כל מה שצריך לדעת על גיוס עובדים

בין אם הקמתם עסק חדש, פתחתם תקן לתפקיד חדש בארגון, או שאתם מחפשים מחליף לעובד שעזב, גיוס עובדים הוא תהליך מאתגר, שדורש זמן, משאבים והערכות מצד הארגון. גיוס עובד המתאים לצרכי הארגון ולדרישות התפקיד יסייע להבטחת הצלחת הארגון לאורך זמן. 

ריכזנו עבורכם כאן את כל השלבים והדגשים לתהליך גיוס מוצלח של עובדים.

 

הגדירו את התפקיד

בין אם מדובר בתפקיד חדש או קיים, חשוב להגדיר את תחומי האחריות ודרישות המשרה. מהם הכישורים והיכולות הנדרשים לתפקיד? רמת הידע והמומחיות? כמה שנות ניסיון נדרשות? אלו יסייעו לכם למפות את הכישורים הנדרשים לתפקיד ולזהות את העובד האידיאלי שיתאים למשרה. הגדירו לעצמכם גם מהן תכונות האופי הנדרשות מהעובד – האם עליו להיות אדם סבלני או שירותי במיוחד? בעל יכולת עבודה בתנאי לחץ, יכולת עבודה עצמאית, או אולי דווקא חשובה לכם היכולת להשלים משימות במהירות?

חשוב שתגדירו גם סדר עדיפויות לדרישות שלכם, מתוך הבנה שייתכן שלא בהכרח תמצאו במועמד אחד את כל הכישורים והיכולות שייחלתם.

 

ודאו התאמה בין הדרישות לשכר

לא פעם קורה שארגונים מחפשים עובדים מנוסים, מיומנים ובעלי ניסיון רב, אך השכר המוצע לתפקיד אינו תואם את הניסיון והכישורים שנדרשים. קביעת שכר נמוך מדי עלול לגרום לכם לפספס מועמדים טובים וראויים. ההמלצה היא לבצע סקר שוק ולבדוק מהו השכר הממוצע שמציעים חברות אחרות בתפקידים דומים, לפני שמגדירים את השכר למשרה.

 

האם אתם מחפשים עובד שכיר או עצמאי?

ארגונים רבים בוחרים לחפש עובדים שיעבדו במתכונת עצמאית (פרילנסרים), במיוחד כשמדובר במשרה חלקית או כאשר הצורך בגיוס עובד הוא לפרויקט זמני. מעבר לכך, העסקת עובד עצמאי עשויה להיות משתלמת יותר ולחסוך כסף לארגון. כך, הוצאות רבות הנוגעות לקליטת העובד והעסקתו – החל מציוד, ועד תנאים סוציאליים, אינן קיימות כאשר הארגון בוחר בעצמאי לתפקיד. מאידך, ישנם גם חסרונות בהעסקת עצמאי על פני שכיר, ולכן ההחלטה צריכה להילקח לאחר ביצוע חישוב של עלות מול תועלת.

 

נסחו את המודעה

המודעה שלכם צריכה להכיל את כל המידע החשוב על התפקיד, הדרישות והיכולות הנדרשות, ומצד שני להיות קצרה ותמציתית כמה שניתן. כדי לוודא שהיא מנוסחת בצורה ברורה ופשוטה, חשוב להעביר אותה לקריאה בין המנהלים המעורבים בתהליך הגיוס.

 

הגדירו את אפיקי הפרסום והחיפוש

יש לכם מודעה. הצעד הבאה הוא להקדיש חשיבה לפלטפורמות המתאימות לפרסום המשרה. לצורך כך אפיינו את המועמדים הפוטנציאליים לתפקיד – מה גילם, תחומי העניין והרקע שלהם, באילו רשתות חברתיות הם גולשים, מה המדיות שהם צורכים. פלטפורמות שיתאימו לפרסום משרה המיועדת לג'וניורים לא בהכרח יתאימו לבכירים, ומודעה לאיוש משרה בחברת הייטק תופיע קרוב לוודאי בפלטפורמות שונות מאלו המיועדות לאיתור בעלי מלאכה או מקצועות חופשיים.

 

מי אחראי על תהליך הגיוס לתפקיד?

חשוב שתקבלו החלטה לגבי הדמות שתהיה אחריות על תהליך גיוס העובד לתפקיד בארגון. החל ממעבר על קורות החיים שיתקבלו, ביצוע סינון ראשוני, ראיונות עם המועמדים ומעבר על בחינות במידה ויידרשו, ועד להודעה על הפסקת התהליך שתשלח למועמדים שאינם מתאימים לתפקיד.

ריכוז התהליך אצל איש קשר אחד בארגון יוביל לניהול יעיל של תהליך הגיוס ויימנע מצבים שבם מועמדים ראויים נופלים בין הכיסאות. 

 

מיון ראשוני

מיון או 'סינון' של מועמדים הוא השלב הראשון באיתור מועמדים פוטנציאליים ונכונים עבור הארגון. ההמלצה היא בראש ובראשונה להגדיר מהן דרישות הסף לתפקיד (מתוך הדרישות שכבר הגדרתם) ולחפש אותן בקורות החיים של המועמדים. השלב הבא הוא לייצר תסריט לשיחה ראשונית עם מועמדים שקורות החיים שלהם מתאימים לפרופיל התפקיד – מה נרצה לספר למועמד על התפקיד ותהליך הגיוס, כיצד נתאר את התפקיד כך שהמועמד יקבל תמונה מדויקת וגם אטרקטיבית ככל הניתן, מהם הדברים שנרצה לשאול אותו? כדאי גם להקדיש מחשבה לכל השאלות שעשוי המועמד להציף במעמד השיחה, ולהגיע מוכנים עם תשובות.

 

גייסתם עובד? מזל טוב! זה הזמן לתיאום ציפיות

תיאום ציפיות עם עובד חדש יימנע אי נעימויות ותסכולים בהמשך הדרך, הן מצדכם והן מצדו של העובד. לכן, עוד בטרם החל העובד לעבוד, ודאו שאתם מיידעים אותו על תנאי ההעסקה בארגון – היקף המשרה, מדיניות לגבי ביצוע שעות נוספות, כמות ימי החופשה השנתיים שמגיעים לעובד, תשלום בגין ימי מחלה, תנאים סוציאליים שהארגון מעניק לעובד (מעבר לקבוע בחוק) ועוד. בנוסף, חשוב לשתף את העובד בכל הנוגע למדיניות העבודה בארגון – האם קיימת תקופת ניסיון, שלאחריה יחליט המעסיק על המשך עבודתו של העובד בארגון, מהן שעות העבודה המקובלות, האם הארגון מאפשר עבודה היברידית או עבודה מרחוק ועוד.

 

ודאו שאתם עומדים בחוקי העבודה

ארגונים המעסיקים עובדים צריכים לעמוד במגוון חוקים, ביניהם חוק שעות עבודה ומנוחה, חוק ימי מחלה, חוק שכר מינימום ועוד. 

מערכות ניהול נוכחות עובדים מתקדמת כדוגמת Day.io מעודכנות בחוקי ההעסקה ומבצעות עדכונים אוטומטיים בהתאם לשינויים שחלים בחוק מעת לעת, ובכך מסייעות לארגון לעמוד בדרישות החוק. 

 

תקופת התלמדות והכשרה

עוד לפני מועד תחילת העבודה, ודאו שיצרתם תיק חפיפה מסודר ומקיף לעובד, שיאפשר לו ללמוד על הארגון, התפקיד והתחום במהירות וביעילות. מומלץ להגדיר איש קשר בארגון שיהיה אחראי על יצירת תיק החפיפה, כמו גם על קליטת העובד. איש הקשר ילווה אותו בשבועות הראשונים לעבודתו, יוכל להשיב על שאלות שיעלו ויהיה שם כדי לסייע לעובד בכל הנדרש.

לצד מתן מידע החשוב לתחום העיסוק ולדרישות התפקיד עצמו, ודאו שיהיה מי שידריך את העובד החדש בכל הנוגע לשימוש במערכות המחשוב השונות בהן משתמש הארגון. 

אחת המערכות המשמעותיות הנמצאות בשימוש שוטף של העובדים היא מערכת ניהול נוכחות, בהם העובדים נדרשים לדווח על שעות העבודה שלהם. בחירה במערכת לניהול נוכחות כדוגמת Day.io תאפשר לכל העובדים לדווח שעות נוכחות באופן פשוט ונוח. 

מאפשרים לעובדים עבודה מהבית? חשוב לוודא שלעובדים מרחוק וכן לעובדי שטח תהיה אפשרות לדווח נוכחות מכל מקום, באמצעות המחשב האישי, הנייד או הטאבלט שברשותם. 

מערכת מתקדמת ומבוססת ענן לניהול נוכחות, כדוגמת Day.io, תאפשר לעובדים דיווח נוכחות תוך אימות מיקום העובד ברגע הדיווח ואף אימות למכשיר ממנו בוצע הדיווח.

 

הפיקו לקחים

לפעמים, הצורך בגיוס עובד עולה על רקע פיטורים או התפטרות של עובד.  אם זה המקרה, חשוב לבצע תהליך שמטרת מיפוי והבנת הסיבות שהובילו לחוסר ההצלחה של העובד בתפקיד. האם המקור הכשלון היה טמון בחוסר התאמה של העובד עצמו, לדוגמא במחסור בכישורים או יכולות מסוימים? או אולי דווקא בחוסר כימיה עם המנהל הישיר? הסקת מסקנות ולקיחת צעדים רלוונטיים יבטיחו גיוס מוצלח.