מהו תרשים גאנט וכיצד הוא יוכל לשפר את ניהול הפרויקט שלכם?

עובדים ומנהלים בארגון נדרשים להשלים משימות ולנהל פרויקטים מדי יום, כחלק בלתי נפרד משגרת העבודה שלהם. ככל שמדובר במשימה מורכבת יותר, הכוללת בתוכה תתי משימות ומערבת בה מספר עובדים או צוותים, כך ישנה חשיבות רבה יותר לניהול נכון ויעיל של הפרויקט.

 

אז איך מנהלים פרויקט באופן מדויק ונכון לצרכים ולעסק? ישנם מספר היבטים, דרכים, כלים ומתודולוגיות לניהול פרויקט. בפוסט זה נתמקד בתרשים גאנט ובאופן שבו הוא יכול לסייע לעסק בניהול הפרויקט.

 

מהו תרשים גאנט?

תרשים גאנט (Gantt chart) פותח לראשונה על ידי הנרי גאנט בשנת 1910, מהנדס מכונות שחיפש דרך יעילה לניהול משימות הפרויקט על ציר זמן, תוך פירוט לוחות הזמנים של כל משימה, והקשר בין המשימות השונות בפרויקט (לדוגמא – אילו משימות לא יוכלו להתחיל לפני שמשימות אחרות הושלמו).

מאז עבר תרשים הגאנט גלגולים רבים והפך לאחד הכלים המוכרים והנפוצים בניהול פרויקטים.

כיום ישנם מגוון כלים ודרכים ליצור תרשים גאנט לפרויקט שלכם – החל מטבלת אקסל פשוטה, ועד תוכנות לניהול פרויקטים המאפשרות יצירת תרשימי גאנט

 

מתי כדאי להשתמש בתרשים גאנט לניהול הפרויקט?

שימוש בתרשים גאנט יכול להיות כלי חשוב ומועיל לניהול נכון של פרויקט, במצבים הבאים:

• הפרויקט כולל מספר משימות.
• לפרויקט ישנם מועדי התחלה וסיום ידועים.
• קיים סדר פעולות ברור לפרויקט וקשר בין המשימות השונות.  
• לכל משימה בפרויקט ישנם לוחות זמנים ברורים ומוגדרים.

 

מהם יתרונותיו של תרשים הגאנט?

תרשים גאנט מציג בצורה גראפית ברורה ומפורטת את התנהלות הפרויקט, ובכך טמון יתרונו הגדול.

צפייה בגאנט מאפשרת גם:

• בניית ציר הזמן של הפרויקט כולו.
• ניהול זמן – הצגת לוחות הזמנים והתאריכים לכל משימה בפרויקט מאפשרים קבלת תמונה מלאה אודות לוחות הזמנים של הפרויקט כולו והבטחת ניהול מטיבי של הזמן.
• זיהוי היררכיית משימות הפרויקט – אילו משימות תלויות באחרות חייבות להמתין עד להשלמת משימות קודמות, ואילו יכולות להתבצע על ידי העובדים במקביל.  
• איתור קשיים או בעיות אפשריות – לא פעם, תוך כדי יצירת תרשים הגאנט צפים אתגרים או קשיים שלא צפינו קודם.
• שיוך משימות הפרויקט לעובדים הרלוונטיים – באופן זה נבטיח שאף משימה לא תפול בין הכיסאות.
• תקשורת בין כל הגורמים בפרויקט – תרשים גאנט שמתעדכן בזמן אמת מאפשר לכל עובד המעורב בפרויקט לדעת מהו השלב בו נמצא הפרויקט ולתקשר עם אנשי הצוות לפי הצורך.
• שקיפות ומעקב אחר התקדמות הפרויקט בזמן אמת – מנהל הפרויקט יכול לצפות בשלב בו נמצא הפרויקט בפועל, אל מול התוכנית, ולקחת החלטות וצעדים נדרשים על מנת לעמוד ביעדים.
• גמישות – שימוש בתרשימי גאנט מאפשר למנהל הפרויקט לבצע שינויים בסדרי העדיפויות של המשימות והתאמות שונות תוך כדי תנועה ובהתאם לצרכים שעולים מהשטח, בקלות יחסית.

 

אז איך יוצרים תרשים גאנט?

יצירת תרשים גאנט כוללת הכנסת כל המידע והפירוט אודות שלבי ביצוע הפרויקט למערכת ייעודית, ולכן הוא ייעשה רק אחרי שכל המידע על הפרויקט נמצא בידיכם.

אז איך ואיפה מתחילים? 

ישנם כמה צעדים קריטיים שעליכם לבצע, לפני יצירת תרשים גאנט לפרויקט:

• מה הלו"ז? – לרוב הפרויקטים יש מועד התחלה ו-'דד ליין'. חשוב להגדיר את לוחות הזמנים של הפרויקט, על מנת שתוכלו לעמוד ביעד ובדרישות הלקוח.
• מי מעורב בפרויקט? האם הפרויקט שלכם כולל מספר מצומצם של עובדים? צוות אחד, או אולי מספר צוותים? ומיהם אנשי המקצוע בארגון להם אתם זקוקים להשלמת הפרויקט? חשוב למפות את העובדים שייקחו חלק בפרויקט ואת תפקידם.
• משימות או לא להיות – מהן המשימות מהן מורכב הפרויקט? זה הזמן 'לפרק' את הפרויקט למשימות ולתתי משימות. 
• מה הקשר? אחרי שמיפיתם את המשימות השונות הכלולות בפרויקט, זה הזמן להגדיר את הקשר ביניהן – מי מהמשימות תלויה בהשלמתן של משימות קודמות? אילו משימות הן 'עצמאיות' וניתן להתקדם בהן ללא תלות במשימות אחרות, ואילו משימות ניתן יהיה לבצע במקביל?
• שייכו את המשימות בפרויקט לעובדים הרלוונטיים – וודאו שאתם יודעים מי יהיה אחראי לביצוע כל אחת מהמשימות בפרויקט.
• נעצו תאריכים – אחרי שמיפיתם את המשימות השונות והקשר ביניהם, חשוב להקדיש מחשבה ולהגדיר את משך הזמן שיידרש לכל משימה. אפשר ואף מומלץ כמובן להתייעץ עם העובדים הרלוונטיים ולשאול אותם מהו משך הזמן הדרוש להם. מכאן נמשיך להגדרת התאריכים לביצוע כל משימה. 
• הגדירו נקודות עוגן ואבני דרך – בפרויקטים שונים קיימים אילוצים או אבני דרך חשובים, שקריטי לעמוד בהם (לדוגמא – ייצור שצריך להסתיים עד לתאריך מסוים) התחילו בלנעוץ את התאריכים הללו – הם ישמשו כעוגן בלוח הזמנים.
• בנו את התרשים במערכת – יש לכם את כל המידע הנדרש? זה הזמן להזין את הנתונים במערכת בה תנהלו את הפרויקט, ולצור את תרשים הגאנט שלכם.
• לפעמים דברים משתנים תוך כדי תנועה – גם בפרויקט המתוכנן ביותר צפויים שינויים לאורך הדרך. לכן, ודאו שהגדרתם איש קשר בארגון שיהיה אחראי לעדכן את הגאנט בכל שינוי שיעלה מהשטח.