaciones de una plantilla. Es importante que no existan segregaciones, las cuales pueden ser persistentes debido al diferente grado de conocimiento de tecnologías digitales. 
• –Trabajar el upskilling y el reskilling: Dos cuestiones que se han visto reforzadas por la experiencia de la pandemia. Se basan en la adquisición de nuevas habilidades que mejoren los conocimientos que ya se tienen. Y también en la adquisición de nuevas que se vinculen con puestos diferentes al que se desempeña. 
• –Desarrollar las soft skills de los empleados: Aunque hay soft skills como las habilidades sociales o la resolución de problemas que, en sí, no se pueden enseñar ni aprender, es posible fomentarlas y desarrollarlas con buena formación. 
• –Incrementar la adaptabilidad: Como resultado de todo lo anterior, los trabajadores podrán desarrollar una aptitud que ha emergido como clave para las empresas: la capacidad de adaptación y respuesta ante situaciones imprevistas. 

¿Cuáles son las tendencias en formación en el ámbito empresarial? 

Para responder esta pregunta, resulta muy conveniente acudir al estudio publicado por Udemy, la empresa de formación B2B. El informe, titulado 2021 Workplace Learning Trends puede descargarse aquí y arroja perspectivas interesantes que pasamos a enumerar. Así, el conocer las tendencias de demanda de habilidades puede mostrarnos el camino a la hora de diseñar e implementar un plan de formación en nuestra empresa: 

• –Bienestar mental y productividad: Muy fomentado a raíz de los efectos psicológicos producidos por la pandemia. En este sentido, el informe revela que la demanda de habilidades relacionadas con gestión de la ansiedad se ha incrementado un 3.967% con respecto a 2019 y la destinada a la resiliencia un 1.296%. En lo respectivo a la productividad, la demanda de aptitudes relacionadas con la gestión del tiempo ha aumentado un 990% y la vinculada con la motivación un 855%. 
• –Colaboración: La demanda de la capacidad de escucha ha aumentado un 1.650%, la comunicación de negocios un 1.585%, el liderazgo en la diversidad e inclusión un 1.259% y la capacidad de toma de decisiones un 1.240%. 
• –Manejo de datos: Las habilidades más demandadas son las relacionadas con el análisis de datos (hasta un 664%). También las relacionadas con los softwares de visualización de datos (+858%). 
• –Automatización de ciencia de datos: Especialmente demandadas son las aptitudes de almacenamiento de datos (+1.488%) y la modelización de datos (+466%). 
• –Roles híbridos: Muy relacionado con la adquisición de conocimiento del funcionamiento y gestión de software. Las más demandadas son las competencias relacionadas con DevOps y Cloud Computing. 
• –Ciberseguridad: Muy importante con la extensión del teletrabajo. Las aptitudes más demandadas son el hacking ético (+418%) y DevOps (+397%). 

¿Cómo definir e implementar un plan de formación de empresa? 

Una vez repasados los tipos de habilidades y formaciones que existen es hora de definir una estrategia. Un plan de formación en empresa es un proyecto de largo aliento. Por lo tanto, es importante definirlo lo mejor posible. Podemos identificar en este proceso varias etapas. 

Detectar las necesidades formativas de la plantilla 

En este paso pueden existir dos dimensiones que cabe tener en cuenta: 

• –Necesidades de formación hard skills: Conviene definir cuáles son las carencias formativas relacionadas con el manejo o desempeño que son transversales a cada plantilla. Por ejemplo, su dominio de las nuevas tecnologías, su conocimiento de idiomas, etc. 
• –Necesidades de soft skills: Como hemos comentado anteriormente, tu empresa puede estar interesada en transformar la cultura empresarial de acuerdo con las tendencias actuales. En este caso, es posible definir también cuáles son las soft skills más requeridas por tu plantilla. 

En este proceso es importante estar en permanente contacto con los managers y jefes de sección. A veces, no se aconseja la realización de encuestas entre los empleados. La razón es que si, finalmente sus propuestas no pueden ser llevadas a cabo, puede ser percibido de manera negativa por ellos. 

Priorizar las necesidades específicas de cada área 

Lo habitual es que se hayan detectado varios tipos de necesidades formativas. Es el paso de priorizar cuáles van a ser objeto de nuestro plan de formación. De nuevo, la interacción fluida con los managers y jefes de sección es imprescindible. De este modo, un plan de formación puede integrar dos vertientes: 

• –Formación general: La que puede ser relevante para toda la plantilla de manera transversal. Es especialmente útil para trabajar las soft skills, dado que no responden a la adquisición de un conocimiento concreto sino al desarrollo de habilidades. 
• –Formación específica: De manera estratégica, podemos identificar qué departamento necesita formación en aspectos clave. Así, se puede definir un plan de formación orientado a ellos. 

Definir las acciones de formación 

Una vez establecidos los objetivos que nos proponemos mejorar, llega el turno de determinar cómo lo vamos a hacer. Para ello, podemos acudir a varios criterios: 

• –Alcance: Establecer si va a ser formación a toda la plantilla o si, en cambio, incluirá a un departamento o varios. 
• –Modalidad de grupo: Definir si va a ser en grupos pequeños, medianos o grandes grupos. 
• –Metodología de la formación: Existen muchas metodologías de enseñanza, por lo que el abanico donde elegir es amplio. Clase magistral, taller, role-playing, gamificación… En este sentido, lo mejor es dejarse aconsejar por los propios formadores. 

Elegir a los formadores 

Se trata de uno de los pasos más importantes. La calidad de los formadores determinará el éxito de nuestro plan de formación. En este sentido, hay que decidir también si la formación será externa, es decir, se llevará a cabo fuera de las instalaciones de la oficina o sí tendrá lugar en ellas. Una cuestión importante es que, si la formación ha de ser en herramientas específicas, por ejemplo, en un software de control horario, las propias firmas tecnológicas brindan formación gratuita.  

Tener en cuenta la modalidad (presencial u online) 

Un aspecto a tener en cuenta sobre todo en nuestros días, cuando el teletrabajo es una realidad muy extendida. En este aspecto, es importante remarcar que una formación presencial es más operativa dado que requiere de más atención. Y, además, los empleados pueden interactuar en persona y enriquecerse con las interacciones. 

Comunicar el plan de formación de empresa 

Es importante, para trabajar el employer branding y la comunicación interna, que los empleados conozcan la existencia del plan de formación. De este modo, la percepción de que la empresa invierte en ellos. Asimismo, también será útil para que los empleados puedan prever con antelación cómo distribuir su trabajo en previsión de las horas de formación que han de cursar. 

Establecer criterios de medición del éxito del plan de formación 

Y, como siempre, tras la implementación, llega la medición. Como en otras áreas de los Recursos Humanos, podemos recurrir a dos métodos de medición: 

• –Medición cuantitativa: Orientada a extraer una cuantificación de la satisfacción. Puede concretarse mediante la realización de formularios o encuestas. 
• –Medición cualitativa: Muy útil si lo que se quiere conocer son las opiniones y percepciones de quienes han participado en la formación. La mejor manera de llevarlo a cabo es mediante la organización de entrevistas individuales o grupales. 

Como puede verse, la elaboración de un plan de formación de empresa está lejos de ser una tarea sencilla. Sin embargo, va a ser prioritaria en los próximos años. Ya lo es, de hecho, actualmente. Como en todo, la previsión y la anticipación son claves en un proceso de adaptación.