מתודולוגיות לניהול פרויקטים

ניהול פרויקט הוא אחת המשימות המורכבות והמאתגרות, הדורשות תכנון, הגדרת יעד או מטרה, לוחות זמנים לעבודה, משאבים כמו זמן ותקציב, פירוק הפרויקט לתתי משימות, ולעתים אף ניהול צוות בו כל עובד אחראי על היבט או שלב מסוים בפרויקט.

מהם האתגרים הקיימים בניהול פרויקט?

גניהול פרויקט טומן בחובו מגוון אתגרים, ביניהם:

• ניהול – בדומה לתזמורת, גם בפרויקט קיים צורך 'לנצח' על המשימות והגורמים השונים בפרויקט ולוודא שהפרויקט מתנהל באופן רציף, תוך תיאום שוטף בין השותפים השונים בו.
• תאריך יעד – לרובם המוחלט של הפרויקטים יש תאריך סיום שיש לעמוד בו.
• תקציב – לכל פרויקט מוגדר תקציב שיש להתנהל בתוכו מבלי לחרוג ממנו.
• חוסר ודאות – ככל שהפרויקט גדול ומורכב יותר, כך גדל מרכיב חוסר הוודאות.
• תגובתיות לשינויים בשטח –לאורך הדרך עלולות לצוף בעיות ותקלות ושינויים הדורשים התאמה מיידית של הפרויקט למצב החדש.

במה תלויה הצלחת הפרויקט?

הצלחתו של הפרויקט תלויה במספר גורמים:

• ניהול הפרויקט – חשוב לוודא שמנהל הפרויקט הוא בעל הניסיון והמומחיות הנדרשים לניהול פרויקט, לצד היותו איש מקצוע בעל ידע רלוונטי בתחום בו מתנהל הפרויקט.
• תכנון – שלב התכנון הוא אחד השלבים הקריטיים בפרויקט, והוא כולל הגדרת מטרת הפרויקט, בניית תוכנית עבודה שתתייחס לכל היבטי הפרויקט – החל מהפעולות שיינקטו, דרך המשאבים הנדרשים, התקציב המתוכנן, הגדרת לוחות זמנים לביצוע ועד למגבלות הקיימות. תוכנית העבודה שתבנה תשמש את מנהל הפרויקט וכן את כלל המשתתפים בו.
• בחירת מתודולוגיה לניהול הפרויקט – האופן שבו ינוהל הפרויקט בפועל והכלים שבהם יעשה צוות הפרויקט שימוש לאורך הדרך.

מהי מתודולוגיה לניהול פרויקטים?

מתודולוגיה לניהול פרויקטים היא למעשה שיטה בה בוחר מנהל הפרויקט לצורך ניהול מיטבי של הפרויקט. מתודולוגיה לניהול פרויקט מיושמת לכל אורך הפרויקט, מתחילתו ועד סופו, ומכילה בתוכה מגוון טכניקות וכלים לניהול, פיתוח, יישום, מעקב ובקרה אחר השלמת הפרויקט.

קיימות מגוון מתודולוגיות לניהול פרויקטים, הנבדלות ביניהן בגישה.

כיצד בוחרים מתודולוגיה לניהול פרויקטים?

בחירה מושכלת של המתודולוגיה תגדיל את סיכויי הצלחתו של הפרויקט.

עם זאת, חשוב לומר שאין מתודולוגיה אחת המבטיחה את הצלחת הפרויקט, ולפרויקטים וארגונים שונים נדרשים מתודולוגיות שונות.

בחירת המתודולוגיה צריכה להיעשות בהתאם לאופי הפרויקט ומנהל הפרויקט, ותוך התאמה לדרישות, צרכי ומשאבי הארגון. מתודולוגיה שהתאימה בעבר לניהול פרויקט בארגון לא בהכרח תתאים לפרויקט דומה בהווה – העולם העסקי דינמי ומשתנה כל העת, ובהתאם ייתכן שתשתנה גם הבחירה במתודולוגיה.

ניהול פרויקטים בגישה המסורתית

ניהול פרויקטים בגישה המסורתית דוגל בכך ששלבי הפרויקט יבוצעו באופן כרונולוגי ובקצב קבוע – החל מהתכנון, היישום ועד לבקרה.

אחת המתודולוגיות המובילות בגישה המסורתית נקראת שיטת מפל המים (Waterfall) – העקרון המוביל בשיטה זו היא ששלבי הפרויקט מבוצעים אחד אחרי השני, כאשר השלב הבא לא יתחיל לפני השלמת השלב הנוכחי.

יתרונות השיטה:

• סדר וארגון – ניהול פרויקט בשיטה זו מאפשר בהירות בניהול הפרויקט.
• שליטה ובקרה – העובדה שהתהליך כולל חלוקה ברורה של עבודה לשלבי הפרויקט השונים מקבלה על השליטה והמעקב אחר התקדמות הפרויקט.

חסרונות השיטה:

נוקשות בניהול הפרויקט – השיטה אינה מאפשרת גמישות בניהול הפרויקט, היות שהשותפים בפרויקט לא יוכלו לקדם את הפרויקט לפני שיסתיים השלב הנוכחי.

קושי בניהול בלת"מים – כל אירוע בלתי צפוי שמתרחש עלול 'לתקוע' את הפרויקט ולהביא לעיכוב בלוחות הזמנים שנקבעו.

לכן, השיטה המסורתית מתאימה בעיקר לפרויקטים קטנים, פשוטים או נקודתיים ולא מאוד מורכבים.

ניהול פרויקטים בשיטת Agile

אנחנו חיים בעולם דינמי, ודברים יכולים להשתנות כל העת. שיטת Agile יוצאת מנקודת הנחה זו, ודוגלת בדינמיות ובגמישות בתכנון, בניהול וקידום הפרויקט, תוך התחשבות בשינויים ועדכונים שעולים מהשטח.

יתרונות השיטה:

• גמישות רבה – בניגוד לשיטה המסורתית, בשיטת ה- Agile אין הכרח לקידום הפרויקט באופן כרונולוגי ולינארי. כתוצאה מכך היא מאפשרת למנהל הפרויקט גמישות רבה.
• תגובתיות גבוהה לשינויים – גמישות מגדילה את יכולת משתתפי הפרויקט להתאים את עצמם לשינויים שמתרחשים בזמן אמת.
• עמידה בלוחות הזמנים – הגמישות הרבה מתבטאת גם ביכולת לעמוד בלוחות הזמנים שהוגדרו לפרויקט.
• יצירתיות – כשמתאפשרת גמישות, מנהל הפרויקט יכול לקחת את המושכות לידיים ולהפגין יצירתיות רבה בכל הנוגע לניהול הפרויקט.

כל אלו הופכים את שיטת ה- Agile למתאימה לניהול פרויקטים מורכבים המתנהלים בסביבה משתנה או כזו שכוללת חוסר וודאות רבה.

לאורך השנים פותחו מספר מתודולוגיות המבוססות על שיטת Agile:

מתודולוגיית Scrum

שיטה זו פופולארית מאוד בניהול פרויקטים בתחום התוכנה, ה-IT והשיווק. השיטה מבוססת על ספרינטים קצרים, בני שבועיים עד ארבעה שבועות, ושמה דגש על השגת יעילות. היא מאפשרת:

• ציוותי 'פיצ'ר' – כל צוות עומד בפני עצמו ומסוגל לבצע את המשימה בשלמותה, כיוון שהוא כולל אנשי מקצוע בעלי כישורים והתמחויות שונות.
• ניהול עצמי – האחריות בשיטה זו מוטלת על הצוותים ולא על מנהל הפרויקט – כל צוות מחליט בעצמו כיצד לטפל בבעיה.
• תכנון יעדים קצרי טווח – מאפשר השגת יעדים והגדלת התפוקה.
• הפקת לקחים – בסיום כל ספרינט מתקיימת הפקת לקחים ותובנות, דבר המאפשר שיפור מתמיד לקראת המשך הפרויקט.

מתודולוגיית Lean

שיטה זו, הנקראת גם ניהול רזה, פועלת לייצור מקסימום ערך ותוצר במינימום משאבים. מקורה של השיטה בהמצאת קו הייצור האוטומטי של הנרי פורד. ייחודה בכך שהיא מאפשרת ניצול מיטבי של המשאבים הקיימים, תוך הקטנת הבזבוז והתייעלות תמידית. כל אלו, מבלי לגרוע מהערך הניתן ללקוח.

עקרונות השיטה:

• מתן ערך ללקוח – על ידי זיהוי הבעיה ומתן פתרון עבורה.
• חסכון במשאבים – באמצעות מיקוד והימנעות מפעולות שאינן מספקות ערך לתוצר הסופי
• זרימת עבודה רציפה בצוותי הפרויקט.
• חתירה תמידית לשיפור ולפתרון בעיות קיימות.

מתודולוגייתKanban 

בניגוד ל-Scrum, מתודולוגיית Kanban אינה כוללת סבבים בעלי משך זמן קבוע. בסיס שיטה זו עומדים מספר עקרונות:

• עבודה רציפה עם מינימום עצירות והפתעות.
• גמישות והתאמה לסדרי העדיפויות המשתנים.
• הגבלת כמות העבודה בתהליך – על מנת לאפשר התמקדות וסיום מהיר של הפרויקט.
• ניהול הפרויקט נמצא בידי הצוות כולו.

עוד כמה מילים על ניהול מיטבי של הפרויקט

ניהול פרויקט דורש תיעוד ושיתוף המידע בין הצוותים, וכמובן מעקב ובקרה לאורך התהליך.

שימוש במערכות מתקדמות המתכללות את כל היבטי ושלבי הפרויקט, לצד דיווח נוכחות העובדים השותפים בפרויקט, יגדילו את סיכויי ההצלחה שלו.

 לשימוש במערכת מתקדמת לניהול נוכחות עובדים ולניהול פרויקטים כדוגמת Day.io יתרונות רבים:

• הגדרת שלבי הפרויקט במערכת, תוך התאמה אישית למאפייני הפרויקט והארגון.
• ניהול עלויות הפרויקט – השילוב עם נתוני נוכחות העובדים מאפשר לאמוד את עלותו של כל עובד בפרויקט.
• הקצאת משימות רלוונטיות לכל אחד מהעובדים המשתתפים בפרויקט.
• תקשורת ישירה בזמן אמת בין עובדים וצוותים בפרויקט דרך המערכת.
• קבלת תמונת מצב עדכנית – מנהל הפרויקט יכול לצפות במידע על הפרויקט המתעדכן בזמן אמת ולקבל החלטות מבוססות נתונים.