ניהול שעות עבודה לעובדים – כך תעשו את זה נכון

בין אם אתם ארגון קטן לו מספר מצומצם של עובדים ובין אם עסק בינוני או גדול, המעסיק מאות ואלפי עובדים, ניהול שעות העבודה של העובדים הוא אחד האתגרים המשמעותיים בארגון.

בישראל של 2022 אתגרי ניהול שעות העבודה גדולים מתמיד. מגפת הקורונה, והמעבר לעבודה מהבית או לעבודה היברידית, הפכו את משימת ניהול שעות העבודה למאתגרת יותר מתמיד, כאשר שעות העבודה ומיקום ביצוע העבודה הופכים גמישים מאי פעם והגבולות בין בית לעבודה מטשטשים. 

מה אומר החוק?

כשמתייחסים לחוקי ההעסקה החלים על ארגונים בישראל, כדאי לשים לב למספר חוקים:

• חוק שעות עבודה ומנוחה – חוק זה קובע את הזמנים בהם מותר למעסיק להעביד את עובדיו, את זכותם של העובדים למנוחה שבועית, וכן את הגמול שיינתן לעובדים בגין ביצוע שעות נוספות.
• חוק הגנת השכר בישראל קובע, בין היתר, שמעסיק חייב לנהל רישום שוטף בכל הנוגע לשעות העבודה והמנוחה של העובדים, כמו גם לשעות עבודה נוספות.

הרישום יכול להתבצע באופן ידני, דיגיטלי או אלקטרוני, ועליו להיחתם על ידי העובד, כאשר הפיקוח והמעקב אחרי שעות העבודה של העובדים הוא באחריות הארגון. 

בשנת 2009 הוכנס תיקון 24 לחוק, הקובע שהארגון חייב לפרט את שעות העבודה והמנוחה, כמו גם שעות נוספות שביצע העובד, בתלוש השכר שלו.

• לצד זאת, בשנת 2012 נכנס לתוקף החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה, שמטרתו לייעל את אכיפת חוקי העבודה בישראל. העסקת עובדים שאינה לפי דיני העבודה, חושפת את הארגון לקנסות ולתביעה פלילית ואזרחית.

כניסתו לתוקף של החוק להגברת האכיפה יצר צורך משמעותי בקרב ארגונים למציאת פתרונות טכנולוגיים שיאפשרו רישום שעות שוטף של העובדים, כמו גם שליטה ובקרה על דיווח הנוכחות של העובדים, בזמן אמת.

מהם האתגרים הקיימים בניהול שעות העבודה של העובדים?

חישוב שעות עבודה וניהול שעות הנוכחות של העובדים טומנים בחובם מגוון אתגרים עבור הארגון.

• רישום ותיעוד – חוק הגנת השכר קובע שבאחריות הארגון לנהל רישום מפורט של שעות העבודה של כל עובד ולוודא שחישוב שעות העבודה מבוסס על רישום זה. החוק אף מחייב את הארגון לשמור את תיעוד שעות העבודה של העובדים, כמו גם את דוחות הנוכחות, למשך תקופה בת 7 שנים. ארגון שאינו מבצע רישום ותיעוד של שעות העבודה חשוף לסנקציות מטעם משרד הכלכלה. 

דבר נוסף שצריך לתת עליו את הדעת הוא הסיכון, הקיים תמיד, שאחד העובדים ירגיש שנעשה לו עוול או שזכויותיו הופרו ויחליט לתבוע את הארגון. במצב כזה, חוסר ברישום ותיעוד מסודר של שעות הנוכחות יקשה על הארגון להגן על עצמו. 

• מעקב – ארגון שמעסיק עובדים במגוון רחב של תפקידים, על אחת כמה וכמה כאשר חלקם עובדים מהבית או מהשטח, אינו יכול לבצע מעקב שוטף ומלא אחר שעות העבודה של כל עובד. ללא מערכת חכמה לניהול נוכחות, חישוב שעות העבודה הופך למשימה מורכבת. הארגון אינו יכול לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים, על אחת כמה וכמה שאינו יכול לדעת מה מיקומו של העובד בזמן דיווח כניסה ויציאה.
• היעדרויות – העובד חלה או ביקש חופש? מבלי תיעוד במערכת נוכחות, יהיה קשה מאוד לעקוב אחר ימי מחלה או חופשה שהעובד לקח במהלך החודש, וכן סביר שחשב השכר יידרש 'לבזבז' זמן ומשאבים רבים על מנת לקבל מהעובד מסמכים ואישורים שונים בגין ההיעדרות.
• שעות נוספות – זהו אחד הנושאים הכאובים ביותר בארגונים. התשלום על שעות נוספות שהעובד מבצע בימי חול הוא 125% משכר של שעת עבודה רגילה של העובד עבור השעתיים הראשונות, ותשלום של 150% החל מהשעה הנוספת השלישית ואילך. ארגונים רבים אינם מעוניינים בהוצאות הגבוהות הכרוכות בתשלום על שעות נוספות לעובדים. עם זאת, ללא ניהול דיווח שעות חכם, אין לארגון דרך של ממש לבצע חישוב של שעות העבודה, לעקוב אחר מצב שעות העבודה החודשיות של כל עובד, ולצפות מראש מתי העובד עשוי להתחיל לבצע שעות נוספות.

• חישוב משכורות – רישום נוכחות שאינו מנוהל במערכת ממוחשבת ומתקדמת, דורש עבודה כפולה של חשב השכר, שנדרש להעביר לכל עובד טופס ידני לאישור שעות העבודה החודשיות שלו, 'לרדוף' אחריו כדי שיאשר את הדו"ח בזמן, ולאחר מכן להזין את שעות הנוכחות של העובדים באופן ידני למערכת. עבודה כזו מגדילה גוזלת זמן רב, עולה לארגון כסף ומגדילה את הסיכון לביצוע טעויות בדיווח שעות העבודה ובחישוב השכר לעובד.

כיצד אפשר לנהל את שעות העבודה בצורה יעילה?

כיום אפשר לנהל את שעות העבודה של העובדים באופן יעיל, פשוט ונוח, באמצעות מערכת מתקדמת לניהול נוכחות כדוגמת Day.io.

Day.io נותנת מענה לכל צרכי ניהול הנוכחות של הארגון ומובילה לחסכון משמעותי בעלויות שכר העובדים, כמו גם לחסכון בזמן ומשאבים הנדרשים לניהול עובדים בארגון. 

המערכת מאפשרת לארגון:

• דיווח נוכחות מכל מכשיר נייד – הודות להיותה של Day.io מערכת מבוססת ענן, ניתן להתחבר אליה מכל מכשיר – מהמחשב, הטאבלט או הנייד, ומכל מיקום – במשרד, בבית או בשטח. זאת, תוך אימות מיקום העובד ברגע דיווח כניסה ויציאה.
• אפשרות לדיווח נוכחות גם במצב offline, במצבים בהם לא קיימת תקשורת זמינה.
• רוצים לוודא שדיווח הנוכחות נעשה באמת על ידי העובד עצמו? המערכת מאפשרת אימות למכשיר ממנו בוצע הדיווח, וכן בדיקה לכתובת ה-IP.
• מעקב בזמן אמת – נתוני דיווח הנוכחות מתעדכנים בזמן אמת במערכת, כך שמנהלים יכולים לעקוב אחר המידע הנוגע לשעות הנוכחות של העובד ולקבל תמונת מצב עדכנית, בכל רגע נתון.
• התראות – ישנם חוסרים בדיווח? העובד מאחר, מדווח נוכחות ממיקום או ממכשיר חריג, או מבצע שעות נוספות? המערכת תשלח התראה למנהל הרלוונטי, בזמן אמת.
• ניהול היעדרויות – שליחת בקשות לימי חופשה ודיווח על מחלה, כולל העלאת אישורים ומסמכים רלוונטיים, מתבצעים דרך המערכת.
• פתרון טעויות בלחיצת כפתור – חשב השכר מצא טעות בדיווח שעות הנוכחות של צוות עובדים מסוים? או נדרש לאשר פעולה לקבוצה גדולה של עובדים? אפשר לפתור טעויות ולבצע מגוון פעולות במערכת עבור קבוצות של עובדים, בלחיצת כפתור.