כיצד תתמודדו עם היעדרויות בלתי מתוכננות של העובדים?

שוב התחלתם את היום עם מספר הודעות מעובדים שדיווחו על מחלה? אתם לא לבד.

היעדרות בלתי מתוכננת מהעבודה עקב מחלה או מצב רפואי היא נחלתם של ארגונים רבים.

על פניו הדבר אינו נראה נורא כל-כך, אך בפועל מגמה זו מביאה איתה השפעות כלכליות של ממש עבור ארגונים. כך, סקר שבוצע על ידי קהילת ניהול משאבי האנוש SHRM מצא שעלותן של היעדרויות עומדת על – 20-22% מעלויות השכר.

מהן זכויות העובדים בכל הנוגע להיעדרויות מהעבודה מסיבות שונות? כיצד משפיעות היעדרויות אלו על המעסיק, וכיצד ניתן להתמודד עם התופעה באופן מיטבי? ריכזנו עבורכם את כל המידע החשוב בנושא.

מה קובע החוק?

חוק דמי מחלה קובע את זכותו של העובד להעדר מהעבודה בעקבות מחלה, שאינה מאפשרת לו לבצע את עבודתו באופן זמני או קבוע.

על פי החוק מדי חודש נזקפים לזכותו של העובד 1.5 ימי מחלה – 18 ימי מחלה בשנה.

העובד זכאי לקבלת תשלום בגין מחלה החל מהיום השני להיעדרותו, כאשר עובד במשכורת חודשית יקבל תשלום בגובה 50% משכרו היומי עבור היום השני והשלישי להיעדרותו, והחל מהיום הרביעי להיעדרות יהיה העובד זכאי לתשלום מלא, בגובה השכר היומי שלו. תנאים אלו עשויים להשתנות בהתאם להסכם העבודה שנקבע מול העובד, אך בכל מקרה אופן חישוב התשלום בגין ימי ההיעדרות לא יהיה נמוך יותר מהקבוע בחוק.

אין חובת התרעה מראש – בניגוד לניצול ימי חופשה, היעדרות עקב מחלה אינה מותנית באישור מראש של המעסיק.
הכרת המעסיק בימי המחלה מותנית בהצגת תעודת מחלה, שהופקה על ידי רופא.
האם ניתן לצבור ימי מחלה משנה לשנה? התשובה היא כן – עד לגובה של 90 ימי מחלה.
מה בנוגע לפדיון ימי מחלה? בניגוד לימי חופשה, לא ניתן לפדות ימי מחלה שלא נוצלו בכסף, גם לא בסיום יחסי העבודה בין העובד למעסיק (אלא אם כן הסכם העבודה שנחתם קובע אחרת).

היעדרות עקב מחלת בן משפחה

החוק קובע שעובד יוכל לנצל עד שישה ימי מחלה בשנה עבור מחלה של בן או בת הזוג.

כמו כן, העובד זכאי לנצל עד 8 ימי מחלה בשנה בגין מחלת ילד שגילו עד 16.

היעדרות עקב היריון

נשים העובדות במשרה מלאה זכאיות לעד 40 שעות היעדרות בתשלום, לצורך ביצוע בדיקות הנוגעות להיריון. כאשר העובדת ההרה נדרשת לשמירת היריון בשל מצב רפואי, תהיה זכאית לגמלה מהביטוח הלאומי, אם משך ההיעדרות הוא 30 ימים לפחות. בכל מצב אחר, היא תהיה זכאית לתשלום דמי מחלה מהמעסיק, עד לניצול מלא של דמי המחלה העומדים לרשותה.

הורים לאדם עם מוגבלות

עובד שבנו או ביתו סובלים ממוגבלות, יוכל להיעדר עד 18 ימים בשנה, על חשבון ימי המחלה שעומדים לרשותו. דמי המחלה ישולמו החל מהיום הראשון להיעדרות. בנוסף, אותו עובד זכאי ל-52 שעות בשנה שישמשו אותו לטיפול בילדו, בתשלום מלא של המעסיק.

כיצד היעדרויות העובדים משפיעות על הארגון?

מעסיקים רבים טועים לחשוב שהשפעת היעדרותו של העובד מסתכמת בעלות שכרו של העובד. עם זאת, המצב בפועל מורכב יותר.

חשוב להבין שלהיעדרויות העובדים השלכות רבות על המעסיק, וביניהן:

שיבוש תהליכי העבודה – כאשר אחד העובדים נעדר, מתרחשת 'קטיעה' ברצף תהליכי העבודה השגרתיים. רוב העובדים אינם פועלים כיחידה עצמאית, אלא כחלק מצוות, כאשר לכל עובד בצוות מוקצות משימות או תחומי אחראיות מסוימים בשגרה ובפרויקטים קונקרטיים. כאשר עובד נעדר ואין לו תחליף, הדבר ישפיע על עבודתם של עובדים אחרים הלוקחים חלק בצוות/בפרויקט.
פגיעה בפרודוקטיביות העובד – היעדרות מהעבודה פירושה נתק. כך, עובד שמתנתק מתפקידו למשך יותר מיום-יומיים יזדקק לזמן נוסף, עם חזרתו, על מנת לשוב בדיוק לנקודה בה עצר את עבודתו. הדבר משפיע ללא ספק על התפוקה שלו.
עלויות – בסופו של דבר, עסקים שואפים לשמור על רווחיות גבוהה, בלעדיה לא יוכלו לשרוד. היעדרות עובדים והשפעותיה שצוינו לעיל, גובים מהארגון מחיר אמיתי, העלול בתורו לפגוע ברווחיות העסק.

יכול להיות שזה בכלל יום חופש?

מבלי לזלזל בימי המחלה, כיום יותר ויותר מעסיקים עדים למגמה במסגרתה עובדים מדווחים על ימי מחלה מסיבות שאינן מוצדקות. הדבר רווח בקרב ארגונים המאפשרים לעובדיהם 'ימי מחלה בהצהרה' (הצהרה מצד העובד על יום מחלה בודד, ללא צורך באישור רפואי), אך לא רק.

חלק מהעובדים מדווחים על ימי מחלה כאשר ימים אלו משמשים אותם למעשה לצורך חופשה.

עם זאת, היעדרויות מרובות של העובד עלולות להצביע על בעיה עמוקה יותר- שחיקה בעבודה, חוסר מוטיבציה, חוסר שביעות רצון מתנאי ההעסקה ואף חוסר כימיה עם המנהל הישיר.

לכן, היעדרויות תכופות מצד עובד אחד או יותר צריכות להדליק נורות אזהרה עבור המעסיק.

כך תנהלו את היעדרויות העובדים

אמנם המעסיק אינו נדרש לאשר את ימי המחלה שהעובד מבקש לעצמו, אך אין זה אומר שנושא ההיעדרויות לא ניתן לניהול.

כל מעסיק יכול לנקוט במספר צעדים פשוטים שיסייעו לו לקבל תמונה מלאה על היעדרויות העובדים, שעל בסיסה יוכל לקבל החלטות מושכלות.

הנה כמה צעדים ראשונים וחשובים לניהול ההיעדרויות בארגון:

איסוף מידע, ניטור ומעקב – רוצים לאמוד את היקף היעדרויות העובדים בארגון? שימוש במערכת מתקדמת ומבוססת ענן לניהול נוכחות עובדים, כדוגמת io, מאפשרת לעובדים לדווח על ימי מחלה מכל מקום ובכל זמן. נתוני דיווח הנוכחות מתעדכנים באופן שוטף, ובכך מאפשרים למנהל לצפות בימי ההיעדרות של כל עובד ולעקוב אחר המידע, בזמן אמת.
זיהוי מגמות – באמצעות שימוש במערכת מתקדמת לניהול נוכחות ניתן להפיק דו"חות ולצפות בימי היעדרות של עובדים לאורך תקופות שונות, ברמת העובד, הצוות, המחלקה והארגון. נתונים אלו מאפשרים לזהות את היקף הבעיה, להשוות את שיעור ההיעדרויות בעבר ובהווה, לבחון האם קיימת מגמת היעדרות בצוות מסוים ועוד.
תקשורת שוטפת עם העובד – אין תחליף לקשר ישיר עם העובדים. ההמלצה שלנו היא לעודד תקשורת ישירה בין המנהל לעובדיו, גם בימים בהם העובד נעדר. יצירת קשר עם העובד בימי היעדרות ודאגה לשלומו תביע אכפתיות כלפי העובד מצד אחד, ומהצד השני תאפשר למנהל להבין מהי הסיבה להיעדרות.
נהלו שיח כן ופתוח – זיהיתם שאחד העובדים נעדר לאחרונה הרבה מעבר לממוצע? אל תחכו שייגש אליכם מיוזמתו וישתף אתכם במה שעובר עליו. קבעו עמו שיחה ובררו מה הסיבה להיעדרויות המרובות. בין אם הרקע לכך הוא אישי, משפחתי, או דווקא נוגע לעבודה, ידיעת הסיבה תאפשר לכם להעניק מענה מותאם, לחשוב על פתרונות ולבוא לקראתו, ככל שניתן.
הגדירו מדיניות היעדרויות – מחלקת משאבי האנוש בארגון צריכה לקבוע מדיניות ברורה בכל הנוגע ל'נעדרים כרוניים', ולדברר אותה למנהלים השונים. מה הצעדים שהארגון ינקוט כנגד אותם עובדים שנעדרים באופן תכוף ללא הצדקה? קביעת מדיניות בנושא תשדר מסר לכל עובדי הארגון ותשפיע במידה רבה על החלטות העובדים והתנהלותם בכל הנוגע לימי המחלה.