Registro de jornada en empresas IT: el control horario en las tecnológicas

El registro de jornada es un requerimiento que todas las empresas han de realizar en España desde 2019. Una obligatoriedad que, según la ley de control horario, técnicamente llamada Real Decreto ley 08/2019 va mucho más allá que un mero registro de jornada. Y es que son varios los puntos que es necesario cumplir para que nuestra empresa esté alineada totalmente con la ley. 

Como te mencionábamos en nuestro artículo sobre el control horario en las startups, la entrada en vigor de esta ley estuvo acompañada de cierta polémica. Sobre todo por parte de aquellas empresas startups (entre las cuales, se incluyen en algunos casos las tecnológicas). El motivo: la cuestión de la flexibilidad horaria. Un asunto que, en el caso de esta tipología de compañías, supone también un obstáculo a su cultura empresarial. 

Sin embargo, lo que puede parecer una limitación, debidamente gestionado con un software de control horario, puede redundar en muchos beneficios. Entre ellos una mayor eficiencia a la hora de gestionar el talento o en digitalizar nuestra empresa. A continuación te desvelamos los elementos a tener en cuenta en el control horario en una empresa IT. 

• 1. Lo primero de todo: ¿cómo ha de realizarse el registro de jornada?
• 2. Las características de una empresa IT y cómo optimizar el registro de jornada
• 3. Outsourcing y registro horario en las empresas IT
• 4. La cuestión de los autónomos en el registro de jornada
• 4.1 ¿Y el control horario en autónomos TRADE?
• 5. El teletrabajo y el registro de jornada
• 6. ¿Cómo puede ayudar el control horario a reforzar la naturaleza tecnológica de una empresa?
• 7. Day.io como el software de control horario más eficiente para las empresas IT

 Lo primero de todo: ¿cómo ha de realizarse el registro de jornada? 

La famosa ley de registro de jornada en vigor desde 2019 obliga a las empresas a realizar un control horario de todos sus empleados. Un requerimiento que, como te decíamos más arriba, no se queda sólo ahí. De hecho son más los requerimientos asociados a esta normativa. Son los siguientes: 

• -Registro exhaustivo de la jornada de los empleados 
• -Efectuar dichos registros de manera documental 
• -Guardar los registros durante 4 años 
• -Hacerlos accesibles a los empleados y sus representantes, a Inspección de Trabajo y a la Seguridad Social 

En este sentido, vemos que la ley obliga a las empresas a realizar una gestión documental solvente. De hecho, lo eficiente de esta gestión resulta de vital importancia para cumplir con la ley y no estar expuesto a las fuertes multas por control horario que se contemplan. 

En este sentido, se impone una decisión relevante en el seno de las empresas: optar por un método tradicional de registro de jornada o migrar a un software de control horario. Esta última opción presenta funcionalidades y optimizaciones que valen ser tenidas en cuenta. Especialmente si nos encontramos en un contexto de empresa IT. A ello vamos a continuación. 

Las características de una empresa IT y cómo optimizar el registro de jornada 

Cada empresa es, ciertamente, un mundo. Cada compañía guarda en sí misma una cultura, una manera propia de hacer las cosas. Sin embargo, en función de la actividad, podemos encontrar similitudes por sector. Las empresas IT y las basadas en la tecnología en general, pueden presentar las principales características: 

• –Plantillas habitualmente poco extensas: Un hecho que se produce a causa de que el principal activo de las empresas IT es el know how y la prestación de servicios y bienes de alto valor añadido. 
• –Modelo empresarial basado en el rápido crecimiento: Un planteamiento habitual en empresas cuyo principal valor es la innovación. 
• –Gran importancia de la gestión del talento: Debido a sus plantillas de tamaño moderado, la correcta gestión se convierte en uno de los puntos más importantes del día a día. 
• –Profesionales altamente cualificados: Una circunstancia que impone a este tipo de empresas una estrategia de captación y retención del talento. 
• –Un enfoque de la gestión empresarial muy centrado en las nuevas tecnologías: Una circunstancia que propia que sean empresas con flexibilidad horaria.  

Este es uno de los casos en los que el control horario puede incentivar el enfoque de la cultura de empresa. Dado que a menudo las empresas IT no cuentan con plantillas de gran tamaño, la gestión del talento se hace imprescindible. Algo a lo que el control horario, bien planificado, puede ayudar. Asimismo, el registro de jornada asegura la transparencia total de la empresa. Algo que, sin duda, redunda en la satisfacción del empleado. Por lo general, de alta cualificación con grandes oportunidades y movilidad. Su satisfacción, por tanto, puede ayudar a la empresa en cuestiones como la retención de talento. Asimismo, el registro de jornada puede impulsar la digitalización de la empresa; sobre todo si se gestiona con un software de control horario. 

Outsourcing y registro horario en las empresas IT 

Es habitual que muchas empresas de IT presten servicios a otras empresas. Bien brindando su tecnología, sus profesionales o ambas cosas. En este sentido, toda empresa que ofrezca servicios de externalización de IT, ha de enfrentarse a la cuestión del control horario. ¿Cómo efectuarlo? ¿He de aplicar el control horario si externalizo la fuerza de trabajo de mis empleados? ¿Es la empresa que recibe el servicio de los profesionales la responsable del control horario? 

En este sentido, la relación contractual empresa-empleado como fundamento de la ley: si existe una relación contractual con los profesionales, es la empresa contratante quien ha de registrar su jornada. Y siempre observando las especifidades que, en cuanto a jornada y su registro queden contempladas por el convenio o por el Estatuto de los Trabajadores. Te explicamos todos los detalles del control horario en el otsourcing en este artículo. 

La cuestión de los autónomos en el registro de jornada 

Una pregunta muy frecuente a raíz de la ley de control horario. ¿Es necesario llevar el registro de jornada de todo aquel que presta un servicio a la empresa? Una pregunta que conviene ser despejada, dado que las empresas de IT suelen recurrir a la contratación de autónomos o freelancers. Esto es debido a la propia actividad de la empresa, que puede desarrollarse a la perfección con flexibilidad horaria y no presencialidad. Además, permite el ahorro de costes. Y todo ello sin perder de vista que el perfil de trabajo altamente cualificado, en muchas ocasiones, se desenvuelve profesionalmente como autónomo. 

La respuesta es que no es obligatorio realizar un control horario a los autónomos. La explicación de este hecho se relaciona con el propio concepto de autónomo. Y es que este tipo de profesional articula su prestación de servicios en torno al trabajo realizado. En este sentido, no a las horas cumplidas. Es por ello que el control horario en este tipo de profesionales no es procedente. Además, el autónomo, por su propia condición, no está sujeto a las normas internas de la empresa. Por ejemplo, en lo referente al tipo de jornada o los horarios. Realizar el control horario a un autónomo, por tanto, es problemático. Sobre todo porque podría incluso traer complicaciones en cuanto a la cuestión de los falsos autónomos. Una circunstancia que en los últimos años ha estado muy en el punto de mira de las inspecciones de trabajo. 

¿Y el registro de jornada con los autónomos TRADE?

Como te comentábamos en nuestro artículo sobre cómo gestionar los autónomos de tu empresa, existe una figura diferenciada del autónomo clásico. Son los denominados Trabajadores Autónomos Económicamente Dependientes. Todas las especifidades puedes encontrarlas en el Estatuto del Trabajador Autónomo. Su estatus, a caballo entre el autónomo y el trabajador asalariado puede presentar dudas en cuanto al registro horario.

Y es que el autónomo TRADE cuenta con beneficios que sí aplican a los trabajadores por cuenta ajena. Por ejemplo, el tener derecho a disfrutar de vacaciones y a bajas por incapacidad. Sin embargo, aunque pueda parecer lo contrario, no se les ha de practicar un control horario. La empresa sí puede establecer ciertas pautas en el contrato de autónomo TRADE, pero no efectuar un registro de jornada.

Esto es así dado que practicar el control de jornada menoscabaría la esencia de lo que se considera una relación laboral empresa-autónomo. Se entiende que practicar un registro de jornada significaría que la empresa está estableciendo una obligación, derivada de su propia organización, que el autónomo, dado su estatus, no está obligado a observar.

El teletrabajo y el registro de jornada 

Muchas empresas han aplicado el teletrabajo sobre todo a raíz de las condiciones impuestas por la pandemia. Sin embargo, las empresas IT lo conocen y aplican desde hace tiempo. Es por ello que conviene conocer el marco de la ley de teletrabajo. Así podremos dirimir cómo proceder con el control horario en régimen de teletrabajo. 

Lo primero que hay que remarcar es que la ley de teletrabajo insiste en la idea de que, a pesar de su especial estatus, los teletrabajadores no se diferencian en nada de los trabajadores ordinarios. Por tanto, la legislación sobre sus derechos y obligaciones es prácticamente idéntica. De hecho, la ley de teletrabajo establece en su Artículo 14 una alusión directa al control horario: 

El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada. 

Por tanto, el teletrabajador está también sujeto a la obligación del registro de jornada. A este respecto conviene mencionar una limitación que la ley establece: los contratos en prácticas no podrán prever un estatus de teletrabajo superior al 50% de la jornada. 

También será necesario contar con un acuerdo de teletrabajo firmado por empresa y trabajador. En él figurarán tanto los horarios, como los equipamientos, los preavisos… Te lo explicábamos todo en nuestro artículo sobre la ley de teletrabajo. 

¿Cómo puede ayudar el control horario a reforzar la naturaleza tecnológica de una empresa? 

En su día se produjeron reticencias por parte de algunas empresas tecnológicas y startups por la entrada en vigor de la ley de registro de jornada. Sobre todo en lo referido a la flexibilidad. Sin embargo, estos son los puntos que un control horario efectuado con un software específico puede aportar: 

• –La gestión del talento: Debido a las plantillas de tamaño moderado de la empresas IT, saber gestionar la fuerza de trabajo disponible es muy relevante. Con un software apropiado, es posible planificar su distribución y control.
• –La digitalización de la empresa: Un software de control horario digitaliza la gran variedad de procesos de Recursos Humanos involucrados en esta tarea. Además, permite integraciones con otros softwares de gestión empresarial para que la digitalización sea total. 
• –Información basada en datos en tiempo real: Las empresas tecnológicas, debido a su enfoque innovador, acostumbran a considerar los datos como fuente de la toma de decisiones. Incluso de la gestión del día a día. En este sentido, el control horario también puede asimilarse a este planteamiento. 
• –La retención de talento altamente cualificado: Un software de control horario permite al trabajador no sólo visualizar el registro de jornada, sino validarlo con su firma electrónica. Además, se pueden establecer comunicaciones directas entre empleado y departamento de Recursos Humanos mediante una plataforma digital. Algo especialmente útil en procesos muy importantes para el empleado como la solicitud de vacaciones, ausencias o bajas. Se trata de una relación que refuerza la confianza del profesional y que redunda en la retención de talento. 

Day.io como el software de control horario más eficiente para las empresas IT 

Day.io es una gran opción para agrupar todas estas funcionalidades en la misma plataforma. Y es que con nuestras herramientas podrás, entre otras cosas: 

• –Asegurarte de la veracidad de los fichajes: Nuestro sistema de verificación y de personalización de ubicaciones de fichaje elimina cualquier tipo de fraude en el fichaje. 
• –Personalizar jornadas y horarios: Con Day.io, podrás registrar en la plataforma toda la casuística de tu plantilla. Jornadas y horarios específicos, gestión de vacaciones, bajas, periodos de compensación de horas extras… Todo queda registrado y accesible de manera sencilla. 
• –Monitorizar en tiempo real y extraer informes: Para Day.io la información es clave a la hora de tomar las decisiones y planificar. Es por ello que te brinda la mejor plataforma para que puedas saber qué estar ocurriendo en tu plantilla. 
• –Evitar olvidos de fichajes: Cada empleado recibe notificaciones en tiempo real que le avisan de que ha llegado el momento de fichar. 
• –Adelantarte al rebasamiento de horas extra: Cada vez que un empleado esté próximo a superar el tope de horas extras, recibirás una notificación informándote de ello. 

Como ves, son muchas de las funcionalidades que ofrecemos. Sin embargo, hay muchas otras: ¿hablamos?