גישת אג'ייל לניהול פרויקטים

מהם עקרונותיה ויתרונותיה של אג'ייל? ומהן השיטות הקיימות המבוססות על מתודולוגיה זו?

 

אם אתם מנהלים פרויקט בארגון או ניהלתם פרויקט בעבר, אתם ודאי יודעים שמדובר במשימה מורכבת ומאתגרת.

ניהול פרויקט נכון ומדויק דורש בראש ובראשונה הגדרת מטרה, הכנה ותכנון, קביעת לוחות הזמנים ותקציב הנדרשים להשלמת הפרויקט, איתור אנשי המקצוע הדרושים להצלחתו ועוד.

נוסף על כך, מתוכנן ככל שיהיה, חשוב לקחת בחשבון שייתכנו שינויים בפרויקט לאורך הדרך, ולכן ניהול פרויקט דורש גמישות מרבית והיערכות למצבי חוסר ודאות. 

 

לאורך השנים פותחו גישות שונות לניהול פרויקטים, שמטרתן לסייע למנהל הפרויקט לתכנן, להוציא לפועל ולנהל את הפרויקט בצורה הטובה ביותר והמתאימה ביותר עבור צרכי הארגון.

בתחילת המאה ה-21 פותחה מתודולוגיה בשם אג'ייל (Agile), המציעה גמישות בניהול פרויקטים, מתוך הבנת הצורך הקיים ביכולת תגובה מהירה לשינויי הלקוח והשוק.

 

מהי מתודולוגיית אג'ייל?

במקור, מתודולוגיית אג'ייל פותחה כגישה לפיתוח תוכנה, ומכאן שמה הנוסף – פיתוח תוכנה זריז. 

הגישה פותחה כמענה לצורך בגישות קלות וגמישות יותר לפיתוח תוכנה, אל מול המתודולוגיות המסורתיות שהיו נהוגות באותה התקופה. ההבנה שניהול פרויקט הוא תהליך מתגלגל, והצורך לאפשר גמישות ושינויים בפרויקט לאורך התהליך, הם שהובילו לפיתוח הגישה.

 

עקרונות המתודולוגיה

בבסיס המתודולוגיה עומדים מספר עקרונות, ביניהם:

• המטרה הראשונה והחשובה ביותר היא לספק פתרון בעל ערך ללקוח, בזמן הקצר ביותר.
• הפתרון הראשוני שיסופק בזמן הקצר אינו התוצר הסופי, אלא מוצר מינימלי חיוני (MVP) שעתיד להשתנות. 
• העבודה תתבצע בצוותים משולבים
• סביבת העבודה צריכה להיות גמישה ומותאמת לשינויים, תוך מתן אמון באנשי הצוות שביכולתם לבצע את המשימות.
• כל תהליכי הפרויקט צריכים להיות ברי-שינוי, בהתאם לדרישות המשתנות של הלקוח והשוק.
• צריך להתקיים שיתוף פעולה שוטף בין אנשי צוות הפיתוח, וכן בין הצוות והלקוח.
• הפרויקט עובר 'פירוק' למשימות קטנות ומהירות, המבוצעות בזמן קצר, כאשר עם סיומן הן מועברות ללקוח לצורך קבלת פידבק.
• פידבק מהלקוח הוא הכרחי ליצירת תוצר אידיאלי עבורו
• שאיפה לפשטות בפיתוח
• בקרת איכות מתמדת מתבצעת לכל אורך התהליך

 

יתרונות המתודולוגיה

ניהול פרויקט במתודולוגיית אג'ייל טומן בחובו מגוון יתרונות.

יתרונות עבור הלקוח

• שקיפות ותיאום מלא בין נותן השירותים ללקוח – ניהול פרויקט בגישת אג'ייל מאפשר מעורבות מלאה של הלקוח בפרויקט, כך שבכל רגע נתון הוא יודע בדיוק היכן עומד הפרויקט, כיצד הוא מתקדם, ועד כמה המענה שניתן תואם לדרישות ולצרכים שלו.
• קבלת תוצרים במהירות האפשרית – העבודה במשימות קטנות המוצעות בזמן קצר, מאפשרת ללקוח לראות את תוצרי הפיתוח כבר בשלבים הראשונים של הפרויקט.

 

יתרונות עבור הארגון

• פידבק שוטף מהלקוח – העובדה שהלקוח מעורב בכל שלב ושלב של הפרויקט, מאפשרת למנהל הפרויקט לקבל פידבק רציף מהלקוח על התקדמות ותוצר, ולבצע התאמות נדרשות בהתאם.
• תיקון פשוט של טעויות – העבודה במשימות נקודתיות ומהירות מאפשרת בדיקה עצמאית של כל אחד מהתוצרים, ותיקון טעויות מהיר, במינימום משאבים ועלויות לארגון.
• גמישות – הלקוח לא מרוצה מהתוצר, או מבקש לשנות את הדרישות? עבודה במתודולוגיית אג'ייל מאפשרת גמישות מקסימלית בניהול הפרויקט ומענה מהיר לשינויים נדרשים.
• שקיפות וקיצור משך הפרויקט – שיתוף פעולה וידע באופן שוטף בין הגורמים השונים בארגון המעורבים בפרויקט, מאפשרת לכל אחד מאנשי הצוות לדעת בדיוק היכן עומד הפרויקט ומה נדרש ממנו, ופיתוח תוצרים בזמן הקצר ביותר.

 

מי שותף בפרויקט?

על פי גישת אג'ייל, צוות הפרויקט צריך לכלול את כל בעלי התפקידים המשתתפים בתהליך – מאפיינים, מפתחים, מעצבים, מנהל מוצר, מתכנתים ובודקי תוכנה, מנתחי מערכות ועוד. מידת מעורבותו של מנהל הפרויקט בעבודת הצוותים השונים משתנה בהתאם לשיטת העבודה שהארגון מאמץ.

 

כיצד להעריך את הצלחת הפרויקט?

גישת אג'ייל מקדמת מסירת תוצרים באופן רציף ללקוח, ובהתאם מאפשרת למנהל הפרויקט לקבל פידבק שוטף מהלקוח. פידבק זה מהווה למעשה מצפן משמעותי במדידת הצלחת הפרויקט והתאמתו לרצונות ולדרישות הלקוח.

מדדים נוספים שחשוב לקחת בחשבון הם הספק העבודה של צוות הפרויקט ועמידה בלוחות הזמנים שהוגדרו למשימות השונות, וכמובן עמידה בתקציב שהוגדר לפרויקט.

ההמלצה היא להגדיר נקודות בקרה, בהן ייבחן ביצוע הפרויקט ועמידתו ביעדים, אל מול התכנון, והפקת לקחים בהתאם.

חשוב להדגיש שניהול פרויקט בגישת אג'ייל הוא תהליך המחייב הערכות כלל ארגונית, הכנת והכשרת העובדים ובניית צוותים ייעודיים שיעבדו על הפרויקט יחד, בשיתוף פעולה וכיחידה עצמאית.

 

אילו שיטות עבודה קיימות במתודולוגיית אג'ייל?

לאורך השנים פותחו מגוון שיטות המבוססות על עקרונות Agile.

 

Scrum

אם אתם מנהלים פרויקטים בתחום התוכנה, IT או שיווק, ייתכן ששיטת Scrum לניהול פרויקטים תתאים לכם. השיטה מבוססת על עבודה במחזורים (ספירנטים) קצרים בעלי יעד ברור, שמשכם 2-4 שבעות.

על פי השיטה, כל צוות בפרויקט מתנהל באופן עצמאי, ומורכב מאנשי מקצוע מתחומים שונים,  הדרושים להשלמת המשימה. האחריות לביצוע המשימות מוטלת על אנשי הצוות, ולא על מנהל הפרויקט.

הדגש בגישה זו הוא בהשגת יעילות מקסימלית, כאשר בסיום כל ספירנט מבוצעת הפקת לקחים, לקראת הספרינט הבא.

 

Lean

שיטת Lean או בשמה הנוסף 'ניהול רזה', מתמקדת במקסום של התוצרים, תוך הפחתה למינימום של המשאבים הנדרשים. 

מקורה של השיטה בהמצאת קו הייצור האוטומטי של הנרי פורד. השיטה דוגלת במתן ערך מקסימלי ללקוח, תוך ניצול מקסימלי של המשאבים הקיימים, זיהוי משאבים מבוזבזים שאינם הכרחיים לפיתוח התוצר וצמצומם, עבודה רציפה בצוותים, קיצור זמני האספקה, וחתירה לשיפור מתמיד בתהליכי העבודה.

 

Kanban

קאנבן היא מילה ביפנית, שמשמעותה כרטיס, והיא החלה בחברת טויוטה היפנית, והרעיון שעומד מאחוריה הוא לספק את התוצרים בדיוק בזמן ולפי דרישה. 

על פי שיטה זו, העבודה נקבעת על ידי הלקוח. עקרונות השיטה כוללים בין היתר עבודה רציפה, גמישות מקסימלית לסדרי העדיפויות המשתנים, הגבלת כמות המשימות המבוצעות בכל זמן נתון בכל אחד משלבי התהליך כך שלא יוכלו לעבוד במקביל על יותר מכמה פריטים, שיפור עקבי ורציף, וניהול הפרויקט על ידי הצוות.

 

XP

XP- Extreme Programming היא מתודולוגיה המשתמש בעיקר בתחום פיתוח התוכנה. מדובר בשיטה דינמית, המבוססת על עקרונות של תקשורת שוטפת בין המתכנת ללקוח, פיתוח פשוט ככל הניתן, שיפור מתמיד ופידבק רציף מהלקוח על התוצרים. חלק מרכזי בשיטה הוא כתיבת והרצת בדיקות תוכנה בתדירות גבוהה.