Software de control de horarios: ahorra tiempo y dinero con Oitchau

El software de control de horarios se ha ido consolidando en los últimos años como opción de las empresas para simplificar sus procesos en el área de Recursos Humanos. Una modalidad de registro de jornada que, además, que ha demostrado su utilidad en el último año a raíz de la pandemia de Covid-19. Especialmente para lidiar con escenarios como el teletrabajo. 

Sin embargo, un software de estas características ofrece funcionalidades que van más allá que un mero registro de jornada. De hecho, Oitchau brinda a sus usuarios un abanico de opciones y funciones que facilita el día a día del profesional de Recursos Humanos. Una optimización del tiempo que también significa ahorro de dinero. Pero, ¿cómo se concreta este ahorro de tiempo y dinero? Te lo explicamos a continuación. 

• –Software de control de horarios: alineándose fácilmente con la ley
• -La gestión de las ausencias con un sofware de control de horarios 
• –La gestión de bajas médicas
• -Ahorra tiempo en la distribución de horas con un software de control de horarios
• –El software de control de horarios y las horas extras
• –El teletrabajo y la gestión digital con un software de control de horarios
• -Otra casuística en la que un software de control de horarios puede ayudarte

Software de control de horarios: alineándose fácilmente con la ley 

Como ya sabes, desde 2019 que en España viene siendo obligatorio el registro de jornada por parte de las empresas. Sobre esta cuestión de la ley de control horario ya consagramos un artículo en su día. Todas sus especifidades están recogidas en Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. 

A grandes rasgos, a lo que obliga la ley en el área del control horario es a lo siguiente: 

• -A realizar un control de jornada exhaustivo de cada trabajador 
• -Que este registro horario tenga constancia documental 
• -A guardar dichos registros durante 4 años 
• -La accesibilidad a dichos registros por parte de los empleados, sus representantes, Inspección de Trabajo y la Seguridad Social 

Oitchau te ayuda a cumplir cada punto de manera rápida y sencilla. Por un lado, nuestra plataforma te permite realizar un control horario completo. Además, la tipología de los horarios puede ser fijada y personalizada por la empresa. De esta manera, tendrás todo bajo control y visible en tiempo real siempre que quieras.  

Además, Oitchau presenta funcionalidades que aseguran que el control horario se efectúe puntual y eficazmente. Así, nuestro sistema de notificaciones a los empleados les recordará cuando es el momento de fichar. Los olvidos, por tanto, se acabaron. Lo mismo ocurre con nuestro sistema de verificación antifraude, que asegurará que no existan fichajes por parte de terceros. 

Todos los registros, además de ser visibles de un solo vistazo, quedan guardados en una plataforma segura. Por tanto, cumplirás fácilmente el requerimiento de almacenarlos 4 años. La información almacenada es accesible en un par de clics, por lo que cumplirás también el requerimiento de poderlos poner a disposición de los empleados o administraciones que te lo requieran. 

La gestión de las ausencias con un sofware de control de horarios 

No es necesario que te recordemos lo farragoso que puede llegar a ser gestionar las ausencias de una plantilla. Diferentes trabajadores, cada uno con sus peculiaridades contractuales y su diferente distribución de los descansos retribuidos. De nuevo volvemos al papel y, no sólo a su engorrosa gestión, sino al riesgo de pérdidas documentales. Por no hablar del acuerdo de las vacaciones, el cual muchas veces se comunica en conversaciones en el pasillo o en emails que, en cualquier descuido, pueden quedar sepultado en tu bandeja de entrada. ¿Cómo te ayuda Oitchau con esto? Pues, brevemente, ofreciéndote las siguientes funcionalidades: 

• –Personalizar los tipos de permisos: tú defines qué información quieres tener y qué ha de comunicarte el empleado cada vez que solicite un permiso de vacaciones o ausencias. 
• –Estableciendo flujos de aprobación masivos y rápidos: especialmente útil para ahorrar tiempo en plantillas grandes. 
• –La transparencia del proceso: En todo momento el empleado podrá ver el estado de su solicitud. De este modo, ahorrarás en tiempo respondiendo emails sobre el estado de su petición. 

La gestión de bajas médicas 

Dedicamos un epígrafe a esta modalidad de ausencias, dada sus particularidades operativas. Y es que la gestión de bajas a menudo implica el manejo de información documental. Por ejemplo, certificados médicos y partes de baja, fundamentalmente. En muchas ocasiones, este proceso supone un tiempo extra de gestión. Y, no pocas veces, si el soporte es físico, puede ocurrir que se pierdan o traspapelen. 

Con Oitchau todo esto es imposible. Y es que el empleado podrá notificar su incidencia a través de la plataforma. Y, lo que es más práctico, adjuntando los documentos necesarios que prueben su baja de manera digital. De este modo, todo se vuelve más sencillo. Además, Oitchau admite muchos formatos de documento, por lo que la gestión de una baja será rápida y cómoda. 

Ahorra tiempo en la distribución de horas con un software de control de horarios 

Puede darse el caso de que tu empresa se acoja a una modalidad de bolsa de horas. Como sabes, una modalidad de jornada contemplada por la ley que permite la distribución irregular de la jornada. Para saber más detalles te aconsejamos que consultes nuestro artículo sobre lo que dice la ley sobre la bolsa de horas. 

Aunque resumiendo, los topes establecidos por la ley son muy diversos. Por lo que, en ocasiones, distribuir las horas de manera óptima puede llegar a convertirse en un auténtico rompecabezas. Muchas son las condiciones: 

• -Un 10% de las horas que no pueden rebasar las 9 horas diarias,  
• -La necesidad de que no se distribuyan en días no laborables  
• -Respetar el tiempo de descanso diario y semanal. 

Además, por si fueran pocas cosas a tener en cuenta, la distribución de horas no se puede aplicar a los trabajadores con reducción de jornada por guarda de un menor de 12 años o cuidado de un familiar. 

¿Cómo tener presente en el caso concreto de cada empleado toda esa casuística? Es más, ¿cómo aplicar una distribución de horas que, por añadidura, atienda a la necesidad de un flujo de trabajo óptimo en todos los periodos del año?  

En este sentido un software de control de horarios como Oitchau te brinda el recurso perfecto. Con una plataforma como la nuestra podrás tener una visión general del flujo de trabajo de una plantilla. Así, podrás distribuir las horas cómo mejor se ajuste a la ley y a las necesidades de tu empresa. Y todo ello pudiendo prever si la distribución es correcta y no deja huecos con una fuerza de trabajo disponible insuficiente. 

El software de control de horarios y las horas extras 

Llegamos a otro de los puntos más sensibles de la gestión de un departamento de Recursos Humanos. Y lo es por dos razones. La primera, que una incorrecta gestión puede redundar en la insatisfacción y malestar del empleado. La segunda, que la misma mala gestión puede acarrear problemas con la Administración. Es, por ello, clave que contemos con un software de control de horarios eficiente para su control. 

La cuestión de las horas extras que más afecta al control horario y a la aplicación en nuestra plantilla son las siguientes: 

• -Los empleados a los que no se les pueden aplicar horas extra 
• -Los tiempos de compensación de horas extra por descanso 
• -La superación del tope de horas extra 

Sobre el primer punto, en este artículo sobre cómo gestionar las horas extras te explicábamos todas las excepciones. Tener en cuenta esta cuestión es importante, aunque no siempre fácil. Tener en mente o accesible de manera rápida la situación contractual de cada trabajador es complejo y farragoso. Sin embargo, con Oitchau esa información es mucho más accesible y rápida de obtener. Por otro lado, podrás planificar con Oitchau los días de compensación por realización de horas extras. Y, sobre todo, tenerlo visible en todo momento.  

Y, algo muy importante, el propio sistema de Oitchau te avisará de cuándo un empleado está cerca de agotar las horas extra establecidas por ley o por convenio. Una cuestión muy útil dado que superar ese tope de horas extra puede acarrear problemas con la Administración. 

El teletrabajo y la gestión digital con un software de control de horarios 

Llegamos a uno de los temas que más actualidad ostentan en el mundo de los Recursos Humanos. El teletrabajo, o homeoffice, parece que ha llegado para quedarse. Sobre todo a raíz de la pandemia de Covid-19. Su vigencia en algunos sectores, como el tecnológico, está más que asentado. Y la experiencia que, de manera forzosa, han tenido algunas empresas en el último año ha contribuido a su normalización. 

Pero a pesar de todo ello, sigue ofreciendo retos para el profesional de Recursos Humanos. Son, fundamentalmente, los siguientes: 

• -La obligación por ley de efectuar el control horario a los teletrabajadores 
• -La verificación de que los fichajes se producen de manera correcta 
• -Los olvidos del trabajador a la hora de fichar 
• -El control de las horas extra 
• -La no presencialidad que puede dificultar ciertos procesos (por ejemplo, firma de hoja de horas) 

Todo ello puede ser fácil de gestionar con Oitchau. En primer lugar, con nuestra plataforma puedes establecer ubicaciones de fichaje. Así, podrás tener la seguridad de que el empleado ficha desde el lugar previsto. Lo mismo ocurre con los olvidos, tan comunes cuando se trabaja desde casa, en el fichaje. Como te comentábamos anteriormente, Oitchau envía notificaciones a los trabajadores para recordarles cuándo fichar. Así, podrás tener la garantía de que el registro de jornada se efectúa de manera meticulosa. 

Al efectuarse el registro horario con la plataforma, también podrás controlar si está habiendo un exceso de horas extra. O de si el trabajador está realizando, ya sea por exceso o por defecto, un horario diferente al predeterminado. Sobre esta cuestión, como ya te hemos comentado más arriba, la empresa puede fijar los horarios que elija, así como los límites de tolerancia. Asimismo, si necesitas una firma del registro horario, Oitchau te brindará su sistema de firma digital. ¿Algo más? 

Otra casuística en la que un software de control de horarios puede ayudarte  

En este artículo hemos tratado de recorrer a vista de pájaro los principales procesos involucrados en el control horario. Son, como hemos podido ver, muy diversos. Y, a menudo, muy intrincados en lo referente a la casuística laboral y legal que implican. Sin duda, que el día a día del profesional de Recursos Humanos está repleto de este tipo de procesos. Te hemos expuesto los esenciales. Pero también vale la pena hacer mención de otras incidencias. Algunas de ellas no son tan habituales o fundamentales, pero pueden ser gestionadas más eficientemente con un software de control de horarios. 

Uno de ellos es la gestión de la compensación de las faltas injustificadas. Como te exponíamos en este artículo sobre el absentismo laboral, muchas de ellas se resuelven de manera óptima para las dos partes. A menudo, el trabajador notifica su imposibilidad de llegar a su puesto de trabajo, expone las razones y propone una manera de recuperarlas. 

La empresa, a menudo, es flexible con esto, por lo que muchas ausencias injustificadas pueden solucionarse con una compensación de las horas perdidas. Para ello un software de control de horarios puede resultar muy útil. La plataforma te permite registrar las horas de compensación y, por supuesto, realizar el correspondiente registro horario. 

También puede ser muy útil para otra cuestión en la que la ley es muy clara: los preavisos. En algunas de las gestiones de Recursos Humanos, por ejemplo, la distribución de horas, es obligatorio hacer preavisos al empleado. Si el convenio no establece algo diferente (que, por otra parte, sólo puede ser superior a lo fijado por la ley) el estándar son 5 días. A este respecto, las comunicaciones de este tipo son totalmente posibles con un software de control de horarios como Oitchau. 

Conclusión: la información es previsión y también ahorro 

Por todo lo expuesto anteriormente, podemos concluir que, al final, todo se resuelve en la información. Una cuestión que, por lo demás, es transversal en nuestro mundo de hoy en día. No sólo en la gestión empresarial. Pudiendo tener disponible en todo momento, y en tiempo real, la información de lo que ocurre en tu plantilla podrás tomar mejores decisiones. Y anticiparte a posibles incidencias y problemas. 

Ya no es como antes, cuando contar con información suponía bucear entre papeles o mandar un sinfín de emails. O incluso abordar a los trabajadores en su tiempo de trabajo. Con Oitchau tu día a día puede estar totalmente digitalizado. Y, hoy en día, la digitalización significa dos cosas fundamentales: ahorro de costes y ahorro de tiempo.