Vacaciones: 12  preguntas frecuentes en la gestión de RR.HH. 

Las vacaciones constituyen uno de los aspectos clave de la gestión de los Recursos Humanos. En primer lugar porque su distribución impacta en el flujo de trabajo y la productividad de la empresa. Segundo, porque algún error en su gestión puede impactar negativamente en la satisfacción laboral de los empleados. Algo, por otro lado, nada de extrañar, dado que las vacaciones son una cuestión sensible y afecta a la motivación del trabajador. 

El correcto tratamiento de las vacaciones desde los Recursos Humanos es complejo dado que involucra varios factores. Entre ellos, las necesidades de la empresa, los deseos del empleado pero también lo que dispone la ley. Es por ello que realizar un calendario de vacaciones y gestionarlo adecuadamente no siempre es tarea fácil. En este artículo respondemos a las 10 preguntas más habituales que este asunto suscita a la gestión desde los Recursos Humanos. 

• 1. ¿Qué dice la ley sobre el derecho a vacaciones?
• 2. ¿Qué diferencia hay entre días naturales y días laborales a efectos de vacaciones?
• 3. ¿Cuántas vacaciones se generan en contratos inferiores a un año?
• 4. ¿Si se trabaja a media jornada se tiene derecho a la mitad de vacaciones?
• 5. ¿Con cuánta antelación ha de conocer el empleado sus vacaciones? 
• 6. ¿Cuál es el periodo de disfrute de las vacaciones?
• 7. ¿Es posible priorizar a los empleados?
• 8. ¿Qué he de tener en cuenta a la hora de calendarizar las vacaciones?
• 9. Una vez aprobado el calendario, ¿se puede modificar?
• 10. ¿Se pueden compensar económicamente las vacaciones?
• 11. ¿Qué ocurre con los empleados en ERTE?
• 12. ¿Cuál es el mejor sistema para gestionar las vacaciones?

¿Qué dice la ley sobre el derecho a vacaciones? 

Lo primero que conviene conocer es el marco legal de las vacaciones. Está especificado en el Estatuto de los Trabajadores. Donde, como es habitual, se establece un marco de mínimos, otorgando a la negociación colectiva y a los pactos de empresa toda especifidad al respecto. Con todo, sí establece un mínimo de días. Veamos lo que dispone en su artículo 38:

1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.

2. El periodo o periodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.

Como vemos, la única directriz tajante es la duración del periodo de vacacional: 30 días naturales anuales. Una cantidad que, como bien expresa el Estatuto de los Trabajadores, puede ser ampliada mediante convenio. 

¿Qué diferencia hay entre días naturales y días laborales a efectos de vacaciones? 

La ley establece 3 distinciones: días naturales, días laborales y días inhábiles. El día natural corresponde al día concebido al margen de su laboralidad o no. Es decir, una semana tiene 7 días naturales, aunque muy habitualmente son 5 los días laborales. Sin embargo, si el viernes cae, por ejemplo, en Navidad, ese día será inhábil. Categoría esta última, por cierto, que es de obligado disfrute aunque quede integrado en el periodo de vacacional escogido. 

Es por esta razón que, pese a los 30 días naturales establecidos por ley, la medida convencional es de 2,5 días de vacaciones por mes trabajado. Se trata de un cálculo orientativo que toma en consideración los días laborales de un año. 

¿Cuántas vacaciones se generan en contratos inferiores a un año? 

Como ha quedado dicho, la ley establece un mínimo de 30 días por año. Sin embargo, si el contrato del trabajador es menor a 12 meses, se generarán vacaciones de manera proporcional. Por ejemplo, si el trabajador tiene un contrato temporal de 6 meses, tendrá derecho a 15 días naturales de vacaciones. 

¿Si se trabaja a media jornada se tiene derecho a la mitad de vacaciones? 

No. El tipo de jornada no afecta al derecho de vacaciones fijado en 30 días naturales. El único cambio con respecto a un contrato de jornada completa será la retribución. Dicho de otra manera, un empleado a media jornada tiene derecho a 30 días naturales al año aunque esas vacaciones pagadas serán, naturalmente de menor retribución que si trabajara a jornada completa. 

¿Con cuánta antelación ha de conocer el empleado sus vacaciones? 

El Estatuto de los Trabajadores establece que cada empresa ha de contar con un plan de vacaciones. Y que las vacaciones finalmente establecidas han de ser comunicadas al trabajador con al menos 2 meses de antelación. Por tanto, el elaborar con eficiencia el calendario de vacaciones es vital. Así como contar con un mecanismo de comunicación interna eficaz. En este sentido, lo más utilizado hoy en día es un gestor de vacaciones. Con estas plataformas digitales, el empleado puede ver en tiempo real el proceso de gestión de sus vacaciones. Tanto para comprobar cuándo serán como para ver si su solicitud ha sido aprobada. 

¿Cuál es el periodo de disfrute de las vacaciones? 

El año natural en curso. El trabajador sí podrá disfrutar de sus días vacacionales en un año diferente al año en que se generaron esas vacaciones si ha estado de baja. Eso sí, podrá hacerlo siempre y cuando no transcurran más de 18 meses. 

¿Es posible priorizar a empleados? 

Es posible; de hecho ha sido durante tiempo una práctica más o menos habitual. Por lo general, se priorizan a los empleados con hijos. Especialmente para que sus vacaciones coincidan con los periodos no lectivos del colegio. Una vieja práctica también priorizaba a los empleados con más antigüedad. 

Sin embargo, hoy en día se apuesta por una mayor horizontalidad. Por tanto, la priorización en torno a la antigüedad está perdiendo relevancia. En este sentido, es importante que las vacaciones sean priorizadas de manera igualitaria sin hacer distinciones. En este sentido, establecerlo de manera rotativa suele ser la solución más salomónica. 

¿Qué he de tener en cuenta a la hora de calendarizar las vacaciones? 

Primero de todo, que un periodo de vacaciones no dé inicio en un día no laborable o inhábil. Lo segundo que hay que tener en cuenta es cuál será el flujo de fuerza de trabajo disponible en nuestra empresa. Es bien sabido que periodos como el verano son los más demandados por los trabajadores. Sin embargo deberemos prever que en la calendarización la productividad de la empresa no se vea afectada. También deberemos tener en cuenta los picos productivos de nuestra empresa. Algo que viene dado, en parte, por el tipo de actividad. No es conveniente, por tanto, que nuestra compañía aglutine muchos periodos de vacaciones en los picos de actividad más altos del año. 

Una vez aprobado el calendario, ¿se puede modificar? 

Sólo si existen motivaciones de gran excepcionalidad y gravedad. Estas circunstancias, además, han de ser perfectamente demostrables por parte de la empresa. Si es el empleado el que quiere cambiarlas, también deberá justificarlo con solvencia. Asimismo, la modificación en este caso también deberá tener en cuenta las necesidades de la empresa. 

¿Se pueden compensar económicamente las vacaciones? 

No. De hecho el Estatuto de los Trabajadores no lo permite. Así lo expresa en su Artículo 38:

1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales

Ello no obsta, desde luego, a que las vacaciones no disfrutadas sean retribuidas en caso de extinción de contrato.

¿Qué ocurre con los empleados en ERTE?

Depende del tipo de ERTE. Por ejemplo, si es un ERTE de suspensión, durante el periodo de vigencia no se generarán vacaciones. Por tanto, el empleado tendrá derecho a menos días. Ahora bien, si el ERTE es parcial, sí se generarán vacaciones, aunque, como es natural, el cómputo arrojará menos días.

¿Cuál es el mejor sistema para gestionar las vacaciones?

Como hemos visto, la planificación de vacaciones es un proceso complejo. Implica, por un lado, observar lo dispuesto por la ley. Pero también atender a las necesidades de la empresa y a satisfacer, en la medida de lo posible, los deseos del empleado. Asimismo, su gestión operativa implica la aprobación de solicitudes, la elaboración de un calendario y la comprobación del flujo de trabajo previsto para épocas determinadas del año.

Todo ello puede hacerse de manera tradicional, con papel y boli o, en su defecto, con un Excel y con correos electrónicos. Sin embargo, un software de gestión de vacaciones te ayudará a centralizar todos estos procesos en una misma plataforma. La cual, además, también brindará transparencia al proceso, dado que los empleados podrán comprobar a cuántas vacaciones tienen derecho, así como a ver si su solicitud ha sido aprobada.