איך לבחור מערכת ניהול נוכחות שמתאימה לעסק שלך?

 

בין אם יש לכם עסק קטן, בינוני או גדול, ניהול נוכחות הוא אחד הנושאים המשמעותיים בכל הנוגע לניהול העובדים בארגון. 

מעבר לחשיבותה בכל הנוגע לשמירה על זכויות העובדים ותנאי העסקתם, רישום ומעקב אחר שעות העבודה של העובדים באמצעות מערכת ניהול נוכחות, מאפשרים לארגון חסכון בעלויות והתייעלות.

כיום, קיים מגוון רב של שעוני הנוכחות ומערכות לניהול נוכחות, ועבור עסקים שאינם בקיאים בתחום, בחירת מערכת לניהול נוכחות עלולה להפוך למשימה מאתגרת.

 

איך בוחרים במערכת ניהול נוכחות שתתאים בדיוק עבור העסק שלכם?

התשובה הקצרה היא: באמצעות מיפוי צרכי העסק בכל הנוגע לדיווח ומעקב אחר נוכחות העובדים.

לארגונים שונים עשויים להיות צרכים שונים, ובכל מקרה, לא תמיד פשוט לזהות את צרכי הארגון.

ריכזנו כאן עבורכם את כל ההיבטים אליהם כדאי להתייחס, לפני שתבחרו במערכת ניהול נוכחות עובדים.

 

אתרו צרכים קיימים ללא מענה

ההמלצה בראש ובראשונה היא 'להקשיב לשטח' – פנו אל העובדים והמנהלים ובררו עמם כיצד הם רואים את משימת דיווח הנוכחות היומית. במידה וכבר קיימת בעסק מערכת כזו, שאלו את העובדים והמנהלים האם יש להם צורך שאינו מקבל מענה כיום, קושי שהיו שמחים לפתור וכו'.

 

אופי ומיקום העבודה

האם רוב העובדים שלכם מגיעים למשרד מדי יום? האם אתם מאפשרים עבודה היברידית? וכמה מהעובדים מבצעים את עבודתם מהשטח? צרכי העסק בכל הנוגע לניהול נוכחות העובדים ישתנו בהתאם לתשובות לשאלות אלו. לדוגמא, עסק שבו עובדים רבים אינם מגיעים באופן יום-יומי למשרד, ישאף לאפשר לעובדים שלו לדווח על שעות העבודה שלהם ממקומות שונים, ולא רק מהמשרד.

 

אופי ההעסקה 

האם כל העובדים שלכם מועסקים במשרה מלאה? או גם במשמרות? האם התשלום לעובדים הוא גלובלי, או מבוסס שעות? ככל שיש לעסק הסכמי העסקה שונים מול עובדים שונים, כך נדרשת מערכת ניהול נוכחות מתקדמת, שתוכל לתמוך בדיווח נוכחות ובחישוב שכר המותאם לתנאי ההעסקה הספציפיים של העובד.

 

טכנולוגיית דיווח הנוכחות

השימוש בשעון נוכחות מבוסס קרבה (באמצעות כרטיס) הולך ופוחת, ואת מקומו תופסות מערכות מתקדמות לדיווח נוכחות שפותחו בשנים האחרונות. 

בין שעוני הנוכחות קיימים כיום:

 

שעון נוכחות ביומטרי

דיווח הנוכחות נעשה באמצעות זיהוי אצבע העובד בסורק. טביעת האצבע עצמה אינה נשמרת במכשיר, ולכן לטביעה ישנו קוד המשמש כאלגוריתם לזיהוי. כך שלמעשה אין חשש מ'גניבה' או שכפול טביעות האצבע של העובדים.

 

שעון קרבה

שעונים אלו מאפשרים דיווח נוכחות באמצעות כרטיס/תג, כאשר לכל עובד מופק כרטיס ובו צ'יפ ייחודי.

קריאת הצ'יפ מתאפשרת באמצעות קירוב התג אל השעון.

 

שעון נוכחות זיהוי פנים

שעוני נוכחות אלו כוללים מצלמה, הסורקת את תווי הפנים של העובד ומשווה אותם לתווי הפנים של העובד כפי שנשמרו בתמונה שנמצאת במאגר.

 

חשוב להבין שככל שהמערכת מתוחכמת יותר, כך עלותה יקרה יותר. מבחינה זאת, עלות שעון נוכחות הפועל באמצעות קריאת צ'יפ (שעון קרבה) הוא הזול ביותר. עם זאת, יש לקחת בחשבון שדיווח כניסה ויציאה בדרך זו עלולה לעודד בין העובדים החתמה כוזבת (כאשר עובד מבקש מחברו להחתים עבורו את הכרטיס במקרים בהם הוא מסיים את יום העבודה מוקדם יותר או אינו נמצא פיזית במשרד מסיבות אחרות).

 

התקנה מקומית או בענן? 

מערכת ניהול נוכחות מקומית מותקנת למעשה במחשבי המשרד, ודורשת תהליך התקנה והטעמה ממושך של תוכנת ניהול הנוכחות במחשבי העסק. אמנם להתקנה מקומית יש יתרונות כדוגמת סיכויים נמוכים לפריצה וגניבת המידע, אך בטווח הארוך מדובר בבחירה שתגבה זמן ומשאבים רבים מהעסק, בכל הנוגע לתחזוקה ושדרוג המערכת ולגיבוי המידע. לעומת זאת, מערכות לניהול נוכחות מבוססות ענן מאפשרות הטמעה פשוטה וקצרה, כאשר המערכת עוברת שדרוגים ועדכונים באופן עצמאי ואינה דורשת תחזוקה מצד הארגון. ומה בנוגע לאבטחה? רמת האבטחה במערכות מבוססות ענן הן כיום מהגבוהות ביותר. יתרון גדול נוסף של מערכת ניהול נוכחות מבוססת ענן היא הגמישות בכל הנוגע לאפשרות העובדים לדווח כניסה ויציאה גם מחוץ לכותלי המשרד. Day.io היא מערכת נוכחות עובדים מתקדמת ומבוססת ענן המאפשרת לעובדים לדווח נוכחות מכל מכשיר, גם כאשר אין במכשיר תקשורת זמינה, תוך אימות המכשיר והמיקום בו נמצא העובד בזמן הדיווח.

 

זה מתממשק?

בסופו של יום, דיווחי הנוכחות של העובדים משמשים את מנהל החשבונות בארגון לחישוב שכר העובדים. לכן, חשוב לבחור במערכת ניהול נוכחות בעלת ממשק למערכות חישוב שכר מובילות ומתקדמות. Day.io היא מערכת מתקדמת ומבוססת ענן לניהול נוכחות עובדים, בעלת ממשק למערכות ניהול השכר המובילות בישראל ובעולם.

 

מערכת פשוטה או מתוחכמת? 

מצד אחד אתם מעוניינים במערכת מתקדמת, כזו שמאפשרת ניהול יעיל וחכם של דיווח הנוכחות לעובדים. מצד שני, מערכת מתוחכמת ומורכבת מדי עלולה להקשות על העובדים להשתמש בה בשגרה. ככל שהעובדים שלכם אינם בעלי רקע טכני עשיר, כך ההמלצה היא להעדיף מערכת נוכחות בעלת ממשק ידידותי, שתאפשר גם לעובד בעל הבנה טכנולוגית בסיסית להשתמש בדיווח נוכחות בצורה נוחה ופשוטה.

 

התראה, התראה!

עובדים ומנהלים נדרשים להשלים משימות רבות מדי יום, כאשר דיווח וניהול נוכחות הם משימה מנהלתית הנחשבת שולית באופן יחסי. דווקא בגלל זה, קביעת התראות במערכת ניהול הנוכחות יכולה להקל באופן משמעותי. כך, Day.io מאפשרת למנהלים לקבוע התראות שיופיעו למשל כשעובד שכח לדווח כניסה או יציאה, כשנעשה שינוי בדיווח הנוכחות הקיים, במקרים בהם עובד מבצע שעות נוספות ועוד.

 

ניהול משימות ופרויקטים

עסקים רבים מנהלים פרויקטים באופן שוטף ובשגרה. ניהול פרויקט הוא משימה מורכבת, כאשר כל פרויקט הוא ייחודי ושונה מקודמו בדרישות, בלוח הזמנים, בכמות ובסוג אנשי הצוות ובמגוון פרמטרים נוספים. כיום ישנן מערכות ניהול נוכחות מתקדמות, כדוגמת Day.io, המאפשרות ניהול נוכחות עובדים וניהול פרויקטים תחת קורת גג אחת.

מדובר בפתרון אידיאלי עבור הארגון ומנהל הפרויקט, המאפשר לצפות בקלות ובנוחות בדיווח שעות העבודה של כל עובד השותף בפרויקט, להעריך את עלויות הפרויקט עבור הארגון ואת רווחיותו.  

 

תקשורת בין עובדים ומנהלים

איך העובדים שלכם מתקשרים ביניהם? ועם המנהלים שלהם? ארגונים רבים משתמשים במספר רב של פלטפורמות שונות, כאשר כל אחת מהן משמשת למטרה שונה. Day.io זיהתה את הצורך הקיים בשמירה על תקשורת שוטפת בין עובדים ומנהלים בארגון, ומציעה בתוך המערכת צ'ט של אחד על אחד, לצד צ'ט בין צוותים או מחלקות שונות בארגון, ואף הפצת דיוורים והודעות ארגוניות שונות לעובדים, דרך המערכת, בצורה קלה ונוחה.