מה חשוב לקחת בחשבון בבחירת מערכת לניהול שכר?

סוף החודש קרב, ושוב הגיע הזמן לעבור על דוחות הנוכחות של העובדים, כמו גם ימי המחלה והחופשה, ולחשב את השכר שמגיע לכל עובד.

הדבר אולי נשמע פשוט, אך למעשה מדובר במשימה מורכבת, שדורשת ידע, הבנה ומומחיות של חשב השכר.

כיום, ארגונים רבים כבר מכירים ביתרונות הרבים של מערכת לניהול שכר ונעזרים בהן לצורך חישובי השכר לעובדים. כיום מערכת לניהול שכר כבר אינה רק נחלתו של חשב השכר, ובמקרים רבים היא משמשת גם את העובדים לקבלת מידע ועדכונים על תלוש השכר שלהם. למעשה, מדובר באחת המערכות המשמעותיות והחשובות לתפקוד הארגון ולהצלחתו.

מדוע חשוב להשקיע זמן ומחשבה בבחירת מערכת לניהול שכר?

• חישוב שכר העובדים מדי חודש בחודשו היא משימה מורכבת, הנמסכת על נתוני דיווח שעות הנוכחות של העובדים.
• שגיאות בחישוב השכר עלולות לעלות בזמן ובמשאבים ואף להוביל לתוצאות הרסניות עבור הארגון. כך למשל, תסכול בקרב העובדים על טעויות בשכרם עלול להוביל לתביעה משפטית, ואילו שגיאות שיש בהן עבירה על חוקי העבודה יגררו קנסות.
• משימת חישוב השכר נעשית תמיד תחת לחץ של זמן – מסוף החודש ועד לתשיעי בחודש העוקב, כאשר על כל המשכורות להיות מוכנות עד לתאריך מסוים, על מנת שיועברו אל העובד בזמן ובהתאם להסכם העבודה שלו. קוצר הזמן והעומס בו נתון חשב השכר בתקופה זו של החודש עלולה להגביר את הסיכון לטעויות.
• מורכבות חישוב השכר נובעת בין היתר גם מהעבודה שלעובדים שונים ישנם הסכמי שכר שונים בארגון – שכר שעתי או גלובלי, עבודה במשמרות, תשלום בגין שעות נוספות וכו.
• מהשכר המגיע לעובד מדי חודש יש לנכות מיסים, ביטוח לאומי ולעתים גם מס נוסף על ארוחות, רכב חברה ועוד.

כיום מבחר תוכנות השכר הקיים הוא גדול ומגוון. ללא ידע בנושא, בחירת תוכנת השכר עלולה להיות משימה קשה ומבלבלת.

לא השקעתם את הזמן והמשאבים הדרושים ללקיחת ההחלטה הנכונה ובחרתם במערכת שכר שאינה מתאימה עבורכם? החלפת מערכת ניהול שכר היא משימה אפשרית, אך מדובר בתהליך מורכב, הכרוך באחזור נתונים והעברתם בין המערכת ה'חדשה' ל'ישנה', כמו גם בהטמעה של המערכת החדשה, ביצוע הדרכות לעבודה עליה לגורמים הרלוונטיים בארגון ועוד. כל אלו יוצרים מעמסה על משאבי הארגון ועל חשב השכר בפרט.

כיצד נבחר את מערכת השכר הנכונה עבור הארגון? למה חשוב לשים לב? ריכזנו עבורכם את כל הפרמטרים החשובים לפני לקיחת ההחלטה.

התאמה לצרכים – לפני שפונים למשימת חיפוש מערכת ניהול שכר, חשוב להקדיש זמן להגדרת הצרכים להם תרצו שהמערכת תעניק מענה. לכל ארגון צרכים אחרים, ותוכנת שכר טובה היא כזו שתענה על הצרכים הספציפיים שלכם – בין אם מדובר בהפקת דו"חות מפורטים, חישוב שכר לפי הסכמים אישיים, או דווקא בצורך בבחירת מערכת המעניקה מענה לצרכי התחום בו פועלת החברה.

ומה לגבי חשב השכר? תוכנת השכר צריכה להתאים גם לצרכיו ולאופן העבודה שלו.

ידידותיות הממשק – מערכות מורכבות יותר לא בהכרח יעניקו מענה טוב יותר. השאיפה היא לבחור במערכת שכר ידידותית ואינטואיטיבית לשימוש ככל שניתן. המחשבה שעבודה על מערכת מורכבת ולא ידידותית תהפוך קלה ונעימה לאחר תקופת 'הסתגלות' אינה בהכרח נכונה – עבודה שוטפת עם מערכת שאינה קלה לתפעול עלולה להיות מתסכלת עבור חשב השכר ולהקשות עליו גם בטווח הארוך.

ממשק למערכת ניהול נוכחות עובדים – חישוב שכר העובדים מתבסס על נתוני דיווח הנוכחות החודשיים, אותם מדווחים העובדים באופן שוטף במערכת לניהול נוכחות. לכן, חשוב לוודא שמערכת השכר בה בחרתם תוכל להתממשק עם מערכת ניהול נוכחות עובדים שהוטמעה בעסק.

Day.io היא מערכת מתקדמת ומבוססת ענן לניהול נוכחות עובדים, בעלת ממשק למערכות ניהול השכר המובילות בישראל ובעולם (SAP, ADP, etc).

כך, Day.io מאפשרת לחשב השכר לבצע העברה של נתוני דיווח הנוכחות החודשיים של העובדים לתוכנת ניהול השכר בלחיצת כפתור.

הנגשת נתוני השכר לעובדים – כיצד אתם מתכננים להנגיש את תלושי השכר לעובדים שלכם? חלק מהתוכנות הקיימות לניהול שכר מציעות פורטל לעובדים, בו כל עובד יכול להיכנס לאזור האישי, לצפות בתלוש השכר שלו, ואף למלא טפסים או לעדכן פרטים נדרשים במידת הצורך.

עמידה בדרישות החוק – חוקי העבודה והשכר עוברים שינויים לאורך שנים. נוסף על חוקי ההעסקה, החוק דורש מהמעסיק להעביר לעובדיו תלוש שכר מפורט, הכולל את אופן חישוב השכר והיבטים נוספים. חשוב לוודא שתוכנת ניהול השכר מתעדכנת באופן אוטומטי ומותאמת לחוקים המשתנים.

שירות ותמיכה – כמו כל דבר חדש, גם עבודה עם מערכת ניהול שכר חדשה דורשת לרוב למידה. חשוב לוודא שעם הטמעת המערכת יעניק הספק הדרכה מקיפה לצוות באשר לפונקציות השונות בה.

בנוסף, מערכת ניהול שכר היא מוצר 'חי', שיש לבצע בו עדכונים ותחזוקה שוטפת. לכן, היבט השירות משמעותי. בדקו מול הספק האם הוא מתחייב לביצוע שדרוגים ועדכוני גרסה למערכת מיוזמתו. קרתה תקלה? נתקלתם בבעיה? חשוב לוודא שלספק צוות תמיכה, הכולל אנשי מקצוע בעלי הידע והניסיון הדרושים בעבודה עם המערכת. צוות התמיכה יוכל להציע תמיכה טכנית וטיפול מהיר בתקלות דחופות, ובמידת הצורך אף להגיע למשרדי העסק.  

עלות – אמנם מחיר רכישת התוכנה מהווה חלק מסך השיקולים שמפעילה החברה בלקיחת ההחלטה, אך כמובן שעלות אינה יכולה להיות השיקול העיקרי בבחירה. זאת, כיוון שרכישת מערכת במחיר מוזל או ב'מבצע' אולי תאפשר לכם להפחית את הוצאות הארגון בטווח הרחוק, אך בחירה במערכת שאינה מתאימה לצרכי הארגון עלולה דווקא לעלות לכם יותר בטווח הרחוק.

כמה טיפים לסיום:

• בצעו מחקר שוק – ההמלצה שלנו היא לבחור במערכת לניהול שכר רק לאחר שבדקתם את האפשרויות העומדות לפניכם, השוויתם את יכולות המערכות השונות, ובחנתם את מידת התאמתן לצרכים שלכם.
• בקשו מידע – בררו מול הספק מה הוותק שלו בתחום, האם מדובר המערכת שהוא בעצמו פיתח או שהוא משווק מורשה שלה, וכן לאילו לקוחות הוא נותן שירות. אלו יוכלו להעניק לכם תמונה טובה בנוגע למקצועיות, לניסיון וליכולת הספק להעניק לכם שירות ותמיכה לאורך זמן.
• חושבים שמצאתם את מערכת ניהול השכר המתאימה עבורכם? הגדירו תקופת ניסיון בה ניתן יהיה להתנסות במערכת ורק לאחר מכן לקבל החלטה.