כל מה שצריך לדעת על ניהול פרויקטים

פרויקט הוא משימה, שיש לה מטרה או יעד, והיא מורכבת מאוסף של פעולות הנדרשות לצורך הוצאתה לפועל. פרויקט יבוצע לרוב תחת אילוצים שונים – לוח זמנים יש לעמוד בו, תקציב מוגדר, משאבים העומדים לרשות הארגון וכו'.

פרויקטים שונים נבדלים זה מזה במטרות, באילוצים, בגורמים המעורבים בו ובתוצר הסופי שלו.

הגורם שאחראי על הובלת הפרויקט והוצאתו לפועל הוא מנהל הפרויקט, שעל כתפיו מונחת אחריות גדולה. ניהול פרויקטים מוצלח אינו עניין של מה בכך, כיוון שהוא טומן בחובו מגוון אתגרים.

מהם האתגרים הקיימים בניהול פרויקט?

• מי מנהל את הפרויקט – מנהל הפרויקט הוא זה שנושא על כתפיו את הובלת המשימה, מתחילתה ועד סופה. הדבר כרוך באחריות גדולה. הבחירה במנהל הפרויקט תשפיע במידה רבה על הצלחת הפרויקט. לכן, חשוב לבחור במנהל בעל ניסיון מקצועי רלוונטי, יכולות ארגון גבוהות, יחסי אנוש מצוינים, יכולת הנעה לפעולה של העובדים, וכמובן בעל הכלים הנדרשים לניהול פרויקט.
• עמידה בלוחות הזמנים שהוגדרו.
• עמידה בתקציב שהוגדר.
• ניהול הפרויקט בשוטף – על מנת לנהל את הפרויקט באופן יעיל, מנהל הפרויקט צריך לדעת מה קורה בכל רגע נתון. באיזה שלב נמצא הפרויקט? האם התגלה קושי הדורש פתרון? היכן נמצאים העובדים? האם הם מקדמים את המשימות שהוקצו להם ועומדים בלוח הזמנים ועוד.
• קבלת החלטות מבוססת נתונים – קבלת החלטות מושכלת לגבי המשך הפרויקט תלויה במידה רבה על המידע הקיים בידי מקבלי ההחלטות. עם זאת, לעתים אין לארגון יכולת לקבל מידע עדכני על מצב הפרויקט, על אחת כמה וכמה כשהפרויקט אינו מנוהל במערכת ניהול פרויקטים מתקדמת, וכן כשמדובר בפרויקט גדול, מורכב או שמעורבים בו עובדים רבים.

כיצד תבטיחו ניהול נכון ויעיל של הפרויקט?

המפתח להצלחת הפרויקט תלוי בראש ובראשונה בתכנון מקדים, שיתייחס למכלול היבטי הפרויקט:

• הגדירו יעד – זהו השלב הראשון בתכנון הפרויקט. האם מטרתו של הפרויקט היא רווחיות? או אולי דווקא שביעות הרצון של הלקוח היא זו שעומדת בראש סדר העדיפויות? הגדרת היעד תשפיע על מגוון היבטים בניהול הפרויקט.
• פרטו את שלבי הפרויקט – כל פרויקט מורכב ממספר שלבים, החל מרגע התכנון, דרך הביצוע, ועד למסירת המוצר או השירות ללקוח. ודאו שאתם פורטים את הפרויקט לשלביו השונים בתהליך, והגדירו את המשימות או הפעולות שיידרשו בכל שלב. שימוש במערכת io מאפשר למנהלי הפרויקט להגדיר את שלבי הפרויקט במערכת, תוך התאמה אישית מקסימלית לאופי הפרויקט, סוג המוצר או השירות וצרכי הארגון.
• קבעו לוח זמנים לפרויקט – כמה זמן יידרש להשלמת כל אחד משלבי התהליך? האם ישנם משתנים בלתי צפויים בתהליך? שאלות אלו יסייעו לכם להגדיר את לוח הזמנים להשלמת הפרויקט.
• הגדירו תקציב – הגדרת תקציב הפרויקט תלויה במספר גורמים:

1. התקציב הכללי העומד לרשות הארגון.
2. עלויות הוצאת הפרויקט לפועל – החל מעלות עובדים, דרך העלות שתדרש לפיתוח, ייצור או הפקת המוצר/שירות, בהתאם למחירי השוק, וכן שינוע והוצאות נלוות אחרות.
3. התשלום שייגבה מהלקוח – ככל שהתשלום גבוה יותר, כך תתאפשר לארגון גמישות רבה יותר בקביעת וניהול התקציב שיוקצה לפרויקט, וכן הצפי לרווח יהיה גדול יותר.

הגדרתם תקציב? זוהי רק ההתחלה. לאורך הדרך נדרש מנהל הפרויקט לנהל את עלויות הפרויקט. שימוש במערכת המשלבת בתוכה ניהול נוכחות עובדים וניהול פרויקטים, תאפשר לאמוד את עלות העובד בפרויקט, בהתאם לדיווח שעות העבודה שלו.

• תכננו את כוח האדם בפרויקט – כמה עובדים יידרשו לצורך הבטחת ביצוע מיטבי של הפרויקט? מהן הפונקציות שיידרשו להצלחת הפרויקט?
• הקצו משימות לכל גורם בפרויקט – החלטתם מיהם העובדים שייקחו חלק בפרויקט? כעת הגיע הזמן להחליט מי יהיה אחראי על כל משימה. הקצו את המשימות והפעולות השונות שהגדרתם לעובדים השונים בפרויקט. כיום ישנן מערכות ניהול פרויקטים מתקדמות, המאפשרות למנהל הפרויקט להקצות לכל עובד את המשימות הרלוונטיות עבורו.
• הגדירו ערוץ לתקשורת שוטפת – מנהל הפרויקט נדרש לעמוד בקשר רציף עם הפונקציות השונות המעורבות בפרויקט, על בסיס יום-יומי. לכן, כדאי להגדיר ערוץ אחד קבוע בו תתנהל התקשורת – החל מעדכונים והודעות הנוגעות לפרויקט, דרך בקשות, שאלות, דרישות לשינויים ועוד. ניהול הפרויקט בעזרת מערכת io מאפשר תקשורת ישירה בזמן אמת בין עובדים וצוותים בפרויקט.
• נהלו את העובדים ביעילות – כשמדובר בפרויקט, לא פעם הארגון נעזר בעובדים הנבדלים זה מזה באופי ובהיקף עבודתם. ניהול הפרויקט במערכת מתקדמת כדוגמת io, המאפשרת ניהול נוכחות עובדים וניהול הפרויקט במקום אחד, הוא הפתרון האידיאלי עבור מנהלי פרויקטים.

באופן זה, מנהל הפרויקט יוכל לצפות בקלות ובנוחות בדיווח שעות העבודה היומי של כל עובד, בסך שעות העבודה שביצע כל עובד בפרויקט.

• אפשרו לעובדים את הגמישות הנדרשת להם – לא פעם מעורבים בפרויקט עובדי שטח, עובדי קבלן או עובדים חיצוניים, ואף כאלו שעובדים מהבית. חשוב לוודא שיש להם את האפשרות לדיווח שעות עבודה מכל מקום ובכל זמן. עם io, אפשר לדווח כניסה ויציאה מהמחשב, הנייד או הטאבלט, גם במקרים בהם אין תקשורת זמינה. כיצד תדעו שהעובד אכן נמצא במקום בו יועד להיות? המערכת כוללת אימות מיקום, באמצעות GPS, WiFi ו-Bluetooth.
• ודאו שיש בידיכם את התמונה המלאה – ככל שהפרויקט גדול ומורכב יותר, ומערב בתוכו מספר רב יותר של גורמים, כך קשה יותר למנהל הפרויקט להיות 'עם היד על הדופק'. כמו כן, פרויקט מורכב טומן בחובו סיכון גדול יותר להופעת קשיים ובעיות לאורך הדרך. לכן, קבלת תמונת מצב מלאה, המתעדכנת בזמן אמת, תסייע באיתור מיידי של בעיות, ובמתן פתרונות מהירים.

Day.io פיתחה עבור מנהלי הפרויקט 'דשבורד' – מסך המציג מידע עדכני על מצב הפרויקט, ומאפשר למנהל לקחת החלטות מבוססות נתונים ולפעול לפתרון בעיות עם גילוין.

לצד זאת, ניתן לצור במערכת מגוון דו"חות, שיסייעו בקבלת מידע על היבטים שונים בפרויקט.

• בצעו הערכת סיכונים – מה הם הסיכונים הקיימים בפרויקט? יש לבצע הערכת סיכונים בטרם תצאו לדרך – חריגה מהתקציב, מלוחות הזמנים שנקבעו, מסיבות שונות. במידה וידוע קושי או רגישות קודמים, כמו למשל חוסרים תכופים במוצר מסוים, או צוואר בקבוק באחד משלבי התהליך – יש חשיבות רבה אף יותר למפות את נקודות החולשה ולהערך עם פתרונות חלופיים מראש. בנוסף, כדאי להערך לבעיות ולמצבים בלתי צפויים אחרים שעלולים לצוץ, החל מספקים שנעלמים, דרך מחלת עובד ועד לשינויים בדרישות הלקוח תוך כדי התהליך.