Sistema de control horario digital: cómo funciona y mejora tus RR.HH.

El sistema de control horario digital cuenta cada día con más adeptos. Algo nada de extrañar dado que sus funcionalidades y ventajas son más que amplias. Algo de lo que te informábamos en extenso en nuestro artículo sobre el sistema de control horario Oitchau. Estas plataformas, como decimos, pueden ser incluso más necesarias en épocas como la que estamos viviendo. Momentos definidos por nuevas modalidades de trabajo. Por ejemplo, el trabajo en remoto que tantas dificultades puede plantear a la hora de llevar a cabo un control horario. Por no mencionar, cómo nos puede facilitar el seguir cumpliendo con la ley de control horario. En este artículo te descubrimos todas esas ventajas que puede aportarte un sistema de control horario digital.

• 1. ¿Por qué cambiar a un sistema de control horario digital?
• 2. Cambiar a un sistema de control horario digital te facilita cumplir con la ley
• 3. ¿Cómo funciona un sistema de control horario digital?
  • • 3.1 Estableciendo las jornadas y los horarios
    • 3.2 Estableciendo los métodos de fichaje
    • 3.3 Asegurándote de la veracidad de los fichajes y evitando fraudes
    • 3.4 Monitorizando lo que ocurre en tu equipo
    • 3,5 Anticipándote a posibles imprevistos: información en tiempo real
    • 3.6 Alinéandote con los demás campos de gestión de una empresa
    • 3.7 Recibiendo ayuda gratuita siempre que lo necesites
• 4. ¿Trabajo en una gran empresa: ¿cómo puede facilitarme la gestión un sistema de control horario digital?
  • • 4.1 Gestionar las diferentes empresas de un grupo
    • 4.2 Capacidad de asignar permisos a otros usuarios
    • 4.3 Gestionar equipos externos
• 5. O Por qué Oitchau es tu sistema de control horario digital

¿Por qué cambiar a un sistema de control horario digital?

Lo mejor es comenzar por el principio. Algo que seguramente te estarás preguntando: ¿y por qué debería cambiar a un sistema de control horario digital? Te lo resumimos en unos pocos puntos:

• -Es la manera más sencilla de llevar un registro horario
• -Los fichajes de tu equipo se almacenan de manera segura en la misma plataforma
• -Puedes efectuar una monitorización en tiempo real de lo que ocurre en tu equipo
• -Con un control horario digital se acabaron los olvidos de fichaje y los fraudes
• -Es el sistema más fácil para llevar un control de fichajes para empleados que no estén físicamente en las instalaciones de la empresa

Imagina que puedes contar con los registros horarios en el mismo lugar y de manera instantánea. Y que estos fichajes van a estar garantizados. Se acabarán los fichajes fraudulentos realizados por terceras personas. Y es que con este sistema puedes fijar ubicaciones de fichaje. Algo muy útil si tienes empleados que no van a estar físicamente en la oficina. Bien porque teletrabajan o bien porque está previsto que comiencen la jornada en una ubicación externa a las instalaciones de tu empresa. ¿Te preocupan los olvidos a la hora de fichar? Con un sistema de control horario digital esta preocupación se terminó. Y es que tus empleados recibirán notificaciones que, a modo de recordatorio, les avisarán de cuándo han de fichar. Fácil, ¿verdad? Con el sistema de control horario digital podrás llevar una mejor supervisión que con otros sistemas de control horario, como los biométricos.

Además, una vez que personalices los horarios y los tipos de jornada, todo fluirá de manera sencilla. Sólo tendrás que limitarte a supervisar lo que ocurre en tu equipo en tiempo real. De este modo, los imprevistos estarán en todo momento monitorizados y, por tanto, controlados.

Cambiar a un sistema de control horario digital te facilita cumplir con la ley

El Real Decreto ley 8/2019 ha introducido una mayor observancia a la hora de realizar el registro horario en una empresa. Y es que esta ley obliga a llevar un registro horario riguroso, a documentarlo correctamente, a almacenarlo durante 4 años y el poderlo poner a disposición de los trabajadores, Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Unos requerimientos que conviene observar, dado que la ley contempla fuertes multas por incumplimiento del control horario. Pues bien, un sistema de control horario te brinda una plataforma mediante la cual podrás despreocuparte. Y es que los registros que se lleven a cabo quedarán perfectamente reflejados. Además, se almacenan de manera segura y fiable. Y son perfectamente consultables por ti y por el empleado o la administración que así lo requiera a tu empresa.

En este sentido, especial mención merecen los teletrabajadores. Con una plataforma de registro horario digital podrás asegurarte que los fichajes se realizan correctamente y cuando toca. Además, dado que la ley de teletrabajo contempla un acuerdo de teletrabajo previo donde se consensúan las condiciones con el empleado, podrás personalizar los horarios fácilmente. Nunca seguir a rajatabla la ley había sido tan sencillo.

Y cómo olvidarnos de uno de los puntos que mayores problemas pueden suscitar a la hora de cumplir con la ley. Nos referimos a las horas extra. Un problema que podrás evitar tranquilamente, dado que un sistema de control horario digital te avisará siempre que un empleado esté a punto de rebasar el tope de horas extras permitido.

¿Cómo funciona un sistema de control horario digital?

Es tremendamente fácil. A continuación te mostramos como un sistema de control horario digital puede facilitarte el trabajo en todos los estadios del proceso. Porque el registro horario sólo es una pequeña parte de lo que supone un control horario. Éste implica otras muchas tareas y acciones, como puede ser la monitorizazión, la supervisión y la generación de informes.

Estableciendo las jornadas y los horarios

Lo primero que has de hacer es fijar las jornadas y los horarios de tus trabajadores. Como te hemos comentado, es algo 100% personalizable. Así que, de manera rápida y sencilla, podrás reflejar en la plataforma toda la inmensa casuística que exista en tu empresa.

Estableciendo los métodos de fichaje

Otra funcionalidad muy útil es que puedas decidir qué métodos deseas aplicar en los fichajes. Por ejemplo, con Oitchau puedes fijar el dispositivo o dispositivos que quieras:

• -Aplicación móvil (iOS/Android)
• -Ordenador personal u ordenador portátil
• -Tablet
• -A través de integración por API

Y, lo que es más importante: puedes personalizar los dispositivos dependiendo del empleado o grupo de empleados. En Oitchau sabemos que cada empleado es un mundo. Es por ello que no estarás obligado a asignar un mismo método de fichaje a toda tu plantilla. Podrás asignarlos cómo mejor te convenga por empleado o grupo de empleados. ¿No es fantástico?

Asegurándote de la veracidad de los fichajes y evitando fraudes

Olachau es el sistema más avanzado en cuanto a protección contra impostores y prevención de fichaje entre colegas. Comprobamos la identidad, la hora y el lugar de cada fichaje; y cualquier acción que se encuentre fuera de las reglas definidas por la empresa se informa en tiempo real al supervisor.

Estos fichajes son totalmente seguros y exhaustivos. Por tanto, evitarás fichajes fraudulentos entre compañeros. Y es que Oitchau ofrece los siguientes métodos de verificación:

• -Verificación del dispositivo, la fecha y la hora
• -Comprobación por GPS: chequea que el trabajador esté dentro del radio asignado
• -Ubicación por Wi-Fi: verifica que el trabajador está dentro del radio de Wi-Fi
• -Verificación por IP

Monitorizando lo que ocurre en tu equipo

Una vez que ya has fijado los horarios, las jornadas y la modalidad de fichaje, sólo queda supervisar que todo se esté desarrollando con normalidad en tu equipo. Un sistema de control horario digital te permite tener información en tiempo real sobre todo lo que ocurre. Quién ha fichado y cuándo, si algún trabajador está de vacaciones, o de baja, o disfrutando de un permiso retribuido, ¡todo!

Anticipándote a posibles problemas: informes en tiempo real

En Oitchau sabemos que para supervisar, es necesaria toda la información. Y el poderla obtener en cualquier momento para así poder anticiparse a posibles imprevistos. De este modo, ponemos a tu disposición informes en tiempo real para que puedas estar al tanto de todo lo que pasa. Y todo de manera sencilla y rápida. ¡Y sobre todo en el formato que necesites! Así, podrás tener tus informes en formato PDF, CSV, XLSX. ¡Todos los datos en un clic!

Alineándote con los demás campos de gestión de una empresa

Una empresa no son compartimentos estancos. Todo lo contrario: la perfecta gestión empresarial ha de ser un proceso integrado de todas las áreas y departamentos que la componen. Es por ello que con un sistema de control horario digital, como Oitchau, te brinda integraciones con otras plataformas. Por ejemplo con softwares de nóminas, contabilidad y facturación. 

Recibiendo ayuda gratuita siempre que lo necesites

A pesar de que el funcionamiento de estas plataformas es sumamente sencillo, siempre puede ocurrir que surjan dudas. No hay problema con ese punto. Y es que un control horario digital te permite estar en continuo contacto con el servicio técnico o de ayuda que te resolverá las cuestiones o incidencias que puedan producirse. Por ejemplo, en Oithau estamos a tu total disposición para ayudarte por mail y por chat. Incluso contamos con un servicio de formación online para que domines todos los aspectos de la plataforma. Y todo ello explicado con sencillez y sin pérdidas de tiempo innecesarias.

Trabajo en una gran empresa, ¿cómo puede facilitarme la gestión un sistema de control horario digital?

El tamaño sí importa, aunque no siempre ha de suponer un problema o esfuerzos titánicos. Al menos tratándose de un control horario digital. Y es que si trabajas en una gran empresa o un grupo empresarial, una plataforma de registro horario digital puede seguir ofreciéndote grandes funcionalidades.

Gestionar diferentes empresas del mismo grupo

De entrada, simplificará tu trabajo, dado que podrás realizar aprobaciones masivas para cumplir con tu trabajo rápidamente. Y así dedicar tus esfuerzos a otras tareas. De hecho, puedes establecer y fijar las especifidades en cuanto al control horario de cada una de las empresas. Porque sabemos perfectamente que, aun perteneciendo a un mismo grupo empresarial, cada compañía tiene sus particularidades y su mundo propio.

Capacidad de asignar permisos a otros usuarios

Además, con Oitchau podrás crear varios perfiles para gestionar las diferentes empresas de tu grupo. Y todo desde el mismo lugar. Lo único que necesitarás será un usuario y la contraseña. Asismismo, si necesitas asistencia o deseas incluir usuarios con diferentes funciones, podrás hacerlo. Con el sistema de control horario digital Oitchau podrás asignar diferentes permisos a varios grupos de usuarios.

Gestionar equipos externos

Si tu grupo empresarial cuenta con equipos externos, por ejemplo, de ventas o tecnológicos, también puedes incluirlos en el registro horario. Como te informábamos más arriba, para un sistema de control horario digital el lugar no importa. Una vez fijes la ubicación de fichaje, todo estará listo.

Por qué Oitchau es tu sistema de control horario digital

¿Te ha parecido interesante todo lo que puede brindarte un sistema de control digital? ¿Pues qué te parece si te decimos que Oitchau es eso y mucho más? De hecho, ya más de 300.000 usuarios confían en nosotros. ¡Y no paramos de crecer! Y es que ponemos a disposición de las empresas un software avanzado y confiable. Además, los precios de Oitchau son más que competitivos.

De hecho, con Oitchau puedes escoger la modalidad de servicio que mejor se adapte a las características de tu compañía. Por ejemplo, puedes optar entre un plan mensual y un plan anual. Y dentro de estos planes, elige tu servicio ideal. Tienes a tu disposición el básico, el premium y el pensado para grandes empresas.

Cada uno de ellos te ofrecerá las funcionalidades que andas buscando para tu empresa. ¡Además, puedes disfrutar de una prueba gratis! Realmente no puede ser más ventajoso. ¿Empezamos?