מהם לוחות זמנים גמישים בעבודה וכיצד לנהל אותם?

האם אתם מאפשרים לעובדים שלכם לנהל לוח זמנים גמיש בעבודה?

סדרי העדיפויות של עובדים השתנו, ובעוד שבעבר הפרמטר המשמעותי ביותר עבור עובדים בבחירת מקום עבודה היה תנאי השכר, בשנתיים האחרונות הצטרפו פרמטרים נוספים המשפיעים באופן משמעותי על בחירת מקום העובדה.

כך, על פי סקר עמדות של JobMaster לשנת 2021, הפרמטרים המשפיעים ביותר בבחירת מקום העבודה הם שכר (68.4%), יציבות (57.8%) ואיזון בית עבודה (45.9%).

 

מה הקשר בין גמישות במקום העבודה לבין עזיבת העובדים?

נתונים שמצטברים בנושא בשנים האחרונות, מצביעים על קשר ישיר בין הגמישות שמאפשר מקום העבודה, לבין בחירת העובדים לעזוב.

סקר שביצעה חברת הגיימינג SciPlay בקרב עובדים בענף ההייטק נמצא כי הסיבה העיקרית שבגללה עובדים בוחרים להשאר במקום העבודה שלהם, היא האפשרות לעבוד מהבית באופן חלקי או מלא (51% ממשתתפי הסקר), ושמירה על איזון בית-עבודה (47% ממשתתפי הסקר).

עדות נוספת לחשיבות איזון בין בית לעבודה והאפשרות לעבודה מרחוק עבור העובדים, היא העובדה ש-40% ממשתתפי הסקר ציינו את הפרמטרים הללו כסיבה מרכזית לעזיבת מקום העבודה.

 

עד כמה גמישות באמת קריטית לעובדים?

ההעדפה של עובדים לגמישות בעבודה אינה תיאורטית בלבד, היא הפכה למציאות של ממש, כשיותר ויותר עובדים בוחרים בגמישות על פני פרמטרים אחרים כמו שכר. אחת הדוגמאות לכך היא המקרה של גוגל, שעל רקע הירידה בתחלואת הקורונה, החליטה לפני מספר חודשים לאפשר את חזרתם של העובדים למשרדי החברה. גוגל הבהירה לעובדיה שבמידה ויבחרו להמשיך לעבוד מרחוק, הם עלולים לחוות הפחתה בשכרם. למרות זאת, אלפי עובדים בחרו להמשיך בעבודה מהבית.

 

מהם לוחות זמנים גמישים בעבודה?

גמישות בעבודה לא מסתכמת באפשרות לעבודה היברידית או עבודה מהבית. למעשה, גמישות בעבודה מתייחסת למכלול של היבטים, המאפשרים לעובד לנהל את יום העבודה שלו ואת לוחות הזמנים בעבודה באופן עצמאי.

ככלל, גמישות בעבודה היא ההיפך מלוחות זמנים קבועים או קשיחים בעבודה. מדיניות העבודה משתנה בין ארגונים שונים, כאשר הגמישות הניתנת לעובדים יכולה להתבטא בשעות תחילת יום העבודה וסיומו, בלקיחת הפסקה באמצע היום, באורך שבוע העבודה, בגמישות בשעות העבודה בימים שונים בשבוע, בשילוב עבודה מהמשרד ומהבית ועוד.

 

מהם היתרונות של ניהול לוח זמנים גמיש בעבודה?

ניהול לוחות זמנים גמישים בעבודה טומנים בחובם יתרונות רבים עבור עובדים ומעסיקים כאחד.

יתרונות עבור העובד

• איזון טוב יותר בין העבודה לחיים האישיים – עובד שניתנת לו שליטה ועצמאות בניהול יום העבודה שלו, יכול לנהל את הזמן שלו בצורה טובה יותר, לחלק את זמנו בצורה נכונה ויעילה בין מטלות הבית ובין העבודה, ולהשיג איזון טוב יותר בין הבית לעבודה.
• רווחת העובד – הידיעה שהעובד יכול לנהל את לוחות הזמנים שלו בעצמו מאפשרת לו את הגמישות בשילוב פעילויות שונות לאורך היום, לצד העבודה, ותורמת לתחושת הרווחה האישית שלו.
• מוטיבציה גבוהה יותר לעבודה – כשהבחירה כיצד לנהל את יום העבודה שלו נמצאת בידי העובד, הוא חש שיש לו שליטה רבה יותר על חייו, והמוטיבציה שלו לעבודה גדלה בהתאם.
• פיתוח אישי ומקצועי – גמישות בלוח הזמנים של העובד תאפשר לו גם לשלב בסדר היום שלו קורסים, סדנאות והרצאות שיסייעו לו להתקדם ולהתפתח, אישית ומקצועית. התפתחות זו היא המפתח ליצירת מוטיבציה בקרב העובדים ולהעלאת הפרודוקטיביות שלהם ותרומתם לארגון.

עבור הארגון

• אפקטיביות – עובד שלוח הזמנים שלו בעבודה גמיש הוא עובד אפקטיבי יותר. במחקר שבוצע על ידי SHRM  (Society for Human Resource ), 67% ממנהלי משאבי אנוש דיווחו שעבודה בלוחות זמנים גמישים הייתה בעלת השפעה חיובית על התפוקה של העובדים.

הסיבה לכך פשוטה –כשהעובד יכול לבחור את זמני העבודה שלו, הוא עובד בזמנים שבהם הוא הכי פרודוקטיבי.

• יחסי עובד-מעסיק טובים יותר – עובד שמרגיש שהארגון רואה אותו ואת צרכיו כאדם, מאפשר לו שליטה ועצמאות בניהול לוח הזמנים שלו וסומך על שיקול הדעת שלו, הוא  עובד שירגיש מחובר ומחויב יותר לארגון לאורך זמן. 
• אטרקטיביות עבור עובדים פוטנציאליים – התחרות על ליבם של העובדים, במיוחד בענף ההייטק, הולכת וגדלה, כאשר עסקים שונים מציעים תנאים והטבות מפתות על מנת למשוך אליהם את העובדים הטובים והמתאימים ביותר. אחד הכלים שיהפכו את העסק לאטרקטיבי ויאפשרו לו לגייס את העובדים המוכשרים ביותר, הוא מתן גמישות לעובדים בניהול לוחות הזמנים שלהם.
• שימור עובדים – שביעות הרצון של העובד מתנאי ההעסקה שלו ומהגמישות המתאפשרת לו, יבואו לידי ביטוי בטווח הארוך בשביעות הרצון של העובד מהארגון וברצון שלו להמשיך בתפקידו. לכן, גמישות בלוחות הזמנים של העובדים תאפשר לעסק לשמר את העובדים שלו לאורך זמן.

 

כיצד לאפשר גמישות לעובדים במקום העבודה?

• גיבוש מדיניות – הצעד הראשון על מנת לאפשר גמישות בניהול לוח הזמנים של העובדים להגדיר מהי הגמישות שהארגון מאפשר לעובדים – האם ניתן לעבוד רק בחלק מימות השבוע? האם ישנן שעות בהן חשוב לארגון שהעובדים יהיו נוכחים? ומה לגבי עבודה מרחוק – האם העובדים יידרשו למודל היברידי שבו יגיעו מספר פעמים בשבוע למשרדים, או שניתן לעבוד מהבית לכל אורך השבוע? הגדרת מדיניות תסייע בתיאום ציפיות אחיד מול כל העובדים ותמנע אי-נעימויות בהמשך.

• • ניהול חכם של נוכחות העובדים – ככל שהארגון מאפשר גמישות רבה יותר לעובדים בניהול שבוע העבודה שלהם, כך ישנו צורך גדול יותר בשימוש בטכנולוגיה מתקדמת, שתאפשר ניהול מיטבי של נוכחות העובדים. Day.io היא מערכת מתקדמת ומבוססת ענן לניהול נוכחות עובדים, המאפשרת גמישות מקסימלית בניהול נוכחות העובדים, קביעת טווח אפשרי לשעות העבודה, הגדרת מקסימום ומינימום לשעות העבודה השבועיות שעל העובד לבצע ועוד. העובדה שנתוני דיווח הנוכחות של העובדים מתעדכנים במערכת באופן שוטף, מאפשרת למנהלים לעקוב בזמן אמת אחר שעות העבודה של העובדים, ולקבל החלטות על פי הצורך.

• תקשורת בין המנהלים לעובדים – כאשר ישנה גמישות בניהול לוחות הזמנים של העובד, חשוב שתהיה תקשורת שוטפת וטובה בין העובד למנהל הישיר. שימוש במערכת ניהול נוכחות מתקדמת כדוגמת Day.io מאפשרת תקשורת ישירה כזו, באמצעות צ'אט.

• הקשבה – אימוץ מדיניות המאפשרת ניהול לוחות זמנים גמישים לעובדים היא תהליך שדורש למידה והתאמה לאורך הדרך. לכן, חשוב שהארגון יאמץ מדיניות 'דלת פתוחה' ויעודד את העובדים להעלות בפניו שאלות, בקשות והצעות לשיפור.