Vacaciones a trabajadores: cómo gestionarlas en tiempo real

La gestión de las vacaciones a trabajadores resulta uno de los procesos centrales de un departamento de Recursos Humanos. Ello es debido a varias razones. Primero porque las vacaciones a trabajadores es uno de los puntos más sensibles de la gestión de personas. Se trata de una cuestión de la que depende la satisfacción y el bienestar de sus empleados. Conviene, por tanto, que este proceso de gestión se desarrolle siempre conforme a estándares de eficiencia y previsibilidad.

Asimismo, también se trata de un proceso que puede llegar a consumir mucho tiempo. La gestión del calendario de vacaciones, el acuerdo con los empleados, la revisión y aprobación de sus solicitudes… ¡Y mucho más! En este artículo te mostramos como un software de gestión de vacaciones Oitchau puede ayudarte a hacerlo en tiempo real.

¿Por qué gestionar las vacaciones a trabajadores en tiempo real?

Situémonos en un contexto en el que no contamos con una herramienta para gestionar las vacaciones en tiempo real. Probablemente lo hayas vivido. Cantidades ingentes de mensajes, bien de los empleados o de sus managers, notificando qué empleado, cuántos días y qué días. O, lo que es lo mismo: acumulación de emails o de mensajes de chat.

¿Te acuerdas? Porque los mensajes no acababan de ahí. El empleado podía preguntar de nuevo con otro mensaje el estado de aprobación de su solicitud. Una solicitud, bien aprobada o denegada, debía comunicarse con otro mensaje electrónico.

Y, en el proceso, siempre el riesgo de algún olvido, algún dato traspapelado.

Gestionar las vacaciones a trabajadores en tiempo real nos ahorra todo este proceso farragoso. Al centralizar todo el proceso en la misma plataforma, evitarás la dispersión de mensajes. Además, lo propios empleados pueden ver sobre la marcha cuál es el estado de su solicitud. ¡Y también pueden enviar sus solicitudes por la misma plataforma!

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La gestión de vacaciones en tiempo real: las fases del proceso que se harán más sencillas

Como profesional de los Recursos Humanos, sabes muy bien que cualquier proceso, en apariencia sencillo, es mucho más complejo de lo que parece. Y es que gestionar las vacaciones a trabajadores de una plantilla, aunque ésta no sea de gran tamaño, siempre puede dar lugar a imprevistos. Imprevistos, por cierto, que en este campo pueden dar lugar a equívocos. Y es que, como decíamos anteriormente, las vacaciones es una de las cuestiones más sensibles para la satisfacción de un empleado.

Pero no sólo es sensible para el empleado. El correcto funcionamiento del día a día en la epresa, también queda influido por las vacaciones. El equilibrio de la cantidad de trabajadores desarrollando sus tareas es vital para el desempeño de la empresa. Es por todo ello que la gestión de vacaciones en tiempo real abarca todos los estadios del proceso, es decir:

-El establecimiento de la información necesaria para los formularios de solicitud
-El envío de solicitudes por parte del empleado
-La correcta y ordenada recepción de la solicitud
-Supervisión por parte del personal encargado
-Aprobación de la solicitud
-Fluida comunicación en todo momento entre empleado y departamento de RR.HH.
-El control de las vacaciones y ausencias programadas y efectivas en tu plantilla
-Mantenimiento del equilibrio de personal trabajando en un momento dado

¿Cómo acordar las vacaciones con el empleado en tiempo real?

Como te comentábamos en nuestro artículo sobre la legislación del derecho a vacaciones, esta cuestión está explicitada en la ley. De hecho, el Estatuto de los Trabajadores establece la importancia de consensuar las vacaciones. Es, por tanto, clave contar con un modo de gestión de este proceso que simplifique al máximo este paso.

Ya no es necesario el cruce de mensajes. Con una plataforma digital de vacaciones online, el empleado puede enviar su solicitud de vacaciones desde su cuenta en la plataforma. La recibirás con toda la información básica que previamente hayas predefinido.

Además, para revisar las solicitudes podrás añadir al flujo de aprobación al personal responsable. Supervisores, gestores de departamento, ¡lo que quieras! Y todo ello definiendo también el rol que quieres que cumplan. Tú eliges si se involucran en el proceso de aprobación o, sencillamente, quedan en copia para estar informados.

Simplificar y unificar los formularios de petición de permiso

Una funcionalidad muy práctica que nos ofrecen las apps de gestión de vacaciones a trabajadores es la de poder unificar el modelo de solicitud. De esta manera, toda solicitud se efectuará conforme a la información que defines y la manera en que la quieres recibir. Se acabaron, por tanto, aquellas tareas farragosas como buscar el formulario correcto y descifrar la letra de las solicitudes.

Todo ello no sólo te ahorrará tiempo, sino que hará más fluido este proceso ya de por sí muy dado a complicarse o a hacerse más complejo de lo necesario. Esta funcionalidad es tan práctica que, en otros tipos de solicitudes de permisos, es posible incluso que el empleado adjunte documentos. Algo muy útil para petición de algún permiso que haya de justificarse con un certificado u otro tipo de comprobante.

Estas solicitudes son totalmente personalizables. Esto es todo lo que podrás definir:

-Categorías personalizadas de permisos
-Campos personalizados para cada tipo de formulario
-Establecer los cálculos específicos de cada tipo de formulario
-Permitir adjuntos

Vacaciones a empleados

El proceso de enviar la solicitud de vacaciones

Las bandejas de entrada atestadas de emails, donde, de vez en cuando, se extravía algún mensaje importante (por ejemplo, la solicitud de vacaciones), se terminaron. Así, en el preciso momento en que un trabajador te envíe su solicitud, podrás verlo en tiempo real. Además, será imposible que esa solicitud se extravíe o quede descolgada esperando la aprobación. Simplemente, la tendrás siempre a la vista.

Asimismo, siempre que quieras volver sobre el estado de la solicitud podrás ver si se encuentra todavía pendiente de revisión o ya ha sido aprobada. La ventaja es que el trabajador también podrá ver el estado de la solicitud. Por tanto, ambos podréis ahorrar tiempo para dedicarlo a vuestras tareas. Al constar toda la información online y en tiempo real lo que ves es, sencillamente, lo que está ocurriendo ahora mismo.

Notificaciones en tiempo real

El día a día de una empresa es, lo sabemos, muy ajetreado. Aunque la información sobre la gestión de vacaciones a empleados esté en todo momento disponible para ser consultada, en ocasiones todos necesitamos un aviso. Básicamente porque el ritmo de la jornada no siempre puede permitir al trabajador estar pendiente de la plataforma.

Es por ello que, con un software de gestión de vacaciones, lo prevé todo para que estas situaciones no ocurran. Así, cada vez que un empleado manda una solicitud, se genera una notificación a las personas que han de estar al tanto de la misma. Y también el aprobarla o denegarla.

Del mismo modo, cuando la solicitud ha sido aprobada o denegada, el propio trabajador, de manera individual y privada, recibirá una notificación. Así, estará al tanto de la resolución de su solicitud sin tener que desatender sus tareas de la jornada. Esas notificaciones podrán ser recibidas a través del teléfono móvil o de correo electrónico. En pocas palabras: el recibo de la información está garantizado.

Revisando y aprobando las solicitudes: cómo hacerlo

A la hora de abordar esta tarea incluida en el proceso de gestión de vacaciones a trabajadores, tienes varias opciones. Todas ellas muy sencillas de implementar y muy útiles. Por ejemplo, puedes añadir varias personas en el flujo de aprobación de cada solicitud de permiso. Tú eliges: supervisores, gestores de departamento, personas específicas…

Pero no sólo eso. También es posible incluir a personas para que estén en copia e informadas. Sin que sea necesario que revisen la solicitud.

Asimismo, también puedes mantener el equilibrio en el nivel de personal trabajando. Es decir, dosificar óptimamente el flujo de ausencias. Tienes la opción, de hecho, de limitar la cantidad de aprobaciones mensuales, así como a otras reglas que te ayuden a controlar ese equilibrio.

Vacaciones a empleados

Monitorizando el flujo de trabajo y ausencias

En Oitchau no nos cansamos de repetirlo: la información en tiempo real es control y también previsión. Y es que poder formarse una imagen completa en unos pocos segundos de lo que está ocurriendo en tu equipo no tiene precio. Así, podrás saber en todo momento quién está de vacaciones y durante cuánto tiempo. Y también, y esto no es un asunto menor, cuánto tiempo de sus vacaciones ha sido consumido. Algo que, de paso, ayuda a mantenerse alineado en todo momento con la ley. La gestión de vacaciones a trabajadores, más fácil que nunca.

Y como la información es sinónimo de optimización, también tendrás a tu disposición los informes de cada proceso de aprobación. Así, ante cualquier contingencia, duda o consulta, podrás resolverlo con un simple vistazo en la plataforma.

La transparencia total: una de las virtudes de la gestión de vacaciones a trabajadores en tiempo real

Todo ello redunda en un valor que, a día de hoy, es clave: la transparencia. Porque para que haya información veraz y confiable, es necesaria que sea visible de manera total. Una transparencia que ha de ser bidireccional, de empresa a trabajador y de trabajador a empresa. Algo vital dado que, conviene insistir, la gestión de las vacaciones a trabajadores es uno de los aspectos que más ampollas suelen levantar en el nivel de satisfacción de la plantilla. Y también en la carga de trabajo de un departamento de RR.HH., cuyas labores y responsabilidades son mucho más amplias.

La transparencia en la gestión de vacaciones a trabajadores es imposible sin la información en tiempo real. Porque en nuestros tiempos, y más en el día a día de una empresa, lo más importante es el aquí y ahora. Pero no sólo es importante que la información sea accesible, sino que sea promocionada. Así, si se producen olvidos, una plataforma de gestión de vacaciones digital avisará a las dos partes de todas las novedades que se vayan produciendo.

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La gestión de vacaciones a trabajadores con Oitchau

Si todo lo que has leído te ha parecido interesante, lo mejor viene ahora: Oitchau puede ofrecértelo todo. Nuestra plataforma de gestión de vacaciones a empleados tiene todo lo que vas a necesitar para cumplir paso a paso con el proceso.

Pero no sólo en lo referente a la gestión de vacaciones a trabajadores. También podrás gestionar tanto la solicitud como aprobación de otros permisos, como los remunerados. Y, de nuevo, estar al tanto de todo en cualquier momento.

Además, nuestra propuesta de planes y precios está pensada especialmente para tu empresa, sea del tipo que sea. Así, dependiendo del tamaño podrás optar por uno u otro. Y, lo mejor es que podrás probar gratis nuestra plataforma durante 3 días. Si te gusta y quieres seguir con nosotros, ¡simplemente continúa! Todos los datos de los trabajadores y los que hayas introducido se mantendrán en la plataforma. ¡Con Oitchau es fácil comenzar y también seguir!

Con todo, no es sólo la gestión de vacaciones a trabajadores lo que ofrecemos. Cuestiones como el control horario y la gestión del teletrabajo son nuestra especialidad. Para ampliar información al respecto, te aconsejamos que consultes nuestro artículo sobre por qué Oitchau es el mejor software de gestión de RR.HH. del mercado.

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