Registro horario: las 6 preguntas más frecuentes

El registro horario es obligatorio por ley en España desde marzo de 2019. El Real Decreto-ley 8/2019 fue el encargado de instituir esta nueva norma. Desde entonces, todas las empresas han debido amoldarse a lo dispuesto por este Real Decreto. Sin embargo, siguen existiendo algunas dudas en torno a varias cuestiones. 

La conveniencia o no de registrar las pausas intrajornada, qué método de registro horario utilizar y qué evalúa Inspección de Trabajo son algunas de ellas. En este artículo solucionamos las preguntas más frecuentes, las cuales se pueden resumir en las 6 que te presentamos.  

• • 1. ¿A qué obliga la ley de control horario? 
  • 2. ¿Se puede utilizar el método de registro horario que la empresa determine? 
  • 3. ¿Es obligatorio realizar el registro horario con teletrabajadores?
  • 4. ¿Y con los autónomos y personal subcontratado?
  • 5. ¿He de registrar también las pausas intrajornada? 
  • 6 ¿Cuáles son los criterios que usa Inspección de Trabajo para evaluar el registro horario? 
  • 6.1. Garantía del registro horario 
  • 6.2. Registro de jornada con los datos requeridos 
  • 6.3. Conservar los registros 
  • 6.4. Disponibilidad de los registros 

¿A qué obliga la ley de control horario? 

El Real Decreto-ley 8/2019 introdujo una modificación en el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. En ella se instituía la obligación de realizar el registro de jornada. Las motivaciones son de muy distinto signo y así son manifestadas en el texto legal: 

[…]regular el registro de jornada, a los efectos de garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Con ello, se facilita la resolución de discrepancias en cuanto a la jornada y, en consecuencia, sobre el salario, y se sientan las bases para acabar con un elemento de precariedad de las relaciones laborales, reconociendo el papel de la negociación colectiva. 

Por tanto, como podemos ver, las funciones del registro horario son las siguientes:

• -Asegurar el cumplimiento de la integridad de jornada
• -Evitar fraudes derivados de horas extras no retribuidas
• -Proporcionar a Inspección de Trabajo y la Seguridad Social información en lo referente al horario efectivo de los trabajadores

Estas necesidades se han articulado mediante varias obligaciones. Podemos reducirlas a 4 principales:

• -La obligación de registrar la jornada laboral de cada empleado
• -El llevar a cabo dicho registro de manera documental
• -La obligación de conservar dichos registros durante 4 años
• -Ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes, Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando sean requeridos.

La obligación de realizar el registro horario de manera documental y conservar dichos registros, así como de asegurar que éstos sean accesibles, ha suscitado la duda sobre el método de registro. ¿Cuál es mejor? ¿Establece la ley alguna indicación sobre el método de registro horario que podemos usar? Entramos en esta cuestión a continuación.

¿Se puede utilizar el método de registro horario que la empresa determine? 

Para resolver las dudas suscitadas en torno al control horario, el Ministerio de Trabajo publicó una muy útil Guía de Registro de Jornada. En ella se abordan varias cuestiones, entre ellas la del método de registro horario. En dicha guía se aclara este punto de manera específica. Esto es lo que debemos retener: 

• -La ley no obliga a usar ningún método de registro horario concreto 
• -En este contexto, puede optarse por un método en papel o bien electrónico 
• -La elección del sistema de control horario puede realizarse de manera unilateral por la empresa. Aunque, eso sí, será necesario informar y obtener el acuerdo de los trabajadores o sus representantes. 

Por tanto, la elección de un sistema de registro de jornada deberá atender más a las necesidades de nuestra empresa. En este sentido, si contamos con una empresa con trabajadores que no siempre están en las instalaciones de la oficina, un software de control horario digital, por ejemplo, puede ser más útil que un sistema biométrico. 

¿Es obligatorio realizar el registro horario con teletrabajadores? 

La ley de teletrabajo fue promulgada recientemente para dotar de un contexto legal una práctica que cada vez se ha consolidado más. Especialmente a raíz de la pandemia y los confinamientos que la sucedieron. En este sentido, lo que hay que saber es que el registro horario también es obligatorio en el caso de los teletrabajadores. 

De hecho, la ley manifiesta que los teletrabajadores han de contar con los mismos derechos y obligaciones que el trabajador presencial. Entre ellos, la obligatoriedad de llevar a cabo el registro de jornada. En este sentido, un software de control horario nos puede permitir el fichaje de los teletrabajadores mediante el establecimiento de ubicaciones de fichaje personalizadas. Asimismo, el teletrabajador recibirá notificaciones recordándole cuándo debe fichar. 

¿Y con los autónomos o personal subcontratado? 

Con este tipo de profesionales no será necesario realizar el control horario. De hecho, se entiende que no son trabajadores de la empresa, por lo que la obligación no aplica para ellos. En el caso de los autónomos, de hecho, realizar un registro horario podría hacernos incurrir en un estatus de falso autónomo. Esto es asi porque el establecer horarios a un trabajador por cuenta propia menoscaba el propio concepto de la relación laboral. Te explicábamos todos los pormenores legales de esta relación en nuestro artículo sobre cómo gestionar autónomos en nuestra empresa. 

En el caso del personal subcontratado será la empresa a la cual pertenecen la encargada de realizar dicho registro horario. Pese a que, en el desempeño de su labor, puedan existir acuerdos sobre el número de horas dedicadas a nosotros, será siempre la empresa empleadora de estos trabajadores quienes deban cumplir con el deber del registro horario. 

¿He de registrar también las pausas intrajornada? 

Una cuestión algo correosa. Y es que a lo que obliga la ley es, sobre todo, a efectuar el registro del inicio y del final de la jornada. Sin embargo, como todos sabemos, no todo lo que ocurre entre el inicio y el fin de la jornada laboral es tiempo efectivo de trabajo. 

De hecho, los convenios colectivos fijan lo que se puede considerar tiempo efectivo de trabajo. El Estatuto de los Trabajadores obliga a una pausa de 15 minutos si la jornada excede las 6 horas continuadas. Y de 30 minutos para los menores de 18 años que trabajen más de 4 horas y media de manera continuada. 

Eso sí, son los convenios los encargados de determinar si estos descansos serán considerados tiempo efectivo de trabajo. ¿Cuál es la diferencia? Pues que si son considerados tiempo efectivo de trabajo serán remunerados. De no serlo, no serían remunerados.  

En este contexto lo que recomienda la ley es que las pausas que estén englobadas en el tiempo efectivo de trabajo sean registradas. También el caso de otras pausas (como la del bocadillo, el café o el cigarrillo). En este último caso se trata de una recomendación, sobre todo para evitar la presunción de que todo lo que ocurre entre el inicio y el fin de la jornada es tiempo efectivo de trabajo. 

Se trata, como te comentamos, de una cuestión con muchos flecos. Si quieres saber más, te aconsejamos nuestro artículo sobre los descansos en el trabajo. 

¿Cuáles son los criterios que usa Inspección de Trabajo para evaluar el registro horario? 

Llega el turno de determinar qué es lo que nos pedirá Inspección de Trabajo en el momento de evaluar si estamos llevando adecuadamente el registro horario. Lo primero que hay que saber es que la propia Inspección ha elaborado un Criterio Técnico 101/2019. En él se especifican todos los puntos. Pero vamos a repasarlos uno a uno. 

Garantía del registro horario 

El primer paso. Para considerar que existe un verdadero registro horario, éste ha de ser realizado de manera sistemática, continuada, fehaciente y documentada. El no realizarlo siguiendo estos criterios podría llevar a nuestra empresa a incurrir en un incumplimiento. 

Registro de jornada con la información requerida 

Para tener nuestro registro horario en regla deberemos documentar la siguiente información: 

• -Hora de inicio y fin de la jornada laboral de cada empleado 
• -Registro diario de cada jornada 
• -Recuento de horas extras realizadas 

Conservar los registros 

Como hemos apuntado más arriba, es obligatorio conservar los registros horarios durante 4 años. Con respecto a dichos registros, Inspección de Trabajo apela a una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Se establecen, por tanto, 3 criterios que el registro debe cumplir: 

• -Objetivo 
• -Fiable 
• -Accesible 

En este sentido, si usamos un método de registro en papel, Inspección nos podría requerir dicha documentación. Incluso tendría el derecho de realizar fotografías. Y, si lo realizamos de manera digital, podría requerir de la impresión de dichos registros o de su descarga en formato electrónico. 

Y un punto importante, Inspección también podría querer saber cómo hemos escogido el método de registro. Es decir, si éste se ha producido con el acuerdo de los trabajadores. Por tanto, para asegurarse de este último punto podría requerirnos las actas de las reuniones. 

Disponibilidad de los registros 

Por último, Inspección de Trabajo también valorará que estos registros sean accesibles por parte de los trabajadores y sus representantes. Esto ha de poderse hacer en el momento en que ellos lo requieran.