Reuniones Zoom: ¿cómo hacerlas más productivas? 

Las reuniones Zoom, o cualquier otro tipo de reuniones virtuales, ya forman parte de nuestro día a día en el trabajo. Sobre todo, a raíz de la pandemia, y la extensión del teletrabajo. Un hecho que ya ha sido estudiado, por ejemplo, en esta interesante publicación del National Bureau of Economic Research de EE.UU. Aunque con anterioridad ya eran muy empleadas en empresas internacionales y tecnológicas, hoy en día la práctica totalidad de las compañías ya están familiarizadas con ellas. 

Las reuniones virtuales, qué duda cabe, han sido de gran ayuda para capear los confinamientos. Pero también son útiles todavía hoy, cuando el teletrabajo ya es una realidad asentada. Sin embargo, han surgido dudas y cuestiones en torno a si pueden llegar a se productivas. Y es que durante las videollamadas puede pasar de todo. Desde problemas técnicos al abuso de este formato de reunión, que en ocasiones puede impactar de manera negativa la productividad del equipo. 

En este artículo te mostramos qué tener en cuenta para poder optimizar tus reuniones Zoom al máximo. 

• –¿Cómo pueden impactar las reuniones Zoom en la productividad?
• -Cómo ahorrar tiempo con las reuniones Zoom
• –La importancia de la buena elección de los horarios en las reuniones Zoom
• -Estructurar las reuniones Zoom: consejos para llevarlo a cabo
• -Tipos de reuniones y cómo articularlas óptimamente
• –Las videollamadas y el efecto conocido como “Fatiga Zoom”
• -Cómo reducir el estrés en las reuniones Zoom
• -Reuniones Zoom y teletrabajo

¿Cómo pueden impactar las reuniones Zoom en la productividad? 

A pesar de que diversos estudios aseguran que las reuniones Zoom acostumbran menos que las reuniones presenciales convencionales, lo cierto es que pueden añadir un plus de estrés de los trabajadores. Un hecho que termina repercutiendo en su productividad. Estos son los principales problemas con los que nos podemos encontrar: 

• –La excesiva cantidad de videollamadas: Dado que la plataforma tecnológica hace muy sencilla las reuniones, estas tienden a aumentar en número. Algo que puede generar un mayor estrés en el empleado. 
• –La interferencia en el flujo de trabajo: Relacionado con el anterior punto, la proliferación de videollamadas afecta a la continuidad del trabajo, que se ve a menudo interrumpido para asistir a una de esas reuniones. 
• –Los problemas técnicos: Incidencias que todos, de alguna u otra manera, hemos experimentado. Dificultades de conexión, retardos en la señal y otros imprevistos pueden dificultar la comunicación y hacerla más fatigosa. 
• –La falta de costumbre: Una reunión Zoom puede llegar a resultar para muchas personas algo poco natural. Puede incluso producirles incomodidad e incluso un mayor estrés. 
• –La poca estructuración de las reuniones: Las videollamadas son fáciles de convocar y rápidas para asistir. Ello provoca que, en muchas ocasiones, se produzcan videollamadas de manera improvisada o poco planificada. Un elemento que dificulta la buena comunicación. Y, en definitiva, su objetivo último: clarificar un proceso o una tarea o tomar decisiones. 

Como vemos los inconvenientes derivados de las reuniones Zoom pueden reducirse a dos elementos: la poca optimización del tiempo y el estrés que provoca en los empleados. Algo que es facilitado, e incluso fomentado, por la eficiencia y sencillez de estas plataformas. 

Cómo ahorrar tiempo con las reuniones Zoom 

Lo apuntábamos anteriormente: las reuniones Zoom son en torno a un 10-15% más cortas que las reuniones convencionales. Sin embargo, acostumbran a ser más en número, por lo que la optimización del tiempo queda anulada. Por tanto, un primer paso en cuanto a la optimización del tiempo sería crear una programación de videollamadas. 

Conviene que las reuniones Zoom estén fijadas en torno a cierta recurrencia. Algo especialmente útil, por ejemplo, en reuniones de departamento u interdepartamentales. Sin embargo, hay otro tipo de videollamadas que no son, estrictamente, reuniones. Pueden ocurrir debido al surgimiento de algún imprevisto o cuestión que necesita ser atajada con rapidez. 

En este caso, claro está, es difícil programarla. Sin embargo, conviene ponderar si puede ser más práctico establecer la comunicación vía chat. O por otras vías que no impliquen una llamada. De hecho, muchas de las aplicaciones existentes para trabajo de equipos en línea incluyen la funcionalidad del mensaje de voz (la más conocida y empleada, Microsof Teams). En muchas ocasiones es mucho más operativo que convocar una videollamada. No sólo porque interrumpe bruscamente el flujo de trabajo sino porque muchos trabajadores experimentan estrés en las videollamadas. Especialmente al sentirse demasiado expuestos. 

La importancia de la buena elección de los horarios en las reuniones Zoom 

Otro modo de hacer las reuniones Zoom más eficientes es la elección de horarios convenientes para todos los participantes. Puede ocurrir que en una reunión participen miembros que viven en diferentes partes del mundo y, por tanto, están sujetos a diversos husos horarios. Para optimizar este punto se puede recurrir a aplicaciones como World Clock Meeting Planner. Con ellas se obtienen sugerencias para convocar las reuniones en horas que convengan a todos. 

Estructurar las reuniones Zoom: consejos para llevarlo a cabo 

Otra cuestión problemática de las reuniones Zoom es su poca estructuración debido a la facilidad para realizarlas. Sin embargo, una vez en la reunión, se puede experimentar que la reunión es abundante en digresiones. Para evitarlo, conviene programarlas bien. Algunos consejos: 

• –Usar la funcionalidad de “orden del día”: Muchas aplicaciones permiten la inclusión de una descripción de la reunión en la invitación. Lo aconsejable es fijar en esta descripción el orden del día. De este modo, las cuestiones a tratar quedan clarificadas y se evitan posibles divagaciones. 
• –Estructurar la reunión por turnos de palabra: Aunque las reuniones de trabajo pueden ser fecundas por lo que tienen de conversación, en las reuniones Zoom conviene fijar turnos de palabra. De este modo, las interrupciones, y el consiguiente consumo de tiempo, se reducirán. 
• –Plantear un turno de dudas, preguntas y solicitudes: En las reuniones Zoom son habituales las interrupciones para clarificar alguna cuestión. A pesar de que puedan ser útiles, alargan la reunión. Por ello, lo más recomendable es fijar un turno de preguntas o aclaraciones después de cada intervención. 
• –Delimitar las presentaciones de documentos: Dado que las plataformas de videollamadas ofrecen diferentes funciones como compartir pantalla o documentos, es muy común que varios de los miembros se sirvan de ellas. En ocasiones más de lo recomendable. Lo aconsejable es fijar que las presentaciones sean efectuadas por una persona, ya sea la responsable o la designada para tal efecto. 

Tipos de reuniones y cómo articularlas óptimamente 

Relacionado con el punto anterior, una estrategia efectiva es la de asignación de roles siempre que sea posible. Ello depende siempre del tipo de reunión y de la materia que se quiera abordar. Sin embargo, existen pautas que podemos seguir: 

• –Reuniones relacionadas con procesos operativos: Cuando la reunión esté enfocada sobre cómo resolver un problema, lo conveniente es que sea interactiva. En este sentido lo más práctico es que los miembros puedan expresarse y conversar. 
• –Reuniones de reporting: En este tipo de reuniones, lo más recomendable es asignar roles. Determinar quién o quiénes presentan y qué. En este sentido, pueden delimitarse las presentaciones y documentos a compartir. 
• –Videollamadas de toma de decisiones: Son reuniones en las que la argumentación y el desarrollo verbal de ideas es relevante. Por lo tanto, lo óptimo es articularlas en torno a intervenciones y turnos de preguntas. 
• –Reuniones de seguimiento o management de empleados: Si son reuniones a varios miembros, conviene que el turno de palabra y las réplicas estén bien definidos. Si se trata de un formato one to one, lo óptimo para fomentar la comunicación es que sean lo más interactivas posibles. 

Las videollamadas y el efecto conocido como “Fatiga Zoom” 

Una vez abordada la cuestión del tiempo, vamos con la del estrés. Como hemos visto, la segunda inconveniencia generada por las reuniones Zoom. De hecho, el efecto de las videollamadas en la psicología del empleado ha sido estudiado. En concreto, por el interesante informe sobre las causas de la Fatiga Zooom, elaborado por el departamento de interacción humana de la Universidad de Stanford. Conocer las causas de la Fatiga Zoom es una buena manera de atajarlas. Estas son las principales: 

• –Efecto “incomodidad de ascensor”: Cuando estamos en un ascensor, lo reducido del espacio y la presencia de personas que no conocemos genera esa incomodidad que todos hemos experimentado. Y es que las distancias cortas forman parte de una interacción basada en cierta confianza y proximidad. Ello queda trastocado en el ascensor. Algo parecido a lo que ocurre en las videollamadas, en las que podemos sentirnos próximos y evaluados por personas con las que hay poco trato. Incluso pueden ser desconocidas. 
• –Aumento de la autoevaluación: La opción de tener encendida la videocámara produce en muchos trabajadores una sensación de estrés derivada de la obligación de verse continuamente. La autoevaluación, en determinadas personas, es un factor que genera inseguridad y, por tanto, estrés. Un hecho que, según remarca el informe, es mucho más acentuado en mujeres que en hombres. 
• –Mayor esfuerzo de comunicación y de desciframiento del lenguaje no verbal: En ocasiones, al no existir comunicación presencial, las posibilidades del lenguaje no verbal se reducen. Bien porque no es visible o bien porque se exagera para subrayar lo que se está diciendo. En ambos casos, requiere de los participantes de un mayor esfuerzo cognitivo y de desciframiento. 
• –La comunicación estática: Las videollamadas obligan a cierto estatismo, antinatural en las interacciones personales. 

Cómo reducir el estrés en las reuniones Zoom 

Para reducir el estrés derivado de los aspectos anteriormente, lo aconsejable es seguir estos consejos: 

• –Posibilidad de asistir sin activar la cámara: Ello ayudará a reducir la autoevaluación y hará sentirse más cómodos a los trabajadores autoexigentes, tímidos o inseguros. En este sentido, la activación de la cámara puede ser exigida únicamente para la persona que vaya a realizar una intervención. 
• –Recurrir a llamadas de voz siempre que sea posible: La comunicación estática a la que antes aludíamos, y que genera estrés, puede ser reducida si se optan por otras formas de comunicación. Por ejemplo, una llamada telefónica. Una funcionalidad presente en la gran mayoría de plataformas de trabajo en equipos. Esta opción no es aplicable a todas las reuniones, especialmente las más trascendentes o interdepartamentales. Pero puede ser una opción a considerar en reuniones departamentales. También en las sobrevenidas para abordar una cuestión concreta entre 2 o unos pocos trabajadores. 
• –Reducir las intervenciones vía chat en el curso de las reuniones Zoom: Para reducir el estrés, conviene reducir también los estímulos y la superposición de interacciones. Por ello, cada vez que se quiera apuntar alguna cuestión, es mejor manifestarla por voz que escribirla por chat. Esos mensajes pueden generar ruido y distraer del tema principal. 
• –No abusar de las videollamadas: La exposición a las videollamadas es un factor de estrés. Por ello conviene no abusar de ellas si el asunto de la reunión puede ser solucionado vía chat, llamada o mensaje de voz. Opciones todas ellas que aportan la gran mayoría de plataformas de trabajo por equipos. 

Reuniones Zoom y teletrabajo 

No podíamos finalizar este artículo sin hacer una referencia al teletrabajo. La modalidad de trabajo que, a raíz del confinamiento, extendió el uso de las reuniones Zoom. En este sentido, en ocasiones ocurre que el teletrabajador, al encontrarse en un entorno doméstico, puede estar sometido a estrés. En parte por los imprevistos que puedan ocurrir, muy relacionados con los niños en casa, timbrazos y llamadas inoportunas. Es por ello que, también en el caso de los teletrabajadores, conviene programar las reuniones siempre que se pueda.  

En el caso de que surja alguna incidencia que requiera de la comunicación con el teletrabajador, también es conveniente solucionarla por otras vías que no impliquen necesariamente la videollamada. Es bien conocido que, con el auge del homeoffice, se ha usado (y abusado) de las videollamadas como recurso de vigilancia o verificación de que el empleado está efectivamente trabajando. 

En este sentido, cabe destacar que no siempre es una buena estrategia, dado que puede incrementar el estrés del teletrabajador. Precisamente porque pueda sentirse monitorizado. Además, para ello siempre podemos recurrir a algún software de control horario o de presencia que lo hará todo más cómodo. También conviene tener en cuenta que la ley de teletrabajo contempla que los teletrabajadores tienen el mismo estatus que los trabajadores ordinarios. En este sentido, tanto la flexibilidad horaria como el derecho a la desconexión digital están igualmente vigentes. Por último, subrayar que la ley permite a las empresas el uso de software de verificación de presencia. La compañía puede usar el que mejor considere siempre que éste no vulnere la protección de datos y la dignidad personal.