ימי חופשה לעובד – מדריך להתנהלות נכונה של המעסיק

כמה ימי חופשה מגיעים לעובד על פי חוק?

האם אפשר להוציא את העובדים לחופשה מרוכזת? מדוע חשוב לקבוע מדיניות בנוגע לחופשות וכיצד ניתן לנהל את חופשות העובדים בצורה מיטבית?

כל התשובות בפנים

מה אומר החוק?

• חוק חופשה שנתית קובע שכל עובד שכיר זכאי לימי חופשה בתשלום, כחלק מתנאי ההעסקה שלו.
• הזכאות לימי החופשה מחושבת בהתאם לכמה פרמטרים, ביניהם תאריך תחילת העבודה, הוותק של העובד, מספר הימים בהם עבד בפועל במהלך השנה ואורך שבוע העבודה בארגון. החל מתחילת שנת 2017, עובד בעל וותק של עד ארבע שנים, המועסק בארגון שבו עובדים חמישה ימי עבודה בשבוע, יהיה זכאי ל-12 ימי חופשה על פי חוק, כאשר החל מהשנה השישית כמות ימי החופשה להם הוא זכאי עולה בהדרגה. לעומתו, עובד המועסק בארגון בו שבוע העבודה הוא 6 ימים, יהיה זכאי ל – 14 ימי חופשה במשך חמש השנים הראשונות שלו בארגון.
• בני נוער ועובדים בענפים מסוימים זכאים למספר רב יותר של ימי חופשה.

• גובה התשלום בגין כל יום חופש מתבסס על השכר היומי הממוצע בשלושת החודשים האחרונים.

• מה לגבי עובדים במשמרות או במשרה חלקית? הם זכאים לאותו מספר ימי חופשה בשנה כמו עובדים במשרה מלאה, אך התשלום שיקבלו עבור כל יום חופש יהיה מותאם להיקף המשרה.

• ימי חג או שבת, כמו גם ימי מחלה, חופשת לידה ושביתות אינם יחושבו כימי חופשה.

• האם ניתן לצבור ימי חופשה של נוצלו? החוק מאפשר צבירה של שבעה ימי חופשה משנה לשנה. מעבר לכך, הארגון אינו מחויב לאפשר לעובד לצבור ימי חופשה נוספים שלא נוצלו.

• האם אפשר לפדות ימי חופשה? החוק קובע שפדיון של ימי חופשה שלא נוצלו יתאפשר כאשר יחסי העבודה בין הארגון לעובד מגיעים לסיום – עקב פיטורין או התפטרות.
• האם עסק יכול להודיע לעובדים על חופשה מרוכזת בימים מסוימים שקבע? התשובה היא כן – ארגון יכול להודיע לעובדיו על חופשה מרוכזת, כאשר אורך החופשה הוא לפחות שבעה ימים, ובהתאם להתראה מראש בת 14 יום.

ניהול ימי חופשה לעובדים – למה לשים לב?

החג הבא כבר בפתח? החופש הגדול מתקרב בצעדי ענק?

אם תשאירו את נושא ימי החופשה של העובדים לרגע האחרון, סביר להניח שתמצאו את עצמכם בבעיה.

זאת, כיוון שעובדים רבים מבקשים לנצל את ימי החופשה בתקופות מסוימות– בעיקר סביב חגי תשרי ופסח. גם חודשי הקיץ הם תקופה אטרקטיבית מאוד לצאת לחופשה, בייחוד כאשר העובדים הם הורים לילדים קטנים.

מצד אחד, כמובן שהשאיפה שלכם כארגון היא לאפשר לכל עובד לממש את ימי החופשה שלו במועד המתאים עבורו ולפי רצונותיו והעדפותיו האישיות. מצד שני, אם כל העובדים ייצאו לחופשה באותו הזמן, הדבר עלול לפגוע בתפוקת הארגון.

אתגר נוסף שעומד בפניי הארגון הוא להישאר מעודכן בכל רגע נתון בסטטוס ימי החופשה השנתיים העומדים לרשות כל עובד וטרם נוצלו. מידע זה חשוב לצורך קבלת החלטה על אישור או דחיית בקשתו של העובד לצאת לחופשה.

עשה ואל תעשה בניהול ימי חופשה לעובדים

• כשמדובר בימי חופשה לעובד, המפתח לניהול מוצלח הוא קביעת מדיניות ונהלים בנושא. רוצים למנוע מצב שבו עובד מבקש חופש מהיום למחר? הגדירו את משך הזמן הנדרש להתראה מראש על בקשת חופשה. הגדרתם נהלים? אל תשכחו ליידע את העובדים. כך תמנעו מחוסר נעימות ומאכזבה של עובדים שלא העבירו את הבקשה לחופשה בזמן.

• אל תהיו קשים – נהלים הכרחיים להבטחת ניהול נכון ותפקוד יעיל של הארגון. עם זאת, חשוב לשמור על אנושיות. ייתכנו בהחלט מצבים בהם העובד העביר לכם בקשה לחופשה בהתראה קצרה, מסיבה מוצדקת, או שביקש יום חופש בשל אירוע חשוב, למרות שכבר ניצל חמישה ימי חופשה בחודש החולף. גמישות והתחשבות בעובדים חשובה לשמירה על שביעות הרצון של העובדים ולה השפעה גם על התפוקה שלהם.

• נהלו את בקשת החופשות באופן ממוחשב – שוב שכחתם שהעובד בחופש היום, אחרי שפנה אליכם בעל-פה בשיחת מסדרון ואישרתם לו את מועד החופשה? תיעוד וניהול ממוחשב של ימי חופשה לעובדים באמצעות מערכת נוכחות עובדים מתקדמת כדוגמת io יאפשרו לכם לעקוב בכל רגע נתון אחר החופשות המתוכננות של העובדים. כך תוכלו למנוע הפתעות מיותרות ולהיערך מראש לימים בהם העובדים נעדרים.

קבעתם ישיבה חשובה המוגדרת כנוכחות חובה לכל העובדים? באמצעות המערכת תוכלו לוודא בקלות שאף עובד לא נמצא בחופש במועד זה.

• בצעו הערכה פנימית – כאשר מדובר בארגון בינוני או גדול, לו מספר רב של צוותים ומחלקות, חשוב שמדיניות הארגון בנושא החופשות תכלול התייחסות פרטנית למחלקות השונות. לדוגמא – מהי הכמות המקסימלית של עובדים שיוכלו לצאת לחופשה במחלקת השיווק, מבלי שהדבר יפגע ביכולת התפקוד של המחלקה? אין ספק שלמחלקות שונות יש צרכים שונים ונדרשת מצבת עובדים מינימלית שונה על מנת להבטיח את תפקודן.

• קבלת החלטה מבוססת נתונים – העובד ביקש לצאת לחופש במועד מסוים? ככל שיהיה בידיכם יותר מידע, כך תוכלו לקבל החלטה מושכלת ומבוססת נתונים, הנכונה עבור הארגון והעובד. כך, שימוש במערכת נוכחות עובדים מתקדמת, כדוגמת io תאפשר לכם, בלחיצת כפתור, לקבל תמונת מצב על סטטוס ניצול ימי החופשה של העובד עד כה. בנוסף, אפשר ואף כדאי לבדוק במערכת אם ישנם עובדים נוספים המתכננים לצאת לחופש באותו תאריך, על מנת למנוע מצב בו עובדים רבים ייעדרו באותו מועד.

• תזכרו את העובדים – פתחתם את לוח השנה וגיליתם שבעוד שבועיים מהיום חל חג? אל תחכו שיגיעו אליכם בקשות העובדים לחופשה. מומלץ לפנות אל העובדים באופן יזום, מספר שבועות לפני החג המתקרב, ולבקש מהם לעדכן אם ברצונם לצאת לחופש בימים אלו.

• עודדו את העובדים לצאת לחופש – יש עובדים כאלו, בוודאי גם אצלכם בארגון, שפשוט לא יוצאים לחופש. הדבר יכול להוביל למצב בו העובד צבר ימי חופש רבים, שלא ניתן 'לשמור' לשנה הבאה, והוא עלול לאבד אותם. מעבר לעוגמת הנפש הכרוכה באבדן ימי חופשה, עבודה ללא חופשה מייצרת שחיקה לאורך זמן ומפחיתה את התפוקה והיעילות של העובד.

כדאי לקבוע מספר מועדים בשנה בהם אתם תעברו על מצבת ימי החופשה של העובדים, כפי שמופיעה במערכת הנוכחות המתקדמת שלכם. פנו לאותם עובדים שהצבירה שלהם גבוהה במיוחד או שטרם ניצלו ימי חופשה השנה ועודדו אותם לצאת לחופש.